Her finder du informationer om muligheden for at arbejde med indsatsmål og delmål i Sekoia: 

• Formål 
• Relevante funktioner
• Planer
• Opgaver
• Skemaer
• Rapportering
• Oprydning & ændringer
• En hurtig "Sådan gør du"

 

Formål 

Sekoia kan med fordel anvendes i arbejdet med borgerens indsatsmål og delmål. 

Når funktionerne anvendes i Sekoia, skabes der tydelighed på borgerens plan og målene gøres operationelle i det daglige arbejde. Det betyder, at man i form af især Opgaver og Skemaer arbejder løbende og struktureret med indsatserne og dataindsamling.

Dataene der indsamles i rapporter kan anvendes til opfølgning og løbende status på målene og kommunikation til myndighed. 

Der skabes derfor den røde tråd fra myndighedsbestilling i form af Indsatsmål, der efterfølgende omdannes til konkrete og målbare delmål af det pædagogiske personale. 

Kvaliteten opnås i forhold til tydeligheden omkring borgerens mål, samt vejledning og beskrivelse af hvordan der arbejdes ud fra faglige metoder. Derudover opsamles data løbende, hvilket giver mere rettidig dokumentation og større sikkerhed for, at alle medarbejderne arbejder med samme fokus. 

Vi er altid klar til dialog, råd og vejledning. I nogle af beslutningerne kan det være svært at gennemskue fordelene og konsekvenserne, så kontakt endelig projektlederen hos Sekoia for at få hjælp.

 

Relevante funktioner

Når du arbejder med borgerens mål i Sekoia, anbefaler vi, at du arbejder med følgende funktioner: 

• Planer
• Opgaver
• Skemaer
• Instruktioner
• Rapporter

Planer

Planer holder overordnet informationer om indsatsmål og delmål. Derudover er det i Planer, du skaber rammerne for din rapportering ved at koble disse til relevante Opgaver og Skemaer.

Inden du går i gang med målarbejdet i Planer, skal du overveje hvilket niveau, du ønsker at oprette Planer på. 

Det er vigtigt, at der vælges enten indsatsmål- eller delmålsniveau, så der ikke både oprettes Indsatmåls-planer og Delmåls-planer. 

 

Indsatsmål:

Når Planerne oprettes på Indsatsmål, vil du have lige så mange Planer i Sekoia, som der er modtaget indsatsmål fra myndighed (som der er i omsorgssystemet). Et indsatsmål = En plan. Der skal her kun tilføjes en ny plan til borgerens profil, når der kommer nye indsatsmål. Beskrivelsen i planen kan opbygges efter jeres ønsker til strukturen, men kan eksempelvis indeholde følgende: 

• Indsatsformål
• Indsatsmålet
• Delmålene i punkter (da der kan være flere delmål)
• Succeskriterier 

F.eks. kan indsatsmålet omhandle Egenomsorg og Støtte til personlig hygiejne. Herefter kan delmålene f.eks. være "Støtte til bad", "Støtte til påklædning" osv. Disse kan listes som punkter i beskrivelsen. 

Når der arbejdes på indsatsmålsniveau, vil opdateringen af målene primært bestå i ændringer i beskrivelsen, hvilket er nemmere end at tilføje nye Planer til borgerens profil. 

Udfordringen ved at arbejde med målene i Planer på indsatsmålsniveau er de rammer, der sættes for rapporteringen. Når et indsatsmål indeholder flere delmål, vil man også ofte vælge at koble flere Opgaver til Planen. F.eks. vil man i eksemplet ovenfor højst sandsynligt både have en opgave omkring "Bad" og en omkring "Påklædning". Disse vil blive koblet til Planen/indsmålet. Når I henter en rapport på indsatsmålet, får I historikken samlet på både bad og påklædning. Ofte vil man ønske at hente rapport i forhold til det enkelte delmål, f.eks. badet, og herefter kunne anvende denne rapport og data til en faglig opfølgning i omsorgssystemet. 

Arbejdes der med Planer på indsatsmålsniveau, vil opdateringen være en smule nemmere, men det vil kræve mere arbejde at anvende og filtrere i rapporteringen.

