Her finder du informationer om Opgaver i Administrationen:

• Formål
• Gevinster
• Opgavekatalog
• Tildel Opgaver
• Overblik over borgerens tildelte opgaver
• Standard eller eksisterende beskrivelse
• Delegering
  • Faggrupper
  • Bestemte medarbejdere
• Koble Instruktioner til Opgaver
• Koble Skemaer til Opgaver
• Se tildelte Opgaver på tværs af borgere
• Ændringer i tildelte opgaver
• Ændringshistorik
• Visning af borgerens tildelte opgaver
• Fællesskærmens profil
• Opdatering & den "Blå Prik
• Ad hoc-opgaver
• Notifikationer
  • Sådan gør du: 
• Rapportering
• Kobling af Opgaver til en eller flere Planer
• Data i Excel

 

Formål

Formålet med Opgaver er at give medarbejderne mulighed for at planlægge og strukturere dagen ud fra borgernes opgaver. Det giver bedre overblik ift. kerneopgaven omkring den enkelte borger, på afdelingen og hele centeret.

Opgaverne er med til at optimere arbejdsgange, minimere fejl og øge kvaliteten af kerneopgaven omkring borgeren samt dokumentationen. Derudover er formålet at skabe den bedste dag for både borgere og medarbejdere.

For at det kan opnås, og opgaver kan anvendes som kommunikationsværktøj mellem medarbejderne, skal borgerens opgaver planlægges. Denne planlægning udføres i administrationen, da det kræver tid og overblik, hvis man ønsker en ordentlig og kvalitativ planlægning. Dette er fundamentet for at opnå gevinsterne ved Opgaver i Sekoia. 

Ved at arbejde med Opgaver skabes der en gennemsigtighed i organisationen, som ligeledes kan understøtte en kultur bestående af bedre mulighed for at give ens kollegaer en hjælpende hånd. 

I implementeringen og opstarten med Sekoia er Opgaver den funktion der er mest i fokus, og som kræver mest tid til opbygning for Administratorerne og Superbrugerne. Udover den tekniske opbygningen af borgernes Opgaver bør et helt særligt fokus være på formålet med opgaverne, samt gode arbejdsgange omkring funktionen. Dette er afgørende for, at Opgaverne i Sekoia kan skabe den ønskede gevinst. Dette er ligeledes noget der i driften med Sekoia løbende bør være et fokus.

Du kan læse mere om vores anbefalinger til fokus omkring Opgaver, samt gode arbejdsgange her: Gode arbejdsgange omkring Opgaver

 

Gevinster

• Styrke borgernes livskvalitet ved at fokusere på og skabe synlighed omkring deres plan og behov, og derved skabe den bedste dag for borgeren.
• Muligheden for at planlægge og skabe overblik over borgernes, afdelingens og hele organisationens opgaver, samt hvor langt man som team er fra at håndtere disse, dermed får medarbejderne også mulighed for at hjælpe hinanden.
• Reducere UTH’er og forbedre arbejdsmiljø ved at reducere antallet af ting medarbejderne skal huske, da medarbejderne kan få viden hvor den skal bruges.
• Muligheden for at skabe et fælles sprog, samt dele metoder, tilgange, tavs viden m.m.

Opgavekatalog

Opgaver i Sekoia tager udgangspunkt i et Opgavekatalog der er oprettet på centerniveau. Opgavekataloget har som formål at lette arbejdet med at planlægge opgaver for borgerne, da overordnet opsætning for de enkelte borgere oprettes på et standardniveau. Det betyder, at informationer der går på tværs kan følge med fra en standardskabelon og efterfølgende tilpasses den enkelte borger. Dette kan skabe sikkerhed og tydelighed omkring overordnet informationer, men også spare tid for medarbejderne når dette skal oprettes. 

Derudover understøtter Opgavekataloget et fælles sprog og en fælles retning i arbejdet med Opgaver på centeret. Dette kan ofte understøtte et ønsket ledelsesfokus. Hvis f.eks. flere centre i kommunen har Sekoia, kan det være en fordel at drøfte om der skal oprettes et fælles Opgavekatalog på tværs af disse centre. Ligesom det kan være en fordel at oprettet opgaverne efter f.eks. FSIII eller VUM. 

Opgavekataloget består af de opgave-skabeloner der er relevante for centeret. Hvis i en opgave skal anvendes hos én borger skal denne være oprettet i Opgavekataloget. Det kræver rollen Administrator at få adgang til centeret Opgavekatalog. 

Der er ikke nogen begrænsning på det antal opgaver der kan oprettes i centeret Opgavekatalog, men vi anbefaler, at man forsøger med mere overordnet opgave-titler, da listen ellers kan blive meget lang og gøre det svært at skabe overblik. Når opgaverne tildeles til borgerne opbygges der personligt indhold, der formidler mere om opgaven, samt tiden definere hvornår denne forventes udført. Det kan f.eks. være en fordel at oprette en opgave med titlen "Måltid" i stedet for opgaver med titlerne "Morgenmad", "Frokost", "Aftensmad" osv. 

