Opgaver

Følg

 

Her finder du informationer om Opgaver i Administrationen:

 

Formål

Formålet med Opgaver er:

  • at medarbejderne kan tilgå relevante informationer, for at opgaven kan løses
  • at de kan planlægge og koordinere dagen
  • at de kan kommunikere og skabe overblik i dagligdagen.

Opgaver giver medarbejderne mulighed for at planlægge og strukturere dagens opgaver med udgangspunkt i den enkelte borger. Det giver bedre overblik og gennemsigtighed i forhold til kerneopgaven omkring borgerne, på afdelingen og hele centeret.

Opgaverne er med til at optimere arbejdsgange, minimere fejl og øge kvaliteten af kerneopgaven omkring borgeren samt dokumentationen. Formålet er at skabe den bedste dag for både borgere og medarbejdere.

Planlægning af Opgaver udføres i administrationen, hvorefter Opgaverne tilgås fra skærme, tablets og telefoner. Ordentlig og kvalitativ planlægning kræver tid og overblik, hvormed denne del udføres fra en computer - oftest på kontoret - medmindre borgeren involveres.  Udfordringen ved planlægning er, at planlægningen udfordres gentagende gange dagligt. Det skyldes ændringer, borgernes tilstand, sygemeldinger osv. Det er derfor afgørende at planlægningen og opgaverne er tydelige for alle, der er på arbejde, og at der løbende tages ansvar for opgaver. Det skaber gennemsigtighed og overblik i dagligdagen, i forhold hvor langt man er nået, hvad man har glemt osv. Det er særligt vigtigt i forhold til f.eks. medicinopgaverne, men gælder overordnet set alle de aftaler, der laves om og med borgeren. 

Planlægningen vil oftest tage udgangspunkt i borgerens behov, bestillingen og målene. I Opgaver skabes der tydelighed, da overordnede planer for borgeren gøres operationelle i hverdagen, hvilket understøtter, at der arbejdes med konkrete indsatser i struktur og gentagelse. 

Derudover skaber kommunikationen og behandlingen af opgaver rapporter, der kan anvendes som dokumentation, opfølgning og undersøgelse i forhold til den daglige praksis. F.eks. kan det ses, om der er mønstre, der kan understøtte udvikling og tilpasning af indsatsen omkring den enkelte borger samt koordinering på afdelingerne og hele centeret. 

Derudover indtastes der, i relation til den enkelte opgave, en beskrivelse for hvordan opgaven bedst muligt udføres. Den understøtter kvaliteten i det daglige arbejde, da den er tydelig for alle, hvormed det faglige fokus og specialisering kan understøttes. Fokus er derudover på at spille hinanden gode. 

Du kan læse mere om vores anbefalinger til fokus omkring Opgaver samt gode arbejdsgange her: Gode arbejdsgange omkring Opgaver

 

Gevinster

  • Styrke borgernes livskvalitet ved at fokusere på og skabe synlighed omkring deres plan og behov, og derved skabe den bedste dag for borgeren.
  • Muligheden for at planlægge og skabe overblik over borgernes, afdelingens og hele organisationens opgaver, samt hvor langt man som team er fra at håndtere disse. Dermed får medarbejderne også bedre mulighed for at hjælpe hinanden.
  • Reducere UTH’er og forbedre arbejdsmiljø ved at reducere antallet af ting medarbejderne skal huske, da medarbejderne kan få viden, hvor den skal bruges.
  • Muligheden for at skabe et fælles sprog, samt dele metoder, tilgange, tavs viden m.m.
  • Sikre synlighed på bestilling, mål og planlagte indsatser. 
  • Kommunikationen skaber rapporter i form af udførte, aflyste og flyttede opgaver, der kan anvendes til udvikling af praksis og indsatsen omkring borgeren. 
  • Tydelighed i forhold til opgaven som understøtter lettere introduktion af nye medarbejdere og vikarer. 
  • Fastholde kvaliteten i opgaveløsningen da opgavens beskrivelse er lettilgængelig - derudover at vi spiller hinanden gode. 
  • Tidsvarende dataindsamling i form af behandling af opgaver, da tingene registreres mere rettidigt.
  • Tydelighed i forhold til praktiske opgaver i "huset/afdelingen" der ikke er direkte borger-opgaver, men som skal udføres for at dagligdagen kan fungere, f.eks. varebestilling. 

Opgavekatalog

Borgernes Opgaver i Sekoia tager alle udgangspunkt i et fælles Opgavekatalog, der er oprettet på centerniveau. Opgavekataloget har som formål at lette arbejdet med at planlægge opgaver for borgeren og skabe et fælles sprog på centeret.

Derudover kan der tilføjes overordnede informationer til standardopgaverne, som automatisk følger med når opgaverne planlægges for borgerne. Det gælder f.eks. beskrivelser, tydelighed på delegering i forhold til faggrupperne osv. 

I forhold til det fælles sprog kan det understøtte en fælles retning på tværs af centre, hvis Opgavekataloget ensrettes. Det kan f.eks. være i forhold til VUM og FSIII. 

Når opgaverne fra Opgavekataloget planlægges for en borger, kan de altid tilpasses, så de altid understøtter indsatsen omkring den enkelte borger. 

Der er ikke begrænsning på hvor mange opgaver, der kan oprettes i Opgavekataloget, men vi anbefaler, at man er opmærksom på antallet, der oprettes. Det skyldes primært, at det ved planlægning kan blive en meget lang liste, hvor det kan være svært at finde en opgave, man leder efter. 

F.eks. kan man overveje at oprette en opgave som "Måltid" i stedet for "Morgenmad", "Frokost" osv. Tidspunktet opgaven planlægges i og opgavebeskrivelsen synliggør hvilket måltid det er. Derudover har vi oplevet at samme opgave får flere titler. F.eks. "Lave kaffe", "Servere kaffe", "Brygge kaffe", "Give kaffe" osv. Her kan man overveje om en opgave, f.eks. "Kaffe" kan dække de mere detaljerede opgaver. Man skal dog være opmærksom på, at hvis der arbejdes med kobling til Planer i forhold til rapportering, så kan det udfordres af meget brede opgaver som f.eks. "Aktivitet", der kan dække over meget. 

Oprettelse, ændringer og sletning af opgaver i Opgavekataloget skal udføres af en Administrator. 

Når en opgave oprettes i Opgavekataloget, skal den indeholde følgende informationer: 

  • Titel: Det vil være titlen på opgaven, når den tildeles til borgerne
  • Forventet varighed: Det er tiden det ca. tager for medarbejderne at udføre opgaven. Det kan være svært at sætte en standardtid, men da den kan ændres, når opgaven tildeles en borger, anbefaler vi, at man ikke bruger for meget tid på at sætte denne. Tiden kan også være defineret i jeres indsatskatalog. 
  • Primær faggruppe: Ingen faggruppe, Ergoterapeut, Fysioterapeut, Psykomotorisk terapeut, Pædagog, Pædagogisk assistent, Servicemedarbejder, SSA, SSH, Sygeplejerske eller Beskæftigelses- og aktivitetsmedarbejder. 
  • Lokation: Hvilket center opgaven skal oprettes på (kun relevant hvis du har adgang til flere centre)

Opgaven vil herefter åbnes, og du kan tilføje følgende informationer i fanerne: 

Indhold: 

  • Forventet varighed
  • Titel 
  • Beskrivelse: Hvis der skrives noget her, vil dette følge med hver gang opgaven tildeles til en borger. Oftest oplever vi, at beskrivelsen først udfyldes ved tildeling af opgaver til borgerne. Det kan dog være en overordnet beskrivelse, som man ønsker synlig hver gang opgaven anvendes. Beskrivelser kan formateres med følgende egenskaber: 
    • Overskrifter (mulighed for at tilføje forskellige overskrifter)
    • Fed, kursiv og understreget tekst
    • Tekst skrevet med farve
    • Tekst markeret med farve (highlight/baggrund)
    • Punktopstilling
    • Justering af teksten (højre, venstre, centreret og lige margin)
    • Ryd formatering (fjerner al formatering, du har sat på beskrivelsen)
  • Koble skemaer: Det er muligt at koble et eller flere standardskemaer til opgaven, hvormed skemaet altid vil være koblet til opgaven, når den tildeles til borgerne. 

