Planer

Følg

Her finder du informationer om Planer i Administrationen: 

 

Formål 

Formålet med Planer er at skabe synlighed i forhold til overordnede informationer og metodebeskrivelser omkring borgeren. Disse informationer kan med fordel tilgås af alle medarbejderne fra alle skærme, tablets og telefoner. Den synlighed og tilgængelighed skaber bedre muligheder og større sikkerhed for medarbejderne i arbejdet med borgeren. 

Derudover er formålet, at Planer kan anvendes i form af kategorier til f.eks. at arbejde med borgerens overordnede plan og mål. Planer kan skabe en rød tråd og synlighed fra myndighedens bestillinger og indsatsmål til det daglige arbejde omkring borgeren. Planer er med til at flytte borgerens indsats fra kontoret ud til den operationelle praksis. 

I Planer er det også muligt at synliggøre opfølgningsdatoer, der både vil være synlige i administrationen og på alle skærme, tablets og telefoner. 

Koblingen til konkrete Planer, f.eks. mål, skaber fundament for konkret og overskuelig rapportering. 

Integrationen til VUM 2.0 i KMD Nexus er derudover lavet til Planer. Du kan læse mere her: VUM 2.0

 

Gevinster

  • Synlighed og let adgang til overordnet informationer om borgeren
  • Let adgang til overordnet metodebeskrivelser omkring tilgangen til borgeren
  • Tydelighed og let overblik over borgerens mål
  • Tydelighed i forhold til hvilke opgaver der er relevante for borgerens enkelte planer
  • Tydelighed i forhold til opfølgningsdato på de enkelte planer, f.eks. borgerens mål
  • Bedre mulighed for indsigt i opgavernes karakter, f.eks. når disse aflyses og flyttes i form af rapporter
  • Styrkelse af mulighederne for konkrete og overskuelig rapportering. 
  • Tryghed for borgeren i forhold til at der arbejdes med den bestilte indsats, der tager udgangspunkt i borgerens behov
  • Tryghed for medarbejderne i forhold til at der i dagligdagen arbejdes med og dokumenteres på bestillingen
  • Lettere at formidle, tilgå og opdatere overordnet viden omkring den enkelte borger og organisationen
  • Integration til VUM 2.0 i KMD Nexus

 

Overvejelser

Vi anbefaler, at man gør sig følgende overvejelser, når man arbejder med Planer: 

  • Plantyper oprettes på kundeniveau, og det er derfor en fordel at finde et fælles sprog, som man ønsker at anvende i plantypernes titel 
  • Skal der oprettes Plan-kategorier, hvor der f.eks. kan arbejdes med VUM og FSIII
  • Hvem er ansvarlig for at vedligeholde beskrivelserne i Planer?
  • Man kan overveje at skrive beskrivelserne i Planer i jeg-format, da det opleves mere nærværende og som borgerens fortælling, når det læses fra Sekoia, 
  • Afhængig af borgerens funktionsniveau anbefaler vi, at borgerne inddrages i beskrivelserne så vidt, det er muligt
  • For at gøre beskrivelserne så læsevenlige som muligt, anbefaler vi, at man formulerer sig så skarpt og præcist som muligt. Derudover kan det være en fordel at anvende tekstformateringer i form af f.eks.:
    • Sørge for at lave afsnit vha. mellemrum
    • Lave punktopstilling 
    • Skrive eventuelle overskrifter med store bogstaver

 

Eksempler på Planer

Der kan f.eks. arbejdes med følgende Planer: 

  • Hvem er jeg – Vigtige informationer omkring borgeren
  • Adfærdsbeskrivelser
  • Risikovurderinger
  • Mål og fokuspunkter
  • Funktionsbeskrivelser, f.eks. ud fra VUM-temaerne eller tilstande i FSIII
  • Overordnede metodebeskrivelser, f.eks. ift. højtider, besøg hos læge, tandlæge, frisør osv. 
  • Egenkontrol (på fællesskærme)
  • Arbejdsgange og vagtbeskrivelser, f.eks. ved en plan 7-15, 15-23 og evt. mellemvagt.
  • Introduktionsbeskrivelser (f.eks. på fællesskærmene)

Kategorier

Planer kan også anvendes i form af kategorier, der indeholder strukturer, der kan understøtte forskellige metoder, f.eks. FSIII og VUM. Strukturen ønskes synlig, da der er en kobling og afhængighed, som har betydning for forståelsen.

