Her finder du informationer om Planer i Administrationen: 

• Formål 

• Gevinster

• Overvejelser

• Eksempler på Planer

• Kategorier

• Fast struktur i Planer

• Planoverblik

• Opfølgning på en plan

• Historik

• Sådan gør du

• Administrer indhold i Planer

• Kobling af Skemaer og Opgaver

• Plan rapport

• Case omkring Borgerens mål i Planer

 

Formål 

Formålet med Planer er at skabe synlighed ift. overordnede informationer omkring borgeren. Disse informationer kan med fordel tilgås af alle medarbejderne fra alle skærme, tablets og telefoner. Den synlighed og tilgængelighed skaber bedre muligheder og større sikkerhed for medarbejderne i arbejdet med borgeren. 

Derudover er formålet, at Planer kan anvendes i form af kategorier til f.eks. at arbejde med borgerens overordnet plan og mål. Planer kan skabe en rød tråd og synlighed fra myndighedens bestillinger og indsatsmål til det daglige arbejde omkring borgeren. Planer er med til at flytte borgerens indsats fra kontoret ud til den operationelle praksis. 

I Planer er det også muligt at synliggøre opfølgnings datoer, der både vil være synlige i administrationen og på alle skærme, tablets og telefoner. 

 

Gevinster

• Synlighed og let adgang til overordnet informationer om borgeren
• Tydelighed og let overblik over borgerens mål
• Tydelighed i forhold til  hvilke opgaver der er relevante for borgerens enkelte planer
• Tydelighed i forhold til opfølgningsdato på de enkelte planer, f.eks. borgerens mål
• Bedre mulighed for indsigt i opgavernes karakter, f.eks. når disse aflyses og flyttes. 
• Tryghed for borgeren i forhold til at der arbejdes med den bestilte indsats, der tager udgangspunkt i borgerens behov
• Tryghed for medarbejderne i forhold til at der i dagligdagen arbejdes med og dokumenteres på bestillingen
• Lettere at formidle, tilgå og opdatere overordnet viden omkring den enkelte borger og organisationen

 

Overvejelser

Vi anbefaler at man gør sig følgende overvejelser når man arbejder med Planer: 

• Plantyper oprettes på kommunalt niveau, hvormed det er en fordel at finde et fælles sprog som man ønsker at anvende i plantypernes titel 
• Skal der oprettes Plan-kategorier, hvor der f.eks. kan arbejdes med VUM og FSIII
• Hvem er ansvarlig for at vedligeholde beskrivelserne i Planer?
• Man kan overveje at skrive beskrivelserne i Planer i første-person, da dette, når det læses fra Sekoia, opleves mere nærværende og som borgerens fortælling
• Afhængig af borgerens funktionsniveau anbefaler vi, at borgerne inddrages i beskrivelserne så vidt, det er muligt
• For at gøre beskrivelserne så læsevenlige som muligt, anbefaler vi, at man formulerer sig så skarpt og præcist som muligt. Derudover kan det være en fordel at:
  • Sørge for at lave afsnit vha. mellemrum
  • Lave punktopstilling 
  • Skrive evt. overskrifter med store bogstaver

 

Eksempler på Planer

Der kan f.eks. arbejdes med følgende Planer: 

• Hvem er jeg – Vigtige informationer omkring borgeren
• Adfærdsbeskrivelser
• Risikovurderinger
• Mål og fokuspunkter
• Funktionsbeskrivelser f.eks. ud fra VUM temaerne eller tilstande i FSIII
• Overordnet vejledninger f.eks. ift. højtider, besøg hos læge, tandlæge, frisør osv. 
• Egenkontrol (på fællesskærme)
• Introduktionsbeskrivelser (f.eks. på fællesskærmene)

Kategorier

Planer kan også anvendes i form af kategorier, der indeholder strukturer, der kan understøtte forskellige metoder f.eks. FSIII og VUM. Strukturen ønskes synlig, da der er en kobling og afhængighed, som har betydning for forståelsen.

Et eksempel på brugen af kategorier i Planer kan være i arbejdet med borgerens overordnede plan og mål. Her kan der f.eks. arbejdes med VUM – Voksenudredningsmetoden ud fra følgende struktur: 

1. VUM-temaet (f.eks. Mobilitet)
2. Indsatsmål 1
3. Delmål 1

Anvendes denne struktur vil det fra skærme, tablets og telefoner være synligt, at det endelige delmål er forbundet til både et mål, en type og en metode. I forhold til FSIII kan Planer anvendes til, at kategorisere indsatskataloget. Der kan f.eks. oprettes Planer med titlerne "Bad", "Rengøring" osv. 