Når en opgave oprettes i Opgavekataloget skal den indeholde følgende informationer: 

• Titel: Denne vil være titlen på opgaven når den tildeles til borgerne
• Varighed i minutter: Dette er tiden det ca. tager for medarbejderne at udføre opgaven. Det kan være svært at sætte en standardtid, men da denne kan ændres når opgaven tildeles en borger, anbefaler vi, at man ikke bruger for meget tid på at sætte denne. 
• Den primære faggruppe: Denne definere hvem der er ansvarlig for opgaven. Når opgaverne tildeles til borgerne kan denne uddelegeres til anden faggruppe. F.eks. kan en sygeplejerske være ansvarlig for opgaven, men i forhold til udførelsen uddelegeres denne til en SSA. 
• Uddelegering til medarbejdere: Opgaven i Opgavekataloget kan uddelegeres til udvalgte medarbejdere. Det kan f.eks. være at udvalgte medarbejdere altid må udføre bestemte opgaver selvom de ikke har den relevante faggruppe. Hvis medarbejdere får opgaven delegeret i Opgavekataloget vil delegationen altid følge med når opgaven tildeles til borgerne. Delegering til medarbejdere kan også foretages ved tildeling af opgaverne - på borgerniveau. Medarbejderens navn vil blive vist på opgaven fra skærme, tablets og telefoner. Du har muligheden for at sætte en start- og slutdato for delegeringen. Derudover kan du oprette delegeringen så det kræves at medarbejderen signere for uddelegeringen. Signeringen kan udføres af medarbejderen fra administrationen, skærme, tablets og telefoner. På medarbejderens profil kan du få et overblik over delegeringer. 

En opgave i Opgavekataloget kan indeholde følgende informationer: 

• Type(r): Det er muligt at tagge en opgave med en eller flere typer. Dette vil være synligt ude på skærme, tablets og telefoner, samt give mulighed for specifikt at filtrer på disse typer. I skal være opmærksom på, at tagget er på standardopgaven. Når opgaverne tildeles borgerne kan dette tag tilføjes. Følgende typer er tilgængelig:
  • Medicinrelateret 
    • Når Opgaver tildeles typen "Medicinrelateret" vil borgerens fuldenavn og CPR-nr. automatisk blive vist i Opgaverne fra skærme, tablets og telefoner. 
  • 2-mands opgave
  • Kontakteperson med speciale 
  • Sundhedslov
• Oprettelse: I kan på den enkelte opgave i Opgavekataloget selv beslutte hvordan opgaven må behandles ude fra skærme, tablets og telefoner. Opaven må som udgangspunkt udføres, aflyses og flyttes, men I kan på den enkelte opgave beslutte at den konkrete opgave ikke må aflyses eller flyttes. Det gør I ved at fjerne fluebenet i f.eks. "Må aflyses", hvorefter opgaven ikke vil kunne aflyses fra skærme, tablets og telefoner. Flueben i "Må oprettes fra skærm" gør det muligt at oprette den konkrete opgave ad-hoc fra alle skærme, tablets og telefoner. Det vil være en enkeltstående opgave, da ad-hoc opgaver ikke kan oprettes med gentagelsesmønster.  
• Beskrivelse: Hvis der skrives noget her, vil dette følge med hver gang opgaven tildeles til en borger. Oftest oplever vi, at beskrivelsen først udfyldes ved tildeling af opgaver til borgerne. Det kan dog være en overordnet beskrivelse, som man ønsker synlig hver gang opgaven anvendes. Beskrivelser kan formateres med følgende egenskaber: 
  • Overskrifter (mulighed for at tilføje forskellige overskrifter)
  • Fed, kursiv og understreget tekst
  • Tekst skrevet med farve
  • Tekst markeret med farve (highlight/baggrund)
  • Punktopstilling
  • Justering af teksten (højre, venstre, centreret og lige margin)
  • Ryd formatering (fjerner all formatering du har sat på beskrivelsen)

Du kan få inspiration til opbygning af Opgavekataloget her: Inspirationskatalog - Opgavekatalog

Det er muligt at sætte adgangsrettigheder på de forskellige Opgave i Opgavekataloget, så kun udvalgte medarbejdere kan oprette og ændre dem. Hvis du sætter rettigheder på Opgaverne i Opgavekataloget, vil det påvirke tildeling af Opgaver til borgerne. Du kan læse mere om adgangsrettigheder her: Adgangsrettigheder

 

Ændringer i Opgavekataloget:

Det er muligt for en Administrator at ændre i de oprettede Opgaver i Opgavekataloget. Når der laves ændringer skal I være opmærksom på at opgaverne er for hele centeret og at få mindre ændringer kan skabe store ændringer i de tildelte opgaver. 

Der sker følgende når du ændre i Opgavekataloget: 