Et eksempel på brugen af kategorier i Planer kan være i arbejdet med borgerens overordnede plan og mål. Her kan der f.eks. arbejdes med VUM – Voksenudredningsmetoden ud fra følgende struktur: 

  1. VUM-temaet (f.eks. Mobilitet)
  2. Indsatsmål 1
  3. Delmål 1

Anvendes denne struktur, vil det fra skærme, tablets og telefoner være synligt, at det endelige delmål er forbundet til både et mål, en type og en metode. I forhold til FSIII kan Planer anvendes til at kategorisere indsatskataloget. Der kan f.eks. oprettes Planer med titlerne "Bad", "Rengøring" osv. 

Gevinsten ved at arbejde med kategorierne er især synligheden, der opnås når konkrete Opgaver og Skemaer kobles til borgerens tildelte Planer. Du kan læse mere om det nedenfor under "Kobling af Opgaver og Skemaer". 

Kategorier oprettes på kundeniveau (kommuneniveau) af en systemadministrator. Herefter er kategorierne tilgængelige på udvalgte centre. 

I kategorierne vil du også kunne tilfføje en hjælpetekst til den enkelte kategori. Hjælpeteksten vil kunne vejlede medarbejderne når indhold skal udfyldes under den enkelte borgers profil. Den vil kunne understøtte punkterne i en skabelon som også kan oprettes på den enkelte kategori. Når opsætningen laves på kategorierne vil informationerne følges planerne når de tilføjes til borgerne. 

Det er også muligt at arbejde med koder der kan tilføjes et notat der laves manuelt i Journalen. Her kan f.eks. oprettes koder i relation til indsatskataloget i Opgaver. Det er kun relevant hvis der arbejdes med Journalen. 

I skal være opmærksomme på, at hvis I arbejder med VUM 2.0 i KMD Nexus, vil der være integration til borgerens indsatsplan, mål, delmål og handlinger. Du kan læse mere her: VUM 2.0

 

Fast struktur i Planer

Planers indhold er som udgangspunkt tomme og kan udfyldes når en plan tildeles til borgeren. Men det er muligt at udfylde "standardplaner" under kategorierne med indhold, som efterfølgende automatisk vil være en del af planen, når den tildeles til borgeren. 

Det kan være punkter, der skal hjælpe medarbejderne, når planens indhold skal udfyldes på borgerniveau. Det vil understøtte at strukturen i beskrivelsen vil være ens på tværs af borgere. Det kan f.eks. være hvis Planer anvendes til beskrivelse af "Hvem er jeg", hvor i ønsker, at de er nogenlunde ens opbygget på tværs af borgerne. 

Det kan også være at Planer anvendes til borgerens mål, hvor I kan ønske at strukturen er ens. F.eks. at følgende punkter automatisk følger med som en vejledning til medarbejderne: 

  • Indsatsformål
  • Indsatsmål
  • Borgeren gør
  • Medarbejderne gør
  • Succeskriterier

Oprettes disse som punkter under Planerne i kategorierne, vil de altid være synlige når planen tildeles til borgeren, hvorefter medarbejderne kan indtaste det relevante indhold for borgeren. Det er også en måde at skabe retning for, hvilke overvejelser og punkter man ved oprettelse af et mål skal have forholdt sig til. 

Strukturen i Planer skal opbygges under Kategorier, hvilket skal gøres af en Systemadministrator. Hvis I ikke har en Systemadministrator hos jer, kan jeres Sekoia-projektleder hjælpe. 