 

Delmål: 

Når Planer oprettes som Delmål, vil I ofte opleve at have nogle flere Planer i spil end på indsatsmålsniveau. Et delmål = En plan. Arbejdes der med mål i Planer på delmålsniveau, vil der skulle tilføjes en ny plan, når der udarbejdes et nyt delmål. 

Beskrivelsen i Planen kan opbygges efter jeres ønsker til strukturen, men kan indeholde følgende: 

• Indsatsmålet - I vil her opleve, at det samme indsatsmål står i flere Planer, da flere delmål ofte vil være udarbejdet ud fra samme indsatsmål. 
• Overordnet beskrivelse af delmål - vær her opmærksom på, at en del af beskrivelsen med fordel kan skrives i de relevante Opgaver, som er koblet til delmålet. Beskrivelsen i Opgaven vil ofte være mere deltaljeret i forhold til "Sådan gør du", som skal anvendes nu og her. Beskrivelserne kan skrives begge steder, men så skal I huske at ændre eller kopiere mellem planerne og opgaverne. 
• Succeskriterier.

F.eks. kan delmålet omhandle indsatsmålet "Egenomsorg. Støtte til personlig hygiene" som skrives i planen. 

Hvis der arbejdes med Planer på delmålsniveau, vil I skulle tilføje en ny plan og beskrivelse hver gang, der udarbejdes et nyt delmål. Det er en del af udfordringen, idet det kræver mere arbejde og vedligeholdelse, da der ofte opstår mere, der skal opdateres i forhold delmål end indsatsmålene. 

Fordelen ved at arbejde med Planer på delmålsniveau er, at det gør rapporteringen og udtræk af data lettere i forhold til at lave en faglig opfølgning i omsorgssystemet. Konkret vil det betyde, at der oprettes en plan for det enkelte delmål, hvor der i eksemplet ovenfor vil være en plan "Delmål - Støtte til bad" og en plan "Delmål - Støtte til påklædning". De to planer vil have koblet de relevante Opgaver og Skemaer. F.eks. vil "Delmål. Støtte til bad" have koblet opgaven "Bad". Når der hentes en rapport, viser denne kun historikken i forhold til badet og ikke både bad og påklædning som på indsatsmålsniveau. 

Arbejdes der med Planer på delmålsniveau, kræver det mere arbejde i forhold til at sikre opdateringen, men det vil derimod være hurtigt og nemt at hente den relevante rapportering. 

 

VUM - Voksenudredningsmetoden:

Ligegyldigt om I vælger at arbejde med Planer på indsatsmål eller delmålsniveau, er det muligt at arbejde med Voksenudredningsmetoden. 

I forhold til at arbejde med VUM, vil det omhandle de 7 temaer: Egenomsorg, Kommunikation, Mobilitet, Praktiske opgaver i hjemmet, Samfundsliv, Socialt liv og Sundhed. 

VUM vil være sat op i vores kategorisæt, hvor strukturen vil være på følgende måde:

• VUM - Voksenudredsningsmetoden
• VUM temaet (de 7 ovenfor)
• Indsatsmål
• Delmål

Tilføjes planer som indsatsmål, vil det altid være tydeligt, at f.eks. "Indsatsmål 1" er koblet på VUM-Voksenudredningsmetoden og temaet "Egenomsorg". Det vil være tydeligt både i Sekoia administrationen og i Planerne på skærme, tablets og telefoner. Tilføjes planer som delmål, vil strukturen være "VUM - Voksenudredningsmetoden" --> "Egenomsorg" --> "Indsatsmål 1" --> "Delmål". 

Du kan læse mere om VUM i Sekoia og finde link til Socialstyrelsens PDF-fil omkring Voksenudredningsmetoden her: VUM - Voksenudredningsmetoden

 

 

Mål der ikke har et VUM-tema

Oftest er det besluttet på kommuneniveau, om man arbejder med indsatsmål ud fra VUM- Voksenudredningsmetoden. Hvis det er besluttet, skal I kun beslutte, om I på centrene vil arbejde med Planer på indsatsmål- eller delmålsniveau.

I skal dog være opmærksomme på, at selvom I i kommunen har besluttet at arbejde med VUM, kan der bo borgere på centrene, som ikke oprindeligt kommer fra jeres kommune. Indsatsmålene kommer derved fra en sagsbehandler i en anden kommune, hvor I kan risikere, at der ikke arbejdes ud fra VUM.

