Her finder du informationer om Opgaverapport:

• Formål

• Sådan henter du en Opgaverapport

• Excel, PDF og print

  • En borger
  • Flere borgere

• Planrapport

• Hent data til Excel
• Anvendelse af Opgaverapport

Formål

Formålet med Opgaverapporten er, at give medarbejderne mulighed for at tilgå historikken for behandlingen af de opgaver, der i dagligdagen arbejdes med fra skærme, tablets og telefoner.

Når opgaverne behandles med udført, aflyst eller flyttet genereres informationerne i en samlet rapport. Rapporten kan anvendes til:

• Viden om historik i forhold til en konkret opgave, f.eks. om den er behandlet, af hvem og hvornår.
• Den daglige dokumentation, f.eks. bestilling fra myndighed, visitation i forhold til borgerens planer og mål.
• Gennemskue mønstre, der kan gøre os klogere i morgen, end vi er i dag.
• Tilpasning af indsatsen omkring borgeren.

Rapport kan anvendes omkring én bestemt borger, men kan også anvendes til at få et overblik over historikken på tværs af borgerne. Det kan f.eks. være på en afdeling. En tydelighed i forhold til antallet af opgaver, der er udførte, uberørte, aflyste og flyttet kan med fordel anvendes til dialog i medarbejdergruppen om ”hvorfor” tallene ser ud som de gør. 

Rapporten vil på en liste vise den eller de borgere, der er valgt med fokus på følgende: 

• Antal opgaver der er udførte
• Antal opgaver der er uberørte
• Antal opgaver der aflyste
• Antal opgaver der flyttet

Du kan trykke på antallet og se hvilke opgaver, det helt konkret drejer sig om. F.eks. kan en borger have 10 uberørte opgaver. Du kan trykke på "10 tallet", og herved få en liste over hvilke 10 opgaver, det drejer sig om. 

I rapporten kan der for den enkelte borger filtreres på forskellige parametre. Disse kan også kombineres. Det gælder følgende:

• Status: ift. om opgaverne er udførte, aflyste, flyttet eller uberørte. 
• Årsag: filtreret er ift. opgaver der er aflyste hvor man kan filtrer på årsagen til aflysningen. F.eks. borgeren aflyste, borgeren er ikke hjemme. Udover de prædefineret aflysningsmuligheder vil I også kunne filtrer på den prosa-begrundelse i kan tilføje når opgaven aflyses. 
• Opgave: Opgavens titel, f.eks. "Bad". Listen af opgaver der kan filtreres på, er borgerens tildelte Opgaver i den periode, du har valgt. Så du kan kun filtrere på Opgaver, der findes i rapporten. 
• Faggruppe: gælder alle faggrupperne i Sekoia, f.eks. sygeplejerske, SSA, SSH, pædagog osv.
• Udførende faggruppe: filtreret kan vise den faggruppe der har udført faggruppen, hvor "faggruppe" er den planlagte udførende faggruppe. Oftest vil disse være ens, men det kan vise hvis en faggruppe udføre noget der ikke var planlagt til dem. 
• Opgavetype: gælder typerne medicinrelateret, sundhedslov, 2-mandsopgave eller kontaktperson med speciale.
• Start og Slut: kombinationen af disse to filtre kan gøre det muligt at filtrer på opgaver i et bestemt tidsrum. Det kan f.eks. være 7.00-15.00 for dagvagterne osv. Her skal du i det første filter vælges "Start" og sætte tidspunktet og derefter et nyt filter med "Slut" og tidspunktet. 
• Opgaveudførsel: filtreret kan vise hvilke af borgerens opgaver der er behandlet tidligere eller senere end planlagt.
• Udført før/efter: filteret kan vise hvor meget mange af opgaver der er udført tidligere eller senere end planlagt, men ud fra gruppering af hvor meget for sent/tidligt det er gjort. Tiderne der kan vælges er: 1-15 minutter, 15-60 minutter og 60+ minutter. 

Filtrene kan altid kombineres i ubegrænset muligheder. F.eks. kan du filtrer på alle borgerens opgaver med titlen "Måltider" der er uberørte indenfor tidsperioden 7.00-23.00. Eller alle uberørte tilsyn for hele døgnet. 