Strukturen kan også understøttes i beskrivelserne, hvor teksten kan formateres med følgende egenskaber:  

  • Overskrifter (mulighed for at tilføje forskellige overskrifter)
  • Fed, kursiv og understreget tekst
  • Tekst skrevet med farve
  • Tekst markeret med farve (highlight/baggrund)
  • Punktopstilling
  • Justering af teksten (højre, venstre, centreret og lige margin)
  • Ryd formatering (fjerner all formatering du har sat på beskrivelsen)

Planoverblik

Når du er logget ind i Sekoia administrationen, får du på startsiden vist et overblik over borgerens planer. Overblikket er inddelt på følgende måde: 

  • Centre (hvis du har adgang til flere tilbud)
  • Afdelinger
  • Borgere
  • En liste af borgerens Planer
  • Du kan trykke på en plan og derefter gå til den valgte plan under borgerens profil

Planer vil derudover med symboler vise, hvis planer er overskredet, deres opfølgningsdato og/eller hvis der mangler opfølgning: 

  • Den røde markering = Planens opfølgningsdato er overskredet
  • Den gule/orange markering = Planen kræver/mangler opfølgning

Informationerne kan fås både på organisations-, afdelings- og borgerniveau. 

Ønsker du at laver ændringer i Planerne, f.eks. de planer hvis opfølgningsdato er overskredet, skal du gå til borgerens Planer. Det kan du gøre via overblikket på startsiden, men du kan også gå til borgerens profil og vælge Planer. 

 

Opfølgning på en Plan

Du kan fra administrationen lave en opfølgning på en Plan. Det gøres på følgende måde: 

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
  3. Vælg "Planer"
  4. Åbn den Plan du ønsker at lave opfølgning på ved at trykke på den
  5. Tryk på "Opfølgning" øverst til højre
  6. Indtast opfølgningen
  7. Tryk "Udfør"

Opfølgningen er nu gemt og kan ses under "Historik" på den konkrete Plan. 

Hvis der sættes en opfølgningsdato på en Plan, og denne er overskredet, vil det være synligt følgende steder: 

  • I Planoverblikket på startsiden i administrationen
  • I Planer under borgerens profil i administrationen
  • På Planer under borgerens profil fra alle skærme, tablets og telefoner
  • På Planer koblet til en eller flere af borgerens Opgaver

Overskredne opfølgningsdatoer vil være markerede med rødt. 

Du kan også lave opfølgning på en Plan fra skærme, tablets og telefoner. Det kan både gøres på planen under "Planer" og på planer koblet til opgaverne. Opfølgning der laves fra skærme, tablets og telefoner vil kunne ses i Planoverblikket og den konkrete Plans historik i administrationen. Du kan læse mere her: Opfølgning på en Plan

 

Historik 

Du har altid mulighed for at se historik på borgerens Planer. Historikken vil indeholde informationer om følgende: 

  • Når der tilføjes en ny plan
  • Når en plan afsluttes
  • Når en plan gendannes
  • Når der laves en opfølgning på planen (du vil her kunne se den konkrete opfølgning i tekst)
  • Når opfølgningsdatoen tilføjes eller ændres
  • Når beskrivelsen i planen ændres

Tilføjelser og ændringer der ses ovenfor indeholder alle følgende informationer:

  • Hvem der har lavet ændringerne i planen
  • Dato og klokkeslæt for hvornår ændringerne i planen er lavet

Du finder historikken for Planerne nederst på de konkrete Planer, når de åbnes.

 

Tilføj en Plan til borgeren

For at tilføje en Plan til borgerens profil, skal du logge ind i Sekoia administrationen som Administrator eller Superbruger og gøre følgende:

  1. Log ind i Sekoia administrationen på computeren 
  2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
  3. Vælg "Planer" 
  4. Tryk på "Tilføj" øverst til højre
  5. Vælg den eller de Planer på listen, som du ønsker at tilføje ved at sætte flueben
  6. Tryk herefter på "Tilføj planer"

Planerne er nu tilføjet til borgerens profil, og du kan oprette følgende indhold: 

  • Opfølgningsdato
  • Fjerne opfølgningsdato ved at trykke på "Ryd"
  • Beskrivelse 
  • Koble en eller flere Opgaver til Planen
  • Koble en eller flere Skemaer til Planen

Det er muligt at sætte adgangsrettigheder på de forskellige Planer, så kun udvalgte medarbejdere kan oprette og ændre dem. Du kan læse mere om adgangsrettigheder her: Adgangsrettigheder

 

Borgerens egen adgang til Planer

Borgeren kan få adgang til sin egen Sekoia-app. Den vil primært fungere som støtte og hjælp i hverdagen i forhold til at skabe synlighed omkring strukturen og aftaler. Dette gøres særligt i Opgaver og visualisering i form af billeder og videoer. 

