Her finder du informationer om brugen af Opgaver fra skærme, tablets og telefoner: 

• Formål
• Gevinster
• Funktionsbeskrivelse

• Hvordan opgaverne kan behandles

• Indtal & Oplæs

  • Indtal tekst

  • Oplæs tekst

• Opgavernes historik

• Opdatering af Opgavelisterne
• Delegering & Advarsler
• Notifikationer
• Koblede Instruktioner og Skemaer
• Filtrer for bedre overblik
• Se borgerens Opgaver
  • Sådan gør du
• Hjælpende hånd
• Fællesskærmens profil
• Opdatering & den " Blå prik"
• Ad hoc-opgaver
• Opgavelisterne som udgangspunkt
• De gode arbejdsgange

 

Formål

Formålet med Opgaver er at give medarbejderne mulighed for at planlægge og strukturere dagen ud fra borgernes opgaver. Det giver bedre overblik ift. kerneopgaven omkring den enkelte borger, på afdelingen og hele centeret.

Opgaverne er med til at optimere arbejdsgange, minimere fejl og øge kvaliteten af kerneopgaven omkring borgeren samt dokumentationen. Derudover er formålet at skabe den bedste dag for både borgere og medarbejdere.

For at det kan opnås, og opgaver kan anvendes som kommunikationsværktøj mellem medarbejderne, skal borgerens opgaver planlægges. Denne planlægning udføres i administrationen, da det kræver tid og overblik, hvis man ønsker en ordentlig og kvalitativ planlægning. Dette er fundamentet for at opnå gevinsterne ved Opgaver i Sekoia. 

Ved at arbejde med Opgaver skabes der en gennemsigtighed i organisationen, som ligeledes kan understøtte en kultur bestående af bedre mulighed for at give ens kollegaer en hjælpende hånd. 

I implementeringen og opstarten med Sekoia er Opgaver den funktion der er mest i fokus, og som kræver mest tid til opbygning for Administratorerne og Superbrugerne. Udover den tekniske opbygningen af borgernes Opgaver bør et helt særligt fokus være på formålet med opgaverne, samt gode arbejdsgange omkring funktionen. Dette er afgørende for, at Opgaverne i Sekoia kan skabe den ønskede gevinst. Dette er ligeledes noget der i driften med Sekoia løbende bør være et fokus.

 

Gevinster

• Styrke borgernes livskvalitet ved at fokusere på og skabe synlighed omkring deres plan og behov, og derved skabe den bedste dag for borgeren.
  
• Muligheden for at planlægge og skabe overblik over borgernes, afdelingens og hele organisationens opgaver, samt hvor langt man som team er fra at håndtere disse, dermed får medarbejderne også mulighed for at hjælpe hinanden.
  
• Reducere UTH’er og forbedre arbejdsmiljø ved at reducere antallet af ting medarbejderne skal huske, da medarbejderne kan få viden hvor den skal bruges.
  
• Muligheden for at skabe et fælles sprog, samt dele metoder, tilgange, tavs viden m.m.

 

Funktionsbeskrivelse

I Sekoia har hver borger deres egen opgaveliste, som er oprettet af medarbejdere, der kender borgeren og hans/hendes behov godt. Opgaven kan indeholde de informationer, der skal til for, at denne kan løses med så stor succes som muligt. Dette er særligt en hjælpende hånd til nye medarbejdere og vikarer, der ikke kender borgeren så godt. 

Opgavelisten vises for det indeværende døgn, hvormed medarbejderne kun får vist de opgaver der er relevante nu og her. Når opgaverne tildeles til borgerne i Sekoia administrationen, laves der detaljeret planlægning for, hvornår konkrete opgaver skal tilbydes til borgeren. F.eks. kan et bad været planlagt dagligt, hver anden dag eller på udvalgte ugedage. 