Indstillinger:

  • Opgavetype: Det er muligt at sætte en eller flere typer på en opgaverne. Dette vil være synligt ude på skærme, tablets og telefoner, samt give mulighed for specifikt at filtrere på disse typer. I skal være opmærksom på, at tagget er på standardopgaven. Typen kan også sættes på, når opgaven tildeles til borgeren. Når opgaverne tildeles borgerne kan dette tag tilføjes. Følgende typer er tilgængelige:
    • Medicinrelateret: Når Opgaver tildeles typen "Medicinrelateret", vil borgerens fulde navn og CPR-nr. automatisk blive vist i medicinopgaverne fra skærme, tablets og telefoner. 
    • Kontaktperson med speciale
    • 2-mands opgave (den vil betyde at to medarbejdere altid skal kvittere for opgaven)
    • Sundhedslov
  • App-indstillinger: I kan på den enkelte opgave i Opgavekataloget selv beslutte hvordan opgaven må behandles ude fra skærme, tablets og telefoner. Opgaven må som udgangspunkt udføres, aflyses og flyttes, men I kan på den enkelte opgave beslutte, at den konkrete opgave ikke må aflyses eller flyttes. Det gør I ved at fjerne fluebenet i f.eks. "Må aflyses", hvorefter opgaven ikke vil kunne aflyses fra skærme, tablets og telefoner. Flueben i "Må oprettes fra skærm" gør det muligt at oprette den konkrete opgave ad-hoc fra alle skærme, tablets og telefoner. Det vil være en enkeltstående opgave, da ad-hoc opgaver ikke kan oprettes med gentagelsesmønster.  

Delegering:

  • Primær delegering (faggruppe): Denne definerer, hvem der er ansvarlig for opgaven. Når opgaverne tildeles til borgerne kan denne uddelegeres til anden faggruppe. F.eks. kan en sygeplejerske være ansvarlig for opgaven, men i forhold til udførelsen uddelegeres denne til en SSA. 
  • Personlig delegering: Opgaven kan uddelegeres til udvalgte medarbejdere. Det kan f.eks. være at en medarbejder altid må udføre bestemte opgaver, selvom de ikke har den relevante faggruppe. Hvis medarbejdere får opgaven delegeret i Opgavekataloget, vil delegationen altid følge med, når opgaven tildeles til borgerne. Delegering til medarbejdere kan også foretages ved tildeling af opgaverne - på borgerniveau. Medarbejderens navn vil blive vist på opgaven fra skærme, tablets og telefoner. Du har muligheden for at sætte en start- og slutdato for delegeringen. Derudover kræves det af medarbejderne at han/hun signere for konkrete delegeringen. Signeringen kan udføres af medarbejderen fra administrationen, skærme, tablets og telefoner. På medarbejderens profil kan du få et overblik over delegeringer. 

Notifikationer: 

Det er muligt at opsætte notifikationer, så en eller flere medarbejdere får en notifikation, hver gang udvalgte Opgaver ikke er behandlede som planlagt (indenfor det planlagte tidsrum). Notifikationen kan modtages både i administrationen, fra skærme, tablets og telefoner og på e-mail. 

Du kan læse mere om notifikationer under "Notifikationer". 

Rettigheder: 

Det er muligt at arbejde med rettighedsopsætning. Det vil betyde at kun udvalgte medarbejdere kan ændre og tildele bestemte opgaver. Det kan f.eks. være, at det kun er sygeplejersken, der må planlægge bestemte opgaver. 

Hvis du sætter rettigheder på Opgaverne i Opgavekataloget, vil det påvirke tildeling af Opgaver til borgerne. Du kan læse mere om adgangsrettigheder her: Adgangsrettigheder

Slet opgaven:

Du kan slette opgaven øverst til højre på "Slet". Når opgaven slettes, kan den ikke længere tildeles til borgeren, og du kan ikke lave ændringer, som kan tilpasse de allerede planlagte opgaver for borgerne. 

Du kan få inspiration til opbygning af Opgavekataloget her: Inspirationskatalog - Opgavekatalog

Når opgavekataloget åbnes, vil I få vist det som en liste med følgende informationer:

  • Opgavens titel
  • Opgavetype
  • Forventet varighed
  • Faggruppe
  • Må oprettes fra skærm (flueben hvis den må)

Du kan filtrere på opgavetype og faggruppe, samt anvende søgefunktionen.

Ændringer i Opgavekataloget

Det er muligt for en Administrator at ændre i de oprettede Opgaver i Opgavekataloget. Når der laves ændringer, skal I være opmærksomme på, at opgaverne er for hele centeret, og at få mindre ændringer kan skabe store ændringer i de tildelte opgaver. 

Der sker følgende, når du ændrer i Opgavekataloget: 

  • Titlen: Hvis opgavens titel omdøbes/ændres i Opgavekataloget, vil den også blive omdøbt hos alle de borgere, der har den pågældende opgave tildelt. Hvis f.eks. en opgave kaldt "Praktisk opgave" omdøbes til "Måltid", vil det blive ændret alle de steder, hvor opgaven "Praktisk opgave" er tildelt til borgerne på centeret. 
  • Den primære faggruppe: Hvis den primære faggruppe ændres vil den også blive ændret i de tildelte opgaver. Hvis de tildelte opgaver er uddelegeret til en anden faggruppe, vil denne uddelegering forsat være intakt. Hvis f.eks. en SSA er sat som primær faggruppe og denne ændres til sygeplejerske, men planlagte opgaver er uddelegeret fra SSA til SSH så vil uddelegering bestå. Den vil nu hedde fra sygeplejerske til SSH. Udførende faggruppe vil derfor være den samme. Hvis opgaven ikke er uddelt fra SSA, så vil faggruppen "SSA" både være den primære og udførende faggruppe. Ændres den primære faggruppe til sygeplejerske, så vil der automatisk ske en uddelegering. I det konkrete eksempel vil der ske en uddelegering fra sygeplejerske til SSA. 
  • Uddelegering til medarbejdere: Hvis du ændrer i medarbejderdelegeringen, f.eks. fjerner en medarbejder som tidligere måtte udføre opgaven,  vil ændringen træde i kraft alle de steder, hvor opgaven er tildelt til borgere. Medarbejderens navn vil herefter ikke længere blive vist i opgaven fra skærme, tablets og telefoner.
  • Typen: Hvis typen tilføjes eller ændres vil dette træde i kraft på de opgaver, der er tildelt til borgerne. Hvis en opgave f.eks. gøres til en to-mands-opgave, vil det træde i kraft hos de borgere, der har tildelt den konkrete opgave. 
  • Beskrivelsen: Hvis der tilføjes, slettes eller ændres i beskrivelsen, vil dette ikke træde i kraft hos de borgere, hvor opgaven er tildelt. Så hvis I f.eks. senere tilføjer en standardbeskrivelse til en opgave omkring "Forflytning", så vil den kun vises ved fremtidige opgaver, der tildeles til borgerne, men ikke hos de borgere, der i forvejen har opgaven "Forflytning". Det samme gælder hvis en eksisterende beskrivelse slettes eller ændres. 
  • Opgaven slettes: Hvis opgaven slettes fra Opgavekataloget, vil opgaven ikke længere kunne tildeles til borgere, men den forsvinder ikke de steder, hvor den allerede er planlagt for borgerne. Hvis en opgave slettes, og den er tilføjet til en eller flere af borgerens Planer, vil opgaven forsat være koblet til Planerne.