Borgeren vil også få adgang til udvalgte Planer. I kan vælge at dele de Planer, der er oprettet som vejledning for medarbejderne med borgerne. Men vores anbefaling er, at I laver særlige Planer til borgeren. Det er ikke fordi informationerne i Planerne for medarbejderne er hemmelige for borgerne, men mere for at de kan skrives i et mere tilgængeligt og tilpasset niveau, så borgerne får glæde af det. 

Planer der kan være relevante for borgerne er f.eks.: 

  • Indsatsplan: Hvor I kan skrive borgerens indsatsmål og delmål
  • Delmålsplan: Hvor I kun skriver delmålene
  • Hvem er jeg: Hvis borgeren har været involveret i beskrivelsen af "Hvem de er", kan den deles med dem så de hele tiden kan se "hvad er det nye læser om mig". Synligheden vil også gøre, at de kan gå til medarbejderne, hvis de ønsker ændringer, hvilket vil være sværere, hvis de ikke kan læse beskrivelserne. 

Da Planer kun kan indeholde tekst, skal man overveje, om det skaber værdi for borgeren, eller om det skaber mere forvirring og frustration. 

Planer i borgerens egen Sekoia-app slås til på centerniveau. Men I kan vælge kun at tilføje Planer tilgængelige for borgerne, hos de borgere, hvor det giver mening. 

Sådan gør du:

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg borgeren under "Borgere"
  3. Vælg "Planer"
  4. Tilføj den eller de Planer, du ønsker skal være synlige for borgerne
  5. Tryk på planen, så den åbnes
  6. Under "Indstillinger" sætter du flueben ved "Tilgængelig for borger"

Planen vil nu kunne ses i borgerens Sekoia-app under "Min profil" og "Planer". Hvis der ikke er tilføjet nogle Planer, som er tilgængelige for borgeren, vil fanen "Planer" ikke blive vist i borgerens app.

Du kan læse mere om borgerens adgang til Sekoia her: Borgere & Sekoia

Administrer indhold i Planer

Du kan som Administrator eller Superbruger altid tilføje og ændre indholdet i borgerens tildelte Planer. 

Når du åbner borgerens Planer i administrationen, får du vist en liste af Planer, hvor du kan se følgende: 

  • Planens titel
  • Hvilken kategori den er oprettet under
  • Antal Opgaver koblet til den enkelte Plan (hvis du holder musen henover tallet, vil du kunne se hvilke Opgaver, der er koblet)
  • Antal Skemaer koblet til den enkelte Plan (hvis du holder musen henover tallet, vil du kunne se hvilke Skemaer, der er koblet)
  • Opfølgningsdatoen (hvis den er overskredet, vil den være markeret med rødt)
  • Muligheden for at åbne Planen i en anden fane (tryk på "firkant med pil")
  • Mulighed for at læse Planens indhold uden at åbne den (tryk på "øjet")
  • Filtrer på borgerens aktive og afsluttede Planer (øverst under Status)
  • Print alle Planer (øverst under "Print alle")
  • Gem alle Planer som PDF-fil (øverst under "Print alle" og herefter "Gem som PDF-fil)

Ændringerne, der kan foretages på den konkrete Plan, når den åbnes, er følgende: 

  • Ændr opfølgningsdatoen 
  • Ændr beskrivelsen
  • Tilføj/fjern koblede Opgaver og Skemaer
  • Afslut planen (gøres øverst under "Afslut" hvorefter Planen arkiveres. Den kan altid fremsøges igen ved at vælge afsluttede Planer)
  • Lave en opfølgning - det kan være en kort status, f.eks. at det er vurderet, at planen fortsætter. Når opfølgning gemmes vil den være synlig nederst på planen i "Historik". Du laver opfølgningen ved at trykke på "Opfølgning" øverst til højre, indtaste opfølgningen og tryk "Udfør". 
  • Print (du kan printe den enkelte Plan ved at trykke på "Print" øverst)

Det er muligt at sætte adgangsrettigheder på de forskellige Planer, så kun udvalgte medarbejdere kan oprette og ændre dem. Du kan læse mere om adgangsrettigheder her: Adgangsrettigheder

 

Afslut og genåbn en Plan

I kan altid afslutte en borgers Planer. Hvis en Plan afsluttes, vil den ikke længere være tilgængelig fra skærme, tablets og telefoner. Det kan f.eks. være, at planen ikke længere er relevant, eller at den for en periode ikke er relevant, hvormed den altid kan genåbnes. 