I de situationer skal I beslutte, hvordan I ønsker, deres mål oprettes i Planerne i Sekoia. I kan f.eks. gøre følgende: 

• Træffe valget om at "medarbejderne" sætter et VUM-tema på borgerens indsatsmål. Det er det arbejde, der normalt ligger hos sagsbehandleren. Vælges det, kan medarbejderne oprette disse mål på samme måde som kommunens interne borgere. 
• Der kan oprettes mål-kategorier, der ikke er tematiseret efter VUM. Så vil planen hedde "Indsatsmål" eller "Indsatsmål 1--> Delmål", "Indsatsmål 2 --> Delmål" osv. 

 

Evaluering:

På alle planerne kan der sættes en opfølgningsdato. Denne kan anvendes som en påmindelse om, at I skal huske at følge op på indsatsmålet eller delmålet. Oftest vil der I jeres omsorgssystem være sat en dato for den overordnede opfølgning. Det kan f.eks. være årligt, hvert halve år osv., hvor der skal følges op på indsatsplanen med borgeren og hans/hendes indsatsplan. 

Vi anbefaler, at opfølgningsdatoen i Planer anvendes mere som en løbende opfølgning og ikke sættes som den overordnede dato. Datoen kan herved anvendes som påmindelse om, at der skal følges op på, hvordan det går med indsatsmålet eller delmålet. Hvis dette gøres løbende, f.eks. hver 6. uge, hver 3. måned, eller hvad der passer hos jer, kan rapporten anvendes som indikation af, hvordan det går. 

Den løbende status gør det muligt at gribe det, der lykkedes eller ikke lykkedes, og som måske kræver tilpasning hurtigere. 

Opfølgningsdatoen vil kunne ses i borgerens Planer i administrationen og på skærme, tablets og telefoner. Derudover vil I i administrationen kunne få overblik over Planer på tværs af borgere i forhold til opfølgningsdatoerne. I kan se her hvordan: Planoverblik

 

Sådan gør du:

Når du har besluttet, om du ønsker at arbejde med Planer på indsatsmål- eller delmålniveau skal planerne tilføjes til borgerens profil. Det gør du på følgende måde: 

1. Planen skal tilføjes til borgerens profil - du kan se her hvordan det gøres: Tilføj en Plan til borgerens profil
2. Opret indhold i planen - du kan her se hvordan det gøres: Administrer indhold i Planer
3. Koble relevante Opgaver og Skemaer til Planen: Kobling af Opgaver og Skemaer til en Plan

 

Opgaver

Opgaver synliggør borgerens dagsstruktur, og hjælper jer til at huske hvornår og hvordan, der skal arbejdes med de enkelte opgaver. Kvaliteten opnås både i forhold til opgaver som påmindelse, men særligt i beskrivelsen, hvor det er tydeligt for alle, hvordan opgaven løses. 

Opgaverne oprettes ud fra borgerens indsatsplan, så I sikrer, at der arbejdes løbende med målene i hverdagen. Når I udarbejder et delmål, anbefaler vi, at Opgaverne anvendes til at skabe den ønskede struktur i arbejdet. F.eks. vil et delmål omkring "Støtte til bad" oftest afføde, at der oprettes en opgave omkring bad hos borgeren.

Hvordan opgaven udføres, med succes for borgeren og fokus på målet, ses tydeligt i jeres faglige metodebeskrivelse i opgaven. Det skaber en fælles retning for, hvordan der arbejdes med målet og ikke kun hvornår. Formålet er også, at hvis tingene skal lykkes, og der f.eks. skal skabes rammer for udvikling, er det vigtigt, at alle arbejder i den samme retning. 

I tildelingen og planlægningen af borgerens, Opgaver anbefaler vi, at I overvejer følgende: 

 

Opgavekataloget: 

Vi anbefaler at sørge for, at opgaverne ikke er alt for åbne. F.eks. kan det være en fordel at oprette en opgave som "Måltid" i stedet for "Morgenmad", "Frokost" og "Aftensmad". På den anden side bør man undgå opgaver som "Aktivitet", hvis man vil arbejde med målene i Sekoia. Her skal I også huske, at der sættes tid på opgaven, når den planlægges, hvormed måltid kl. 7:00-9:00 i sig selv fortæller, at der er tale om morgenmad. 

