Her finder du vores anbefalinger til gode arbejdsgange omkring Opgaver i Sekoia: 

• Formål
• Læs beskrivelsen
• Den blå prik
• Behandling af Opgaverne
• Hvem behandler Opgaverne
• Hvornår behandles Opgaverne
• Hvor behandles Opgaverne
• Hvad gøres når én opgave fra tidligere ikke er behandlet
• Opdatering af Opgaverne
• Hvor mange Opgaver bør vi have

 

Formål

Ønsker man at opnå gevinsterne ved Sekoia i forhold til kommunikation, planlægning, overblik og dokumentation, er det vigtigt at have fokus på at få implementeret gode arbejdsgange. 

Dette gælder generelt i forhold til arbejdet med Sekoia, men særligt anbefaler vi, at der er fokus på arbejdet med Opgaver. Især fordi dette er en stor del af grundkernen i Sekoia. 

VI anbefaler, at der er fokus på arbejdsgangene omkring Opgaver både under implementeringen og i driften med Sekoia. 

Du kan læse mere om Opgaver i forhold til administrationen her: Opgaver og fra skærme, tablets og telefoner her: Opgaver

Følgende bør være i fokus, når der arbejdes med Opgaver i Sekoia:

 

Læs beskrivelsen

Opgavelisten skaber synlighed over konkrete opgaver, som medarbejderne skal hjælpe borgerne med, samt i hvilket tidsrum opgaven skal forsøges udført. Afgørende for kvaliteten i opgaveudførelsen er dog særligt, den beskrivelse der er tilføjet til den enkelte opgave. Den synliggør, hvordan opgaven bør forsøges udført med udgangspunkt i borgerens behov og ønsker. 

Det er med udgangspunkt i, at et "bad" ikke bare er et "bad", men derimod indeholder særlige nuancer, som gør det til borgerens personlige bad, og herved fokus på fagligheden og kvaliteten. 

Det er derfor vigtigt, at medarbejderne forholder sig til opgavens beskrivelse, der både kan indeholde, hvad du skal gøre, ikke gøre, eller f.eks. hvad borgeren kan selv. Beskrivelsen anbefaler vi indeholder metodebeskrivelserne, som oftest er bygget op om særlige overvejelser og faglig viden. 

Beskrivelsen er ligeledes afgørende for, hvordan opgaven skal behandles. Hvis f.eks. opgavens beskrivelse lyder på, at der skal motiveres til bad. Så kan opgaven oftest behandles, så snart motivationen er forsøgt, hvorimod beskrivelsen kan lyde på, at borgeren støttes til bad. Hvis dette ikke lykkedes bør opgaven aflyses. 

Derfor er opgavens beskrivelse afgørende, da behandlingen af opgaverne er en afgørende faktor for, hvordan rapporterne kan anvendes. For at rapporten kan give den reelle værdi, er det vigtigt, at medarbejderne behandler opgaverne ud fra samme udgangspunkt. Det fælles udgangspunkt bør være synligt i beskrivelsen. 

 

 

Den blå prik

Når opgaverne opdateres, vil der i de næste 14 dage forekomme en blå prik på opgaven. Det skaber synlighed i forhold til, at her er noget medarbejderne skal være særligt opmærksomme på. Det kan f.eks. være følgende: 

• At opgaven er ny
• At tidspunktet er ændret
• At beskrivelsen er ændret
• At der er ændret på faggrupper i uddelegeringen 
• At der er tilføjet særlige tags som f.eks. Medicinreleateret, to-mands opgave, Sundhedslov, eller Kontakteperson med speciale. 

Vi anbefaler, at opgavernes beskrivelser læses, men ved også, at hvis medarbejderen kender borgeren godt, at dette ikke er nødvendigt at gøre dagligt. Derfor bør alle være særlige opmærksom på den blå prik, da det betyder, at det vi plejer at gøre er ændret. 

 

Behandling af Opgaverne

Opgaverne er oprettet af Administratorer og Superbrugerne i organisationen, hvormed der er vurderet, at disse er vigtige for den enkelte borger og kerneopgaven. Derfor bør man have fokus på, at man skal forholde sig til samtlige opgaver og tage ansvar ved at behandle dem. 

