Her finder du informationer om brugen af Opgaver fra skærme, tablets og telefoner: 

• Formål
• Gevinster
• Funktionsbeskrivelse

• Hvordan opgaverne kan behandles

• Opgavernes historik
• Redigér opgavens beskrivelse
• Opgaver frem og tilbage i tiden
• Opdatering af Opgavelisterne
• Delegering & Advarsler
  • Delegering
  • Advarsler
• Koblede Instruktioner og Skemaer
  • Instruktioner
  • Skemaer
• Ad hoc-opgaver
  • Sådan gør du
• Filtrer og søg for bedre overblik
• Se borgerens Opgaver
  • Sådan gør du
• Fælles profil
• Hjælpende hånd
• Notifikationer
• Opdatering & den " Blå prik"
• Opgavelisterne som udgangspunkt
• Indtal & Oplæs
  • Indtal tekst
  • Oplæs tekst
• De gode arbejdsgange
  • Behandling af Opgaverne?
  • Hvem behandler Opgaven?
  • Hvornår behandles Opgaverne?
  • Hvor behandler jeg Opgaverne?
  • Læs beskrivelsen
  • Opmærksomhed på den "blå prik" 
• Rapportering

 

Formål

Formålet med Opgaver er, at medarbejderne kan tilgå relevante informationer, for at opgaven kan løses, at dagen kan planlægges og koordineres, samt at de kan kommunikere og skabe overblik i dagligdagen.

Opgaver giver medarbejderne mulighed for at planlægge og strukturere dagens opgaver med udgangspunkt i den enkelte borger. Det giver bedre overblik og gennemsigtighed i forhold til kerneopgaven omkring borgerne, på afdelingen og hele centeret.

Opgaverne er med til at optimere arbejdsgange, minimere fejl og øge kvaliteten af kerneopgaven og dokumentationen omkring borgeren. Formålet er at skabe den bedste dag for både borgere og medarbejdere.

Planlægning af Opgaver udføres i administrationen, hvorefter Opgaverne tilgås fra skærme, tablets og telefoner. Ordentlig og kvalitativ planlægning kræver tid og overblik, hvormed denne del udføres fra en computer, oftest på kontoret, medmindre borgerens involveres.  Udfordringen ved planlægning, er at den udfordres gentagende gange dagligt. Det skyldes ændringer, borgernes tilstand, sygemeldinger osv. Det er derfor afgørende at planlægningen og opgaverne er tydelige for alle, der er på arbejde, og at der løbende tages ansvar for opgaver. Det skaber gennemsigtighed og overblik i dagligdagen i forhold til, hvor langt man er nået, hvad man har glemt osv. Det er særligt vigtigt i forhold til f.eks. medicinopgaverne, men gælder overordnet set alle de aftaler, der laves om og med borgeren. 

Planlægningen vil oftest tage udgangspunkt i borgerens behov, bestillingen og målene. I Opgaver skabes der tydelighed, da overordnede planer for borgeren gøres operationelle i hverdagen, hvilket understøtter, at der arbejdes med konkrete indsatser i struktur og gentagelse. 

Derudover skaber kommunikationen og behandlingen af opgaver rapporter, der kan anvendes som dokumentation, opfølgning og undersøgelse i forhold til den daglige praksis. F.eks. om der er mønstre, der kan understøtte udvikling og tilpasning af indsatsen omkring den enkelte borger samt koordinering på afdelingerne og hele centeret. 

Derudover indtastes der i relation til den enkelte opgave en beskrivelse for, hvordan opgaven bedst muligt udføres. Den understøtter kvaliteten i det daglige arbejde, da den er tydelig for alle, hvormed det faglige fokus og specialisering kan understøttes. Fokus er derudover på at spille hinanden gode. 

Du kan læse mere om vores anbefalinger til fokus omkring Opgaver og gode arbejdsgange her: Gode arbejdsgange omkring Opgaver

 

Gevinster

• Styrke borgernes livskvalitet ved at fokusere på og skabe synlighed omkring deres plan og behov, og derved skabe den bedste dag for borgeren.
• Muligheden for at planlægge og skabe overblik over borgernes, afdelingens og hele organisationens opgaver, samt hvor langt man som team er fra at håndtere disse. Dermed får medarbejderne også bedre mulighed for at hjælpe hinanden.
• Reducere UTH’er og forbedre arbejdsmiljø ved at reducere antallet af ting medarbejderne skal huske, da medarbejderne kan få viden, hvor den skal bruges.
• Muligheden for at skabe et fælles sprog, samt dele metoder, tilgange, tavs viden m.m.
• Sikre synlighed på bestilling, mål og planlagte indsatser. 
• Kommunikationen skaber rapporter i form af udførte, aflyste og flyttede opgaver, der kan anvendes til udvikling af praksis og indsatsen omkring borgeren. 
• Tydelighed i forhold til opgaven som understøtter lettere introduktion af nye medarbejdere og vikarer. 
• Fastholde kvaliteten i opgaveløsningen, da opgavens beskrivelse er lettilgængelig. Derudover at vi spiller hinanden gode. 
• Tidsvarende dataindsamling i form af behandling af opgaver, da tingene registreres mere rettidigt.
• Tydelighed i forhold til praktiske opgaver i "huset/afdelingen" der ikke er direkte borger-opgaver, men som skal udføres for, at dagligdagen kan fungere, f.eks. varebestilling. 

 

Funktionsbeskrivelse

I Sekoia har hver borger deres egen opgaveliste, som er oprettet af medarbejdere, der kender borgeren og hans/hendes behov godt. Opgaven kan indeholde de informationer, der skal til for, at den kan løses med så stor succes som muligt. Det er særligt en hjælpende hånd til nye medarbejdere og vikarer, der ikke kender borgeren så godt. 

Opgavernes gennemsigtighed gør, at alle ved, hvad der skal ske og hvornår. Kvaliteten opnås derudover i beskrivelsen, der tilføjes til opgaverne, hvormed vi spiller hinanden gode. 

