Her finder du informationer om Opgaverapport:

• Formål

• Sådan henter du en Opgaverapport

• Print eller gem som PDF-fil

• Rapportering ud fra Planer

• Hent data til Excel
• Anvendelse af Opgaverapport

Formål

Formålet med Opgaverapporten er, at give medarbejderne mulighed for, at tilgå historikken for behandlingen af de opgaver, der i dagligdagen arbejdes med fra skærme, tablets og telefoner.

Når opgaverne behandles med udført, aflyst eller flyttet genereres informationerne i en samlet rapport. Rapporten kan anvendes til:

• Viden om historik i forhold til en konkret opgave. F.eks. om den er behandlet, af hvem og hvornår.
• Den daglige dokumentation. F.eks. bestilling fra myndighed, visitation i forhold til borgerens planer og mål.
• Gennemskue mønstre, der kan gøre os klogere i morgen, end vi er i dag.
• Tilpasning af indsatsen omkring borgeren.

Rapport kan anvendes omkring én bestemt borger, men kan også anvendes til at få et overblik over historikken på tværs af borgerne. Det kan f.eks. være på en afdeling. En tydelighed i forhold til antallet af opgaver, der er udførte, uberørte, aflyste og flyttet kan med fordel anvendes til dialog i medarbejdergruppen om ”hvorfor” tallene ser ud som de gør. 

Rapporten vil på en liste vise den eller de borgere der er valgt med fokus på følgende: 

• Antal opgaver der er udførte
• Antal opgaver der er uberørte
• Antal opgaver der aflyste
• Antal opgaver der flyttet

Du kan trykke på antallet og se hvilke opgaver det helt konkret drejer sig om. F.eks. kan en borger have 10 uberørte opgaver. Du kan trykke på "10 tallet" og herved så en liste over hvilke 10 opgaver det drejer sig om. 

Opgaverapport kan vises detaljeret for en borger, hvorefter der kan filtreres på følgende måder:

• Status: uberørt, udført, aflyst og flyttet
• Opgave: Opgavens titel, f.eks. "Bad" . Listen af opgaver der kan filtreres på er borgerens tildelte Opgaver i den periode du har valgt. Så du kan kun filtrer på Opgaver der findes i rapporten. 
• Type: kontaktperson med speciale, medicinrelateret, to-mands og sundhedslov
• Faggruppe: den faggruppe der er planlagt til at udføre opgaven
• Udførende faggruppe: den faggruppe der reelt har udført opgaven
• Oprettet fra: skærm og/eller administrationen
• Planer: konkrete Planer hvis opgaverne er koblet dertil

Sådan henter du en Opgaverapport

Rapporten kan hentes af Administratorer og Superbrugere.

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Opgaver" under punktet "Rapporter" i menuen 
3. Vælg "Rapport"
4. Vælg den eller de borgere du ønsker at hente en rapport for
5. Vælg den periode du vil hente rapport for
6. Tryk "Hent rapport".

Du vil nu få vist en liste over de valgte borgere og rapport på deres Opgaver i den valgte periode. 

Hvis du f.eks. ønsker at se aflyste opgaver for den valgte periode skal du trykke på tallet der vises ved "Aflyste". Hvis der er 10 aflyste opgaver vil de blive vist når du trykker på tallet. Du kan herefter trykke på de enkelte opgaver og se begrundelsen for aflysningen, eller du kan folde alle ud ved at trykke på "+" øverst til højre. 

Ønsker du at få vist alle opgaverne for den valgte periode skal du trykke på "Detaljer" yderst til højre. Du får her forskellige filtrerings muligheder, f.eks. opgaverne status (aflyst, flyttet, udført, uberørt), opgavens titel osv. 

Print eller gem som PDF-fil

Du kan altid udskrive og gemme Opgaverapporten som en PDF-fil. 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Opgaver" under punktet "Rapporter" i menuen
3. Vælg "Rapport"
4. Vælg den eller de borgere du ønsker at hente en rapport for
5. Vælg den periode du vil hente rapport for
6. Tryk "Hent rapport"
7. Yderst til højre skal du trykke på "Detaljer"
8. I boksens øverste sorte bjælke til højre trykker du på print-symbolet
9. Du kan nu udskrive ved at vælge printer eller trykke på "Gem PDF" (der hvor du vælger printer)

Opgaverapporten vil herefter blive udskrevet eller du kan gemme den som PDF-fil på computeren. 

Rapportering ud fra Planer

Opgaverapporten viser alle opgaverne for borgeren i den valgte periode. Under "Detaljer" kan der filtres på forskellige parametre.

Du kan også vælge, at koble de Opgaver der er relevant for en eller flere af borgerens Planer hertil. Dette skaber synlighed i dagligdagen og skærpe dokumentationen og rapporteringen.

Du kan læse mere om dette her: Planer og her: Planrapport

Hent data til Excel

Data i Opgaverapporten kan eksporteres til Excel, hvormed du får mulighed for at filtre yderligere på de registrerede data. 

Det kan f.eks. være relevant at se på en konkrete Opgaver på tværs af borgere. F.eks. om det er de samme Opgaver der på tværs af borgere er uberørte eller aflyste. 

Du eksporterer data til Excel på følgende måde: 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Opgaver" under punktet "Rapporter" i menuen
3. Vælg "Rapport"
4. Vælg den eller de borgere du ønsker at hente en rapport for
5. Vælg den periode du vil hente rapport for
6. Vælg "Excel" øverst i højre hjørne (du kan også vælge CSV fil)
7. Tryk "Hent"
8. Rapporten kommer nu øverst på din skærm. Tryk på den, hvorefter den vil blive åbnet i Excel

Du får nu vist en masse rådata som du kan filtrer på. Det gør du på følgende måde: 

1. Vælg i Excel "Sortér og filtrer" øverst til højre
2. Vælg "Filtrer"
3. Du kan f.eks. filtrer på følgende: 
   • Opgavens titel
   • Opgavens status 

I dokumentet "Data i Excel" nedenfor, kan du få yderligere vejledning for arbejdet i Excel. Dokumentet kan udskrives hvis du ønsker det.

Anvendelse af Opgaverapport

Vi anbefaler, at rapporten anvendes til at stille relevante spørgsmål til den daglige praksis samt som fakta i dialogen mellem medarbejderne. Den mere faktuelle dialog kan højne kvaliteten ift. den pædagogiske praksis og plejen omkring borgeren. Opgaverapport kan hentes af Ledere, Administratorer og Superbrugere.

I dialogen anbefaler vi, at der særligt er fokus på opgaver, der er uberørte eller aflyste. De er interessante at undersøge nærmere i forhold til om der f.eks. er nogle mønstre. F.eks.: 

• Er det de samme opgaver, der ikke behandles eller aflyses?
• Er opgaverne planlagt på samme dage og tidspunkt?

Herefter kan man undersøge, hvorfor dette forekommer. Skyldes det f.eks. at disse ikke længere er relevante og bør slettes, skyldes det tidspunktet, tilgangen eller lignende.  

Opgaverapporterne kan kun understøtte vejen hen mod svarene, og bør benyttes i kombination med medarbejdernes viden omkring borgeren og fagligheden.

Opgaverapporten kan også anvendes når der f.eks. skal sendes data omkring udvalgte borgere til det sociale tilsyn. Du kan læse mere om det her: Det Sociale tilsyn

Husk, at du altid kan anvende vores guide "Hvordan gør jeg?" som du finder nede i venstre hjørne.