Aktivitet er meget bredt og kan indeholde både fysisk aktivitet, sysler, praktiske opgaver osv. Udfordringen ved meget brede Opgaver opstår, når de skal kobles til Planer. Hvis f.eks. "Aktivitet" anvendes hos en borger i forhold til at tømme skraldespand, høre musik i lejligheden, ridning osv., og Opgaven kobles til en Plan med et delmål, så kobles alle opgaverne til planen. Hvis delmålet omhandler "Tømme skraldespand" og "Aktivitet" kobles til delmålet, vil rapporten både indehold historik i forhold til ridning, musik i lejligheden osv. 

Derfor er det en fordel at oprette opgaver i Opgavekataloget, som er mere specifikke. F.eks. at der oprettes opgaverne "Skraldespand", "Musik", "Ridning" osv. Herefter skabes de bedste rammer for rapporteringen på indsatsmål og delmålene. 

Derudover kan I overveje, om Opgavekataloget skal tematiseres efter VUM. Det kan give en bedre forståelse for voksenudredningsmetoden, og dermed også give en skarphed i planlægningen og dialogen med myndighed. F.eks. kan opgaverne oprettes som "Praktiske opgaver i hjemmet- Skraldespand", "Egenomsorg - Bad" osv. Du kan læse mere om VUM i Sekoia og finde link til Socialstyrelsens PDF-fil om Voksenudredningsmetoden her: VUM - Voksenudredningsmetoden

Du kan læse mere om Opgavekataloget her: Opgavekatalog

 

Tildeling af Opgaverne: 

En drøftelse er altid hvor mange opgaver, der skal tildeles til borgerne i forhold til, hvor detaljeret de skal udpensles. F.eks. om der skal tildeles flere opgaver som bad, påklædning, måltid osv. eller i stedet én opgave med titlen "Morgenrutine". 

Der er ikke noget standardsvar på denne problemstilling. 

Vi anbefaler dog, at medicinopgaver altid er en opgave for sig selv, og ikke en delopgave under f.eks. en morgenrutine. Det skyldes at opgaven er af en særlig karakter, som kræver dens egen dokumentation, hvor der skal kunne trækkes en særskilt rapport. 

Derudover anbefaler vi, at de opgaver, der omhandler indsatsmål og delmål tildeles som særskilte opgaver, da de skal kobles til Planer, og at de ligesom medicinen kræver et særligt fokus. 

Opgaverne omkring målene skal I kunne aflyse og flytte, så der opnås den reelle rapportering. 

Der kan forekomme mål, hvor der ikke kan oprettes Opgaver, da målet ikke kan konkretiseres, gøres specifikt eller struktureres. Vi anbefaler dog, at man er opmærksom på, at det ikke gælder alle borgerens mål, da det kan være et tegn på at målene ikke er målbare nok. I kan her også overveje, om Skemaer kan anvendes i stedet for.

Du kan læse mere om tildeling af Opgaver her: Tildel Opgaver

 

Instruktioner: 

Instruktioner kan skabe større tydelighed på opgaven og dens metodebeskrivelse, da de kan visualiseres med billeder, videoer og PDF-filer. F.eks. kan en forflytning ofte være nemmere at forstå og følge, hvis den vises i billeder eller en kort video. 

Vi anbefaler, at I overvejer, om opgaverne kan styrkes ved, at Instruktioner kobles direkte i Opgaven, hvor de er lettere tilgængelige. Det skaber også større sikkerhed i forhold til, om instruktionerne anvendes.

Du kan læse her, hvordan du laver koblingen: Kobling af Instruktioner til Opgaver

 

Skemaer: 

Skemaer kan anvendes til at indsamle mere data end udført eller ikke-udført. Det vil ofte være relevant i arbejdet med indsatsmål og delmål at få mere viden om opgavens løsning. Dette er også i forhold til at kunne vurdere, om der sker en udvikling. 

Når det giver mening at samle mere viden i relation til en konkret opgave, anbefaler vi, at det relevante Skema kobles til Opgaven. 