Du kan læse mere om Sekoia administrationen og hvordan der arbejdes med planlægning af borgerens opgaver her: Opgaver

Opgaverne kan holde følgende informationer: 

• Opgavens titel
• Hvilket tidsrum opgaven bør tilbydes til borgeren
• Beskrivelse af hvordan opgaven bedst muligt udføres, så detaljeret som det ønskes
• Hvilken faggruppe der må udføre opgaven.
• Hvilke medarbejdere der må udføre opgaven hvis de er uddelegeret til udvalgte medarbejdere. Det vil kunne ses under "Information", hvor du vil få vist det antal personer opgaven er delegeret til. Du kan trykke på antallet og få vist en liste af medarbejdere der må udføre opgaven. 
• Type hvis relevant (medicinrelateret, 2 mands opgave, sundhedslov eller kontaktperson med speciale)
  • Når Opgaver tildeles typen "Medicinrelateret" vil de automatisk indeholde borgerens fuldenavn og CPR-nr.
• En eller flere koblede Instruktioner
• Et eller flere koblede Skemaer
• Evt. koblet til en eller flere Planer hvis dette er relevant

 

Hvordan opgaverne kan behandles

Opgaver fungerer som kommunikation mellem medarbejdere og dokumentation, da alle opgaverne behandles af medarbejder med en af følgende status muligheder:

• Udført
• Aflyst
  • Borgeren er ikke hjemme
  • Borgeren aflyste
  • Borgeren er syg
  • Borgeren har ferie/fri
  • Anden årsag
• Flyttet 
  • Kan både flyttes indenfor samme døgn og frem i tid
  • Der skal angives en årsag til flytningen

Når opgaverne aflyses kan begrundelsen f.eks. "Borgerens aflyste" uddybes med en kommentar. 

Behandlingerne kan ændres indenfor døgnet. Det vil sige at du kan gøre følgende: 

• Udførte opgaver: Du kan fjerne udførelsen på en opgave, f.eks. hvis du ved en fejl er kommet til at sætte et flueben. Når du fjerner fluebenet skal du skrive en kort begrundelse for, hvorfor du ønsker dette. 
• Aflyste opgaver: Du kan fortryde en aflysning, hvorefter du f.eks. kan udføre opgaven. Det kan være at en medarbejder har aflyst et bad, og efterfølgende kommer en anden medarbejder som kan udføre opgaven. 
• Flytning: Du kan ikke fortryde en flytning. Det er derfor vigtigt, at læse på skærmen, hvad du er i gang med. Den beder dig give en begrundelse for din flytning, hvormed du forhåbentlig vil opdage, hvis du er i gang med noget du reelt ikke ønsker. 

Alle de udførelser og ændringer der laves omkring den enkelte opgave er synligt i Opgaverapporten. Det betyder, at du på den konkrete opgave vil kunne se hvornår og hvem der først har aflyst den, hvem og hvornår den aflysningen er fortrudt, samt hvem og hvornår denne opgave efterfølgende udføres. 

Alle opgaverne kan som udgangspunkt udføres, aflyses og flyttes. Det er muligt i Opgavekataloget på den enkelte opgave at ændre opsætningen så udvalgte opgaver f.eks. ikke kan aflyses eller flyttes. Det vil betyde at medarbejderne ikke kan aflyse eller flytte opgaverne når de tilgås fra skærme, tablets eller telefoner. 

Opsætningen skal ændres i Sekoia administrationen af en Administrator. 

Ændringerne i opsætningen kan ikke laves på Nexus medicinopgaverne. Du kan læse mere her: Opgaver - Opgavekatalog

 

Indtal & Oplæs

Når du arbejder med Sekoia på tablets og telefoner, har du muligheden for at slå indtal og oplæsnings funktionerne til. I vil dermed kunne følgende:

• Indtale en tekst - f.eks. når en opgave aflyses, flyttes eller er der tilføjes en kommentar til et Skema
• Få læst en tekst op - f.eks. oplæsning af en opgavebeskrivelse

Indtal tekst

Hvis du ønsker at indtale en tekst eller beskrivelse i stedet for at skrive den, skal du gøre følgende: 

1. Gå dertil hvor teksten skal tilføjes, f.eks. ved aflysning af en opgave under "Anden årsag"
2. Marker i tekstfeltet så tastaturet kommer frem
3. På tastaturet er der en mikrofon tilgængelig, tryk på den
4. Indtal den tekst du ønsker at tilføje
5. Læs teksten igennem inden du trykker gem og ret evt. til for fejl
6. Tryk "Gem". 