Opgaverapporten giver muligheden for at I selv kan sætte filtre op som giver jer de informationer i form af data som er relevant. 

Opgaverapportens visning under detaljer for den enkelte borger vil altid vise opgaverne fordelt på dagene for den valgte periode. Derudover vil du kunne se det samlede antal opgaver for borgeren i den valgte periode. Når du tilføjer filtre vil antallet pr. dag og det samlede antal af opgaver være tilpasset jeres filtrering. 

I stedet for at anvende filtrene kan du også søge, f.eks. på en specifik opgave som "Bad" eller en faggruppe. Søgningen fungerer som filtrene men kan være lettere tilgængelig.

Når du henter en opgaverapport skal du være opmærksom på at rapporten samler behandling af både medarbejderne og borgernes egne opgaver. Det gælder kun hvis I arbejder med borgerens egen adgang til Sekoia. 

Sådan henter du en Opgaverapport

Rapporten kan hentes af Administratorer og Superbrugere.

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Opgaver" under "Rapporter" i menuen 
3. Vælg "Rapport"
4. Vælg den periode du ønsker at hente rapport for
5. Vælg den eller de borgere, du ønsker at hente en rapport for yderst til højre under "Skift"

Du vil nu få vist en liste over de valgte borgere og rapport på deres Opgaver i den valgte periode. Du skal være opmærksom på at rapporten du har hentet både viser borgerens egne opgaver og medarbejdernes. Du kan se nedenfor hvordan du filtrer. 

Hvis du f.eks. ønsker at se aflyste opgaver for den valgte periode, skal du trykke på tallet der vises ved "Aflyste". Hvis der er 10 aflyste opgaver, vil de blive vist, når du trykker på tallet. Du kan herefter trykke på de enkelte opgaver og se begrundelsen for aflysningen. 

Ønsker du at få vist alle opgaverne for den valgte periode, skal du trykke på "Pilen" yderst til højre under "Handling". Du vil herefter få vist rapport for alle borgerens opgaver i den valgte periode. Det er også her du vil kunne opsætte kolonner og lave forskellige filtreringer. Du får her også muligheden for at søge. Det kan være lettere tilgængeligt end at anvende filtrene. 

Borgerens egne opgaver

Når du henter en opgaverapport skal du være opmærksom på, at hvis I arbejder med borgerens egen adgang til Sekoia, så er opgaverapporten som udgangspunkt en samlet rapport for både borgerens og medarbejdernes opgaver. 

Det kan derfor være relevant at filtrer så du kan se enten borgerens eller medarbejderens opgaver. 

Du skal gøre følgende hvis du ønsker kun at se medarbejdernes opgaver:

1. Log ind i Sekoia administrationen
2. Vælg "Opgaver" i menuen under "Rapporter"
3. Vælg "Rapport"
4. Vælg den eller de borgere, du ønsker at se rapport for
5. Vælg den tidsperiode, du vil se rapport for
6. Tryk på "Detaljer" yderst til venstre
7. Du får nu vist rapport for alle borgerens opgaver i den valgte periode (både borger og medarbejderopgaver)
8. Under "Filtér" skal du vælge "Borgeropgave?" og herefter "er" "Nej".

Du får nu kun vist rapport for medarbejdernes opgaver og kan filtrere yderligere på status, opgave (titel) osv. Hvis du i stedet for "Nej" vælger "Ja" får du vist alle borgerens egne opgaver. Fjerner du filteret så nulstiller du og får igen vist både borgerens egne og medarbejdernes opgaver. 

Excel, PDF og print

Du kan altid hente Opgaverapporten som en Excel-fil, hvor du får flere filtreringsmuligheder og evt. kan lave egne grafer. For den enkelte borger kan du både hente data til Ecel og gemme den som en PDF-fil. 

En borger

Hvis du ønsker at hente rapporten som Excel- eller PDF-fil skal du gøre følgende: 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Opgaver" under "Rapporter" i menuen
3. Vælg "Rapport"
4. Vælg den periode du ønsker at hente rapport for
5. Vælg den borger, du ønsker at hente en rapport for yderst til højre under "Skift"
6. Tryk på "Pilen" til højre under "Handling"
7. Tryk øverst på "Download"
8. Vælg herefter "Excel (alt data)" eller "PDF"

Filen vil herefter blive hentet som Excel eller PDF. Du kan herefter printe PDF-filen. 