 

Udklip.PNG

Tildel Opgaver

Når man tildeler Opgaver til borgerne, arbejdes der med den konkrete planlægning, der tager udgangspunkt i borgerens behov for støtte og pleje, samt bestilling og indsatsmål. Der er derfor ikke nogle anbefalinger til hvor mange eller hvor få opgaver, der bør tildeles en borger, da dette ikke kan fastlægges som standard. 

Når opgaverne tildeles, anbefaler vi at følgende er i fokus: 

  • Borgerens behov
  • Borgerens mål 
  • De særlige ting der ofte er udfordrende eller glemmes
  • Det I gerne vil kunne få mere viden om i forhold til f.eks. rapportering

Det eneste vi som udgangspunkt anbefaler altid oprettes som en særskilt opgave, er det, der er medicinrelateret, da man ønsker at kunne trække en særlig rapport på dette. Derudover vil tildelingen af opgaverne være individuelt Hvis I arbejder med KMD Nexus, vil I automatisk få medicinopgaver vist i Sekoia, når I laver dispenseringen. Du kan læse mere her: Nexus Medicin

Opgaverne, der kan tildeles til borgeren, stammer fra centerets Opgavekatalog. Når den detaljerede planlægning udføres, kan standardopgaven tilpasses borgerens behov og indsats. Du skal have rollen som Administrator eller Superbruger for at tildele Opgaver til borgerne. 

Planlægningen, når opgaver åbnes, er inddelt i fanerne indhold, delegering, indstillinger og historik. De har følgende informationer:  

Indhold

  • Forventet varighed: Er den tid det ca. tager at udføre den pågældende opgave hos borgeren. Denne bør være så virkelighedsnær som muligt, men med viden om at denne for nogle medarbejdere kan tage 20 min. og for andre 45 min. 
  • Planlagt tidsrum: Definerer i hvilket tidsrum man forventer at udføre opgaven. Nogle opgaver kan være oprettet i et snævert tidsinterval, f.eks. kl. 8.00-9.00, mens andre er planlagt til f.eks. kl. 9.00-20.00. Planlægningen afgøres af borgerens behov og struktur. Tidsintervallet bør dog planlægges så virkelighedsnært som muligt. 
  • Gentag på flere tidspunkter i døgnet: Opgaven kan gentages på flere tidspunkter i døgnet. F.eks. kan den samme opgave planlægges til kl. 07:00-08:00, 11:00-12:00 og 17:00-18:00. Det kan f.eks. være måltid, tilsyn, væske eller lignende, der planlægges gentagne gange i døgnet. I skal være opmærksomme på, at hvis opgaven planlægges på flere tidspunkter, vil opgavebeskrivelsen altid være den samme. Skal beskrivelsen differentieres på de forskellige tidspunkter, skal opgaven planlægges gentagende gange i døgnet.
  • Gentag opgave: Med gentagelse udarbejdes den reelle planlægning. Hvis du gemmer en opgave uden at sætte gentagelse på, vil du få en påmindelse om det som en hjælp. Du kan trykke "Gem" hvorefter opgaven gemmes uden gentagelsesmønster. Der er følgende muligheder for gentagelse: 
    • Gentages ikke
    • Dagligt (opgaven vil blive vist hver dag)
    • Ugentligt x-dag (vil automatisk vælge den dag du har valgt i forhold til planlægningen, f.eks. tirsdag hvis du står på en tirsdag, når opgaven planlægges)
    • Alle hverdage (mandag-fredag)
    • Hver weekend (lørdag-søndag)
    • Tilpasset.. (hvis ingen af de overstående passer vælges denne. Her kan du sætte månedligt, årligt, flere dage i ugen, samt vælge hvis en opgave skal slutte på en bestemt dato eller efter x-antal forekomster) 
  • Billede: På borgerens tildelte opgaver kan der tilføjes et billede. Billedet tilføjes til den enkelte opgave, hvilket betyder at hvis opgaven er planlagt flere gange i døgnet, skal det konkrete billede tilføjes til hver enkelte opgaveinstans. Billedet vil blive vist lige over opgavens beskrivelse når den åbnes fra skærme, tablets og telefoner. Billedet kan ikke sættes ind i selve beskrivelsen. Billedet, der er tilføjet, kan slettes og dermed skiftes og downloades. Du skal være opmærksom på at der kan opstå problemer hvis billedet I uploader er gemt som en PNG.-fil der har en skraveret/prikket baggrund. Det vil gælde billeder gemt fra nettet. I de situationer vil billedet være helt sort når det vises i borgerens app. I kan evt. gemme billedet som en JPG.-fil eller finde et billede der ikke er skraveret/har prikket baggrund. 
  • Beskrivelse: Denne kan indeholde en så detaljeret beskrivelse, som det er nødvendigt. Beskrivelser kan opbygges med de samme formateringsmuligheder som i Opgavekataloget. F.eks. punktopstilling, fed, kursiv og farver. Det kan f.eks. være følgende informationer:
    • Den tavse viden ift. hvordan opgaven løses mest succesfuldt og til størst glæde for borgeren
    • Hvad gør du som medarbejder. Nogle gange vigtigere i forhold til "hvad gør du ikke"
    • Hvad kan borgeren selv: dette kan styrke selvhjulenhed og udvikling, men også tydeliggøre for medarbejderne, hvornår man i god mening ikke skal tage over.
  • Tilføj Instruktion: Når en opgave tildeles til borgeren, er det muligt at tilføje en eller flere instruktioner, som herefter vil kunne tilgås direkte i den tildelte opgave fra skærme, tablets og telefoner. 
  • Tilføj Skema: Når en opgave tildeles til borgeren, er det muligt at tilføje en eller flere skemaer, som herefter vil kunne tilgås direkte i den tildelte opgave fra skærme, tablets og telefoner. 
  • Aktive planer: Hvis opgaven er koblet til en eller flere Planer, vil I kunne se Planens titel/titler vist som en liste. 

 

Delegering

  • Primær faggruppe: Viser den primære faggruppe som er defineret i Opgavekataloget, f.eks. en SSA.
  • Deleger til anden faggruppe: Du kan delegere opgaven til en anden faggruppe, f.eks. en SSH. 
  • Personlig delegering: Opgaven kan hos den pågældende borger uddelegeres til udvalgte medarbejdere selvom han/hun ikke har den relevante faggruppe, men derimod har fået oplæring. Det betyder, at medarbejderen kun må udføre opgaven hos den pågældende borger. Delegering til medarbejdere kan også foretages i Opgavekataloget. Medarbejderens navn vil blive vist på opgaven fra skærme, tablets og telefoner. 