Teksten du har indtalt er nu gemt, som hvis du havde indtastet den. 

Oplæs tekst

Hvis du ønsker at få en tekst læst op, skal du først slå funktionen til. Der er to muligheder for oplæsning af teksten. 

• Læs det valgte op: Her markerer du hvilken tekst på skærmen, du ønsker læst op. Med denne opsætning kan du selv markere, hvilken del af skærmen du ønsker læst op. Det er modsat den anden mulighed, hvor hele skærmen læses op. 
• Læs skærm op: Her skal du aktivt slå oplæsningen til ved at berøre skærmen, hvorefter den læser hele skærmen op. Det er modsat den anden mulighed, hvor du kan vælge hvilken del du ønsker oplæst. 

Du kan også vælge at slå begge mulighederne til. Når du slår funktionerne til, vil der også stå, hvordan du får dem aktiveret i Sekoia. 

Sådan slår du oplæs funktionerne til: 

1. Gå til "Indstillinger" på din telefon/tablet
2. Vælg "Tilgængelighed"
3. Vælg "Oplæs indhold"
4. Øverst kan du nu vælge "Læs det valgte op" og/eller "Læs skærm op"
5. Gå nu tilbage til Sekoia og anvend oplæsningsfunktionerne

Når du slår funktionerne til vil der stå, hvad du skal gøre for, at anvende dem når du f.eks. logger ind i Sekoia. På Apple (IOS) enheder vil der f.eks. stå følgende: 

• "Læs det valgte op": Der vises en knap til oplæsning, når du vælger tekst (du vil kunne vælge "Oplæs" når du markere den ønskede tekst)
• "Læs skærm op": Skub nedad med to fingre fra øverst på skærmen, for at høre skærmens indhold. 

Oplæs skal med begge muligheder manuelt aktiveres af jer, hvormed den ikke pludselig begynder at læse skærmens indhold op.

 

Opgavernes historik

Du kan fra alle skærme, tablets og telefoner se historikken på de konkrete Opgaver i opgavelisten. Historikken vil vise hvad der på dagen er sket med den konkrete opgave. Det gælder følgende: 

• Når Opgaver udføres 
• Når udførte Opgaver fortrydes
• Når Opgaver aflyses
• Når aflysninger fortrydes
• Når Opgaver flyttes

Du vil her kunne se informationerne: 

• Hvem der har gjort noget ved Opgaven
• Hvornår det er gjort (dato og klokkeslæt)
• Hvorfor det er gjort i form af begrundelser og kommentarer

Ønsker du at se historik på Opgaverne for en længere periode skal du anvende "Opgaverapporten", som du finder i Sekoia administrationen. Du kan læse mere her: Opgaverapport

 

Opdatering af Opgavelisterne

Opgavelisterne opdateres løbende, da du altid skal arbejde med den nyeste version af jeres Opgaver. 

Hver gang du vælger en eller flere nye borgere, vil du få den nyeste version af opgavelisterne. Det gælder f.eks. opgaver, som du selv eller en kollega har behandlet. 

Hvis du over en længere periode arbejder med den samme opgaveliste, f.eks. afdelingslisten, så kan du risikere at en kollega behandler nogle af de opgaver, du også har valgt i din opgavevisning. 

Når dette sker vil opgavelisten, du arbejder med, tydeligt blive opdateret med følgende informationer: 

• Behandlingen af opgaverne med flueben (udført), aflysning, flytning og hvis udførsel eller aflysning fortrydes
• Hvem der har behandlet opgaverne vil være tydeligt med et billede (hvis der er profilbillede på medarbejderens profil) og eller med initialer.