Gevinsten ved at arbejde med kategorierne er især synligheden, der opnås når konkrete Opgaver og Skemaer kobles til borgerens tildelte Planer. Du kan læse mere om det nedenfor under "Kobling af Opgaver og Skemaer". 

Kategorier oprettes på kundeniveau (kommuneniveau) af en systemadministrator. Herefter er kategorierne tilgængelige på udvalgte centre. 

 

Fast struktur i Planer

Planers indhold er som udgangspunkt tomme og kan udfyldes når en plan tildeles til borgeren. Men det er muligt at udfylde "standardplanerne" under kategorierne med indhold, som efterfølgende automatisk vil være en del af planen når den tildeles til borgeren. 

Det kan være punkter der skal hjælpe medarbejderne når planens indhold skal udfyldes på borgerniveau, hvis I ønsker at strukturen i beskrivelsen skal være ens opbygget på tværs af borgere. Det kan f.eks. være hvis Planer anvendes til beskrivelse af "Hvem er jeg", hvor i ønsker, at disse er nogenlunde ens opbygget på tværs af borgerne. 

Det kan også være at Planer anvendes til borgerens mål, hvor I kan ønske at strukturen er ens. F.eks. at følgende punkter automatisk følger med som en vejledning til medarbejderne: 

• Indsatsformål
• Indsatsmål
• Borgeren gør
• Medarbejderne gør
• Succeskriterier

Oprettes disse som punkter under Planerne i kategorierne, vil disse altid være synlige når planen tildeles til borgeren, hvormed medarbejderne kan udfylde indholdet ind. Det er også en måde at skabe retning for, hvilket overvejelser og punkter man ved oprettelse af et mål skal have forholdt sig til. 

Strukturen i Planer skal opbygges under Kategorier, hvilket skal gøres af en Systemadministrator. Hvis I ikke har en Systemadministrator hos jer, kan jeres Sekoia projektleder hjælpe. 

 

Planoverblik

Når du er logget ind i Sekoia administrationen har du på forsiden mulighed for at få et overblik over borgerens planer. Overblikket er inddelt i afdelinger, som du efterfølgende kan folde ud og Planer for borgerne der bor på afdelingen. 

Derudover kan du få overblik med symboler over hvor mange og evt. hvilke Planer der er overskredet eller som kræver opfølgning. 

• Det røde udråbstegn = Planens opfølgningsdato er overskredet
• Den gul/orange advarselstrekant = Planen kræver opfølgning

Når du åbner afdelingen vil du kunne se følgende oplysninger omkring borgernes Planer: 

• Det antal Planer borgeren har
• Det antal Planer hos borgeren som er overskredet (opfølgningsdatoen)
• Det antal Planer hos borgeren som kræver opfølgning

Du kan herefter klikke på den enkelte borger og få vist en liste over de Planer der er tilføjet. Her vil du få vist Planens titel og kategori, samt muligheden for at gå direkte til planen ved at klikke på "Gå til" yderst til højre. Du vil herefter komme over under borgerens profil og Planer. 

 

Opfølgning på en plan

Hvis en medarbejder har noteret en "Kræver opfølgning" på en plan fra skærme, tablets eller telefoner, vil dette være synligt i administrationen. 

Informationen og påmindelsen om, at en plan kræver opfølgning vil være synlig i Plan overblikket så man logger ind i Administrationen. Herefter kan de påkrævede ændringer på planen udføres.  

Derudover kan der sættes en opfølgningsdato på Planen. Denne vil være synlig i administrationen og fra alle skærme, tablets og telefoner. Den kan anvendes som påmindelse for, at f.eks. et mål kræver opfølgning. Hvis datoen overskrides vil dette være synligt i Plan overblikket i administrationen. 

 

Historik

Du har altid mulighed for at se historik på borgerens Planer. Historikken vil indeholde informationer om følgende: 

• Når der tilføjes en ny plan
• Når en plan afsluttes
• Når en plan gendannes
• Når der laves en opfølgning på planen (du vil her kunne se den konkrete opfølgning i tekst)
• Når opfølgningsdatoen tilføjes eller ændres
• Når beskrivelsen i planen ændres

Tilføjelser og ændringer der ses ovenfor indeholder alle følgende informationer:

• Hvem der har lavet ændringerne i planen
• Dato og klokkeslæt for hvornår ændringerne i planen er lavet

Du finder historikken for Planerne nederst på de konkrete Planer, under tilføjelse af Opgaver og Skemaer. 