Opgavelisten vises for det indeværende døgn, hvormed medarbejderne kun får vist de opgaver, der er relevante nu og her. Når opgaverne tildeles til borgerne i Sekoia administrationen, laves der detaljeret planlægning for, hvornår konkrete opgaver skal tilbydes til borgeren. F.eks. kan et bad været planlagt dagligt, hver anden dag eller på udvalgte ugedage. 

Du kan læse mere om Sekoia administrationen, og hvordan der arbejdes med planlægning af borgerens opgaver her: Opgaver

Opgaverne kan holde følgende informationer: 

• Opgavens titel
• Hvilket tidsrum opgaven bør tilbydes til borgeren
• Beskrivelse af hvordan opgaven bedst muligt udføres, så detaljeret som det ønskes
• Hvilken faggruppe der må udføre opgaven.
• Hvilke medarbejdere der må udføre opgaven, hvis der er lavet personlig delegering. Det vil kunne ses under "Information", hvor du vil få vist det antal personer, opgaven er delegeret til. Du kan trykke på antallet og få vist en liste af medarbejdere, der må udføre opgaven. 
• Typerne: medicinrelateret, 2-mands opgave, sundhedslov eller kontaktperson med speciale. Når Opgaver tildeles typen "Medicinrelateret", vil de automatisk indeholde borgerens fulde navn og CPR-nr.
• En eller flere koblede Instruktioner
• Et eller flere koblede Skemaer
• Evt. koblet til en eller flere Planer hvis det er relevant

Opgaver skaber et tydeligt overblik over kerneopgaven og behovet for støtte hos den enkelte borger, på afdeling, på tværs af afdelinger eller hele centeret. Overblikket skaber en gennemsigtighed der gør det tydeligt for alle, der er på arbejde, hvis nogle opgaver er glemt. Det betyder bl.a. et stort fald i UTH med glemt medicin.

Overblikket skabes derudover af den løbende kommunikation, som medarbejderne rettidigt udfører, når de tager ansvaret for opgaverne i form af udførsel, aflysning eller flytning. Den løbende kommunikation bliver også til dokumentation, der kan tilgås i opgaverapporter, der automatisk genereres, når opgaverne behandles. 

 

 

Hvordan opgaverne kan behandles

Opgaver fungerer som kommunikation mellem medarbejdere og dokumentation. Opgaverne kan behandles på følgende måde:

• Udført
• Aflyst
  • Borgeren er ikke hjemme
  • Borgeren aflyste
  • Borgeren er syg
  • Borgeren har ferie/fri
  • Medarbejderen aflyser
  • Anden årsag
• Flyttet 
  • Kan både flyttes indenfor samme døgn og frem i tid
  • Der skal angives en årsag til flytningen. Den vil være synlig den dag, opgaven flyttes til.

Når opgaverne aflyses, kan begrundelsen uddybes med en kommentar. 

Nexus-medicinopgaverne har ikke samme behandlingsmuligheder som Sekoia-Opgaver. De kan behandles som følgende: 

• Givet
• Ikke givet
• Ikke indtaget
• Udleveret
• Annulleret

Det er din rolle og rettigheder i Nexus, der afgører, om du har alle behandlingsmuligheder på Nexus-medicinopgaverne. 

Behandlingerne kan ændres indenfor døgnet. Det vil sige, at du kan gøre følgende: 

• Udførte opgaver: Du kan fjerne udførelsen på en opgave, f.eks. hvis du ved en fejl er kommet til at sætte et flueben. Når du fjerner fluebenet, skal du skrive en kort begrundelse for, hvorfor du ønsker det. 
• Aflyste opgaver: Du kan fortryde en aflysning, hvorefter du f.eks. kan udføre opgaven. Det kan være at en medarbejder har aflyst et bad, og efterfølgende kommer en anden medarbejder, som kan udføre opgaven. 
• Flytning: Du kan ikke fortryde en flytning. Det er derfor vigtigt, at følge med i, hvad du svarer på, når du laver en flytning. Du skal give en begrundelse for din flytning, hvormed du ofte vil opdage, hvis du er i gang med noget, du reelt ikke ønsker. 

Alle de udførelser og ændringer, der laves omkring den enkelte opgave, er en del af Opgaverapporten. Det betyder, at du på den konkrete opgave vil kunne se, hvem der først har aflyst den og hvornår, af hvem og hvornår aflysningen er fortrudt, samt af hvem og hvornår opgaven efterfølgende udføres. 

Alle opgaverne kan som udgangspunkt udføres, aflyses og flyttes. Det er muligt i Opgavekataloget på den enkelte opgave at ændre opsætningen, så udvalgte opgaver ikke kan aflyses eller flyttes. Det vil betyde, at medarbejderne ikke kan aflyse eller flytte opgaverne, når de tilgås fra skærme, tablets eller telefoner. 

Opsætningen skal ændres i Sekoia administrationen af en Administrator. Du kan læse mere her: Opgaver - Opgavekatalog

Du kan også fortryde behandling af Nexus-medicinopgaverne, men der fjernes behandlingen, uden at du skal give en begrundelse. Historik på Nexus-medicinopgaverne er ikke en del af Opgaverapporten. Den kan tilgås i KMD Nexus. 

 

Opgavernes historik

Du kan fra alle skærme, tablets og telefoner se historikken på de konkrete Opgaver i opgavelisten. Historikken vil vise, hvad der på dagen er sket med den konkrete opgave. Det gælder følgende: 

• Når Opgaver udføres 
• Når udførte Opgaver fortrydes
• Når Opgaver aflyses
• Når aflysninger fortrydes
• Når Opgaver flyttes

Du vil her kunne se informationerne: 

• Hvem der har behandlet Opgaven
• Hvornår det er gjort (dato og klokkeslæt)
• Hvorfor det er gjort i form af begrundelser og kommentarer

Ønsker du at se historik på Opgaverne for en længere periode, skal du anvende "Opgaverapporten", som du finder i Sekoia administrationen. Du kan læse mere her: Opgaverapport

 

Redigér opgavens beskrivelse

Opgavens beskrivelse kan ændres fra alle skærme, tablets og telefoner. De kan ændres af medarbejdere med rollen Administrator eller Superbruger, ligesom i administrationen. 