Ønsker du at vide mere, f.eks. begrundelse for en aflysning eller det konkrete tidspunkt opgaven er behandlet, kan du åbne opgaven og få disse informationer. 

Hvis du har en Opgave åben og en kollega behandler den vil beskeden "Denne opgave er opdateret" komme frem i en blå boks nederst på skærmen. 

 

Delegering & Advarsler

Hvis I i administrationen arbejder med delegering i forhold til Opgaverne, vil det være muligt at få vist advarsler på Opgaverne hvis én medarbejder forsøger at behandle én opgave han/hun ikke har rettighed til.

Delegering er både i forhold til medarbejderen faggruppe, men også den personlige delegering. Det betyder, at opsætningen på Opgaverne kan oprette så det er tydeligt hvilke faggrupper og/eller personer der må udfører de forskellige Opgaver. I kan læse mere om delegering her: Delegering

Når opsætningen er lavet i forhold til Opgavekataloget, borgerens tildelte Opgaver og medarbejderes rettigheder og delegering er det muligt at slå advarsler til fra skærme, tablets og telefoner. Det vil betyde følgende: 

• Når medarbejderne logger ind i Sekoia tjekker den hvilke Opgaver han/hun har rettighed til at udføre i forhold til medarbejderens faggruppe og personlige delegering. 
• Hvis der er Opgaver på opgavelisten som medarbejderen ikke har ret til at udføre vil der blive vist en rød advarselstrekant på opgaven i opgavelisten. 
• Hvis medarbejderen forsøger at behandle en opgave med en rød advarselstrekant vil den melde medarbejderen at han/hun er ved at behandle en opgaven man ikke har rettighed til. 
• Medarbejderen der møder advarsel vil forsat kunne behandle den konkrete opgave, dvs. at den ikke låses helt. Men han/hun skal vælge "Jeg har delegering" eller "Jeg har ingen delegering". 

Advarslerne låser altså ikke opgaverne ned så de ikke kan udføres. Men de gør det tydeligt at medarbejderen er i gang med at behandle, og dermed sandsynligvis også at udføre en opgaven han/hun ikke har rettigheder, kompetence eller andet til. Behandles opgaven på trods af advarslerne er det et aktivt valg der træffes. 

Advarslerne kan ikke vises på Nexus medicinopgaver. 

 

Notifikationer

I administrationen er det muligt at opsætte planlagt notifikationer, hvor bestemte medarbejdere modtager en notifikation når udvalgte opgaver ikke er behandlet til den planlagte tid. Notifikationerne kan både modtages i Sekoia på skærme, tablets og telefoner, i administrationen og på e-mail.

Du kan læse mere om opsætningen af notifikationerne her: Notifikationer

Det er også muligt at sende notifikationer til kollegaer ad-hoc efter behov. Det vil være muligt når I gør følgenede:

• Aflyser en opgave
• Flytter en opgave
• Opretter en ad-hoc opgave (opgave fra skærmen)

Ved aflysning, flytning og oprettelse af en ad-hoc vil medarbejderen der udfører handlingen kunne vælge en eller flere medarbejdere, hvorefter de modtager en notifikation i Sekoia. 

Når du sætter en kollega på til at modtage en notifikation kan du vælge om de han/hun også skal modtage notifikationen på e-mail. Notifikationer vil altid kunne tilgås fra Sekoia skærme, tablets, telefoner og administrationen, hvor e-mail er et valg. 

 

Koblede Instruktioner og Skemaer

Det er muligt at koble konkrete Instruktioner og Skemaer til borgerens tildelte opgaver. 