 

Indstillinger

  • Yderligere informationer: Opgavetyperne kan sættes på borgerens planlagte opgaver. F.eks. kan en forflytning hos en borger være en 2-mands opgave, men ikke hos en anden. Når Opgaver tildeles typen "Medicinrelateret" vil borgerens fulde navn og CPR-nr. automatisk blive vist i Opgaverne fra skærme, tablets og telefoner. Der er følgende typer: 
    • Medicinrelateret
    • Kontaktperson med speciale
    • 2-mands opgave
    • Sundhedslov
    • Borgeropgave (her sættes flueben, hvis borgeren skal kunne tilgå opgaven i sin egen Sekoia-app)

Historik

I fanen "Historik" kan du se ændringshistorik i forhold til den konkrete Opgave. Den indeholder følgende informationer: 

  • Hvem der har tildelt opgaven til borgeren 
  • Hvornår opgaven er tildelt til borgeren
  • Tid/Medarbejder: viser hvornår ændringen er lavet og af hvem
  • Beskrivelsen før
  • Beskrivelsen efter

Derudover kan du altid gøre følgende: 

  • Slette opgaven: Gøres ved at trykke på "Slet" øverst i højre hjørne. Du vil her blive spurgt til: 
    • Kun denne opgave
    • Alle gentagelser
  • Printe opgaverne: Tryk på "Print" øverst i højre hjørne. 
  • Gem som PDF-fil: Når du vælger "Print", kan du også gemme filen som PDF-fil. 

Billede1.png

Opgavernes farver

I borgerens tildelte opgaver kan der være 5 forskellige typer af Opgaver med hver deres farve:

  • Blå: Opgaver oprettet i Sekoia for medarbejderne
  • Lilla: Opgaver oprettet i Sekoia for borgeren (borgerens egen app)
  • Lysegrøn: Doserede/dosisdispenserede medicinopgaver fra Nexus
  • Mørke grønne: Sideordinationer, medicin der ikke kan doseres, f.eks. injektioner. Deres titel er præparatets navn. 
  • Grå: Opgaver oprettet i Sekoia for medarbejdere og borgere som tilgås bagud i tid

Sådan gør du

For at tildele opgaver til borgeren skal du have rollen som Administrator eller Superbruger og gøre følgende:

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
  3. Vælg "Opgaver"
  4. Find den opgave, du ønsker at planlægge for borgeren i Opgavekataloget til venstre (du kan evt. søge)
  5. Tag fat i opgaven og træk den ind i de planlagte opgaver til højre
  6. Tryk på Opgaven så den åbnes og lav de relevante tilpasninger. Du skal forholde dig til: 
    • Indhold
    • Delegering
    • Indstillinger (sjældent)
  7. Tryk "Gem" når planlægningen er lavet

Opgaven er nu planlagt for borgeren og kan tilgås fra skærme, tablets og telefoner ud fra det gentagelses- og planlægningsmønster, du har lavet. 

 

Borgerens egen adgang til Opgaver

Borgeren kan få adgang til sin egen Sekoia-app. Den vil primært fungere som støtte og hjælp i hverdagen i forhold til at skabe synlighed omkring strukturen og aftaler. Dette gøres særligt i Opgaver og visualisering i form af billeder og videoer. 

Borgeren får ikke adgang til alle de tildelte Opgaver, da en stor del vil fungere som vejledning, overblik og kommunikation for medarbejderne. Borgeren kan få sine egne Opgaver, der som udgangspunkt ikke vil være en del af de Opgaver medarbejderne får vist fra skærme, tablets og telefoner. De kan tilvælge at se Opgaverne i forhold til om f.eks. borgeren har udført eller aflyst "Bad", "Arbejde" og lignende. 

Opgaver kan dermed blive en støtte for borgerne i dagligdagen, men også et kommunikationsværktøj mellem borgere og medarbejdere. Hvis borgeren har udført tingene selv, behøver medarbejderne muligvis ikke tjekke op på, om tingene er gjort. 

Borgerne kan bruge Sekoia-opgaverne på følgende måder: 

  • Som en struktur-app hvor de med Opgaver og visualisering i form af billeder og videoer kan se, hvad de skal i dag. Borgerne behøver ikke nødvendigvis at behandle opgaverne. 
  • Som et kommunikationsværktøj mellem borgere og medarbejdere. Borgerne vil her skulle håndtere opgaverne i forhold til at udføre dem, aflyse og flytte. 

Sådan gør du:

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg borgeren under "Borgere"
  3. Vælg "Opgaver"
  4. Tildel opgaverne som når de planlægges for medarbejderne i forhold til tidsrum, gentagelse, beskrivelse og billede samt kobling af instruktioner og skemaer. 
  5. Under "Indstillinger" skal du sætte flueben ved "Borgeropgave"
  6. Tryk "Gem"

Opgaven er nu planlagt og tildelt til borgeren, så han/hun kan tilgå den i deres Sekoia app. Borgernes opgaver vil under tildeling af Opgaver i administrationen være lilla. 

Hvis I i Opgaven tilføjer et billede vil det blive vist direkte på borgerens opgaveliste. Det kan f.eks. være et billede af badet, morgenmaden, bussen osv. Billedet tilføjes på den enkelte borgers opgave, og I kan derfor anvende lige det billede, der giver værdi for borgeren. Det kan være piktogrammer, virkelige billeder og lignende. 

Borgerne vil oftest have glæde af mere visualisering end medarbejderne, hvormed kombinationen af billeder og Instruktioner ofte giver mening at anvende. 

Du kan læse mere om borgerens adgang til Sekoia her: Borgere & Sekoia

Ændringer i tildelte opgaver

Opgaverne, der er tildelt til borgerne, kan løbende ændres i Sekoia administrationen.

Ændringer kan f.eks. være følgende: 

  • Beskrivelsen
  • Tidsintervallet
  • Udførelsestiden
  • Gentagelsesmønsteret
  • Uddelegeringen
  • Opgavetyperne
  • Tilføjelse eller fjernelse af en Instruktion
  • Tilføjelse eller fjernelse af Skemaer

Ændringerne skal udføres af en Administrator eller en Superbruger. Når ændringerne er udført, vil der på den konkrete opgave komme en blå prik, som viser medarbejderne på skærme, tablets og telefoner, at der er sket en ændring indenfor de sidste 14 dage. Du kan læse mere om den "blå prik" nedenfor. 

Du kan læse mere nedenfor under "Overblik over borgerens tildelte opgaver" hvis du vil have hjælp til, hvordan du nemmest finder opgaver, der ikke er planlagt dagligt eller flere gange i ugen.

 

Nexus Medicinopgaver

Vi har integration til medicin, når der arbejdes med dispensering i KMD Nexus. Det betyder, at når I laver FMK-opdatering i Nexus og efterfølgende anvender Dispenseringen (laver opmåling og kontrol), vil der automatisk blive oprettet opgaver. 

Det vil være følgende planlagte medicinopgaver: 

  • Doseret/dosisdispenseret medicin: alt den medicin der er doseret i æsker og i dosisposer fra apoteket. 
  • Sideordinationer: alt den medicin der ikke kan doseres, f.eks. injektioner, inhalationer, mixturer osv. De vil blive oprettet med præparatets navn. 

I Sekoia administrationen vises medicinopgaverne fra Nexus, og der kan arbejdes med delegering til faggrupper samt personlig delegering. 

Fra alle skærme, tablets og telefoner arbejdes der med dokumentation i forhold til givning og udlevering af Nexus medicinopgaver. 

Hvis I derfor arbejder med Dispenseringen i Nexus, skal medicinopgaverne ikke planlægges manuelt i Sekoia, da de automatisk hentes og opdateres rettidigt via integrationen. 

Du kan læse mere om medicinintegrationen til Nexus her: Nexus Medicin

Overblik over borgerens tildelte opgaver

Du kan altid få et overblik over borgerens tildelte Opgaver. Når du tilgår "Opgaver" under borgerens profil, vil du få vist følgende informationer: 

  • Opgavekataloget

Opgavekataloget vises til venstre under borgerens tildelte Opgaver. Det indeholder alle opgaverne oprettet i centerets Opgavekatalog. Opdelingen hjælper til at skabe et hurtigt overblik over hvilke opgaver, der er planlagt for borgeren. Listen er opdelt for at skabe et bedre overblik. Opdelingen er:

  • Planlagte: opgaver der planlagt for borgere
  • Ikke planlagte: opgaver i Opgavekataloget der ikke er planlagt for borgere

Du kan også altid søge i Opgavekataloget. Det er især, hvis I har mange opgaver i Opgavekataloget, at det kan være en fordel at søge, eller hvis opgaven er nederst i listen. Opgavekataloget vises i alfabetisk orden. 