• Titlen: Hvis opgavens titel omdøbes/ændres i Opgavekataloget vil den også blive omdøbt hos alle de borgere der har den pågældende opgave tildelt. Hvis f.eks. en opgave "Praktisk opgave" omdøbes til "Måltid", vil dette blive ændret alle de steder, hvor opgaven "Praktisk opgave" var er tildelt til borgerne på centeret. 
• Den primære faggruppe: Hvis den primære faggruppe ændres vil den også blive ændret i de tildelte opgaver. Hvis de tildelte opgaver er uddelegeret til en anden faggruppe vil denne uddelegering forsat være intakt. Hvis f.eks. en SSA er sat som primær faggruppe og denne ændret til sygeplejerske, men konkrete opgaver er uddelegeret fra SSA til SSH så vil uddelegering bestå, men hedde fra sygeplejerske til SSH. Udførende faggruppe vil derfor være den samme. Hvis opgaven ikke er uddelt fra SSA så SSA'en både er den primære og udførende faggruppe, og den primære ændres til sygeplejerske, så vil der automatisk ske en uddelegering. I det konkrete eksempel vil der ske en uddelergering fra sygeplejerske til SSA. 
• Uddelegering til medarbejdere: Hvis du ændrer i medarbejderdelegeringen, f.eks. fjerner en medarbejder som tidligere måtte udføre opgaven,  vil ændringen træde i kraft alle de steder, hvor opgaven er tildelt borgere. Medarbejderens navn vil herefter ikke længere blive vist i opgaven fra skærme, tablets og telefoner. Du har muligheden for at sætte en start- og slutdato for delegeringen. Derudover kan du oprette delegeringen så det kræves at medarbejderen signere for uddelegeringen. Signeringen kan udføres af medarbejderen fra administrationen, skærme, tablets og telefoner. På medarbejderens profil kan du få et overblik over delegeringer. 
• Typen: Hvis typen tilføjes eller ændres vil dette træde i kraft på de opgaver der er tildelt til borgerne. Hvis en opgave f.eks. gøres til en to-mands-opgave vil det træde i kraft hos de borgere der har tildelt den konkrete opgave. 
• Beskrivelsen: Hvis der tilføjes, slettes eller ændres i beskrivelsen vil dette ikke træde i kraft hos de borgere hvor opgaven er tildelt. Så hvis i f.eks. tilføjer en standardbeskrivelsen til en opgave omkring "Forflytning", så vil denne kunne vises ved fremtidige opgaver der tildeles til borgerne, men ikke hos de borgere der i forvejen har opgaven "Forflytning". Det samme gælder hvis en eksisterende beskrivelse slettes eller ændres. 
• Opgaven slettes: Hvis opgaven slettes fra Opgavekataloget vil opgaven ikke længere kunne tildeles til borgere, men den forsvinder ikke de steder, hvor den er tildelt til borgere. Hvis en opgave slettes og denne er tiljøet til en eller flere af borgerens Planer vil opgaven forsat være koblet til Planerne. 

 

Tildel Opgaver

Når man tildeler Opgaver til borgerne arbejdes der med den konkrete planlægning, der tager udgangspunkt i borgerens behov for støtte og pleje, samt bestilling og indsatsmål. Der er derfor ikke nogle anbefalinger til hvor mange eller hvor lidt opgaver der bør tildeles en borger, da dette ikke kan fastlægges som standard. 

Når opgaverne tildeles anbefaler vi at følgende er i fokus: 

• Borgerens behov
• Borgerens mål 
• De særlige ting der ofte er udfordrende eller glemmes
• Det I gerne vil kunne få mere viden om i forhold til f.eks. rapportering

Det eneste vi som udgangspunkt anbefaler altid oprettes som en særskilt opgave er det der er medicinrelateret, da man ønsker at kunne trække særlig rapport på dette. Derudover vil tildelingen af opgaverne være individuelt. 

I forhold til overstående anbefalinger som bør være i fokus, kan det f.eks. være at der hos en borger er fokus og udfordringer omkring Tandbørstning. Her vil vi anbefale, at dette oprettes som en opgave for sig selv, og ikke bliver en del af f.eks. Morgenpleje, da dette vil udfordre rapporteringen på dette særlige punkt. 

Når opgaverne tildeles til borgerne anvendes disse fra det oprettede Opgavekatalog. Man skal enten have rollen Administrator eller Superbruger for at arbejde med tildeling af opgaver til borgerne. Ved tildeling tilpasses opgaverne den borger de oprettes hos med følgende informationer: 

• Tidsinterval: Definere i hvilket tidsrum man forventer at udføre opgaven. Nogle opgaver kan være oprettet i et snævert tidsinterval f.eks. kl. 8.00-9.00, men andre er planlagt kl. 9.00-20.00. Planlægningen afgøres af den borger opgaven tildeles. Tidsintervallet bør dog planlægges så virkelighedsnært som muligt. 
• Forventet udførelsestid: Er den tid det ca. tager at udføre den pågældende opgave hos borgeren. Denne bør være så virkelighedsnær som muligt, men med viden om, at denne for nogle medarbejdere kan tage 20 min. og for andre 45 min. 
• Gentagelse: Med gentagelse udarbejdes den reelle planlægning. Der kan sættes dagligt, ugentligt, månedligt og årligt gentagelse, samt at det kun gælder hver anden uge, tredje osv. 
• Uddeleger: Den primære faggruppe som er defineret i Opgavekataloget er synlig, men under tildeling kan der laves en uddelegering til anden faggruppe. F.eks. kan sygeplejersken være den primære faggruppe, men have uddelegeret denne til en SSA. 
• Delegering til medarbejdere: Opgaven kan hos den pågældende borger uddelegeres til udvalgte medarbejdere. Det betyder at medarbejderen kun må udføre opgaven hos den pågældende borger. Delegering til medarbejdere kan også foretages i Opgavekataloget. Medarbejderens navn vil blive vist på opgaven fra skærme, tablets og telefoner. 
• Opgave type: Opgavetyperne Medicinrelateret, 2-mands opgave, Kontaktperson med speciale og Sundhedslov kan tagges til opgaven når den tildeles borgeren. F.eks. kan en Forflytning hos en borger være en 2-mands opgave, men det ikke er tilfældet hos en anden borger. Når Opgaver tildeles typen "Medicinrelateret" vil borgerens fuldenavn og CPR-nr. automatisk blive vist i Opgaverne fra skærme, tablets og telefoner. 
• Beskrivelse: Denne kan indeholde en så detaljeret beskrivelse som det er nødvendigt. Beskrivelser kan opbygges med de samme formateringsmuligheder som i Opgavekataloget. F.eks. punktopstilling, fed, kursiv og farver. Det kan f.eks. være følgende informationer:
  • Den tavse viden ift. hvordan opgaven løses mest succesfuldt og til størst glæde for borgeren
  • Hvad gør du som medarbejder. Nogle gange vigtigere i forhold til "hvad gør du ikke"
  • Hvad kan borgeren selv: dette kan styrke selvhjulenhed og udvikling, men også tydeliggøre for medarbejderne, hvornår man i god mening ikke skal tage over.
• Billede: På borgerens tildelte opgaver kan der tilføjes et billede. Billedet tilføjes til den enkelte opgave, hvilket betyder at hvis opgaven er planlagt flere gange i døgnet skal det konkrete billede tilføjes til hver enkelt opgaveinstans. Billedet vil blive vist lige over opgavens beskrivelsen når den åbnes fra skærme, tablets og telefoner. Billedet kan ikke sættes ind i selve beskrivelsen. Billedet der er tilføjet kan slettes og dermed skiftes og downloades. 
• Tilføj Instruktion: Når en opgave tildeles til borgeren, er det muligt at tilføje en eller flere instruktioner, som herefter vil kunne tilgås direkte i den tildelte opgave fra skærme, tablets og telefoner. 
• Tilføj Skema: Når en opgave tildeles til borgeren, er det muligt at tilføje en eller flere skemaer, som herefter vil kunne tilgås direkte i den tildelte opgave fra skærme, tablets og telefoner. 