Når Instruktioner kobles til Opgaver vil den være tilgængelig direkte i opgaven. Hvis opgaven flyttes vil Instruktionen følge med Opgaven og være synlig der hvor den flyttes til. Du kan læse mere om Instruktioner koblede på Opgaver her: Kobling af Instruktioner til Opgaver

Når Skemaer kobles til Opgaver vil de kunne tilgås og registreringer kan udføres direkte i opgaven. Koblingen udføres fra Sekoia administrationen og her har du mulighed for at definere om der skal laves registrering i det koblede skema inden opgaven kan udføres. 

Hvis der er koblede påkrævet Skemaer til en opgave skal du være opmærksom på følgende når opgaverne behandles:

• Udfør opgaven: Når der sættes flueben ved, at opgaven er udført vil systemet se på, om der er lavet en registrering i det påkrævet Skema. Hvis registreringen er lavet vil fluebenet blive sat. Hvis registreringen ikke er lavet vil der komme en påmindelse til medarbejderne om at registrering i Skemaer mangler. Der skal laves registrering i Skemaer før opgaven kan behandles som udført. Du kan se beskeden der vil komme ude på skærme, tablets og telefoner nedenfor. 
• Fortryd udførsel: Når en udført opgave fortrydes , åbnes opgaven igen, men skemaet vil fortsat være lukket, da der tidligere er udført en registrering. Du skal være opmærksom på at skemaer tidligere udfyldt i forbindelse med opgaven ikke kan slettes. Ønsker du at lave en ny registrering i det koblede skema skal du gå til "Skemaer" under borgerens profil. 
• Aflys opgaven: Når opgaven aflyses afkræves registrering i Skemaer ikke. Ønsker du på trods af aflysningen at udfylde skemaet skal du gøre dette inden du aflyser, eller ved at gå til "Skemaer" under borgerens profil. 
• Fortryd aflysning: Hvis aflysningen fortrydes, vil opgaven blive "Åben" igen og det vil være påkrævet at der ved behandling af opgaven laves en registrering i det påkrævede Skema. 
• Flyt opgaven: Når opgaven flyttes afkræves registrering i Skemaer ikke. Den ny-oprettede opgave vil kræve skemaregistrering som enhver anden opgave med påkrævede skemaer. Ønsker du på trods af flytning at udfylde skemaet skal du gøre dette inden du flytter opgaven eller ved at gå til "Skemaer" under borgerens profil.

Registreringerne der laves i Skemaerne kan ikke ændres, ligesom det er tilfældet ved Skemaer der ikke er koblet til opgaver. Du kan læse mere Skemaer koblede til Opgaver her: Kobling af Skemaer til Opgaver

 

Filtrer for bedre overblik

Opgavelisterne kan derudover sammensættes efter den enkelte medarbejders behov og løbende ændres i takt med at behovene ændres. Dette giver mulighed for at skabe overblik, samt bedre koordinering og kommunikation på tværs.  Opgavelisterne kan vises på følgende måder: 

• Opgaveliste for én borger
• Opgaveliste for udvalgte borgere
• Opgaveliste for én afdeling
• Opgaveliste for udvalgte afdelinger
• Opgaveliste for hele centeret

Derudover kan disse opgavelister filtreres som følgende: 

• Faggrupper (den udførende)
  • Ergoterapeut, Fysioterapeut, Psykomotorisk terapeut, Pædagog, Pædagogisk assistent, Servicemedarbejder, SSA, SSH og Sygeplejerske
• Opgavetyper:
  • 2-persons opgave, Kontaktperson med speciale, Medicinrelateret, Sundhedslov og Oprettet fra skærm (ad-hoc opgaver)
• Opgave status
  • Aflyste, Flyttet,  Ikke-udført og Udført

 

Se borgerens Opgaver

Når du som medarbejder er logget ind i Sekoia fra skærme, tablets og telefoner har du mulighed for at vælge og se borgerens egne opgaver.

Det kræver at I arbejder med at borgeren har sit eget log ind til Sekoia og har fået oprettet opgaver. 