Du kan få flere deltaljerede informationer om de konkrete planlagte opgaver på følgende måde: 

  • Overblik over alle planlagte opgaver for borgeren: Ved at trykke på "i" ved "Planlagte" får du en liste over alle borgerens planlagte opgaver - også dem der ikke længere er en del af centerets Opgavekatalog.
  • Informationer om de enkelte planlagte opgaver: Ved at trykke på "i" ud for den enkelte opgave får du vist følgende informationer: 
    • Tildelt: Dato for hvornår de er tildelt
    • Næste: Dato for næste forekomst
    • Gentages: Opgavens gentagelsesmønster
    • Beskrivelse: Opgavens beskrivelse

Disse informationer er særligt relevante, når du ønsker at finde en konkret opgave og lave ændringer i den. Især i forhold til de opgaver der ikke er planlagt dagligt eller flere gange i ugen. Når du har fundet den næste forekomst, kan du vælge den dato ved at trykke på "Kalender-symbolet" øverst ved siden af datovisningen. 

Når en opgave er planlagt flere gange for en borger, f.eks. "Måltid" vil den på listen under "Planlagte" kun forekomme én gang. Hvis du trykker på opgaven, vil du kunne se gentagelsesinformationer for alle "gentagelserne" af opgaven "Måltid". De vil blive vist på en liste, f.eks. 3 gange hvis "Måltid" er planlagt 3 gange for borgeren. 

 

Visning af borgerens tildelte opgaver

Når du arbejder med borgerens tildelte opgaver har du mulighed for at tilgå disse i forskellige visninger. Tildelte opgaver kan vises på følgende måder: 

  • Dag
  • Uge
  • Måned
  • Liste (opgaverne vises her som en opgaveliste - lidt som fra skærme, tablets og telefoner)

I kan derudover gøre følgende: 

  • Pilene: Kan anvendes til at gå en dag, uge eller måned ad gangen frem og tilbage i tid. Hvis du går bagud i tid kan du se opgavens gentagelse, beskrivelse osv., men du kan ikke lave ændringer. Det skyldes at opgaverne sandsynligvis er behandlet dagen før, og man må ikke lave ændringer i historikken. De opgaver vil være grå. 
  • Kalenderen: Øverst ved dagen og datoen kan du trykke på "kalender-symbolet" og vælge en bestemt dato. 

Delegering

Når du arbejder med Opgaver i Sekoia har du muligheden for at uddelegere opgaverne. Det kan gøres mellem faggrupper, f.eks. fra en sygeplejerske til en SSA. Det kan også gøres til udvalgte personer der må udføre konkrete opgaver pga. oplæring, efteruddannelse og lignende. 

Når Opgaver uddelegeres i administrationen, vil det være synligt fra skærme, tablets og telefoner hvilken faggrupper og/eller hvilke konkrete medarbejdere, der må udføre bestemte Opgaver. 

Der kan ikke arbejdes med delegering i forhold til borgerens PN medicin. 

 

Faggrupper

I arbejdet med delegering mellem faggrupper er det afgørende, hvordan I vælger at opbygge jeres Opgavekatalog. Når Opgaver oprettes i Opgavekataloget, skal der sættes en primær faggruppe på Opgaverne. Det kan f.eks. være en sygeplejerske, som er ansvarlig for opgaven "Sårpleje". 

Opgavekataloget kan oprettes på to måder: 

  • Ansvarlig faggruppe: Opgaverne oprettes med den overordnede ansvarlige faggruppe. Det kan f.eks. betyde at sygeplejersken sættes som ansvarlig på alle de sundhedsfaglige opgaver. Det betyder ikke at sygeplejersken nødvendigvis skal udføre dem. Ofte vil opgaverne ved tildeling til borgerne blive uddelegeret til en anden faggruppe. Det kan f.eks. være "Sårpleje" der uddelegeres fra sygeplejerske til SSA. Fordelen ved denne metode er, at delegeringen vises klart og tydeligt i Sekoia. F.eks. fra sygeplejerske til SSA. Ulempen er, at I skal huske at forholde jer til, og muligvis lave delegeringen til, en anden faggruppe hver gang opgaven planlægges for borgerne. 
  • Kompetenceprofiler: Opgaverne oprettes efter kommunens kompetenceprofil. Det kan f.eks. betyde at sygeplejersken egentlig er ansvarlig for opgaver vedrørende sundhedslov, men at uddelegeringen til udførende faggruppe oprettes i Opgavekataloget. F.eks. at SSA sættes på opgaven "Sårpleje", da kompetenceprofilen tillader det. Hvis Opgavekataloget oprettes efter kompetenceprofilen, vil det ikke være nødvendigt at uddelegere opgaverne, når de tildeles til borgerne. Fordelen er, at I ikke skal huske at lave uddelegeringen fra den ene faggruppe til en anden, hver gang opgaven tildeles en borger. Ulempen er delegeringen mellem faggrupperne ikke er så tydelig i Sekoia, men mere er implicit. 

Opbygningen af Opgavekataloget og evt. delegering er afgørende for, hvordan opgaverne kan filtreres fra skærme, tablets og telefoner. Filteret vil tage udgangspunkt i den udførende faggruppe. 

 

Billede2.png

Personlig delegering

I kan udover delegeringer mellem faggrupper arbejde med personlige delegeringer. Det vil betyde, at I tilføjer udvalgte medarbejdere, som pga. f.eks. oplæring, uddannelse eller lignende har rettigheden til at udføre udvalgte opgaver. Medarbejderens navn vil blive vist på de konkrete opgaver, når de forekommer på skærme, tablets og telefoner. 

Der kan arbejdes med personlig delegering på følgende niveauer:

  • Opgavekataloget: Når Opgaver oprettes i Opgavekataloget, kan de delegeres til udvalgte medarbejdere. Det kan f.eks. være opgaven "Sårpleje" som må udføres af faggruppen SSA, men også af Hanne som er SSH, da hun f.eks. har fået relevant oplæring. Hvis delegering til bestemte medarbejdere foretages i Opgavekataloget, vil det betyde at Hanne må udføre "Sårpleje" hos alle borgerne, når opgaven tildeles, selvom hun ikke er SSA. 
  • Tildelte Opgaver: Når Opgaver tildeles til borgerne, kan de konkrete Opgaver delegeres til udvalgte medarbejdere. Det kan f.eks. være opgaven "Sårpleje" som må udføres af faggruppen SSA, men hos Gert må  Hanne også udføre opgaven, selvom hun er SSH. Det betyder at Hanne må udføre "Sårpleje" hos Gert, men ikke hos Jens.

Når uddelegeringen oprettes i administrationen, har du mulighed for at gøre følgende: 

  • Sætte en startdato på delegeringen
  • Sætte en slutdato på delegeringen (delegeringen vil kunne fornyes ved at lave delegeringen igen)
  • Få overblik over den enkelte medarbejders delegeringer. Det overblik får du under medarbejderen profil. Du kan læse mere her: Medarbejderprofiler

Når I arbejder med personlig delegering så skal medarbejderen signere for den givne delegering. Medarbejderen kan signere for delegeringen i administrationen og fra skærme, tablets og telefoner. 