Flere borgere

Hvis du ønsker at hente en rapport for flere borgere til Excel skal du gøre følgende: 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Opgaver" under "Rapporter" i menuen
3. Vælg "Rapport"
4. Vælg den periode du ønsker at hente rapport for
5. Vælg den borger, du ønsker at hente en rapport for yderst til højre under "Skift"
6. Tryk på "Download" øverst

Opgaverapporten hentes nu til Excel for den valgte periode i forhold til de borgere du har valgt.

Planrapport

Opgaverapporten viser alle opgaverne for borgeren i den valgte periode. Under "Handling" kan der filtreres på forskellige parametre.

Du kan også vælge at koble de Opgaver, der er relevante for en eller flere af borgerens Planer hertil. Dette skaber synlighed i dagligdagen og skærper dokumentationen og rapporteringen. Det gælder f.eks. i forhold til delmål. Hvis du har koblet Opgaver og måske Skemaer til Planer (VUM delmål) så vil du kunne hente en samlet rapport på de relevante opgaver og delmål under Planrapporten. 

Du kan læse mere om det her: Planrapport

Hent data til Excel

Data i Opgaverapporten kan eksporteres til Excel, hvormed du får mulighed for at filtrere yderligere på de registrerede data. 

Det kan f.eks. være relevant at se på en konkret Opgaver på tværs af borgere. F.eks. om det er de samme Opgaver, der på tværs af borgere er uberørte eller aflyste. 

Du eksporterer data til Excel på følgende måde: 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Opgaver" under "Rapporter" i menuen
3. Vælg "Rapport"
4. Vælg den periode du ønsker at hente rapport for
5. Vælg den eller de borgere du ønsker at hente rapport for yderst til højre under "Skift"
6. Skal rapporten hentes for flere borgere, tryk på "Download" øverst. Skal rapporten hentes til Excel for en borger tryk på "Handling" yderst til højre for den borger du ønsker at hente for, og tryk på "Download" øverst. Vælg her "Excel (alt data)
7. Rapporten kommer nu øverst på din skærm. Tryk på den, hvorefter den vil blive åbnet i Excel

Du får nu vist en masse data som du kan filtrere på. Det gør du på følgende måde: 

1. Vælg "Sortér og filtrer" øverst til højre i Excel
2. Vælg "Filtrer"
3. Du kan f.eks. filtrere på følgende: 
   • Opgavens titel
   • Opgavens status 

I dokumentet "Data i Excel" nedenfor, kan du få yderligere vejledning for arbejdet i Excel. Dokumentet kan udskrives, hvis du ønsker det.

Anvendelse af Opgaverapport

Vi anbefaler, at rapporten anvendes til at stille relevante spørgsmål til den daglige praksis samt som fakta i dialogen mellem medarbejderne. Den mere faktuelle dialog kan højne kvaliteten ift. den pædagogiske praksis og plejen omkring borgeren. Opgaverapport kan hentes af Ledere, Administratorer og Superbrugere.

I dialogen anbefaler vi, at der særligt er fokus på opgaver, der er uberørte eller aflyste. De er interessante at undersøge nærmere i forhold til, om der eksempelvis er nogle mønstre. F.eks.: 

• Er det de samme opgaver, der ikke behandles eller aflyses?
• Er opgaverne planlagt på samme dage og tidspunkt?

Herefter kan man undersøge, hvorfor dette forekommer. Skyldes det f.eks., at disse ikke længere er relevante og bør slettes? Skyldes det tidspunktet, tilgangen eller lignende?  

Opgaverapporterne kan kun understøtte vejen hen mod svarene, og de bør benyttes i kombination med medarbejdernes viden omkring borgeren og fagligheden.

Opgaverapporten kan også anvendes, når der f.eks. skal sendes data omkring udvalgte borgere til det sociale tilsyn. Du kan læse mere om det her: Det Sociale tilsyn

Husk, at du altid kan anvende vores guide "Hvordan gør jeg?", som du finder nede i venstre hjørne.