Du kan læse mere om, hvordan det gøres her: Kobling af Skemaer til Opgaver

 

Sådan gør du:

1. Tildel opgaverne til borgerne - du kan se her, hvordan det gøres: Tildel opgaver
2. Koble Instruktioner til Opgaver - du kan se her, hvordan det gøres: Kobling af Instruktioner til Opgaver
3. Koble Skemaer til Opgaver - du kan se her, hvordan det gøres: Kobling af Skemaer til Opgaver
4. Koble Opgaver til Planer - du kan se her, hvordan det gøres: Kobling af Opgaver og Skemaer til en Plan

 

Skemaer

Skemaer anvendes til opsamling af data, som ikke omhandler, om Opgaven er udført eller ej. Skemaer kan anvendes til en yderligere vurdering af, hvordan det gik med Opgaven og dermed målet. 

F.eks. kan en borger have en opgave omkring en "Gåtur", hvor I ønsker at vide, hvor langt borgeren gik, tiden det tog, borgerens initiativ, medarbejdernes motivationsarbejde osv. Disse informationer indsamles via Skemaer. 

Når du skal i gang med at opbygge Skemaer til indsamling af data vedrørende borgerens mål, er det afgørende at målene er målbare. Hvis målene er for åbne, og det ikke er tydeligt, hvad man ønsker at måle op, hvornår det er en succes osv., vil I opleve, at det er svært at opbygge skemaerne. 

Skemaerne fungerer som forholdsvis simple spørgeskemaer, hvor man kun får gode svar (data), hvis spørgsmålene stilles rigtigt. Det kan evt. være en hjælpende hånd at arbejde med SMART-mål-modellen. Du kan evt. læse mere her, hvor du også finder et link til Socialstyrelsens PDF-fil omkring "VUM": VUM - Voksensudredningsmetoden

Inden I går i gang med Skemaer, anbefaler vi, at I overvejer følgende: 

 

Standard kontra borgerens personlige Skemaer: 

I Sekoia er det muligt at arbejde med både standardskemaer og borgerens personlige Skemaer. Inden i går i gang, anbefaler vi derfor, at I drøfter fordele og ulemper ved de forskellige Skemaer. Du kan i den sammenhæng læse mere her: Skemaer

Umiddelbart er det vores anbefaling, at der oprettes de standardskemaer, der må anvendes for at sikre en fælles ramme og retningslinje. Derudover skaber det bedre muligheder for overblik over brugen og gør det lettere at sikre at Skemaerne er opdateret. Skemaerne kan med fordel oprettes som tomme som standard og efterfølgende tilpasses til den enkelte borger. Især i målarbejdet vil det være relevant at kunne tilpasse Skemaerne efter borgerens mål. 

 

VUM-Voksenudredingsmetoden:

I kan som med Opgaverne overveje at oprette jeres standardskemaer efter VUM-temaerne, da det ofte skaber en bedre rød tråd fra delmålene til koblingen mellem Opgaver og Skemaer. 

Det kan f.eks. være, at man under temaet "Egenomsorg" opretter x-antal skemaer navngivet som følgende "Egenomsorg - Bad", "Egenomsorg - Tandbørstning" osv. 

Ligesom med Opgaverne anbefaler vi, at Skemaerne ikke oprettes for åbne, f.eks. ikke som VUM-temaerne eller Aktiviteter, når de skal kobles til Planer. Hvis f.eks. et Skema med titlen "Egenomsorg" indeholder to forskellige delmål, Bad og Påklædning, så kobles hele skemaet til planen omkring delmålet "Bad". Det udfordrer rapporteringen, da I ikke hurtigt og nemt kan skille registreringer omkring bad fra registreringer omkring påklædning. 

Det er derfor en fordel at oprette flere standardskemaer for at sikre den bedste rapportering. Derudover er det en udfordring at skulle opbygge to forskellige delmål i et Skema.

Du kan læse mere om VUM i Sekoia her og finde link til Socialstyrelsens PDF-fil om Voksensudredningsmetoden: VUM - Voksenudredningsmetoden

 

Spørgsmålstyper:

I opbygningen af Skemaer bør I overveje, om det i situationen skaber større værdi at registrere på et billede eller supplere ens skriftlige dokumentation med billeder. 