 

Skærme, tablets og telefoner

Når I har lavet delegering på Opgaverne i administrationen vil I fra alle skærme, tablets og telefoner kunne se følgende informationer:

  • Hvilken faggruppe der må udføre den konkrete Opgave. 
  • Hvilke medarbejdere der må udføre den konkrete Opgave, hvis der er lavet personlig delegering på den konkrete opgave. Hvis opgaven er uddelegeret til flere medarbejdere, vil du kunne få vist en liste med medarbejdernes navne. 

Listen af medarbejdere der må udføre opgaven vises, da det vil være muligt for en medarbejder, der ikke må udføre opgaven, at finde en kollega der må. Det vil dermed være nemmere at søge en hjælpende hånd til den konkrete opgave hos relevante kollegaer. 

 

Udklip.PNG

Advarsler

Det er muligt at få slået advarsler til på skærme, tablets og telefoner. Det vil betyde at en medarbejder, der ikke har den relevante faggruppe eller personlige delegering, vil få en advarsel, hvis han/hun prøver at behandle en opgave, hvortil der ikke er de rigtige rettigheder. 

Advarslen er rød med følgende besked: 

"Opgaven må kun udføres af medarbejdere med delegering"

Hvis medarbejderen forsøger at udføre opgaven, vil de få følgende valgmuligheder:

  • Jeg har delegering
  • Anden årsag (her skal gives en årsag for, hvorfor man ønsker at udføre opgaven uden delegering)

Hvis medarbejderen forsøger at aflyse eller flytte en opgave, vil den kun give advarslen ovenfor. Det er dermed kun advarsler, der kan gøre medarbejderne opmærksomme på at de er i gang med at udføre opgaver de ikke har rettighed til. Men de vil stadig kunne udføre, aflyse og flytte opgaven på trods af det. 

Udover advarslen når opgaver behandles, vil medarbejderne kunne se direkte på opgaven i opgavelisten, hvis de ikke har den rette delegering til at udføre opgaven. Det vises med en rød advarselstrekant, på de opgaver medarbejderen ikke har korrekte rettigheder til. De kan derfor få et hurtigt overblik, og det kræver ikke at opgaven åbnes, for at man kan konstatere, om man har de rigtige rettigheder. 

Advarslerne kan ikke vises på Nexus medicinopgaver. 

Koble instruktioner til Opgaver

Når en opgave tildeles til borgeren, er det muligt at koble en eller flere instruktioner direkte på den konkrete opgave. Det kan f.eks. være et billede af morgenmaden på opgaven "Måltid" om morgenen. Det kan også være en video af en forflytning i opgaven "Forflytning". 

Der er mange muligheder, men værdien opnås ved, at en konkret instruktion kan tilgås af medarbejderne direkte i den konkrete opgave. Det skaber en tilgængelighed, hvor der er større sandsynlighed for, at instruktionerne anvendes. Anvendelsen af instruktioner skaber derudover en sikkerhed for borgere og medarbejdere i konkrete opgaveløsninger. 

Inden Instruktionen kan kobles til en eller flere opgaver skal den oprettes under borgerens profil. Du kan læse mere her: Instruktioner - Opret en Instruktion

Sådan gør du

  1. Log ind i Sekoia administrationen
  2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
  3. Vælg "Opgaver"
  4. Åbn den konkrete opgave, du ønsker at koble instruktionen til
  5. Tryk på "Tilføj instruktion" under "Instruktioner"
  6. Sæt flueben ved den eller de instruktioner, du ønsker at koble til opgaven
  7. Tryk "Tilføj instruktion"

Koblingen mellem opgaven og instruktionen er nu lavet. Du kan altid fjerne instruktionen ved at trykke på "skraldspands-symbolet". Du kan også ændre rækkefølgen i de koblede instruktioner, hvis du har koblet flere. Det er relevant, hvis du ønsker de vises i en bestemt rækkefølge ude på opgaven. Du sætter rækkefølgen ved at trække instruktionerne op/ned, indtil den er korrekt. 

Du kan læse mere om dette her: Koble Instruktioner til Opgaver

Koble Skemaer til Opgaver

Borgerens tildelte opgaver

Når en opgave tildeles til borgeren, er det muligt at koble et eller flere Skemaer direkte på den konkrete opgave. Det kan f.eks. være et skema omkring "Afføring" som I ønsker at koble på opgaven "Toiletbesøg". Det kan være et skema omkring "Ernæring", som kobles til opgaven "Måltid", registreringer omkring delmål, hvor skemaet kobles på opgaver osv. 

Der er mange muligheder, men værdien opnås ved, at et konkret Skema kan tilgås af medarbejderne direkte i den konkrete opgave. Det skaber en tilgængelighed, hvor der er større sandsynlighed for, at der laves registrering i Skemaerne.  Koblingen skaber dermed bedre mulighed for indsamling af data og dokumentation.

Inden Skemaet kan kobles til en eller flere Opgaver, skal skemaet være tildelt til borgeren. Du kan læse mere her: 

Sådan gør du:

  1. Log ind i Sekoia administrationen
  2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
  3. Vælg "Opgaver"
  4. Åbn den konkrete opgave, du ønsker at koble skemaer til
  5. Tryk på "Tilføj skemaer" under "Skemaer"
  6. Sæt flueben ved den eller de skemaer, du ønsker at koble til opgaven
  7. Tryk "Tilføj skemaer"
  8. Forhold dig til om skemaet skal være koblet som "Skal besvares" eller ej

Koblingen mellem opgaven og skemaet er nu lavet. Du kan altid fjerne skemaet ved at trykke på "skraldspands-symbolet".

Skemaer er som udgangspunkt koblet til Opgaver ud fra, at de "Skal besvares". Det betyder at opgaven ikke kan udføres fra skærme, tablets og telefoner, uden at der laves en registrering i skemaet. Ønsker du, at skemaet vises på opgaven, men at der ikke nødvendigvis skal laves en registrering, fjernes fluebenet under "Skal besvares". 

Du kan også ændre rækkefølgende i de koblede skemaer, hvis du har koblet flere. Det er relevant, hvis du ønsker de vises i en bestemt rækkefølge ude på opgaven. Du sætter rækkefølgende ved at trække skemaerne op/ned, indtil den er korrekt. 

Du kan læse mere om dette her: Kobling af Skemaer til Opgaver

Skema på opgaver i Opgavekataloget

Det er muligt at koble et eller flere standardskemaer på opgaverne i Opgavekataloget. Hvis det gøres, vil standardskemaet følge med hver gang opgaven planlægges for en borger.

Formålet er, at hvis der er en overordnet og generel beslutning om, at hver gang en bestemt opgave planlægges for borgerene, skal der laves en registrering i et bestemt skema. Der er det hurtigere og mere sikkert at arbejde med koblingen af Skemaer til Opgavekataloget, da koblingen ved planlægning automatisk er lavet. 

Det kræver dog at skemaet altid er relevant i forhold til den konkrete opgave. Når der arbejdes på standardniveau begrænser det den personlige tilpasning. F.eks. kan skemaet ikke være koblet som påkrævet (der skal laves en registrering i opgaven) hos nogle borgere og ikke hos andre. 

Du skal have rollen som Administrator for at kunne koble skemaer til opgaver i Opgavekataloget. 

Sådan gør du: 

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg "Opgaver" under "Opsætning" i menuen
  3. Vælg "Opgavekatalog"
  4. Åbn den opgave, du ønsker at koble et skema til (skemaet skal være oprettet og opbygget, inden du laver koblingen)
  5. Tryk på "Tilføj Skemaer" nederst under fanen "Indhold"
  6. Vælg det eller de skemaer, du ønsker at koble ved at sætte flueben
  7. Tryk på "Tilføj skemaer"

Skemaet er nu koblet til Opgaven, og når den tildeles til borgerne, vil skemaet automatisk være koblet. 