I skal overveje, hvor god en arbejdsstilling det er at lave større ændringer fra skærme, tablets og telefoner (særligt fra  skærmene), men det kan f.eks. være en mindre ændring i en sætning, sletning osv.

Du kan ikke ændre beskrivelsen i en opgave, der er udført, aflyst eller flyttet. Opgaven skal være ubehandlet. 

Hvornår ændringer er lavet og af hvem kan ses i opgavens historik fra administrationen. Ønsker du at slette en opgave, oprette en ny eller ændre gentagelsesmønster, tidsrum, delegering og kobling af Instruktioner og Skemaer, skal det gøres i administrationen.

For at redigere beskrivelsen skal du vælge den opgave fra skærme, tablets og telefoner, hvor du ønsker at ændre beskrivelsen. Herefter skal du trykke på "blyanten", der ses til højre ved selve beskrivelsen. Lav ændringerne og tryk herefter "Gem".

Husk at hvis opgaven er planlagt i et gentagelsesmønster, f.eks. dagligt, gemmes ændringen på alle opgaverne i det gentagelsesmønster - ligesom i administrationen. 

 

Opgaver frem og tilbage i tiden

Opgavelisten for de valgte borgere viser opgaver for det indeværende døgn, dvs. kl. 00:00-00:00.

Kl. 20.00 om aften kan du vælge at se opgaverne for næste døgn, og opgaverne fra forrige døgn kan tilgås frem til kl. 02:00. Det er særligt for nattevagten som arbejder henover midnat. Du skal være opmærksom på at Nexus medicinopgaverne kan ikke håndteres efter kl. 24:00. 

Du kan I opgavelisten ikke se borgerens opgaver fra i går eller for f.eks. næste uge. Men under borgerens profil kan du vælge fanen "Opgaver" og her få vist følgende: 

• Dagsvisning
• Ugevisning
• Månedsvisning
• Listevisning

Når du tilgår opgaverne vil du som udgangspunkt få dem vist i liste-formatet, da det giver den bedste visning, særligt når du arbejder på telefoner som er mindre end f.eks. en tablet eller en stor Sekoia skærm. Du kan herefter altid vælge at se en måned, en uge osv. ligegyldigt hvor du tilgår Sekoia. Du skal dog være opmærksom på at hvis borgeren har mange opgaver pr. dag så kan det ved månedsvisning blive uoverskueligt. 

Visningen er for én borger så du kan ikke se opgaver for en uge på tværs af borgere. 

Formålet med visningen er at du fra skærme, tablets og telefoner kan se længere frem og tilbage i tiden. Du kan f.eks. gå tilbage til i går og se hvilke opgaver der var planlagt. Du kan ikke se om de er udført eller aflyste. Visningen er særligt relevant når der laves aftaler med borgeren, hvis opgaver flyttes eller der oprettes enkelte stående ad-hoc opgaver. 

Du kan på nuværende tidspunkt se opgaver frem og tilbage i tiden men de kan ikke udføres, aflyses eller flyttes. 

Visningen vil lige det i kender for planlægning af opgaver i administrationen eller Kalenderen i tilgår fra skærme, tablets og telefoner. 

Du finder opgave-visningen på følgende måde: 

1. Log ind i Sekoia fra skærme, tablets og telefoner
2. Gå til borgeren profil (enten ved at åbne en af borgerens opgaver og trykke på billede/navn øverst i højre hjørne, eller ved at trykke på "Borgere" i bunden af skærmen og vælge borgeren på listen
3. Vælg fanen "Opgaver"

Du får nu en listevisning af borgerens opgaver, og du kan vælge anden visning øverst hvor der står "Liste", "Dag", "Uge" og "Måned".

Opdatering af Opgavelisterne

Opgavelisterne opdateres løbende, da du altid skal arbejde med den nyeste version af jeres Opgaver. 

Hver gang du vælger en eller flere nye borgere, vil du få den nyeste version af opgavelisterne. Det gælder f.eks. opgaver, som du selv eller en kollega har behandlet. 

Hvis du over en længere periode arbejder med den samme opgaveliste, f.eks. afdelingslisten, så kan du risikere, at en kollega behandler nogle af de opgaver, du også har valgt i din opgavevisning. 

Når dette sker, vil opgavelisten, du arbejder med, tydeligt blive opdateret med følgende informationer: 

• Behandlingen af opgaverne med flueben (udført), aflysning, flytning og hvis udførsel eller aflysning fortrydes
• Hvem der har behandlet opgaverne vil være tydeligt med et billede (hvis der er profilbillede på medarbejderens profil) og/eller med initialer.

Ønsker du at vide mere, f.eks. begrundelse for en aflysning eller det konkrete tidspunkt opgaven er behandlet, kan du åbne opgaven og få disse informationer. 

Hvis du har en Opgave åben, og en kollega behandler den, vil beskeden "Denne opgave er opdateret" komme frem i en blå boks nederst på skærmen. 

 

Delegering & Advarsler

Delegering

Alle opgaverne har en udførende faggruppe som ses når opgaverne åbnes fra skærme, tablets og telefoner.

Der kan også arbejdes med personlig delegering, hvor I på opgaven vil kunne se navne på de medarbejdere, der pga. oplæring, træning, uddannelse eller lignende har fået rettighed til at udføre opgaven. 

Det kan f.eks. være en SSH, der har fået en personlig delegering på en opgave, hvor man oprindeligt skulle have faggruppen SSA. 

