Her finder du informationer om Skemaer i Administrationen: 

• Formål 
• Gevinster
• Overvejelser
• Standardskemaer
• Mapper
• Borgerskemaer
• Eksempler på Skemaer
• Husk formålet og hvorfor
• Opbygningen af Skemaer
• Spørgsmålstyper
  • Tilføj en kommentar til det enkelte spørgsmål
  • Spørgsmålet kan springes over
  • Hjælpetekst og hjælpebillede
  • Yderligere kommentar og tidspunkt
  • Svarmuligheder (Multiple choice)
  • Punkter på billede
  • Billeder
  • Sundhedsmålinger
  • Tal
  • Tekst
  • Beregning
  • Væske registrering
    •  
• Tilføj et standardskema til en eller flere borgere
  • Tildel standardskema til én borgers profil
  • Tildel et standardskema til flere borgere på én gang
  • Tildel automatisk et standardskema til nye borgere
• Status på Skemaer
• Overblik over Skemaer
• Notifikationer
  • Sådan gør du
• Tilpas standardskema til borgeren
• Standardskemaer uden indhold
  
• Rediger et Skema
  • Flyt rundt på spørgsmålenes rækkefølgende
  • Rediger i spørgsmålet eller tilhørende svarmuligheder
  • Slet et skema
• Koble skemaer på en opgave
• Koble Skemaer til én eller flere Planer
• Lav en skemaregistrering
• Slet en skemaregistrering
• Rapportering
  

 

Formål 

Formålet med Skemaer er at give medarbejderne mulighed for nemmere at aflevere data og foretage registreringer for den enkelte borger eller organisationen. Skemaer vil ofte være erstatning for eksisterende papirskemaer.

Registreringerne i Skemaer kan f.eks. anvendes til følgende: 

• Dokumentation
• Gennemskue eventuelle mønstre
• Et undersøgende perspektiv 

Skemaregistreringer kan udføres fra alle skærme, tablets og telefoner, så der er større sandsynlighed for, at det huskes. En stor udfordring i indsamlingen af data er, når det er for svært eller krævende at registrere data. Derudover er det tydeligt i Skemaerne hos borgeren, hvad der skal registreres på. 

Mængden og kvaliteten af data er afgørende i arbejdet med borgerne og organisationen. Det kan faktuelt understøtte medarbejderne i deres viden, indsigt og faglighed. Med en større mængde data er det muligt at træffe beslutninger på et kvantitativt og kvalitativt grundlag og ikke ud fra, hvad man "synes". 

De data der indsamles i Skemaer er derudover strukturerede, modsat de data der f.eks. kan indsamles i form af prosa og længere notater. Denne struktur gør det muligt, at anvende data til at se på tværs og gennemskue eventuelle mønstre. Udgangspunkt er, at skemaer kan opbygges så konkret, at prosa i den enkelte registrering oftest ikke er nødvendig. Det er dog altid muligt, at tilføje en kommentar til sidst i registreringen, hvis det ønskes. 

Opbygningen af Skemaer, samt evt. ændringer og opdateringer skal udføres i Sekoia administrationen. Skemaer kan oprettes i Sekoia som standard eller på borgerniveau. 

 

Gevinster

• Mulighed for hurtigere og enklere at foretage registreringer og se dem efterfølgende.
• Mulighed for bedre overblik over registreringer i en periode efter eget valg.
• Mulighed for at indsamle data i form af forskellige registreringstyper, f.eks. punkter på billede (stikkeskemaer, placering af plastre og lignende)
• Mulighed for at spare tid ift. at fortage registreringer og få overblik over disse.
• Mulighed for større mængder og højere kvalitet af data.
• Mulighed for at højne fagligheden ift. at uddelegere ansvar på faggrupper.
• Mulighed for større ensartethed i indsamling af data.
• Mulighed for at få det undersøgende perspektiv mere i fokus for at opnå indsigt og mere viden.
• Mulighed for at undgå papirskemaer, som ofte findes tilgængelige for uvedkommende, som ikke altid er lette at finde, og som nogle gange bliver væk eller forlægges.
• Mulighed for at skabe systematik i indsamlingen af data