Når en Plan afsluttes, så slettes den ikke, men den kan altid findes frem igen. 

Afslut en Plan

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg borgeren under "Borgere"
  3. Vælg "Planer"
  4. Åbn den plan du ønsker at afslutte
  5. Tryk på "Afslut" øverst i højre hjørne
  6. Bekræft at du ønsker at afslutte planen

Planen er nu afsluttet og kan ikke tilgås fra skærme, tablets og telefoner, ligesom den ikke er en del af listen med borgerens aktive planer. 

 

Genåbn en Plan

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg borgeren under "Borgere"
  3. Vælg "Planer"
  4. Øverst over listen af planer under "Status" skal du vælge "Afsluttet" i stedet for "Aktiv"
  5. Find planen du ønsker at genåbne på listen og åbn den
  6. Øverst trykker du på "Genåbn"
  7. Bekræft at du ønsker at genåbne planen

Planen er nu igen aktiv og kan tilgås fra skærme, tablets og telefoner, ligesom den er en del af listen med aktive planer. Hvis der inden afslutning var koblet Opgaver og Skemaer til planen vil de automatisk igen være koblet til planen. 

 

Kobling af Skemaer og Opgaver

For at gøre Planer endnu mere operationel og tilgængelig for medarbejderne i dagligdagen, kan der fra administrationen kobles konkrete Opgaver og Skemaer til en specifik plan. Denne kobling vil medføre, at Planen kan ses på den eller de Opgaver, når de vises i opgavelisten fra alle skærme, tablets og telefoner. 

Det skaber en rød tråd og gør det nemmere og hurtigere at få viden og overblik. Derudover skaber koblingen bedre muligheder for rapportering. Koblingen er fundamentet for en skarp, konkret og overskuelig rapportering, da indsamling af data automatisk er begrænset med udgangspunkt i den konkrete Plan. 

Opgaver

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
  3. Vælg "Planer"
  4. Åbn den konkrete Plan, du ønsker at koble Opgaver til ved at trykke på den
  5. Tryk på "Tilføj opgaver" under "Opgaver"
  6. Du får nu vist en liste af de opgaver, der er planlagte for borgeren, og dem der ikke er. Begge dele kan kobles til Planen. Sæt flueben ved den eller de Opgaver, du ønsker koblet til Planen. Hvis Opgaven du kobler ikke er en planlagt opgave for borgeren, skal du huske efterfølgende at gå til tildeling af opgaver for borgeren og planlægge den. Ellers er den ikke en del af rapporteringen, da den ikke er planlagt.
  7. Tryk på "Tilføj opgaver"

De valgte Opgaver er nu koblet til Planen. Hver gang de koblede Opgaver vises fra skærme, tablets og telefoner vil den konkrete Plan være koblet og kan læses direkte fra Opgaven. 

Ønsker du at fjerne en Opgave, der er koblet til en Plan, følger du vejledningen overfor, men i stedet for at trykke på "Tilføj opgaver", skal du trykke på "skraldespand-symbolet" ud for den konkrete opgave. Opgaven er herefter ikke længere koblet til Planen. 

Skemaer

Inden du kan koble Skemaer til en Plan, skal Skemaet være tilføjet til borgeren. Du kan se mere om, hvordan du gør det her: 

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
  3. Vælg "Planer"
  4. Åbn den konkrete Plan, du ønsker at koble Skemaer til ved at trykke på den
  5. Tryk på "Tilføj skemaer" under "Skemaer"
  6. Du får nu vist en liste af Skemaer tilføjet til borgeren. Sæt flueben ved den eller de Skemaer, du ønsker koblet til Planen. 
  7. Tryk på "Tilføj skemaer"

De valgte Skemaer er nu koblet til Planen. 