Opgaverne kan behandles på følgende måder: 

• Udføres: Dette gøres ved, at der sættes et flueben ved opgaven. Herved kommunikeres og dokumenteres der, at opgaven er udført med udgangspunkt i den beskrivelse, der er tilføjet og som tydeliggør opgavens "hvordan". 
• Aflyses: Dette gøres ved, at der noteres hvorfor opgaven er aflyst. Her er følgende tre begrundelser muligt: 
  • Borger er ikke hjemme
  • Borger aflyser selv
  • Anden årsag - denne giver mulighed for med fritekst at skrive, hvorfor opgaven er aflyst. 
• Flyttes: Dette gøres ved, at opgaven flyttes til en anden dag eller andet tidspunkt på dagen. Det er muligt både at ændre dato og klokkeslæt på den konkrete opgave. Når der foretages en flytning, skal man med fritekst beskrive, hvorfor opgaven flyttes. 

Vi anbefaler, at man ved behandling af opgaven forholder sig til denne og behandler den ud fra, hvad der gøres i praksis. Hvis en opgave udføres, kommunikerer man som udgangspunkt, at man har fulgt beskrivelsen. Gøres der noget helt andet, men opgaven overordnet set er udført, anbefaler vi, at man overvejer om dette skal noteres andet sted. 

I forhold til aflysning af opgaver anbefaler vi, at der overvejes hvilken status denne noteres med. Særligt i forhold til rapporten kan det være ønskeligt med mere information end "Borger aflyser selv", da denne status ikke nødvendigvis beretter meget om, hvad der er sket i den konkrete situation og hvorfor. Dette er især, hvis man ønsker at anvende rapporten til at gennemskue eventuelle mønstre. 

Ved flytning og aflysning anbefaler vi, at man er opmærksom på hvilken status, der anvendes. Hvis en opgave flyttes til en anden dag, ændrer man i den grundlæggende planlægning og flytter mere arbejde til en anden dag. 

 

Hvem behandler Opgaverne

Vi anbefaler, at man kun behandler de opgaver, man selv har udført. Behandling af en konkret opgave er det samme som at tage ansvaret for denne, hvilket kan være uhensigtsmæssigt at gøre, hvis jeg ikke reelt har udført den. 

Der kan være argumentation for at behandle en opgave, jeg ikke selv har udført, fordi jeg så at min kollega gjorde det, så jeg ved at den er udført i virkeligheden. Det er en dialog, vi anbefaler, at I har internt, f.eks. i forhold til hvorfor den medarbejder, der reelt udførte den opgave, ikke selv behandler den. Men også fordi man som kollega kan have set, at der er blevet arbejdet med opgaven, men man ved ikke om hele opgaven er udført, eller om den er udført som beskrivelsen vejleder en til at gøre det. 

Opgavens karakter kan også have betydning i denne sammenhæng. F.eks. kan man have set at en borger har fået medicinen, men man ved ikke, om det er den korrekte medicin, der er givet.

Derfor anbefaler vi, at den medarbejder, der i praksis udfører opgaven, også behandler denne i Sekoia. Når en opgave behandles, registreres der hvilken medarbejder, der har gjort dette. Vi anbefaler derfor lignende praksis som registrering og dokumentation i jeres omsorgssystem. 

Uanset hvad bør man spørge sig selv, om man ønsker at tage ansvar for den konkrete opgave. 

Opgaverne kan også anvendes til, at vi hjælper hinanden, når noget er glemt. F.eks. kan jeg opdage, at en opgave ikke er behandlet i Sekoia, men det betyder ikke, at den ikke er udført i praksis. Vi anbefaler her, at hvis jeg opdager en ubehandlet opgave hos en borger, jeg ikke er omkring, så spørger jeg den kollega, der er hos borgeren, om dette er en forglemmelse, eller om man evt. kan hjælpe. Det kan også være, jeg opdager en opgave, der ikke er behandlet, men hvor jeg ikke har kompetencerne til at udføre denne. Her kan ansvar lige så meget handle om at finde en kollega, der kan udføre denne fremfor at tage opgaven og udføre den. 

 

Hvornår behandles Opgaverne

Vi anbefaler, at opgaver behandles så hurtigt som muligt, efter de er udført. Vi anbefaler arbejdsgange, hvor der læses op på borgerens opgaver, inden de udføres i praksis. Dette er både for at skabe større sikkerhed for, at det der er aftalt også leveres i praksis men også for at skabe synlighed i forhold til ændringer på opgaverne i form af den blå prik. Når der er læst op på opgaverne, kan de udføres, og herefter anbefaler vi, at de behandles i Sekoia. 