Når du åbner borgerens tildelte Opgaver har du også mulighed for, at se den konkrete opgaves ændringshistorik. Du finder historikken ved at klikke på "Ændringshistorik" i bunden af den åbne tildelte opgave, hvorefter du kan se hvilken medarbejder der har lavet ændringerne, hvornår og hvad der er ændret. Du kan læse mere nedenfor under punktet "Ændringshistorik". 

 

Overblik over borgerens tildelte opgaver

Du kan få et overblik over borgerens tildelte opgaver ved at trykke på borgerens navn med (i) over de tildelte opgaver. 

Du vil her få vist en liste af alle de Opgaver der er tildelt til borgeren. Der vil højst sandsynligt være gentagelse af opgaver, f.eks. måltid som vil være tildelt flere gange, da den er planlagt flere gange på én dag. 

Listen indeholder følgende informationer omkring Opgaverne:

• Titel
• Start dato: Denne data er dagen hvor du har tildelt opgaven, og ikke nødvendigvis dagen hvor opgaven første gang er planlagt. F.eks. kan planlægningen være lavet den 15. men først med opgavens start den 17. Datoen i listen vil her være den 15. hvor planlægningen er udført. 
• Gentages: Gentagelsesmønsteret vises, f.eks. ugentligt. Her vil den også vise hvilken dag(e) i ugen opgaven er planlagt. 
• Slutter: Viser hvornår opgaven er planlagt til at slutte. De fleste opgaver vil stå til aldrig at slutte, medmindre de er planlagt i en tidsbegrænset periode.
• Beskrivelsen: Hvis du trykker på opgaven i listen kan du læse den beskrivelse der er skrevet til opgaven. 

 

 

Standard eller eksisterende beskrivelse

Når den samme opgave fra Opgavekataloget tildeles til den samme borger flere gange, vil systemet spørge dig til, om du ønsker at anvende "Standard" eller "Eksisterende" beskrivelse. Standardbeskrivelsen vil være den, der følger med fra opgavekataloget, hvorimod eksisterende er en tidligere anvendt beskrivelse hos den specifikke borger. Den eksisterende beskrivelse vil være tydelig, så du kan vurdere, om den kan anvendes igen. 

Vi anbefaler som udgangspunkt, at I anvender standardbeskrivelsen. Hvis den eksisterende beskrivelse anvendes, skal du være opmærksom på at disse to opgaver nu "hænger sammen". Det betyder at en ændring i beskrivelsen, udførelsestiden, uddelegering eller typerne vil ske i alle opgaverne hvor der er anvendt eksisterende. Det kan være svært, i hvert fald på sigt, at gennemskue hvor der er lavet koblinger. 

Det kan f.eks. være man har oprettet "Måltid" tre gange om dagen hos borgeren. Hvis man vælger eksisterende ved oprettelsen, vil beskrivelsen på disse tre opgaver altid være de samme. 

 

Delegering

Når du arbejder med Opgaver i Sekoia har du muligheden for at uddelegere opgaverne. Det kan gøres mellem faggrupper, f.eks. fra en sygeplejerske til en SSA. Det kan også gøres til udvalgte personer der må udføre konkrete opgaver pga. oplæring, efteruddannelse og lignende. 

Når Opgaver uddelegeres i administrationen, vil det være synligt fra skærme, tablets og telefoner hvilken faggrupper og/eller hvilke konkrete personer der må udføre bestemte Opgaver. 

 

Faggrupper

I arbejdet med delegering mellem faggrupper er det afgørende hvordan I vælger at opbygge jeres Opgavekatalog. Når Opgaver oprettes i Opgavekataloget skal der sættes en faggruppe på de konkrete Opgaver. Det kan f.eks. være en sygeplejerske som er ansvarlig for opgaven "Sårpleje". 

Opgavekataloget kan oprettes på to måder: 

• Ansvarlig faggruppe: Opgaverne oprettes med den overordnede ansvarlige faggruppe. Det kan f.eks. betyde at sygeplejersken sættes som ansvarlig på alle de sundhedsfaglige opgaver. Det betyder ikke at sygeplejersken nødvendigvis skal udføre dem. Ofte vil opgaverne ved tildeling til borgerne blive uddelegeret til anden faggruppe. Det kan f.eks. være "Sårpleje" der uddelegeres fra sygeplejerske til SSA. 
• Kompetenceprofiler: Opgaverne oprettes efter kommunens kompetenceprofil. Det kan f.eks. betyde at sygeplejersken egentlig er ansvarlig for opgaver vedr. sundhedslov, men at uddelegeringen til udførende faggruppe oprettes i Opgavekataloget. F.eks. at SSA sættes på opgaven "Sårpleje", da kompetenceprofilen tillader dette. Hvis Opgavekataloget oprettes efter kompetenceprofilen, vil det ikke være nødvendigt at uddelegere opgaverne når de tildeles til borgerne. 