Tildelte Opgaver på tværs af borgere

Det er muligt at få vist planlagte opgaver på tværs af borgere. 

Det kan f.eks. være, hvis I ønsker at få et overblik over tildelte Opgaver på tværs af 5 borgere, eller hvis den samme opgave skal tildeles til flere borger med den samme planlægning. Dette skal gøres manuelt hos hver borger, men det kan være hurtigere, hvis man har de valgte borgeres opgaver vist på samme tid. Hermed undgår du at skulle søge tilbage til "Borgere" i menuen, når du skifter imellem dem. 

Det kan f.eks. bruges til at få et hurtigt overblik over hvilke tidsrum, der er planlagt mange opgaver i på en afdeling. 

For at se tildelte opgaver på tværs af borgere, skal du være Administrator eller Superbruger og gøre følgende: 

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren 
  2. Vælg "Opsætning" i menuen
  3. Vælg "Opgaver"
  4. Vælg "Tildel opgaver"
  5. Vælg øverst de borgere, du ønsker at se opgaver for under "Vælg borgere"
  6. Tryk på "Gem valg"

Du får nu vist tildelte Opgaver for de valgte borgere. Du kan altid ændre dit valg ved at trykke på "Vælg borgere".

 

Fælles profil

Fællesprofilen er oftest oprettet på en afdeling og har samme funktion som en borgerprofil. Det betyder, at der her kan oprettes opgaver som hos en borger. Disse opgaver vil ofte være af praktisk karakter, og de vil ikke være direkte borgerrelevante. Det kan f.eks. være: 

  • Rengøring i fællesarealerne
  • Vasketøj
  • Bestilling af varer
  • Egenkontrol 
  • Opfølgning

Du kan f.eks. læse mere om, hvordan du kan arbejde med egenkontrol i Sekoia her: Egenkontrol

Når opgaver vælges for hele afdelingen vil fællesprofilens praktiske opgaver automatisk være en del af den samlede mængde, der skal udføres. Det skyldes, at alle opgaverne ses som en helhed af arbejdet, som er planlagt og skal udføres på afdelingerne og centeret. 

 

Den_bl__prik.PNG

Opdatering og den "Blå Prik"

Når opgaverne er tildelt til borgerne eller en fællesskærm, kan disse altid ændres løbende. For at sikre at Opgaver skaber værdi, er det afgørende, at disse er opdaterede og tilpassede virkeligheden, der løbende ændrer sig. Ænderinger skal foretages af en Administrator eller Superbruger.

Når der ændres i eller oprettes en ny opgave, vil der på den konkrete opgave være en "blå prik" synlig, når den tilgås fra skærme, tablets og telefoner. Den "blå prik" er synlig på opgaven i 14 dage fra den dag opgaven oprettes eller ændres. Det skaber en særlig opmærksomhed, især for medarbejdere der ellers kender borgerens dagsstruktur godt. Udover den "blå prik" vil der øverst på opgaven stå dato og klokkeslæt for, hvornår ændringen, der skaber den "blå prik", er udført. 

Den "blå prik" er synlig når: 

  • En ny opgave tildeles til borgeren
  • Beskrivelsen ændres
  • Tidsintervallet ændres
  • Uddelegering ændres
  • Opgavetyper ændres
  • Instruktioner kobles til opgaven
  • Skemaer kobles til opgaven

Du kan læse mere om vores anbefalinger til at sikre opdatering af informationerne her: Opdatering og vedligeholdelse af Sekoia

Ad-hoc Opgaver

Når opgaverne tildeles og planlægges hos borgerne, gøres dette fra Sekoia administrationen fra computeren. Det skyldes, at det kræver tid og ro at lave god planlægning. Hvis man ønsker at involvere borgeren i planlægningen af deres dag, kan man evt. tage computeren med ind til borgeren. 

Planlægningen udføres ved at oprette opgaver i forskellige gentagelsesmønstre. Det er de opgaver, der forekommer i mønstre, som I kender. Fra skærme, tablets og telefoner er det muligt at oprette en ad hoc opgave. Det vil sige en opgave, der ikke planlægges i et givent gentagelsesmønster, men kun forekommer én bestemt dag. 

Det kan f.eks. være, at man i en aftenvagt opdager, at noget skal bestilles den efterfølgende dag. I stedet for at lave en note i en kalender eller på en post-it note, oprettes der en ad hoc-opgave. Det giver en tydelighed på den konkrete opgave samt muligheden for, at medarbejderen den efterfølgende dag kan udføre, aflyse eller flytte opgaven. Opgaven bliver dermed mere levende, ligesom den fungerer som en påmindelse til alle, der er på arbejde. 

Det er en klar og tydelig måde at kommunikere mellem f.eks. vagtlag og på tværs af dage. 

Ad hoc-opgaver kan f.eks. anvendes til følgende: 

  • Bestilling: F.eks. varer, medicin, tid hos lægen osv. 
  • Kontakt: F.eks. lægen, tandlæge, pårørende, sagsbehandler osv. 
  • Praktisk opgave: F.eks. oprettelse af en ekstra rengøringsopgave.
  • Tilsyn: Oprettelse af et ekstra tilsyn til f.eks. nattevagten. 
  • Opfølgning: F.eks. at der skal følges op på blodprøver, levering af noget, der er bestilt osv. 

Der vil ofte også blive kommunikeret om disse ting "udenom" Sekoia. F.eks. vil man ofte informere nattevagten om, at der er oprettet et ekstra tilsyn og hvorfor. Fordelen ved også at oprette det som en ad hoc-opgave er, at det kan ses som en hjælpende påmindelse til nattevagten. Ellers skal nattevagten huske på det i en vagt, hvor der er andre opgaver og muligvis sker ting, der ikke er planlagt. 

For at ad hoc-opgaver kan anvendes på skærme, tablets og telefoner, skal der på opgaven i Opgavekataloget være sat flueben ved "Må oprettes fra skærm". Det skal gøres af en Administrator. 

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg "Opgaver" under "Opsætning"
  3. Vælg "Opgavekatalog"
  4. Vælg den opgave, du ønsker at gøre til en ad-oc opgave. Åbn den ved at trykke på den
  5. Sæt flueben i "Må oprettes fra skærm" under "Opgavehåndtering"
  6. Tryk "Gem"

Opgaverne kan nu oprettes ad hoc fra skærme, tablets og telefoner. 

I Opgavekataloget kan man koble et standardskema på ad hoc-opgaverne. Hvis det er gjort, vil skemaet følge med ad hoc-opgaven når den oprettes, hvormed der skal/kan laves en registrering, når ad-hoc opgaven behandles. Det afhænger af, om skemaet er koblet som påkrævet eller ej. 

 

Kobling til Planer

Ad hoc opgaver oprettes i Opgavekataloget, hvilket betyder, at den sjældent indeholder en beskrivelse, som er "nok", da den vil være meget overordnet. Derfor vil I ofte skulle skrive noget i beskrivelsen, for at jeres kollegaer kan vide, hvad den konkrete ad hoc-opgave indeholder. 

Men hvis I anvender ad hoc-opgaver til f.eks. oprettelse, når der er tur med ledsager, læge, tandlæge osv., kan det være en fordel at oprette beskrivelsen af disse borgerspecifikke aftaler i en Plan. Hvis I i administrationen, under en Plan med metodebeskrivelsen i forhold til ledsagelse, kobler f.eks. opgaven omkring "Ledsagelse", så vil beskrivelsen fra Planen være synlig på ad hoc-opgaven, når den oprettes. Det kan dermed mindske noget af det, der skal skrives i ad hoc-opgavens beskrivelse, hvis metodebeskrivelsen automatisk er koblet til opgaven efter oprettelse fra skærme, tablets og telefoner.  