Formålet med at kunne følge borgerens opgaver er I fra afstand potentielt kan se om borgeren udfører det aftalte, f.eks. har kvitteret for at stå op, været i bad og lignende. Hvis borgeren har behandlet opgaverne er det måske ikke nødvendigt at "forstyrre" borgeren for at minde ham/hende om at det skal gøres. På den måde kan borgeren og så opleve mere selvstændighed. 

Det er naturligvis en vurdering fra borger til borger om opgaver kan anvendes på denne måde. 

Borgerens opgaver bliver som udgangspunkt ikke vist, så det er et tilvalg at se dem. 

Sådan gør du

1. Log ind i Sekoia
2. Vælg Opgaver for den borger du ønsker at se for
3. Tryk øverst på "Filtrer"
4. Vælg "Borgeropgaver"
5. Du vil nu få vist borgerens opgaver, både dem der er oprettet som borgerens egne og dem der skal anvendes af medarbejderne. 

Det er ikke muligt for medarbejderne at behandle borgerens opgaver.

Hvis der er oprettet et billede på borgerens opgaver vil det når borgeren logger ind, blive vist på opgaven i selve opgavelisten. Der vil når medarbejderne logger ind, blive vist et billede af borgeren (hvis der er uploadet et billede af borgeren til profilen). Det billede som vises når borgeren logger ind i Sekoia kan ses på selve opgaven når den åbnes af en medarbejder.

Hjælpende hånd

For at I kan give jeres kollegaer en hjælpende hånd, har I brug for et hurtigt overblik over, hvor langt de er kommet med Opgaverne på de forskellige afdelinger. 

I borger- og afdelingsvælgeren kan I se en liste over centerets afdelinger, hvor I med farver kan se, hvor langt de forskellige afdelinger er med Opgaverne.

• 🟢 Afdelingen er med
• 🟡 Afdelingen har travlt
• 🔴 Afdelingen har behov for hjælp

Hvis I har de store Sekoia skærme i lejligheden, vil I under borger- og afdelingsvælgeren skulle trykke på "Andet" for at se farverne for den hjælpende hånd. 

Hjælpende hånd kigger på opgavernes forventede udførelsestid. Det er derfor vigtigt at I, når der oprettes opgaver i Opgavekataloget og opgaver tildeles til borgeren, sætter tiden så tæt på den reelle udførelsestid som muligt. Hvis I f.eks. har mange opgaver, hvor tiden er for kort i forhold til den reelle udførelsestid, vil I hurtigt få behov for hjælp (gule/røde opgaver).

I forhold til tiden kigger hjælpende hånd på følgende: 

• > 60 minutter = Rød
• 41-60 minutter = Gul
• < 41 minutter = Grøn

Hvis I har mulighed for at hjælpe på en afdeling, hvor der er behov for hjælp kan I med det samme vælge afdelingen og herefter få vist opgavelisten. Så kan I vurdere, om I kan hjælpe i forhold til opgavernes karakter inden I fysisk går til den pågældende afdeling. 

Farverne viser behovet for hjælp og kan anvendes, når I har muligheden og tiden til at hjælpe hinanden. Informationerne I skal bruge for at kunne hjælpe vil hurtigt kunne søges fra alle skærme, tablets og telefoner. 

Når I anvender Hjælpende hånd skal I være opmærksomme på følgende:

• Den anvender opgavernes forventede udførelses tid, og det er derfor vigtigt at denne er noteret så tæt på den reelle tid som muligt. 
• Fokus på arbejdsgange, da Hjælpende hånd kigger på ikke udførte opgaver. I vil derfor ofte have travlt og behov for hjælp, hvis opgaverne ikke behandles forholdsvis rettidigt. 

 

 

Fællesskærmens profil

Fællesskærmen er oftest oprettet på en afdeling, og har samme funktion som en borgerprofil. Det betyder, at der her kan oprettes opgaver som hos en borger. Disse opgaver vil ofte være af praktisk karakter, og være ikke direkte borgerrelevante. Det kan f.eks. være: 

• Rengøring i fællesarealerne
• Vasketøj
• Bestilling af varer
• Egenkontrol 
• Opfølgning

Fællesskærmens profil kan hentes separat, men vil når der f.eks. vælges en afdeling, indgå som en helhed sammen med alle borgerens opgaver. 