Opbygningen af Opgavekataloget og evt. delegering er afgørende for, hvordan opgaverne kan filtreres fra skærme, tablets og telefoner. Filtreret vil tage udgangspunkt i den udførende faggruppe. 

Det vil være muligt at slå advarsler til på skærme, tablets og telefoner, så medarbejdere der forsøger at behandle Opgaver der ikke er delegeret til dem personligt eller deres faggruppe, får en advarsel. Du kan læse mere om advarsler på Opgaver fra skærme, tablets og telefoner her: 

 

Bestemte medarbejdere

Delegering mellem faggrupper kan understøttes at uddelegering til bestemte medarbejdere. Denne delegering kan gøres på standardopgaver og på borgerens tildelte opgaver. 

• Opgavekataloget: Når Opgaver oprettes i Opgavekataloget delegeres de konkrete Opgaver til bestemte medarbejdere. Det kan f.eks. være opgaven "Sårpleje" som må udføres af SSA'er, men og så af Hanne som er SSH, da hun f.eks. har fået relevant oplæring. Hvis delegering til bestemte medarbejdere foretages i Opgavekataloget vil det betyde at Hanne må udføre "Sårpleje" hos alle borgerne hvor opgaven tildeles, selvom hun ikke er SSA. 
• Tildelte Opgaver: Når Opgaver tildeles til borgerne, kan de konkrete Opgaver delegeres til bestemte medarbejdere. Det kan f.eks. være opgaven "Sårpleje" som må udføres af SSA'er, men hos Gert må også Hanne udføre opgaven selvom hun er SSH. Det betyder at Hanne må udføre "Sårpleje" hos Jens, men ikke hos Gerda. 

Når uddelegeringen oprettes i administrationen har du mulighed for at gøre følgende: 

• Sætte en startdato på delegeringen
• Sætte en slutdato på delegeringen (delegeringen vil kunne fornyes ved at lave delegeringen igen)
• Kræve at medarbejderen signerer for delegeringen
• Få overblik over den enkelte medarbejders delegeringer 

Du kan se mere medarbejdernes delegeringer her: Medarbejderprofiler

 

Skærme, tablets og telefoner

Når I har lavet delegering på Opgaverne i administrationen vil I fra alle skærme, tablets og telefoner kunne se følgende informationer:

• Hvilken faggruppe der må udføre den konkrete Opgave. 
• Hvilke medarbejdere der må udføre den konkrete Opgave, hvis den er uddelegeret til bestemte medarbejdere. Hvis opgaven er uddelegeret til flere medarbejdere, vil du kunne få vist en liste med medarbejdernes navne. 

Listen af medarbejdere der må udføre opgaven vises, da det vil være muligt for en medarbejder der ikke må udføre opgaven at finde en kollega der må. Det vil dermed være nemmere at søge en hjælpende hånd til den konkrete opgave hos relevante kollegaer. 

 

Koble Instruktioner til Opgaver

Når en opgave tildeles til borgeren er det muligt, at koble en eller flere instruktioner direkte på den konkrete opgave. Det kan f.eks. være et billede af morgenmaden i opgaven "Måltid" om morgen. Det kan være en video af en forflytning i opgaven "Forflytning". 

Der er mange muligheder, men værdien opnås ved, at en konkrete Instruktion kan tilgås af medarbejderne direkte i den konkrete opgave. Det skaber en tilgængelighed, hvor der er større sandsynlighed for, at instruktionerne anvendes. Anvendelsen af instruktioner skaber derudover en sikkerhed for borgere og medarbejdere i konkrete opgaveløsninger. 

Du kan læse mere om dette her: Koble Instruktioner til Opgaver

 

Koble Skemaer til Opgaver

Når en opgave tildeles til borgeren er det muligt, at koble en eller flere Skemaer direkte på den konkrete opgave. Det kan f.eks. være et skema omkring "Afføring" som i ønsker at koble på opgaven "Toiletbesøg". Det kan være et skema omkring "Ernæring" som kobles til opgaven "Måltid".  

Der er mange muligheder, men værdien opnås ved, at et konkrete Skema kan tilgås af medarbejderne direkte i den konkrete opgave. Det skaber en tilgængelighed, hvor der er større sandsynlighed for, at der laves registrering i Skemaerne.  Koblingen skaber dermed bedre mulighed for indsamling af data og dokumentation.

Du kan læse mere om dette her: Kobling af Skemaer til Opgaver

 

Se tildelte Opgaver på tværs af borgere

Det er muligt at se opgaver for en borger, men hvis du ønsker det, kan du vælge at få vist flere borgers Opgaver på en gang. 

Det kan f.eks. være hvis I ønsker at få et overblik over tildelte Opgaver på tværs af 5 borgere. Eller hvis den samme opgave skal tildeles til flere borger med den samme planlægning. Dette skal gøres manuelt hos hver borger, men det kan være hurtigere, hvis man har de valgte borgers opgaver vist på samme tid. Hermed undgår du at skulle søge tilbage til "Borgere" i menuen når du skifter imellem dem. 