 

Overvejelser

Det er op til den enkelte organisation at beslutte, hvilke Skemaer man ønsker at anvende i Sekoia. Med Sekoia er der mulighed for frit at oprette de Skemaer, der giver mening og skaber værdi. Denne fleksibilitet kan skabe store gevinster, men kan også udfordre strukturen og ensretningen. Vi anbefaler derfor, at man er særlig skarp på, hvad der skal og må registreres i Sekoia. 

Skemaer udfordrer især den måde, der dokumenteres i omsorgssystemerne på. Derfor anbefaler vi, at man er særligt opmærksom på den snitflade, der laves mellem Sekoia og omsorgssystemet. Dette kan f.eks. gøres ved krydshenvisninger, hvor der er i omsorgssystemet noteres, at data holdes i Sekoia. Det kan også være, at man i et fast interval beslutter at flytte data fra Sekoia til et omsorgssystem. Det er hurtigt at hente f.eks. en PDF-fil og uploade den i andet system. 

Vi anbefaler her, at man er opmærksom ved gevinsterne for medarbejderne i hurtigt at kunne aflevere data, samt sandsynligheden for at dette bliver registreret, da det kan gøres i nuet. Det er samtidig med til at styrke kvaliteten i de indsamlede data. Derudover er det muligt at oprette Skemaer i Sekoia med spørgsmålstyper, som ikke er tilgængelig i omsorgssystemer og oftest findes på papir. Det gælder f.eks. punkter på billeder, hvor der fra skærme, tablets og telefoner kan laves registreringer ved f.eks. insulingivning på et billede af en krop. 

Man kan dog ikke komme udenom dialogen omkring dobbeltdokumentation og en tydelig plan for, hvordan dette så vidt muligt undgås. 

Når Skemaer implementeres anbefaler vi, at man fjerner eventuelle papirskemaer, så der ikke er tvivl om, hvor registreringerne skal udføres og hentes i forhold til rapportering og dokumentation. 

 

Standardskemaer

Skemaer kan oprettes som standardskemaer, hvilket både skaber en ensretning i de skemaer, der anvendes og sparer tid, når skemaerne skal opbygges. Derudover er det lettere at ændre i et standardskema, fremfor f.eks. individuelle borgerskemaer. Ændringerne på Standardskemaer ændres ét sted, hvorefter det automatisk opdateres hos borgerne, hvor det konkrete skema er tildelt. 

Når Standardskemaer oprettes, kan det gøres på følgende niveauer: 

• På kundeniveau, f.eks. kommunen
• På centerniveau
• På afdelings, gruppe eller husniveau

Niveauet, hvor standardskemaer opbygges, afgør hvor og for hvilke borgere, de er tilgængelige. Når et standardskema oprettes på f.eks. kundeniveau, vil det være tilgængeligt på alle centrene i kommunen, som har Sekoia. 

Rollen du har i Sekoia afgør, hvilket niveau du kan oprette standardskemaer på. Niveauerne kræver følgende roller: 

• Kundeniveau: Her kan kun Systemadministratorer eller Projektlederen fra Sekoia oprette Standardskemaer
• Center- og afdelingsniveau: Her kan en Administrator oprette Standardskemaer

Vi anbefaler som udgangspunkt, at I opretter jeres Skemaer på standardniveau, da det sikrer de bedste muligheder, for at arbejde struktureret og ensartet med Skemaer. Derudover letter det arbejdet for alle, der arbejder i Sekoia administrationen, ligesom det er den nemmeste måde at bevare overblikket over brugen. 

Det er derudover altid muligt, at borgertilpasse Standardskemaerne, ligesom de kan oprettes uden indhold i form af spørgsmål og valgmuligheder. 