 

Sådan gør du

For at tilføje en Plan til borgerens profil skal du logge ind i Sekoia administrationen som Administrator eller Superbruger og gøre følgende:

1. Log ind i Sekoia administrationen på computeren 
2. Vælg "Borgere" i menuen
3. Vælg den borger du ønsker at arbejde med
4. Vælg "Planer" i fanen
5. Tryk på "Tilføj" øverst til venstre
6. Vælg den eller de Planer på listen som du ønsker at tilføje
7. Tryk herefter på "Tilføj"

Planerne er nu tilføjet til borgerens profil og du kan oprette det relevante indhold som f.eks. beskrivelse, opfølgninsgdato og kobling af Opgaver og Skemaer. 

Det er muligt at sætte adgangsrettigheder på de forskellige Planer, så kun udvalgte medarbejdere kan oprette og ændre dem. Du kan læse mere om adgangsrettigheder her: Adgangsrettigheder

Administrer indhold i Planer

Du kan som Administrator eller Superbruger altid tilføje og ændre indholdet i borgerens tildelte Planer. 

Ændringerne der kan foretages er følgende: 

• Ændre opfølgningsdatoen 
• Ændre beskrivelsen
• Tilføje/fjerne koblede Opgaver og Skemaer
• Afslutte planen (herefter arkiveres den)
• Lave en opfølgning - det kan være en kort status, f.eks. at det er vurderet at planen fortsætter. Når opfølgnigen gemmes vil den være synlig nederst under planen i "Historik". 

Det er muligt at sætte adgangsrettigheder på de forskellige Planer, så kun udvalgte medarbejdere kan oprette og ændre dem. Du kan læse mere om adgangsrettigheder her: Adgangsrettigheder

 

 

Kobling af Skemaer og Opgaver

For at gøre Planer endnu mere operationel og tilgængelig for medarbejderne i dagligdagen, kan der fra administrationen kobles konkrete Opgaver og Skemaer til en specifik plan. Denne kobling vil medføre, at Planen kan ses på Opgaven, der er koblet til på borgerens opgaveliste.

Det skaber en rød tråd og gør det nemmere og hurtigere at få viden og overblik. Derudover skaber koblingen bedre muligheder for rapportering. Hvis denne kobling laves har man ligeledes planlagt ens rapportering. 

Du kan læse mere om hvordan du kobler Opgaver og Skemaer til en Plan her: Kobling af Opgaver og Skemaer til en Plan

 

Planrapport

Når Opgaver og Skemaer kobles til Planer, planlægger man ligeledes en mere målrettet rapportering på f.eks. borgerens mål. 

Planrapporten vil vise historik på de konkrete opgaver der er koblet til planen, samt evt. Skemaer. Rapporten kan anvendes som supplement til en mere kvalitativ opfølgning på målene i ens omsorgssystem. Den kan også anvendes til, at få et hurtigt overblik over, hvordan det går i dagligdagen med arbejdet omkring et konkret mål. F.eks. vil man kunne se hvor mange gange opgaven er aflyst eller flyttet, hvilket bør få medarbejderne til at søge nærmere viden om, hvad der forgår. Det kan f.eks. skyldes at opgaven er planlagt på et forkert tidspunkt, tilgangen skal måske tilpasses, arbejdet med målet er ikke realistisk osv. 

Planrapporten giver ikke konkrete svar, men de faktuelle informationer kan anvendes til dialog mellem medarbejdere og evt. tilpasning af ens praksis. 

Rapporten kan hentes fra administrationen af en Administrator eller en Superbruger. 

Case omkring Borgerens mål i Planer

Når der arbejdes med borgerens indsatsmål i Planer, kan der skabes synlighed omkring målene ved at inddele disse i individuelle planer. Planerne kan beskrive det enkelte mål i forhold til f.eks. følgende: 

• Indsatsformål 
• Indsatsbeskrivelse
• Hvad gør borgeren 
• Hvad gør medarbejderen
• Succeskriterier 
• Dato for opfølgning

Informationerne vil efterfølgende være tilgængelig fra alle skærme, tablets og telefoner. 

Indsatsmålene gøres operationelle i delmål og indsatser som kan udformes i konkrete opgaver. Ønskes der yderlig dataindsamling til indsatsmålet kan Skemaer anvendes. Udvalgte Opgaver og Skemaer kan kobles til én eller flere Planer, hvilket letter rapporteringen. Derudover kan opfølgningsdatoerne skabe synlighed i forhold, hvornår der skal følges op på borgerens mål. 

Hvis det ønskes kan der arbejdes med borgerens mål ud fra de syv VUM-temaer. Du kan læse mere om, hvordan du konkret arbejder med borgerens indsatsmål og delmål her: Indsatsmål & Delmål i Sekoia

Husk, at du altid kan anvende vores guide "Hvordan gør jeg?" som du finder nede i venstre hjørne.