På Opgaverne vil I kunne se følgende:

• Hvilken faggruppe der må udføre den konkrete Opgave. 
• Hvilke medarbejdere der må udføre den konkrete Opgave, hvis der er lavet personlig delegering på den konkrete opgave. Hvis opgaven er uddelegeret til flere medarbejdere, vil du kunne få vist en liste med medarbejdernes navne. 

Listen af medarbejdere der må udføre opgaven vises, da det vil være muligt for en medarbejder, der ikke må udføre opgaven, at finde en kollega der må. Det vil dermed være nemmere at søge en hjælpende hånd til den konkrete opgave hos relevante kollegaer. 

Når der gives en delegering i administrationen skal medarbejdere signere for den konkrete delegering. Det kan medarbejderen gøre i administrationen og fra skærme, tablets og telefoner. 

Der kan ikke arbejdes med delegering i forhold til borgerens PN medicin. 

Du kan læse mere om delegering her: Opgaver - Delegering

Advarsler

Det er muligt at få slået advarsler til på skærme, tablets og telefoner. Det vil betyde, at en medarbejder, der ikke har den relevante faggruppe eller personlig delegering, vil få en advarsel, hvis han/hun prøver at behandle en opgave, hvortil der ikke er de rigtige rettigheder. 

Advarslen er rød med følgende besked: 

"Opgaven må kun udføres af medarbejdere med delegering"

Hvis medarbejderen forsøger at udføre opgaven, vil de få følgende valgmuligheder:

• Jeg har delegering
• Anden årsag (her skal gives en årsag for, hvorfor man ønsker at udføre opgaven uden delegering)

Hvis medarbejderen forsøger at aflyse eller flytte en opgave, vil den kun give advarslen ovenfor. Det er dermed kun advarsler, der kan gøre medarbejderne opmærksomme på, at de er i gang med at udføre opgaver, de ikke har rettighed til. Men de vil stadig kunne udføre, aflyse og flytte opgaven på trods af det. 

Udover advarslen når opgaver behandles, vil medarbejderne kunne se direkte på opgaven i opgavelisten, hvis de ikke har den rette delegering for at udføre opgaven. Det vises med en rød advarselstrekant, på de opgaver medarbejderen ikke har korrekte rettigheder til. De kan derfor få et hurtigt overblik, og det kræver ikke at opgaven åbnes, for at man kan konstatere, om man har de rigtige rettigheder. 

Advarslerne kan ikke vises på Nexus medicinopgaver. 

 

Koblede Instruktioner og Skemaer

Det er muligt at koble en eller flere Instruktioner og Skemaer til borgerens opgaver. 

Instruktioner

Når Instruktioner kobles til Opgaver, vil den være tilgængelig direkte i opgaven. Hvis opgaven flyttes, vil Instruktionen følge med Opgaven og være synlig der, hvor den flyttes til.

Det kan f.eks. være et billede af morgenmaden, en lejring, en forflytning, træning og lignende. Instruktioner kan oprettes som billeder, videoer og PDF-filer.

Du kan læse mere om Instruktioner koblede på Opgaver her: Kobling af Instruktioner til Opgaver

 

Skemaer

Når Skemaer kobles til Opgaver, vil registreringer kunne udføres direkte i opgaven. Koblingen udføres fra Sekoia administrationen af en Administrator eller Superbruger. 

Når Skemaer kobles, kan I vælge, om det skal være påkrævet og skal besvares, inden opgaven kan udføres. Det kan også kobles, så skemaet "bare" kan tilgås fra opgaven, men hvor der ikke nødvendigvis skal laves en registrering. Hvis skemaet er koblet som påkrævet, vil "Udfør"-knappen være grå, da den ikke kan anvendes, før der er lavet en registrering. 

Hvis der er koblede påkrævede Skemaer til en opgave, skal du være opmærksom på følgende, når opgaverne behandles:

• Udfør opgaven: Når der sættes flueben ved, at opgaven er udført, vil systemet se på, om der er lavet en registrering i det påkrævede Skema. Hvis registreringen er lavet, vil fluebenet blive sat. Hvis registreringen ikke er lavet, vil der komme en påmindelse til medarbejderne om, at registrering i Skemaer mangler. Der skal laves registrering i Skemaer, før opgaven kan behandles som udført. Du kan se beskeden, der vil komme ude på skærme, tablets og telefoner nedenfor. 
• Fortryd udførsel: Når en udført opgave fortrydes , åbnes opgaven igen, men skemaet vil fortsat være lukket, da der tidligere er udført en registrering. Du skal være opmærksom på, at skemaer tidligere udfyldt i forbindelse med opgaven ikke kan slettes. Ønsker du at lave en ny registrering i det koblede skema, skal du gå til "Skemaer" under borgerens profil. 
• Aflys opgaven: Når opgaven aflyses, afkræves registrering i Skemaer ikke. Ønsker du på trods af aflysningen at udfylde skemaet, skal du gøre dette inden du aflyser, eller ved at gå til "Skemaer" under borgerens profil. 
• Fortryd aflysning: Hvis aflysningen fortrydes, vil opgaven blive "Åben" igen, og det vil være påkrævet, at der ved behandling af opgaven laves en registrering i det påkrævede Skema. 
• Flyt opgaven: Når opgaven flyttes, afkræves registrering i Skemaer ikke. Den ny-oprettede opgave vil kræve skemaregistrering, som enhver anden opgave med påkrævede skemaer. Ønsker du på trods af flytning at udfylde skemaet, skal du gøre dette, inden du flytter opgaven eller ved at gå til "Skemaer" under borgerens profil.

Du kan læse mere Skemaer koblede til Opgaver her: Kobling af Skemaer til Opgaver

Ad hoc-opgaver

De fleste opgaver planlægges som udgangspunkt fra administrationen, hvor de kan oprettes med de relevante gentagelsesmønstre. Fra skærme, tablets og telefoner er det muligt, at oprette en ad hoc-opgave. Det vil sige en opgave, der ikke planlægges i et givent gentagelsesmønster, men kun forekommer én bestemt dag. 