En god arbejdsgang er, at opgaverne der er udført i praksis behandles i Sekoia, inden man forlader lejligheden. Dette er særligt i forhold til gevinsten om overblik på afdelingen, hjælpende hånd, men også for en korrekt rapportering. I nogle situationer er tiden også afgørende for den gode rapportering. F.eks. om opgaven er behandlet kl. 9:00 som planlagt eller først kl. 14:30. 

Hvis man først behandler opgaverne på bestemte tidspunkter, f.eks. kl. 10:00, 12:00 og 14:30, og ikke løbende, er det ikke muligt at få et løbende overblik over, hvor langt man er. Det vil heller ikke være muligt at gribe forglemmelser, f.eks. på medicin i det samme omfang, som det oftest er ønsket med implementering af Sekoia. 

Derudover behandler man altid kun en opgave, når man har løst den, ikke inden. Hvis du behandler en opgave, inden du reelt udfører denne i virkeligheden, er der stor risiko for, at du bliver forstyrret eller glemmer denne. Dette kan f.eks. være særligt problematisk ved medicinopgaverne, men generelt vil sådanne arbejdsgange skabe større risiko for fejl. 

 

Hvor behandles Opgaverne

Vi anbefaler, at opgaverne behandles der, hvor opgaven løses. Det betyder at, hvis opgaven løses i borgerens lejlighed, så behandles den her. Gode arbejdsgange er, at du orienterer dig i Sekoia løbende f.eks. ved at se på opgaverne, når du kommer ind til borgeren i lejligheden. Her vil det være synligt, hvilke opgaver der skal være fokus på, og hvordan de bedst muligt udføres. Ligeledes vil eventuelle ændringer være synlige i form af en blå prik på opgaven. Hvis du først orienterer dig i borgerens opgaveliste efter udførsel, når de skal behandles, vil du for sent se nye opgaver eller eventuelle ændringer. Opgaver kan understøtte implementering af nye og anderledes tiltag og praksis, men det kræver, at man løbende holder sig orienteret i opgavelisten. 

Hvis opgaver derimod løses i fællesarealerne, anbefaler vi, at du også behandler dem her. Det kan f.eks. være en aktivitet som morgenmad eller lignende, hvor du naturligvis ikke skal gå ud til en skærm i lejligheden for at behandle denne. 

Ligeledes kan du have glemt at behandle en opgave hos en borger. Her er det heller ikke altid ønskeligt, at du går tilbage til lejligheden. Fællesskærmene kan ligeledes være glimrende til orientering og overblik, samt sikkerhed for at der ikke er noget, vi har glemt. 

 

Hvad gøres når én opgave fra tidligere ikke er behandlet

Vi anbefaler, at det er et mål at samtlige opgaver behandles. Herved forstås, at man forholder sig til samtlige opgaver ved at udføre, aflyse eller flytte dem. Det vigtigste fokus bør være, at der tages ansvar for alle opgaverne, da disse er oprettet af jer selv. 

Det handler ikke om at udføre alle eller flest opgaver men om at forholde sig reelt til dem. Det er vores erfaring, at en sund organisation har både flytninger og især aflysninger. Det er mennesker, der arbejdes med, og vi ved at den stramme planlægning sjældent holder 100 %. Aflysning og flytning er dermed helt legalt - og ønskeligt. 

En opgave jeg ikke kan nå her til formiddag kan f.eks. også flyttes til senere med en kommentar om, hvorfor dette er gjort, da det er en ændring i planlægningen. På denne måde skaber man gode forudsætninger for, at kollegaer kan arbejde med denne opgave og muligvis løse den. 

Vi anbefaler, at der er fokus på ansvaret i forhold til opgaverne, så der ikke efterlades opgaver, som ingen ved, hvad der er sket med. Det gælder både internt i en vagt, da det er svært at få overblik og gribe forglemmelser, hvis opgaverne ikke behandles. Men det gælder også på tværs af vagterne, hvor opgaverne kan anvendes som overlevering og kommunikation til kollegaer. 

Vi anbefaler, at man har en drøftelse internt om, hvordan man håndterer opgaver, der ikke behandles. Hvis morgenvagten ikke har behandlet nogle opgaver, beder man aftenvagten bruge tid og ressourcer på, at forholde sig til disse. Er de ikke behandlet, fordi jeg ikke har haft tid, beder jeg en eller flere kollegaer om at bruge deres tid på det. Hvis opgaven ikke har kunne udføres, f.eks. fordi borgeren ikke vil, men man vurderer at aftenvagten muligvis vil kunne løse denne, anbefaler vi, at den flyttes til senere på dagen. Herefter kan den aflyses, hvis den ikke kan udføres. 