Du kan læse mere om Spørgsmålstyperne her, og se hvordan de kan anvendes: Spørgsmålstyper

 

Skemaer i Opgaver:

Skemaerne der opbygges kan med fordel kobles til konkrete Opgaver. Det er især relevant, når der arbejdes med mål i Sekoia. 

Koblingen gør det tydeligere, at der skal laves en registrering modsat en henvisning i opgavebeskrivelsen. Derudover kan Skemaer kobles til Opgaver - både som påkrævet og ikke-påkrævet. Hvis et skema kobles som påkrævet, vil det ikke være muligt at behandle opgaven, uden at der er foretaget en registrering i Skemaet. 

Du kan læse her hvordan det gøres: Kobling af Skemaer til Opgaver

 

Sådan gør du: 

1. Tilføj skemaet til borgerens profil - du kan se her, hvordan det gøres: Tilføj et standardskema til en eller flere borgere
2. Opbyg skemaet - du kan se her, hvordan det gøres: Rediger et standardskema
3. Koble Skemaer til Planer - se her, hvordan det gøres: Kobling af Opgaver og Skemaer til en Plan
4. Koble Skemaer til Opgaver - se her, hvordan det gøres: Kobling af Skemaer til Opgaver

 

Rapportering

En af de helt store gevinster ved at arbejde med indsatsmål og delmål i Sekoia er de rapporter, der skabes når Opgaver behandles, og der laves Skemaregistreringer i det daglige arbejde. 

Det er afgørende, at viden og data er nemt at aflevere i en travl hverdag, men det er også afgørende at dataen kan udstilles, så den kan anvendes. Dette er både i forhold til dokumentationen men også muligheden for at gennemskue eventuelle mønstre, som kan bidrage til faglige vurderinger og ændring af pædagogiske tilgange. 

Når der laves koblingen mellem Planer i form af indsatsmål og delmål til konkrete Opgaver og Skemaer, udarbejdes der rapporter, som kan bruges til opfølgning og status. 

Rapporterne omhandler følgende: 

 

Planrapport:

Planrapport hentes for en tildelt plan hos borgeren, f.eks. et delmål over en ønsket periode. Rapporten vil vise følgende: 

• Opgaver: Antal udførte, uberørte, aflyste og flyttede
• Skemaer: Antal Skemaregistreringer

Du kan klikke på f.eks. antallet af aflyste opgaver og her få vist en liste over de aflyste opgaver i den ønskede periode. Når opgaverne på listen åbnes, kan du se beskrivelsen, tidspunkt for aflysning, hvem der har aflyst, samt begrundelsen for aflysningen. 

Du kan ligeledes trykke på antallet af Skemaregistreringer og få vist en liste over registreringerne i den ønskede periode. Hvis der er koblet flere Skemaer på planen, vil registreringerne være vist hver for sig, så registreringer i "Egenomsorg - Bad" vil blive vist i deres egen liste, ligesom det vil være gældende for skemaet "Egenomsorg - Tandbørstning".

Fordelen ved at koble Opgaver og Skemaer til Planer er, at du laver en konkret kobling til et indsatsmål eller et delmål, hvor du efterfølgende kan hente en fælles rapport for relevante Opgaver og Skemaer. Den rapport kan hentes ved, at du klikker et sted. Planer bliver derved fundamentet for den planlagte rapportering. 

Du kan læse mere om Planrapport her: Planrapport

 

Opgaverapport:

I opgaverapporten kan du altid hente rapport for alle borgerens opgaver i en ønsket periode. Du skal dog være opmærksom på, at denne rapport viser alle borgerens opgaver og deres behandling, og ikke kun udvalgte opgaver som f.eks. i Planrapporten. 

Opgaverapporten bør anvendes, når I ønsker en mere overordnet rapport i forhold til, hvordan det går med borgerens opgaver. Her kan du f.eks. få vist hvor mange uberørte, aflyste og flyttede opgaver, der generelt er for borgeren. Dermed er der ikke det særlige fokus på borgerens indsatsmål eller delmål som i Planrapport. 

Dataen i Opgaverapport kan eksporteres til Excel, hvorefter du har mulighed for at lave en forholdsvis simpel filtrering. 