Det kan f.eks. være at man i en aftenvagt opdager, at noget skal bestilles den efterfølgende dag. I stedet for at lave en note i en kalender eller på en post-it note, oprettes der en ad hoc-opgave. Det giver en tydelighed på den konkrete opgave, samt muligheden for at medarbejderen den efterfølgende dag kan udføre, aflyse eller flytte opgaven. Opgaven bliver dermed mere levende, ligesom den fungerer som en påmindelse, til alle der er på arbejde. 

Det er en klar og tydelig måde at kommunikere mellem f.eks. vagtlag og på tværs af dage. 

Ad hoc-opgaver kan f.eks. anvendes til følgende: 

• Bestilling: F.eks. varer, medicin, tid hos lægen osv. 
• Kontakt: F.eks. lægen, tandlæge, pårørende, sagsbehandler osv. 
• Praktisk opgave: F.eks. oprettelse af en ekstra rengøringsopgave.
• Tilsyn: Oprettelse af et ekstra tilsyn til f.eks. nattevagten. 
• Opfølgning: F.eks. at der skal følges op på blodprøver, levering af noget, der er bestilt osv. 

Der vil ofte også blive kommunikeret om disse ting "udenom" Sekoia. F.eks. vil man ofte informere nattevagten om, at der er oprettet et ekstra tilsyn og hvorfor. Fordelen ved også at oprette det som en ad hoc-opgave er, at det kan ses som en hjælpende påmindelse til nattevagten. Ellers skal nattevagten huske på det  i en vagt, hvor der er andre opgaver og muligvis sker ting, der ikke er planlagt. 

Når du opretter en ad hoc-opgave, kan du vælge at delegere den til en bestemt faggruppe. Opgaven er som udgangspunkt planlagt for den faggruppe, den er oprettet med i Opgavekataloget. Det kan f.eks. være en sygeplejerske. Du kan ved oprettelse vælge at delegere ad-hoc opgaven til en anden faggruppe, f.eks. en SSA. 

Når en ad-hoc opgave oprettes, er den synlig for alle medarbejderne, der vælger borgerens opgaver, men du har mulighed for at notificere en eller flere medarbejdere. Det kan f.eks. være, at det er ekstra vigtigt, at en bestemt medarbejder ser opgaven. Hvis medarbejderen sættes på til at modtage en notifikation, vil personen kunne se denne i administrationen, fra skærme, tablets og telefoner samt modtage en e-mail.

Det er også muligt at koble et eller flere standardskemaer til den konkrete ad hoc-opgave. Det vil betyde, at skemaet altid er koblet, når ad-hoc opgaven oprettes for borgerne. Koblingen skal du lave i Sekoia administrationen. 

 

Sådan gør du

1. Log ind i Sekoia
2. Tryk på "Opret" i opgavelisten
3. Tryk på "Opgave"
4. Vælg den borger, du ønsker at oprette en ad hoc-opgave for
5. Vælg opgavens titel på listen
6. Vælg dato
7. Vælg start- og slut tidspunkt
8. Indtast beskrivelsen
9. Du kan vælge at delegere ad hoc-opgaven til en faggruppe 
10. Du kan vælge at notificere en kollega om, at opgaven er oprettet
11. Tryk på "Tilføj opgave"

Opgaven er nu oprettet hos den valgte borger på den dato og det tidsrum, du har indtastet. 

Hvis opgaven er koblet til en eller flere af borgerens Planer, f.eks. en metodebeskrivelse over hvordan borgeren støttes til lægen, så vil den blive vist på ad-hoc opgaven.

I Opgavekataloget kan man koble et standardskema på ad hoc-opgaverne. Hvis det er gjort, vil skemaet følge med ad hoc-opgaven, når den oprettes, hvormed der skal/kan laves en registrering, når ad hoc-opgaven behandles. Det afhænger af, om skemaet er koblet som påkrævet eller ej. 

For at ad hoc-opgaver kan anvendes på skærme, tablets og telefoner, skal rettigheden "Må oprettes fra skærm" gives til opgaven i Opgavekataloget. Du kan læse mere her: Opgaver - Ad-hoc

Filtrer og søg for bedre overblik

I kan selv skabe jeres ønskede overblik i opgavelisterne fra skærme, tablets og telefoner. Hvilke opgaver der vises, afhænger af den enkelte medarbejders behov i forhold til den konkrete arbejdsopgave og situation. Behovet for visningen vil også ofte ændre sig i løbet af arbejdsdagen.

Overblikket skabes ved filtrering, der understøtter bedre koordinering og kommunikation på tværs.  Opgavelisterne kan vises på følgende måder: 

• Opgaveliste for én borger
• Opgaveliste for udvalgte borgere
• Opgaveliste for én afdeling
• Opgaveliste for udvalgte afdelinger
• Opgaveliste for hele centeret

Du vælger borgerne på følgende måde: 

1. Log ind i Sekoia 
2. Tryk øverst til venstre, hvor der står navn(ene) på de borgere, du sidst har valgt
3. Du kan nu sætte flueben ved centeret eller udvalgte afdelinger. Hvis du trykker på "pilen" ude foran afdelingen, åbnes den, og du kan sætte flueben ved en eller flere borgere.
4. Tryk "Vælg"

Du vil nu få vist opgaver for de valgte borgere. 

Derudover kan disse opgavelister filtreres som følgende: 

• Faggrupper (den udførende)
  • Ergoterapeut, Fysioterapeut, Psykomotorisk terapeut, Pædagog, Pædagogisk assistent, Servicemedarbejder, SSA, SSH, Sygeplejerske og Ingen profession
• Borgeropgaver (viser borgerens egne opgaver)
• Opgavetyper
  • • 2-persons opgave, Kontaktperson med speciale, Medicinrelateret, Sundhedslov og Oprettet fra skærm (ad hoc-opgaver)
• Opgavestatus
  • Aflyste, Flyttet, Ikke-udført og Udført

Du filtrerer på følgende måde: 

1. Log ind i Sekoia
2. Vælg den eller de borgere, du ønsker at se opgaver for
3. Tryk på "Filtrér" øverst over opgaverne
4. Vælg de ønskede filtre og tryk "Gem"

Opgavelisten vil nu være filtreret efter de ønskede valg. Øverst over opgaverne kan du se de filtre, du har valgt. Du kan fjerne filteret ved at følge vejledningen ovenfor og derved fjerne de valgte filtre. Du kan også trykke på "x" på filterene øverst over opgaverne.