Det er muligt at sætte adgangsrettigheder på de forskellige Standardskemaer, så kun udvalgte medarbejdere kan oprette og ændre dem. Du kan derudover også sætte adgangsrettigheder på registrering af Skemaer, så kun udvalgte medarbejdere må lave registreringer i Skemaet fra skærme, tablets og telefoner. Du kan læse mere om adgangsrettigheder her: Adgangsrettigheder

 

Mapper

Det er muligt at opdele standardskemaerne i mapper. Det er især relevant hvis man har mange skemaer i organisationen. 

Mappestrukturen kan f.eks. opdeles på følgende måde: 

• Adfærd
• Sundhed
• Delmål
• UTH'er
• M.fl.

Der kan oprettes så mange mapper, som I ønsker, og der er ingen begrænsning på hvor mange standardskemaer der kan tilføjes til en mappe. På mappen kan du se hvor mange skemaer, der er tilføjet til den konkrete mappe. 

Når der laves en skemaregistrering ude fra skærme, tablets og telefoner, vil du først skulle åbne den relevante mappe og efterfølgende vælge skemaet i den valgte mappe. Ved at arbejde med mapper, er der mulighed for at få et bedre overblik over skemaer tilføjet til borgeren, da du ikke får vist en lang liste af blandede skemaer. 

Sådan gør du: 

1. Log ind i Sekoia administrationen på computeren (som Administrator)
2. Vælg "Standardskemaer" i menuen under "Opsætning"
3. Tryk på "Tilføj" øverst i højre hjørne
4. Vælg "Mappe"
5. Indtast mappens titel/overskrift 
6. Vælg hvilket niveau, skemaet skal oprettes på, f.eks. centeret
7. Tryk på "Opret"

Opret et standardskema

Standardskemaer skal oprettes af en Administrator på følgende måde: 

1. Log ind i Sekoia administrationen på computeren
2. Vælg "Standardskemaer" i menuen under "Opsætning"
3. Tryk på "Tilføj" øverst i højre hjørne
4. Vælg "Standardskema"
5. Indtast skemaet titel/overskrift (f.eks. Afføring, Kommunikation osv.)
6. Vælg hvilket niveau, skemaet skal oprettes på, f.eks. centeret
7. Tryk på "Opret"
8. Tryk på "Tilføj spørgsmål"
9. Vælg spørgsmålstypen, f.eks. svarmuligheder (multiple choice) eller punkter på billede
10. Indtast det spørgsmål du ønsker besvaret i skemaet (f.eks. Type, Mængde, Antal, Hvor langt gik borgeren? osv.)
11. Tryk på "Opret"
12. Hvis du har valgt "Svarmuligheder (multiple choice)" skal du nu indtaste de prædefineret svarmuligheder der kan være på spørgsmålet du har stillet under punkt 8

Du kan tilføje alle de spørgsmål og tilhørende svarmuligheder i Skemaet som er relevant. 

På skemaerne kan du opsætte følgende egenskaber: 

• Skal besvares: Er slået til som udgangspunkt men kan slås fra, hvormed man ikke behøver at svare på spørgsmålet når der laves en registering i skemaet. 
• Tillad kommentar: Er som udgangspunkt slået fra, men det kan slås til, hvormed der kan tilføjes en kommentar til det konkrete spørgsmål.
• Tillad flere valg: Er som udgangspunkt slået fra så kun én af svarmulighederne kan vælges når der laves en registrering. Det kan slås til så man når registreringen kan vælge flere af svarmulighederne. Det kan f.eks. være en adfærd der skal registreres, hvor der kan være sket mere end én ting. 
• Aktivér score: Er som udgangspunkt slået fra, men kan slås til så man på svarmulighederne også kan score. F.eks. hvis man arbejder med SMART-mål og scoring. 