 

Opdatering & den " Blå prik"

Når der fra Sekoia administrationen oprettes en ny opgave hos borgeren eller laves ændringer i eksisterende vil der på opgaven fremkomme en lille "blå prik". Denne vil være synlig på opgaven i 14 dage fra den dag oprettelsen eller ændringen udføres i administrationen. Udover den "blå prik" vil der øverst på opgaven stå dato og klokkeslet for, hvornår ændringen der afføder den "blå prik" er udført. 

Den "blå prik" kan betyde følgende:

• En ny opgave er tildelt til borgeren
• Beskrivelsen er ændret
• Tidsintervallet er ændret
• Uddelegering er ændret
• Opgavetyperne er ændret
• Instruktioner kobles til opgaven
• Skemaer kobles til opgaven

Formålet med den "blå prik" er at skabe synlighed på skærme, tablets og telefoner, i forhold til at her skal man være opmærksom.

Den "blå prik" betyder derfor, at medarbejderen skal forholde sig "som ny" til denne opgave tjekke, dato, beskrivelse og evt. uddelegering. 

I Sekoia administrationen kan du som Administrator eller Superbruger på borgerens tildelte opgaver altid se hvornår ændring er foretaget, hvilken medarbejder der har lavet ændringerne og hvad der er ændret. 

 

Ad hoc-opgaver

Det er muligt at oprette ad hoc opgaver fra skærme, tablets og telefoner. Det vil være opgaver der forekommer ad hoc, og ikke i gentagelse. 

Det kan f.eks. være at man i en aftenvagt opdager at noget skal bestilles den efterfølgende dag. I stedet for at lave en note i en kalender eller på en post-it anbefaler vi, at der oprettes en ad hoc opgave på dette. Det giver en tydelighed på den konkrete opgave, samt muligheden for at medarbejderen den efterfølgende dag kan udføre opgaven eller tage ansvaret og aflyse eller flytte denne til senere eller anden dag. 

Det er en klar og tydelig måde at kommunikere mellem f.eks. vagter og på tværs af dage. 

Ad hoc opgaver kan f.eks. anvendes til følgende: 

• Bestilling: F.eks. varer, medicin, tid hos lægen osv. 
• Kontakte: F.eks. lægen, tandlæge, pårørende, sagsbehandler osv. 
• Praktisk opgave: F.eks. oprettelse af en ekstra rengøringsopgave
• Tilsyn: Oprettelse af et ekstra tilsyn til f.eks. nattevagten. 
• Opfølgning: F.eks. at der skal følges op på blodprøver, levering af noget der er bestilt osv. 

Der vil ofte blive kommunikeret om disse ting "udenom" Sekoia. F.eks. vil man ofte informere nattevagten om, at der er oprettet et ekstra tilsyn og hvorfor. Fordelen ved også at oprette dette som en ad hoc opgave er, at dette kan ses som en hjælpende påmindelse til nattevagten der ellers skal huske på dette i en vagt, hvor der med sandsynlighed sker noget der ikke er planlagt. 

 

Opgavelisterne som udgangspunkt

Udover borgernes planlagte opgaver fungerer funktionen også som udgangspunkt for dagligdagens ændringer og tilpasninger. Følgende funktioner er en integreret del af opgavelisterne, som sikre at medarbejder husker opfølgning på disse:

• Udlevering og effektmåling af PN medicin - du kan læse mere her: Nexus PN medicin
• Væske og opfølgning - du kan læse mere her: Væske
• Medicin opgaver direkte fra dispenseringen i KMD Nexus - du kan læse mere her: Nexus Medicin
• Koblede Instruktioner og Skemaer kan tilgås direkte fra Opgaver

 

De gode arbejdsgange

Opgaver fungerer som kommunikationsværktøj, og for at denne kan støtte til bedre planlægning, koordinering og samarbejde, er det vigtigt at få implementeret gode arbejdsgange. Vi anbefaler, at fokus på arbejdsgange både sker i implementeringen, men i særdeleshed også når Sekoia er i drift. Punkterne der er noteret nedenfor, bør løbende være i fokus og op til dialog i medarbejdergruppen. 