Du kan også altid søge på opgavernes titler. F.eks. kan du vælge et helt center og herefter søge på f.eks. Medicindispensering, Bad, Rengøring og lignende. Det kan give et bedre overblik f.eks. ved start af en vagt, i relation til konkrete opgaver. 

Se borgerens Opgaver

Når du som medarbejder er logget ind i Sekoia fra skærme, tablets og telefoner, har du mulighed for at vælge og se borgerens egne opgaver.

Det kræver, at I arbejder med, at borgeren har sit eget login til Sekoia og har fået oprettet opgaver. 

Formålet er, at I fra afstand kan se om borgeren behandler de planlagte opgaver, f.eks. om borgeren har kvitteret for at stå op, været i bad og lignende. Hvis borgeren har behandlet opgaverne, er det måske ikke nødvendigt at "forstyrre" borgeren for at minde ham/hende om, at det skal gøres. På den måde kan borgeren opleve mere selvstændighed. 

Det er naturligvis en vurdering fra borger til borger, om opgaver kan anvendes på denne måde. 

Borgerens opgaver bliver som udgangspunkt ikke vist, så det er et tilvalg at se dem. 

Sådan gør du

1. Log ind i Sekoia
2. Vælg Opgaver for den borger, du ønsker at se for
3. Tryk øverst på "Filtrer"
4. Vælg "Borgeropgaver"
5. Tryk "Vælg"

Du vil nu få vist borgerens opgaver, både dem der er oprettet som borgerens egne, og dem der skal anvendes af medarbejderne. Opgaverne der er planlagt til borgerne kan ikke behandles af medarbejderne. 

Hvis der er oprettet et billede på borgerens opgaver, vil det, når borgeren logger ind, blive vist på opgaven i selve opgavelisten. Det billede vil ikke blive vist direkte i opgavelisten, når medarbejderen tilvælger borgerens opgaver. De vil blive vist som opgaverne, der er planlagt til medarbejderne og vise et billede af borgeren, hvis det er oprettet. Åbnes borgerens opgaver, vil billederne kunne ses i opgaven.

Du kan læse mere om borgerens egen adgang til Sekoia: Borgere & Sekoia

 

Fælles profil

Fællesprofilen er oftest oprettet på en afdeling og har samme funktion som en borgerprofil. Det betyder, at der her kan oprettes opgaver som hos en borger. Disse opgaver vil ofte være af praktisk karakter, og de vil ikke være direkte borgerrelevante. Det kan f.eks. være: 

• Rengøring i fællesarealerne
• Vasketøj
• Bestilling af varer
• Egenkontrol 
• Opfølgning

Du kan f.eks. læse mere om, hvordan du kan arbejde med egenkontrol i Sekoia her: Egenkontrol

Når opgaver vælges for hele afdelingen, vil fællesprofilens praktiske opgaver automatisk være en del af den samlede mængde, der skal udføres. Det skyldes, at alle opgaverne ses som en helhed af arbejdet, som er planlagt og skal udføres på afdelingerne og centeret. 

Hjælpende hånd

For at I kan give jeres kollegaer en hjælpende hånd, har I brug for et hurtigt overblik over, hvor langt de er kommet med Opgaverne på de forskellige afdelinger. 

I borger- og afdelingsvælgeren kan I se en liste over centerets afdelinger, hvor I med farver kan se, hvor langt de forskellige afdelinger er med Opgaverne.

• 🟢 Afdelingen er med
• 🟡 Afdelingen har travlt
• 🔴 Afdelingen har behov for hjælp

Hvis I har de store Sekoia-skærme i lejligheden, vil I under borger- og afdelingsvælgeren skulle trykke på "Andet" for at se farverne for den hjælpende hånd. 

Hjælpende hånd kigger på opgavernes forventede udførelsestid. Det er derfor vigtigt at I sætter tiden så tæt på den reelle udførelsestid som muligt, når der oprettes opgaver i Opgavekataloget, og opgaver tildeles til borgeren. Hvis I f.eks. har mange opgaver, hvor tiden er for kort i forhold til den reelle udførelsestid, vil I hurtigt få behov for hjælp (gule/røde opgaver).

I forhold til tiden kigger hjælpende hånd på følgende: 

• > 60 minutter = Rød
• 41-60 minutter = Gul
• < 41 minutter = Grøn

Hvis I har mulighed for at hjælpe på en afdeling, hvor der er behov for hjælp, kan I med det samme vælge afdelingen og herefter få vist opgavelisten. Så kan I vurdere, om I kan hjælpe i forhold til opgavernes karakter, inden I fysisk går til den pågældende afdeling. 

Hjælpende hånd kan også anvendes den modsatte vej, hvor man kan se hvilke afdelinger, der potentielt kan hjælpe og tage kontakt dertil. Her vil man som udgangspunkt tage kontakt til de "grønne" afdelinger og ikke de "gule" og "røde". 

Farverne viser behovet for hjælp og kan anvendes, når I har muligheden og tiden til at hjælpe hinanden. Informationerne I skal bruge for at kunne hjælpe vil hurtigt kunne søges fra alle skærme, tablets og telefoner. 