For at se tildelte opgaver på tværs af borgere skal du være Administrator eller Superbruger og gøre følgende: 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren 
2. Vælg "Opsætning" i menuen
3. Vælg "Opgaver"
4. Vælg "Tildel opgaver"
5. Vælg øverst de borgere du ønsker at se opgaver for under "Vælg borgere"
6. Tryk på "Gem valg"

Du får nu vist tildelte Opgaver for de valgte borgere. Du kan altid ændre dit valg ved at trykke på "Vælg borgere".

 

Ændringer i tildelte opgaver

Opgaverne der er tildelt til borgerne kan løbende ændres i Sekoia administrationen.

Ændringer kan f.eks. være følgende: 

• Beskrivelsen
• Tidsintervallet
• Udførelsestiden
• Gentagelsesmønsteret
• Uddelegeringen
• Opgavetyperne
• Tilføjelse eller fjernelse af en Instruktion
• Tilføjelse eller fjernelse af Skemaer

Ændringerne skal udføres af en Administrator eller en Superbruger. Når ændringerne er udført vil der på den konkrete opgave komme en blå prik som viser medarbejderne på skærme, tablets og telefoner, at der er sket en ændring indenfor de sidste 14 dage. Du kan læse mere om den "blå prik" nedenfor. 

Når du laver ændringer i de tildelte opgaver skal du være opmærksom på, om opgaven hænger sammen med samme opgavetype planlagt hos borgeren på et andet tidspunkt. Det vil være gældende hvis der ved oprettelse af opgaven er valgt den eksisterende beskrivelse. Du kan læse mere om dette ovenfor under "Standard eller eksisterende beskrivelse". 

Ændringshistorik

Når du åbner en tildelt opgave hos borgeren, kan du se ændringshistorikken på den konkrete opgave. Historikken indeholder følgende: 

• Dato og klokkeslæt for ændringen
• Navnet på medarbejderen der har lavet ændringen
• Hvad der ændret i opgaven f.eks. gentagelsesmønstret 
• Hvad det er ændret fra 
• Hvad det er ændret til

Hvis du ønsker at se ændringshistorikken, skal du gøre følgende:

1. Log ind i Sekoia Administrationen som Administrator eller Superbruger
2. Vælg borgeren
3. Vælg "Opgaver"
4. Klik på den tildelte opgave som du ønsker at se ændringshistorik for
5. Nederst til venstre i boksen der åbnes skal du klikke på "Se ændringshistorik"

Du får nu vist ændringshistorikken på den konkrete tildelte opgave. Du skal være opmærksom på, at det ikke er muligt at hente historik på Nexus medicin opgaverne i Sekoia. 

 

Visning af borgerens tildelte opgaver

Når du arbejder med borgerens tildelte opgaver har du mulighed for, at tilgå disse i forskellige visninger. Tildelte opgaver kan vises på følgende måder: 

• Dagsvisning
• Ugevisning
• Månedsvisning

Øverst til venstre kan du vælge konkrete datoer i kalenderen. Denne kalender er udgangspunktet for din vising. Den dato du har valgt afgøre hvilken dag, uge og måned du får vist. Du kan f.eks. vælge en dato i den efterfølgende uge, hvormed den vil vise næste uge når du anvender ugevisningen. Den vil ligeledes vælge den måned, hvor datoen du har valgt i kalenderen er. 

Søg i tildelte Opgaver

Det er muligt at få en søgefunktion frem under borgerens tildelte opgaver, hvor du nemmere kan finde opgaver der ikke er planlagt dagligt eller flere gange i igen. 

Borgeren har oftest en del planlagte opgaver og det kan være svært at finde en opgave der kun er planlagt én gang i måneden. Når man søger på opgaven er det ofteste for at få viden om, hvornår opgaven igen skal udføres eller ændre i den konkrete planlægning. 

Du skal være opmærksom på at denne søgefunktion ikke er en del af Sekoia, men en generel funktion i din browser. 

Hvis du vil søge i tildelte opgaver skal du gøre følgende: 

1. Log ind i Sekoia administrationen på computeren som Administrator eller Superbruger
2. Vælg den borger hvor du skal fremsøge en opgave
3. Vælg "Opgaver"
4. Få vist de tildelte opgaver i en månedsvisning ved at trykke på "Måned" øverst til venstre
5. Tryk herefter på "Ctrl + F" på din computers tastatur (tasterne skal holdes ind på samme tid)
6. Øverst til venstre kommer der en boks frem hvor du kan skrive dit søgeord, f.eks. "Bad", "Medicindosering" eller lignende
7. Du vil nu få markeret de steder på skærmen hvor dit søgeord optræder (du vil højst sandsynligt skulle scrolle frem i borgerens tildelte opgaver)

Når den konkrete Opgave er synlig på skærmen og markeret med farve kan du trykke på Opgaven, hvorefter den åbnes og du kan ændre planlægningen, beskrivelsen eller hvad du ønsker. 

 

Fællesskærmens profil

Fællesskærmen som oftest er oprettet på en afdeling har samme funktion som en borgerprofil. Det betyder, at der her kan oprettes opgaver som hos en borger. Disse opgaver vil ofte være af praktisk karakter, og være ikke direkte borgerrelevante. Det kan f.eks. være: 

• Rengøring i fællesarealerne
• Vasketøj
• Bestilling af varer
• Egenkontrol 
• Opfølgning

Du kan f.eks. læse mere om, hvordan du kan arbejde med egenkontrol i Sekoia her: Egenkontrol

 

Opdatering & den "Blå Prik

Når opgaverne er tildel til borgerne eller en fællesskærm kan disse altid ændres løbende. For at sikre at Opgaver skaber værdi, er det afgørende at disse er opdateret. Dette skal gøres af en Administrator eller Superbruger.