 

Behandling af Opgaverne?

Opgaverne er oprettet af medarbejdere på centeret, hvormed alle må være vigtige for borgerne. Derfor bør man have som fokus at alle opgaver behandles. Hermed forstås at opgaverne enten udføres, aflyses eller flyttes. Ingen opgaver bør efterlades uden en "status". Der kan arbejdes med dette fokus ud fra Ledelsesinformationen som du kan læse mere om her: Ledelsesinformation

 

Hvem behandler Opgaven?

Når opgaverne behandles registreres der hvem der har gjort dette. Vi anbefaler derfor, at man kun behandler og tager ansvaret for de opgaver man selv har udført i virkeligheden. 

Dette kan udfordre, hvordan man forholder sig til opgaver andre kollegaer ikke har behandlet, da man ikke kender status på disse og i nogle situationer ikke kan tage ansvaret for disse. Der bør være en intern drøftelse og aftale om, hvad der i denne situation er den rigtige arbejdsgang. 

Derudover er det også tydeligt på Opgaverne hvem der må udføre dem, hvis man arbejder med delegering. Det gælder både i forhold til relevante faggrupper og udvalgte medarbejdere. 

 

Hvornår behandles Opgaverne?

Vi anbefaler, at opgaverne behandles så kort tid som muligt efter de er udført. Dette skulle gerne kunne implementeres som en naturlig del af arbejdsgangene. Hvis opgaverne ikke behandles løbende, men f.eks. kl. 14.30 vil man ikke kunne opnå gevinsterne i form af overblik og bedre mulighed for koordinering og at give en hjælpende hånd. 

Derudover anbefaler vi, at man er meget skarpe på at opgaverne ikke behandles inden de er udført, da der er for stor risiko for, at man bliver forstyrret i arbejdet og glemmer at vende tilbage. Herved har man kvitteret for noget man ikke har gjort. 

Løbende behandling af opgaverne er ligeledes vigtigt, når der arbejdes med ad hoc opgaver, PN effektmåling og Væske. Opgaverne med denne karakter vil ikke var planlagte som borgerens andre opgaver, og medarbejderne har derfor ikke en viden om at disse "plejer" at eksistere. 

 

Hvor behandler jeg Opgaverne?

Vi anbefaler, at opgaverne behandles der hvor de udføres. Dette er i tråd med vores anbefaler om hvornår opgaverne behandles. Dette er lettere at behandle opgaverne rettidigt, hvis dette gøres der hvor opgaven udføres. 

Hvis der arbejdes med skærmene i lejligheden er det især vores anbefaling, at man som udgangspunkt anvender disse skærme og ikke en fællesskærm. 

 

Læs beskrivelsen

Inden du behandler opgaverne bør du orientere dig i og læse den beskrivelse der er koblet til den konkrete opgave. Dette er både for, at sikre den ønskede kvalitet i opgaveløsningen, men også fordi beskrivelsen oftest afgøre hvordan du skal behandle opgaven. F.eks. kan der være forskel på hvordan du skal behandle opgaven, hvis der står i beskrivelsen at "borgerens tilbydes bad". 

Her skal du også være opmærksom på, at der kan være koblet en Instruktion til opgaven, som foruden beskrivelsen kan være til hjælp i opgaveløsningen. 

 

Vær opmærksom på den "blå prik" 

Som beskrevet ovenfor skal man være opmærksom på den "blå prik", da denne oplyser om at der er sket en ændringen indenfor de sidste 14 dage. 

 

Du kan læse mere om vores anbefalinger og overvejelser omkring arbejdet med Opgaver i Sekoia her: Gode arbejdsgange omkring Opgaver