 

Notifikationer

Notifikationer kan tilgås i administrationen, fra skærme, tablets og telefoner og på e-mail, hvis det ønskes. Notifikationerne kan modtages, hvis udvalgte opgaver ikke er udført til tiden eller efter behov, hvis f.eks. en opgave aflyses, flyttes eller oprettes ad-hoc fra skærme, tablets og telefoner. 

Det kan f.eks. være sundhedsfaglige opgaver, hvor I ønsker at bestemte personer bliver notificeret, når de konkrete opgaver ikke bliver udført som planlagt. Det kan også være opgaver, der aflyses eller flyttes, hvor I ønsker en kontaktperson bliver notificeret. 

Notifikationerne kan ses og tilgås følgende steder: 

  • Skærme, tablets og telefoner: I bunden af skærmen under "Notifikationer"
  • Administrationen: Øverst i menuen til venstre under Notifikationer"
  • E-mail (valgfrit)

Når du tilgår notifikationer, vil du få vist følgende informationer:

  • Hvilken borger opgaven er planlagt hos
  • Opgavens titel
  • Opgavens planlagte tidspunkt

Notifikationerne kan behandles som: 

  • Markér som læst: Den konkrete notifikation får fjernet markeringen om, at den er uberørt
  • Markér alle som læst: Du har muligheden for at markere alle notifikationerne i den visning som læste

Listevisningen med dine notifikationer vil blive nulstillet hver 10. dag. Det betyder, at notifikationer du har fået vist, eller markeret som læst, vil blive fjernet fra visningen. Notifikationer du ikke har fået vist, eller markeret som læste, vil blive vist, indtil du aktivt træffer valgt om, at de er blevet læst. 

 

Sådan gør du

I administrationen kan du sætte struktur op for hvem, der modtager notifikationer og hvornår. Du kan på opgaver i Opgavekataloget vælge, at en eller flere medarbejdere skal modtage en notifikation, når udvalgte opgaver ikke er behandlet til den planlagte tid. Du skal være Administrator for at opsætte notifikationer.

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg "Opgaver" under "Opsætning" i menuen
  3. Vælg "Opgavekatalog"
  4. Åbn den opgave, du ønsker at sætte notifikationer på
  5. Tryk på "Tilføj" under "Notifikationer (opgave overskredet i tid)"
  6. Vælg den medarbejder på listen, som du ønsker skal modtage en notifikation 
  7. Hvis medarbejder også skal modtage notifikationen på e-mail, sætter du flueben ved "Email notifikation"
  8. Tryk "Tilføj"
  9. Gentag det, hvis du ønsker, at flere medarbejdere skal modtage en notifikation
  10. Tryk "Gem", når alle medarbejderne, der skal modtage en notifikation, er tilføjet

Du kan altid tilføje eller fjerne medarbejdere, hvis de ikke længere skal modtage notifikationer.

Du har også muligheden for at sende notifikationer til medarbejdere ad hoc efter behov fra alle skærme, tablets og telefoner. Du kan sende notifikationerne når opgaver aflyses, flyttes, eller der oprettes en ad-hoc opgave. 

Du kan læse mere om det her: Notifikationer

 

Udklip.PNG

Rapportering

Alle borgerens planlagte opgaver kan der hentes en opgaverapport på. I rapporten er det muligt, at få overblik over opgavens historik. Det vil være ud fra følgende kriterier, som opsamles når medarbejderne behandler opgaverne fra skærme, tablets og telefoner: 

  • Udført
  • Uberørt
  • Aflyst
  • Flyttet

Rapporterne kan både anvendes i forhold til et særligt fokus, f.eks. omkring borgerens mål. Men kan også være til gavn for viden om, hvordan det går med indsatens omkringborgeren i dagligdagen. Det kan også være som et undersøgende perspektiv i forhold til, at blive klogere på evt. mønstre. F.eks. i forhold til om der er opgaver der ofte aflyses eller flyttes. Det kan give faktuel viden der kan anvendes i den konkrete planlægning og indsats hos borgeren. 

I forhold til rapportering på opgaverne kan der arbejdes med Ledelsesinformation som er mere overordnet statistik omkring arbejdet med Opgaverne. Du kan læse mere her: Ledelsesinformation

Ønsker man mere detaljeret, at få indblik i hvordan det over en valgt tidsperiode går med Opgaverne kan man anvende Opgaverapporten. Du kan læse mere her: Opgaverapport

Rapporterne kan hentes af både Administratorer, Superbrugere og Medarbejdere. Rapporterne kan hentes ned som PDF-fil (til udskriv), gemmes som fil og evt. uploades andet steds. Derudover kan data hentes til Excel og som CSV-fil. 

Vi anbefaler, at rapporternes mulighederne er med i overvejelserne når der tildeles og planlægges Opgaver til borgerne. 

Nexus medicinopgaverne er ikke en del af Opgaverapporten og Ledelsesinformationen. Her kan du evt. anvende Sundhedslovsrapporten, som du kan læse mere om her: Sundhedslovsrapport 

 

Kobling af Opgaver til en eller flere Planer

Det er muligt at koble en opgave til en eller flere Planer. Funktionen gør det muligt, at lave en tydeligere rød tråd fra en overordnet plan til de konkrete opgaver der arbejdes med i dagligdagen. 

Hvis koblingen laves skaber det følgende gevinster: 

  • Tydelighed på den konkrete opgave da Planen vises direkte 
  • Mere målrettet rapportering på den konkrete Plan
  • Bedre mulighed for, at prioritering af opgaverne i den daglige koordinering

Du kan læse mere om, hvordan en opgave kobles til en plan her: Planer - Kobling af Opgaver

Koblingen af Opgaver til Planer er særligt relevant når man arbejder med borgerens indsatsmål og delmål i Sekoia. Det gælder både når der arbejdes med mål i Planer og med integration til VUM 2.0. Du kan læse mere her: VUM 2.0

Planens tydelighed skaber derudover en mere målrettet rapportering. Kobling gør det muligt, at udvælge konkrete Opgaver som er relevante for planens historik og rapportering. Du kan læse mere om det her: Planrapport

 

Data i Excel

I Opgaverapporten er det muligt, at se historikken på alle borgerens opgaver i forhold til hvilke der er aflyst, flyttet og uberørte.  

Den data der vises i rapporten kan eksporteres til Excel, hvor det er muligt at lave filtreringer, grafer osv. Vi er opmærksomme på, at det ikke skal kræve store Excel kompetencer for at man kan arbejde med ens data. En simpel ting er dog, at filtrer den data man har eksporteret til Excel. Det kan f.eks. give følgende muligheder: 

  • Filtrer på opgavens titel: her vil det være muligt f.eks. at se historik på alle opgaver med titel "Bad" hos borgeren. 
  • Filtrer på opgavens status: her er det muligt, at filtrer på udførte, ubehandlede, aflyste og flyttede

Det er ofte mest interessant at lave en kobling af de to filtreringer. F.eks. i forhold til at kunne se alle de bade hos borgeren som er aflyst, flyttet eller ubehandlede. Det giver mulighed for, at der kan ses på  evt. mønster i den data. 

Du kan læse mere om data i Excel her: Opgaverapport - Hent data til Excel

Husk, at du altid kan anvende vores guide "Hvordan gør jeg?" som du finder nede i venstre hjørne.

 

Kommentarer

0 kommentarer

Log ind for at kommentere.

Relaterede artikler

Kan du ikke finde, hvad du leder efter?

Lad os hjælpe dig!