Når der ændres i eller oprettes en ny opgave i Sekoia administrationen vil der på den konkrete opgave være et "blåt prik" synligt når denne tilgås fra skærme, tablets og telefoner. Den "blå prik" er synlig på opgaven i 14 dage fra den dag opgaven oprettes eller ændre. Det skaber en særlig opmærksomhed, især for medarbejdere der ellers kender borgerens dagsstruktur godt. Udover den "blå prik" vil der øverst på opgaven stå dato og klokkeslet for, hvornår ændringen der afføder den "blå prik" er udført. 

Den "blå prik" er synlig når: 

• En ny opgave tildeles til borgeren
• Beskrivelsen ændres
• Tidsintervallet ændres
• Uddelegering ændres
• Opgavetyper ændres
• Instruktioner kobles til opgaven
• Skemaer kobles til opgaven

Du kan læse mere om vores anbefaler til at sikre opdatering af informationerne her: Opdatering og vedligeholdelse af Sekoia

 

Ad hoc-opgaver

Når opgaverne tildeles og planlægges hos borgerne gøres dette fra Sekoia administrationen. Her anbefaler vi, at man sidder ved en computer og har ro og tid til dette. Hvis man ønsker at involvere borgeren i planlægningen af deres dag, kan man evt. tage computeren med ind til borgeren. 

Når der planlægges gøres dette konkret ved, at der sættes gentagelsesmønster på de tildelte opgaver. Fra skærme, tablets og telefoner er det dog muligt, at oprette en ad hoc opgave. Det vil sige en opgave, der ikke planlægges i et givent gentagelsesmønster. 

Det kan f.eks. være at man i en aftenvagt opdager, at noget skal bestilles den efterfølgende dag. I stedet for at lave en note i en kalender eller på en post-it anbefaler vi, at der oprettes en ad hoc opgave på dette. Det giver en tydelighed på den konkrete opgave, samt muligheden for at medarbejderen den efterfølgende dag kan udføre opgaven eller tage ansvaret og aflyse eller flytte denne til senere eller anden dag. 

Det er en klar og tydelig måde at kommunikere mellem f.eks. vagter og på tværs af dage. 

Ad hoc opgaver kan f.eks. anvendes til følgende: 

• Bestilling: F.eks. varer, medicin, tid hos lægen osv. 
• Kontakt: F.eks. lægen, tandlæge, pårørende, sagsbehandler osv. 
• Praktisk opgave: F.eks. oprettelse af en ekstra rengøringsopgave.
• Tilsyn: Oprettelse af et ekstra tilsyn til f.eks. nattevagten. 
• Opfølgning: F.eks. at der skal følges op på blodprøver, levering af noget, der er bestilt osv. 

Der vil ofte blive kommunikeret om disse ting "udenom" Sekoia. F.eks. vil man ofte informere nattevagten om, at der er oprettet et ekstra tilsyn og hvorfor. Fordelen ved også at oprette dette som en ad hoc opgave er, at dette kan ses som en hjælpende påmindelse til nattevagten, der ellers skal huske på dette i en vagt, hvor der med sandsynlighed sker noget, der ikke er planlagt. 

For at ad hoc opgaver kan anvendes på skærme, tablets og telefoner skal der på opgaven i Opgavekataloget være sat flueben ved "Må oprettes fra skærm". Dette skal gøres af en Administrator. 

Kobling til Planer: 

Ad hoc opgaver oprettes i Opgavekataloget, hvilket betyder at den sjældent indeholder en beskrivelse som er "nok", da den vil være meget overordnet. Derfor vil I ofte skulle skrive noget i beskrivelsen for at jeres kollegaer kan vide hvad den konkrete ad hoc opgave indeholder. 

Men hvis I anvender ad hoc opgaver til f.eks. oprettelse når der er tur med ledsager, læge, tandlæge osv. kan det være en fordel at oprette disse borgerspecifikke aftaler i en Plan. Hvis I inde i administrationen under den konkrete Plan kobler f.eks. opgaven omkring Ledsagelse, til planen med metodebeskrivelsen omkring ledsagelse, så vil beskrivelsen fra Planer være synlig på ad hoc opgaven når den oprettes. Det kan dermed mindske noget af det der skal skrives i ad hoc opgavens beskrivelse. 

 

Notifikationer

I kan fra skærme, tablets og telefoner modtage notifikationer hvis udvalgte opgaver ikke er udført til tiden. 

Det kan f.eks. være sundhedsfaglige opgaver hvor I ønsker at bestemte personer bliver notificeret når de konkrete opgaver ikke bliver udført som planlagt. 

Opsætningen laves i Sekoia administrationen. Du kan læse mere her: Notifikationer

Notifikationerne kan ses og tilgås følgende steder: 

• Skærme, tablets og telefoner: I bunden af skærmen under "Notifikationer"
• Administrationen: Øverst i menuen til venstre
• E-mail (valgfrit)

Når du tilgår notifikationer vil du få vist følgende informationer:

• Hvilken borger opgaven er planlagt hos
• Opgavens titel
• Opgavens planlagte tidspunkt

Notifikationerne kan behandles som: 

• Markér som læst: Den konkrete notifikation får fjernet markeringen om at den er uberørt
• Markér alle som læst: Du har muligheden for at markere alle notifikationerne i den visning som læste

Listevisningen med dine notifikationer vil blive nulstillet hver 10 dag. Det betyder at notifikationer du har fået vist eller markeret som læst vil blive fjernet fra visningen. Notifikationer du ikke har fået vist eller markeret som læste vil blive vist indtil du markerer dem som læst. 