Ønsker du at fjerne et Skema der er koblet til en Plan, følger du vejledningen overfor, men i stedet for at trykke på "Tilføj skemaer", skal du trykke på "skraldespand-symbolet" ud for det konkrete skema. Skemaet er herefter ikke længere koblet til Planen. 

Du kan læse mere om hvordan du kobler Opgaver og Skemaer til en Plan her: Kobling af Opgaver og Skemaer til en Plan

 

Planrapport

Når Opgaver og Skemaer kobles til Planer, planlægger man ligeledes en mere målrettet rapportering på f.eks. borgerens mål. 

Planrapporten vil vise historik på de konkrete Opgaver og Skemaer, der er koblet til Planen, hvilket skaber en afgrænsning i indsamlede data.

Rapporten kan anvendes som supplement til en mere kvalitativ opfølgning på målene i ens omsorgssystem. Den kan også anvendes til, at få et hurtigt overblik over, hvordan det går i dagligdagen med arbejdet omkring et konkret mål.

Planrapporten vil give følgende informationer:

  • Opgaver koblet til Planen
    • Antal udførte
    • Antal uberørte
    • Antal aflyste
    • Antal flyttede
  • Skemaer koblet til Planen
    • Antal registreringer
    • Registreringer kan åbnes og indholdet kan læses

Disse faktuelle og konkrete informationer omkring Opgaver og Skemaer kan understøtte en undersøgende tilgang til data. F.eks. om der er mønstre i aflysninger og uberørte Opgaver, eller hvorfor der ikke er lavet flere registreringer i et Skema. Rapporten vil aldrig give jer konkrete svar, men den kan understøtte jeres faglige viden, erfaring og kendskab til den enkelte borger. 

Fakta vil kunne anvendes i den faglige dialog mellem medarbejderne og til at se på den konkrete praksis. F.eks. kan aflysninger opfordre til spørgsmål omkring, hvorvidt Opgaven er planlagt på rette dage og tidspunkter, om tilgangen er den mest optimale, om det er realistisk osv. 

Rapporten kan hentes fra administrationen af Administratorer og Superbrugere. 

Du kan læse mere om Planrapporten her: Planrapport 

 

Case: Borgerens mål i Planer

Når der arbejdes med borgerens indsatsmål i Planer, kan der skabes synlighed omkring målene ved at inddele disse i individuelle planer. Planerne kan beskrive det enkelte mål i forhold til f.eks. følgende: 

  • Indsatsformål 
  • Indsatsbeskrivelse
  • Hvad gør borgeren 
  • Hvad gør medarbejderen
  • Succeskriterier 
  • Dato for opfølgning

Informationerne vil efterfølgende være tilgængelig fra alle skærme, tablets og telefoner. 

Indsatsmålene gøres operationelle i delmål og indsatser, som kan udformes i konkrete opgaver. Ønskes der yderlig dataindsamling til indsatsmålet, kan Skemaer anvendes. Udvalgte Opgaver og Skemaer kan kobles til én eller flere Planer, hvilket letter rapporteringen. Derudover kan opfølgningsdatoerne skabe synlighed i forhold til, hvornår der skal følges op på borgerens mål. 

Hvis det ønskes, kan der arbejdes med borgerens mål ud fra de syv VUM-temaer. Du kan læse mere om, hvordan du konkret arbejder med borgerens indsatsmål og delmål her: Indsatsmål & Delmål i Sekoia

Arbejder du med VUM 2.0 i KMD Nexus, kan du læse mere om integrationen til VUM 2.0 her: VUM 2.0

Integrationen vil stadig medføre, at det giver værdi at koble Opgaver og Skemaer. 

Husk, at du altid kan anvende vores guide "Hvordan gør jeg?", som du finder nede i venstre hjørne.

Kommentarer

0 kommentarer

Log ind for at kommentere.

Relaterede artikler

Kan du ikke finde, hvad du leder efter?

Lad os hjælpe dig!

Indsend en anmodning