Når I anvender Hjælpende hånd, skal I være opmærksomme på følgende:

• Den anvender opgavernes forventede udførelses tid, og det er derfor vigtigt at denne er noteret så tæt på den reelle tid som muligt. 
• Fokus på arbejdsgange, da Hjælpende hånd ikke kigger på udførte opgaver. I vil derfor ofte have travlt og behov for hjælp, hvis opgaverne ikke behandles forholdsvis rettidigt. 
• Hjælpende hånd kigger på opgaverne oprettet i Sekoia. Der kan derfor være reelle opgaver som ikke er oprettet eller aftaler i kalenderen, der gør at afdelingen ikke har tid til at hjælpe, selvom de viser grønt.

Værdien af hjælpende hånd er afhængig af systematikken og strukturen, der anvendes i arbejdet med Sekoia. 

 

Notifikationer

I administrationen er det muligt at opsætte planlagte notifikationer, hvor bestemte medarbejdere modtager en notifikation, når udvalgte opgaver ikke er behandlet til den planlagte tid. Notifikationerne kan både modtages i Sekoia på skærme, tablets og telefoner, i administrationen og på e-mail.

Du kan læse mere om opsætningen af notifikationerne her: Notifikationer

Det er også muligt at sende notifikationer til kollegaer ad hoc efter behov. Det vil være muligt, når I gør følgende:

• Aflyser en opgave
• Flytter en opgave
• Opretter en ad-hoc opgave (opgave fra skærmen)

Ved aflysning, flytning og oprettelse af en ad hoc-opgave vil medarbejderen, der udfører handlingen, kunne vælge en eller flere medarbejdere, hvorefter de vil modtage en notifikation i Sekoia. 

 

Opdatering & den "Blå prik"

Når opgaverne er tildelt til borgerne eller en fællesskærm, kan disse altid ændres løbende. For at sikre at Opgaver skaber værdi, er det afgørende, at disse er opdaterede og tilpassede virkeligheden, der løbende ændrer sig. Ændringerne skal foretages af en Administrator eller Superbruger.

Når der ændres i eller oprettes en ny opgave, vil der på den konkrete opgave være en "blå prik" synlig, når den tilgås fra skærme, tablets og telefoner. Den "blå prik" er synlig på opgaven i 14 dage fra den dag, opgaven oprettes eller ændres. Det skaber en særlig opmærksomhed, især for medarbejdere der ellers kender borgerens dagsstruktur godt. Udover den "blå prik" vil der øverst på opgaven stå dato og klokkeslæt for, hvornår ændringen der skaber den "blå prik" er udført. 

Den "blå prik" er synlig når: 

• En ny opgave tildeles til borgeren
• Beskrivelsen ændres
• Tidsintervallet ændres
• Uddelegering ændres
• Opgavetyper ændres
• Instruktioner kobles til opgaven
• Skemaer kobles til opgaven

Medarbejderne vil dermed skulle holde øje med den "blå prik" og læse hele indholdet af opgaven. 

 

Opgavelisterne som udgangspunkt

Opgavelisterne indeholder alle de planlagte opgaver og fungerer i dagligdagen som det værktøj, medarbejderne tager udgangspunkt i, og hvor ændringer og tilpasninger er tydelige.

Det gælder særligt i forhold til de opgaver, der ikke forekommer dagligt. 

Følgende funktioner er en integreret del af opgavelisterne, som sikrer, at medarbejdere husker opfølgning på disse:

• Udlevering og effektmåling af PN medicin - du kan læse mere her: Nexus PN medicin
• Væske og opfølgning - du kan læse mere her: Væske
• Medicinopgaver direkte fra dispenseringen i KMD Nexus - du kan læse mere her: Nexus Medicin
• Koblede Instruktioner og Skemaer kan tilgås direkte fra Opgaver

 

Indtal & Oplæs

Når du arbejder med Sekoia på tablets og telefoner, har du muligheden for at slå indtal- og oplæsningsfunktionerne til. I vil dermed kunne følgende:

• Indtale en tekst, f.eks. når en opgave aflyses, flyttes, eller der tilføjes en kommentar til et Skema
• Få læst en tekst op, f.eks. oplæsning af en opgavebeskrivelse

Indtal tekst

Hvis du ønsker at indtale en tekst eller beskrivelse i stedet for at skrive den, skal du gøre følgende: 

1. Gå dertil hvor teksten skal tilføjes, f.eks. ved aflysning af en opgave under "Anden årsag"
2. Marker i tekstfeltet, så tastaturet kommer frem
3. På tastaturet er der en mikrofon tilgængelig, tryk på den
4. Indtal den tekst, du ønsker at tilføje
5. Læs teksten igennem, inden du trykker gem og ret evt. til for fejl
6. Tryk "Gem". 

Teksten du har indtalt er nu gemt, som hvis du havde indtastet den. 

Oplæs tekst

Hvis du ønsker at få en tekst læst op, skal du først slå funktionen til. Der er to muligheder for oplæsning af teksten. 

• Læs det valgte op: Her markerer du den tekst på skærmen, du ønsker at få læst op. Med denne opsætning kan du selv markere, hvilken del af skærmen der skal læses op. Det er modsat den anden mulighed, hvor hele skærmen læses op. 
• Læs skærm op: Her skal du aktivt slå oplæsningen til ved at berøre skærmen, hvorefter den læser hele skærmen op. Det er modsat den anden mulighed, hvor du kan vælge hvilken del, du ønsker oplæst. 

Du kan også vælge at slå begge mulighederne til. Når du slår funktionerne til, vil der også stå, hvordan du får dem aktiveret i Sekoia. 

Sådan slår du oplæsfunktionerne til: 

1. Gå til "Indstillinger" på din telefon/tablet
2. Vælg "Tilgængelighed"
3. Vælg "Oplæs indhold"
4. Øverst kan du nu vælge "Læs det valgte op" og/eller "Læs skærm op"
5. Gå nu tilbage til Sekoia og anvend oplæsningsfunktionerne

Når du slår funktionerne til, vil der stå, hvad du skal gøre for at anvende dem, når du f.eks. logger ind i Sekoia. På Apple (IOS) enheder vil der f.eks. stå følgende: 

• "Læs det valgte op": Der vises en knap til oplæsning, når du vælger tekst (du vil kunne vælge "Oplæs", når du markerer den ønskede tekst)
• "Læs skærm op": Skub nedad med to fingre fra øverst på skærmen, for at høre skærmens indhold. 