Sådan gør du: 

Du skal være Administrator for at opsætte notifikationer.

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Opgaver" under "Opsætning" i menuen
3. Vælg "Opgavekatalog"
4. Åbn den opgave du ønsker at sætte notifikationer på
5. Tryk på "Tilføj" under "Notifkationer (opgave overskredet i tid)"
6. Vælg den medarbejder på listen som du ønsker skal modtage en notifikation 
7. Hvis medarbejder også skal modtage notifikationen på e-mail sætter du flueben ved "Email notifikation"
8. Tryk "Tilføj"
9. Gentag det hvis du ønsker at flere medarbejdere skal modtage en notifikation
10. Tryk "Gem" når alle medarbejderne der skal modtage en notifikation er tilføjet

Du kan altid tilføje eller fjerne medarbejdere, hvis de ikke længere skal modtage notifikationer.

Du har også muligheden for at sende notifikationer til medarbejdere ad-hoc efter behov fra alle skærme, tablets og telefoner. Du kan sende notifikationerne når opgaver aflyses, flyttes eller der oprettes en ad-hoc opgave. 

Du kan læse mere om det her: Notifikationer

 

Rapportering

Alle de opgaver der tildeles til borgerne kan der hentes rapport på. I rapporten er det muligt, at få overblik over opgavens historik. Denne vil være ud fra følgende kriterier, som opsamles når medarbejderne behandler opgaverne fra skærme, tablets og telefoner: 

• Udført
• Ubehandlet
• Aflyst
• Flyttet

Rapporterne kan både anvendes i forhold til et særligt fokus, f.eks. omkring borgerens mål. Men kan også være til gavn for viden om, hvordan det egentlig går med det tilbud der dagligt gives til borgeren. Det kan også være som et undersøgende perspektiv i forhold til, at blive klogere på evt. mønstre. F.eks. i forhold til om der er opgaver der ofte aflyses eller flyttes. Dette kan give faktuel viden der kan anvendes i den konkrete planlægning hos borgeren. 

I forhold til rapportering på opgaverne kan der arbejdes med Ledelsesinformation som er mere overordnet statistik omkring arbejdet med Opgaverne. Du kan læse mere her: Ledelsesinformation

Ønsker man mere detaljeret, at få indblik i hvordan det over en valgt tidsperiode går med Opgaverne kan man anvende opgave Rapporten. Du kan læse mere om den her: Opgaverapport

Rapporterne kan hentes af både Administratorer, Superbrugere og Medarbejdere. Rapporterne kan hentes ned som PDF-fil (til udskriv), gemmes som fil og evt. uploades andet steds. Derudover kan data hentes til Excel og som CSV-fil. 

Vi anbefaler, at rapporterings mulighederne er med i overvejelserne når der tildeles Opgaver til borgerne. 

Nexus medicinopgaverne er ikke en del af Opgaverapporten og Ledelesinformationen. 

 

Kobling af Opgaver til en eller flere Planer

Det er muligt at koble en konkret opgave til en eller flere Planer. Funktionen gør det muligt, at lave en tydeligere rød tråd fra en overordnet plan til en konkret opgave der arbejdes med i dagligdagen. 

Hvis koblingen laves skaber det følgende gevinster: 

• Tydelighed på den konkrete opgave da Planen vises direkte 
• Mere målrettet rapportering på den konkrete Plan
• Bedre mulighed for, at prioritering af opgaverne i den daglige koordinering

Du kan læse mere om, hvordan en opgave kobles til en plan her: Kobling af Opgaver og Skemaer til en Plan

Vi ser særligt, at muligheden for at koble udvalgte opgaver til en konkret plan anvendes når der arbejdes med borgeren mål. Du kan læse mere om, hvordan der kan arbejdes med borgerens mål ud fra Planer, Opgaver og Skemaer her: Tilføj en Plan til borgerens profil. Videoen nederst viser en Case med udgangspunkt i VUM og borgerens indsatsmål. 

Udover Planens tydelighed på den konkrete opgave skaber koblingen en mere målrettet rapportering. Kobling gør det muligt, at udvælge konkrete Opgaver som er relevante for planens historik og rapportering. Du kan læse mere om det her: Planrapport

 

Data i Excel

I Opgave rapporten er det muligt, at se historikken på alle borgerens opgaver i forhold til hvilke der er aflyst, flyttet og ubehandlet. 

Den data der vises i rapporten kan eksporteres til Excel, hvor det er muligt at lave filtreringer, grafer osv. Vi er opmærksomme på, at det ikke skal kræve særlig store Excel kompetencer for at man kan arbejde med ens data. En simpel ting er dog, at filtrer den data man har eksporteret til Excel. Det kan f.eks. give følgende muligheder: 

• Filtrer på opgavens titel: her vil det være muligt f.eks. at se historik på alle opgaver med titel "Bad" hos borgeren. 
• Filtrer på opgavens status: her er det muligt, at filtrer på udførte, ubehandlede, aflyste og flyttede

Det er muligvis mest interessant at lave en kobling af de to filtreringer. F.eks. i forhold til at kunne se alle de bade hos borgeren som er aflyst, flyttet eller ubehandlede. Dette giver mulighed for, at der kan ses på om der er evt. mønster i denne data. 

Husk, at du altid kan anvende vores guide "Hvordan gør jeg?" som du finder nede i venstre hjørne.