Du kan læse mere om Opgaverapport her: Opgaverapport

 

Skemarapport:

I Skemarapporten kan du altid hente de registreringer, der er lavet i borgerens Skema. Skemarapport anvendes især til skemaer, der anvendes mere efter behov, end f.eks. Skemaer koblet til indsatsmål og delmål. Det kan f.eks. være skemaer vedrørende afføring, kramper og lignende, hvor rapporter hentes efter behov. 

Skemaer som er koblet til Opgaver og Planer kan fortsat hentes i Skemarapport, men vi anbefaler, at de er relevante for borgerens tilkoblede Planer. Herefter kan rapport på registreringerne nemt hentes i Planrapport, sammen med rapport på de relevante opgaver. 

Du kan læse mere om Skemarapport her: Skemarapport

 

Oprydning & ændringer

Hvis I ønsker at lave større ændringer i forhold til jeres Opgaver og Skemaer, er her anbefalinger og vejledninger for, hvordan dette nemmest gøres. 

Ændringer kan f.eks. omhandle følgende: 

 

 

Opgaver: 

Større overordnede ændringer i Opgaver kan f.eks. være et nyt opgavekatalog. Det kan være, at I har besluttet at tematisere jeres opgavekatalog efter VUM-temaerne. Disse ændringer kan laves i Opgavekataloget, uden det er nødvendigt, at alle opgaverne tildeles til borgerne på ny. 

Det første du skal gøre er at foretage oprydningen i Opgavekataloget. Det skal gøres af en administrator. Når ændringerne foretages, skal I være opmærksomme på følgende: 

• Slettes opgaver i Opgavekataloget, forsvinder de ikke hos de borgere, hvor opgaven er tildelt. 
• Omdøbes opgaver i Opgavekataloget, vil de blive omdøbt hos de borgere, hvor opgaven er tildelt

Vi anbefaler, at I omdøber de relevante opgaver i stedet for at slette dem, da I så ikke behøver at tildele dem til borgerne på ny. F.eks. kan opgaven "Bad" omdøbes til "Egenomsorg - Bad". 

 

Sådan gør du: 

Når der er ryddet op i Opgavekataloget, skal du tjekke borgernes tildelte opgaver. Det kan du gøre på følgende måde: 

1. Log ind i Sekoia administrationen på computeren
2. Vælg borgeren under "Borgere"
3. Vælg "Opgaver"
4. Du kan få et overblik over, om der er opgaver, der skal tildeles på ny ved at klikke på borgerens navn med (i) efter øverst over opgaverne. Du får nu vist en liste over borgerens tildelte opgaver og kan se, om de alle passer til det nye Opgavekatalog. 

Hvis der er Opgaver, der ikke passer til det nye Opgavekatalog, skal de tildeles til borgeren fra ny. Det kan du med fordel gøre på denne måde: 

1. Følg vejledningen ovenfor til punkt 4. 
2. Find den opgave, der skal tildeles på ny (få evt. opgaverne vist for en uge eller måned)
3. Åbn en ny fane, og log ind i Sekoia administrationen (gøres ved at klikke på (+) øverst på siden. Herefter kan du have Sekoia administrationen åbnet i to faner og bevæge dig mellem de to. 
4. Vælg borgerens profil igen under "Borgere" (så du har valgt den samme borger i begge de åbne administrationer)
5. I den ene fane åbnes den opgave, der skal tildeles på ny, og beskrivelsen herfra kopieres
6. Gå til den anden fane med administrationen, og tildel den opgave, du skal bruge
7. Sæt den kopierede beskrivelsen ind 
8. Tjek gentagelsesmønsteret og evt. kobling af Skemaer og Instruktioner i den "gamle" opgave, og lav den samme planlægning i den "nye" opgave
9. Tryk "Gem" i den nye opgave og "Fjern alle" i den gamle opgave
10. Herefter skal du tjekke, om Opgaven skal kobles til Planer, altså til borgerens indsatsmål eller delmål. Du kan læse mere om, hvordan du gør det her: Kobling af Opgaver og Skemaer til en Plan

Når opgaver tildeles på ny, skal du være opmærksom på, om der er koblet Skemaer og Instruktioner til Opgaven, inden den slettes, ligesom du skal tjekke, om Opgaven er koblet til en eller flere Planer. 

Du kan lave tjekket i forhold til Planer ved at åbne borgerens Planer og se, om der er koblet Opgaver, inden du begynder at tildele nye og slette gamle opgaver. 