Oplæs skal med begge muligheder manuelt aktiveres af jer, hvormed den ikke pludselig begynder at læse skærmens indhold op.

 

De gode arbejdsgange

Opgaver fungerer som kommunikationsværktøj, og for at den kan understøtte bedre planlægning, koordinering og samarbejde, er det vigtigt at få implementeret gode arbejdsgange. Vi anbefaler, at fokus på arbejdsgange både sker i implementeringen, men i særdeleshed også når Sekoia er i drift.

Punkterne, der er noteret nedenfor, bør løbende være i fokus og op til dialog i medarbejdergruppen. 

 

Behandling af Opgaverne?

Opgaverne er oprettet af medarbejdere på centeret, hvormed alle må være vigtige for borgerne. Derfor bør man have som fokus, at alle opgaver behandles. Hermed forstås, at opgaverne enten udføres, aflyses eller flyttes. Ingen opgaver bør efterlades uden en "status". Der kan arbejdes med det fokus ud fra Ledelsesinformationen, som du kan læse mere om her: Ledelsesinformation

 

Hvem behandler Opgaven?

Når opgaverne behandles, registreres der hvem, der har gjort det. Vi anbefaler derfor, at man kun behandler og tager ansvaret for de opgaver, man selv har udført i virkeligheden. 

Det kan udfordre, hvordan man forholder sig til opgaver andre kollegaer ikke har behandlet, da man ikke kender status på disse og, i nogle situationer, ikke kan tage ansvaret for dem. Der bør være en intern drøftelse og aftale om, hvad der i den situation er den rigtige arbejdsgang. 

Derudover er det også tydeligt på Opgaverne, hvem der må udføre dem, hvis man arbejder med delegering. Det gælder både i forhold til relevante faggrupper og udvalgte medarbejdere. 

 

Hvornår behandles Opgaverne?

Vi anbefaler, at opgaverne behandles så kort tid som muligt, efter de er udført. Det skulle gerne kunne implementeres som en naturlig del af arbejdsgangene - som en forankret del af hverdagen. Hvis opgaverne ikke behandles løbende, men f.eks. kl. 14:30, vil man ikke kunne opnå gevinsterne i form af overblik og bedre mulighed for koordinering samt at give en hjælpende hånd. 

Derudover anbefaler vi, at man er meget skarpe på, at opgaverne ikke behandles, inden de er udført, da der er for stor risiko for, at man bliver forstyrret i arbejdet og glemmer at vende tilbage. Herved har man kvitteret for noget, man ikke har gjort. 

Løbende behandling af opgaverne er ligeledes vigtigt, når der arbejdes med ad hoc-opgaver, PN-effektmåling og Væske. Opgaverne med den karakter, vil ikke være fast-planlagte som borgerens andre opgaver, og medarbejderne har derfor ikke en viden om, at disse "plejer" at eksistere. 

 

Hvor behandler jeg Opgaverne?

Vi anbefaler, at opgaverne behandles der, hvor de udføres. Dette er i tråd med vores anbefalinger om, hvornår opgaverne behandles. Det er lettere at behandle opgaverne rettidigt, hvis det gøres, der hvor opgaven udføres. 

Hvis der arbejdes med skærmene i lejligheden, er det især vores anbefaling, at man som udgangspunkt anvender disse skærme og ikke en fællesskærm. 

En god arbejdsgang er følgende: 

1. Log ind når du kommer ind til borgeren
2. Tilgå opgaverne og få overblik over, hvad der skal ske (særligt den "blå prik")
3. Udfør opgaverne i virkeligheden
4. Tilgå opgaverne og behandl dem

På den måde sikrer du både at være opdateret og ikke mindst, at behandlingen af opgaverne foregår mere rettidigt. Det er både i forhold til dokumentationen og den indsamlede data, men også for at Sekoia kan anvendes som kommunikationsværktøj og overblik. 

 

Læs beskrivelsen

Inden du behandler opgaverne, bør du orientere dig i og læse den beskrivelse, der er koblet til den konkrete opgave. Det er både for at sikre den ønskede kvalitet i opgaveløsningen, men også fordi beskrivelsen oftest afgør, hvordan du skal behandle opgaven. F.eks. kan der være forskel på, hvordan du skal behandle opgaven, hvis der står i beskrivelsen at "borgerens tilbydes bad" eller "borgeren skal i bad."

Her skal du også være opmærksom på, at der kan være koblet en Instruktion til opgaven, som foruden beskrivelsen kan være til hjælp i opgaveløsningen. 

 

Opmærksomhed på den "blå prik" 

Som beskrevet ovenfor, skal man være opmærksom på den "blå prik", da denne oplyser om. at der er sket en ændring indenfor de sidste 14 dage. 

Du kan læse mere om vores anbefalinger og overvejelser omkring arbejdet med Opgaver i Sekoia her: Gode arbejdsgange omkring Opgaver

 

Rapportering

I Sekoia administrationen kan I hente rapport på alle opgaverne. Opgaverapporten kan hentes for en eller flere borgere, afdelingen og hele centeret.

Rapporten vil vise følgende omkring opgaverne: 

• Antal udførte
• Antal uberørte
• Antal aflyste
• Antal flyttede
• Detaljer hvor du kan få vist alle informationer omkring opgaverne, f.eks. beskrivelsen, hvem der har behandlet den osv. 

Når du trykker på tallene, kan du få vist hvilke opgaver, det drejer sig om. F.eks. hvilke opgaver der er aflyste. 

Opgaverapporten kan både anvendes til læring i forhold til de konkrete opgaver og arbejdsgangene. Du kan læse mere om rapporten her: Opgaverapport