Her bør også overvejes, om man kan aflyse ubehandlede opgaver, da disse vil være forstyrrende gennem hele ens vagt. Gøres dette, bør man i rapporten være opmærksom på disse, da de vil ligge "lidt gemt" under de reelle aflysninger. 

Det kan være en god ide, at have tidspunkter i løbet af ens vagt, hvor man lige tjekker op på, hvor langt vi er, eller om vi har glemt noget. Særligt at man inden man har fri, tjekker at de opgaver, jeg er ansvarlig for er behandlet. Dette er både til sikkerhed for borgeren men også et kollegialt fokus, hvor jeg skaber de bedste arbejdsbetingelser for mine kollegaer. 

Generelt anbefaler vi, at man er opmærksom på de ubehandlede opgaver - både hvorfor de er der, og om der kommer flere eller færre. Der vil forekomme ubehandlede opgaver, fordi tingene nogle gange går meget stærkt, men vi anbefaler, at man anvender rapporten til at se, om der evt. er mønstre i forhold til disse opgaver. Herefter kan man drøfte følgende internt:

• Hvorfor konkrete opgaver ikke behandles?
• Er de planlagt på et forkert tidspunkt?
• Er de ikke længere relevante?
• Er alle med på hvorfor den er oprettet?
• Og lignende 

 

Opdatering af Opgaverne

For at opnå gevinsterne ved Opgaver i Sekoia, er det vigtigt at opgavelisterne og beskrivelserne løbende opdateres. Vi anbefaler, at der løbende er dialog omkring opgaverne i personalegruppen, både for at sikre den rette og opdaterede viden, men også for at skabe mening omkring opgavelisterne. Opgaverne vil løbende skulle opdateres, da de er dynamiske og ændrer sig, ligesom borgeren gør det.

Vi anbefaler, at man løbende drøfter beskrivelserne, men også hvorvidt man har den rigtige opgaveliste. For mange opgaver der ikke giver mening kan betyde, at disse ikke bliver behandlet. Sørg derfor for at opdatere løbende, hvilket f.eks. kan gøres på et personalemøde eller lignende. Hvis der medbringes en computer, kan opdateringen udføres med det samme, hvormed den nye viden er i Sekoia lige efter. Dette styrker kommunikationen vedrørende nye beslutninger samt implementeringen af nye tiltag. Dette kan både være i forhold til den enkelte borger og generelt i organisationen. 

Du kan læse mere om opdatering af Sekoia her: Opdatering og vedligeholdelse af Sekoia

 

Hvor mange Opgaver bør vi have

Vi kan ikke sige konkret hvor mange opgaver, der bør være planlagt hos den enkelte borger, da dette vil være individuelt i forhold til borgeren. Vi anbefaler dog, at følgende overvejes: 

• Hvem er borgeren? At der tages udgangspunkt i den enkelte borgers behov. Herunder også borgerens overordnede plan. 
• At I drøfter, hvad der giver mening at dokumentere og kommunikere. Det er vigtigt, at have fokus på, hvad man ønsker at kunne trække rapport på. Flere opgaver kan f.eks. slås sammen til én opgave, hvilket kan være "Morgen rutine". Denne vil kunne indeholde opgaver som bad, påklædning, barbering, tandbørstning osv. Det man skal være opmærksom på er, at hvis dette gøres, så har man kun mulighed for at behandle disse opgaver med én status. Udføres opgaven, siger man i princippet, at alle opgaverne er udført. Hvis fx tandbørstning er i fokus (måske en udfordring) eller en del af et delmål, anbefaler vi, at denne laves som en særskilt opgave. Gøres dette, vil det være muligt at hente rapport på den specifikke opgave, som kan anvendes til opfølgning og status. Det vil her også være muligt at koble en opgave til en konkret plan og herefter hente rapport på denne. 
• At medicinrelaterede opgaver altid er opgaver for sig selv (ikke lagt sammen med andre). Dette bør følges, da medicin har en særlig karakter, og derudover bør man kunne trække særskilt rapport på disse opgaver. 

Overordnet er det vigtigst, at opgaverne giver mening for jer i praksis, og ikke mindst, at antallet af opgaver understøtter jeres behov for dokumentation og rapportering. 

Du kan læse mere op rapportering her: Opgaverapport