 

 

Skemaer: 

Ligesom med Opgaverne skal Skemaer flyttes fra de "gamle" Skemaer til de nye. 

Når dette gøres, er det en fordel at have Sekoia administrationen åbnet i to faner, da du så har mulighed for at bevæge dig mellem de to og kopiere. 

Inden du gang i gang, bør du tjekke borgerens Planer for at se, om nogle af Skemaerne er koblet hertil. Det gør du ved at åbne alle borgerens Planer. 

Derudover skal du tjekke om, Skemaet er koblet til Opgaver. Hvis det er tilfældet, skal du sørge for at koble det nye Skema til opgaven, når det er opbygget. 

 

Sådan gør du:

Når du ønsker at flytte Skemaer, skal du gøre følgende: 

1. Log ind i Sekoia administrationen som Administrator eller Superbruger
2. Vælg borgeren under "Borgere"
3. Inden du ændrer i de relevante Skemaer, skal du få overblik over de Opgaver, hvor Skemaet er koblet til (du skal lave kobling igen efterfølgende). Du får det overblik under "Opgaver" og ved at åbne dem og tjekke (medmindre du kan huske det)
4. Vælg "Skemaer"
5. Åbn en ny fane og log ind i Sekoia administrationen (gøres ved at klikke på (+) øverst på siden. Herefter kan du have Sekoia administrationen åbnet i to faner og bevæge dig mellem de to. 
6. Vælg borgerens profil igen under "Borgere" (så du har valgt den samme borger i begge de åbne administrationer)
7. I den ene fane åbnes det Skema, du ønsker at flytte, f.eks. Egenomsorg, Påklædning eller lignende (det "gamle" skema)
8. I den anden fane tilføjer du det nye skema til borgerens profil (Tryk på "Tilføj" øverst til højre, og vælg det relevante skema på listen, f.eks. "Egenomsorg - Tandbørstning")
9. Du har nu det "gamle" skema åbent i den ene fane og det "nye" skema i den anden fane, så nu kan du kopiere indholdet mellem de to faner. (tilføje spørgsmål og tilhørende svarmuligheder - du kan se her hvordan du opbygger Skemaer: Rediger et skema)
10. Når Skemaet er opbygget, skal det gamle skema arkiveres (ellers har du to skemaer med samme spørgsmål). Nogle gange skal noget af skemaet bevares, hvormed du kun sletter de spørgsmål og svar, du har tilføjet i det nye skema. 
11. Herefter skal du tjekke, om det nye Skema skal kobles til Planer, altså til borgeres indsatsmål eller delmål. Du kan se, hvordan det gøres her: Kobling af Opgaver og Skemaer til en Plan
12. Herefter skal du tjekke, om Skemaet skal kobles til en eller flere Opgaver. Du kan se, hvordan det gøres her: Kobling af Skemaer til Opgaver

 

En hurtig "Sådan gør du"

Følgende er en punkt-vejledning for mål i arbejdet med Sekoia. Hvis du ønsker at skabe den røde tråd fra indsatsplanen til Planer, Opgaver og Skemaer, bør du følge alle punkterne. Du behøver dog ikke følge dem i den slaviske rækkefølge. Opsætningen skal udføres for en borger af gangen. 

Ovenfor findes der vejledninger for, "hvordan du gør" de forskellige ting i Sekoia administrationen. 

1.  Log ind i Sekoia administrationen som Administrator eller Superbruger
2. Vælg borgeren under "Borgere"
3. Vælg Planer
4. Tildel den eller de Planer, du ønsker at anvende 
5. Opbyg Planerne med relevant indhold
6. Gå til "Opgaver"
7. Tildel og planlæg de relevante Opgaver (kobl relevante Instruktioner og Skemaer til opgaverne - Instruktioner skal være oprettet inden da, og Skemaer skal være tilføjet til borgerens profil)
8. Gå til "Skemaer"
9. Tilføj relevante Skemaer til borgerens profil
10. Opbyg Skemaerne med relevante spørgsmål og svarmuligheder (overvej de forskellige spørgsmålstyper)
11. Vælg "Planer"
12. Åbn borgerens Planer en efter en, og kobl relevante Opgaver og Skemaer til Planen