Når Skemaet er oprettet, skal det tildeles til borgerne, som skal anvende det. Det gør du på følgende måde: 

1. Åben det standardskema, du ønsker at tildele til borgere
2. Øverst i fanerne skal du vælge "Borgere"
3. Sæt flueben ved de borgere der skal have skemaet
4. Tryk "Gem"

Herefter er skemaet tilgængeligt for de valgte borgere. 

 

Nye borgere

På et standardskemaet kan du lave opsætningen så det automatisk tilføjes til de nye borgere der oprettes i Sekoia.

Det gør du på følgende måde: 

1. Åben det standardskema, du ønsker automatisk er tilgængelig for nye borgere
2. Øverst i fanerne skal du vælge "Borgere"
3. Sæt flueben ved "Anvend skema for alle nye borgere"
4. Tryk "Gem"

Skemaet er nu automatisk aktivt når der oprettes en ny borger. 

 

Borgerskemaer

Skemaer kan også oprettes på borgerniveau, så skemaet kun er tilgængeligt hos den pågældende borger. Skemaer hos borgeren kan oprettes af Administratorer og Superbrugere.

Alle skemaer kan oprettes som borgerskemaer, men det kræver en del tid at vedligeholde dem, fordi det skal gøres på skemaet hos den enkelte borger. Derudover er det svært at få overblik over anvendelse af Skemaer i organisationen, når der arbejdes på borgerniveau. 

Vi anbefaler derfor, at skemaerne oprettes som tomme standardskemaer, hvorefter de kan tilpasses den enkelte borger. På den måde sikres et fælles sprog, mindre administration og arbejde når skemaerne skal ændres eller tilpasses. 

 

Opret et personligt borgerskema

Et personligt borgerskema, der kun skal anvendes hos den pågældende borger, skal oprettes af en Superbruger og Administrator på følgende måde:

Inden du gå I gang bør du overveje om du med fordel kan arbejde med standardskemaer, evt. tomme standardskemaer eller standardskemaer der tilpasses til den enkelte borger. 

1. Log ind i Sekoia administrationen på computeren 
2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
3. Tryk på "Skemaer"
4. Tryk på "Tilføj"
5. Du kan nu vælge et standardskema på listen eller oprette et personligt skema ved at trykke på "Nyt borgerskema"
6. Indtast navn på Skemaet, f.eks. Afføring, Ernæring, Mobiliet osv. 
7. Tryk på "Tilføj spørgsmål"
8. Vælg spørgsmålstypen, f.eks. svarmuligheder (multiple choice) eller punkter på billede
9. Indtast det spørgsmål du ønsker besvaret i skemaet (f.eks. Type, Mængde, Antal, Hvor langt gik borgeren? osv.)
10. Tryk på "Opret"
11. Hvis du har valgt "Svarmuligheder (multiple choice)" skal du nu indtaste de prædefineret svarmuligheder der kan være på spørgsmålet du har stillet under punkt 8

 

Eksempler på Skemaer

Da skemaer oprettes internt i jeres organisation kan de anvendes til mange typer af registrering. Følgende er eksempler på, hvad der kan registreres i Skemaer: 

• Afføring
• Kramper
• Adfærd
• Humør
• Søvnmønster
• Klippekort
• Kost og ernæring
• Mål 
• Risikovurdering
• Nødkald
• Aktiviteter
• Delmål
• COVID-19 symptomer
• Graduering i opgaveudførelsen (muligheden for kunne skrive kommentar til en udført opgave)

Du kan få inspiration til opbygningen af Skemaer her: Inspirationskatalog - Skemaer

Skemaer kan også anvendes til registreringer, der ikke vedrører borgerne, men omhandler organisationen. Det kan f.eks. være egenkontrol. Du kan læse mere om, hvordan du kan arbejde med egenkontrol i Sekoia her: Egenkontrol

 

Husk formålet og hvorfor

Når skemaerne opbygges, anbefaler vi, at man er særligt opmærksom på formålet med skemaet. Dette kan komme særligt i fokus ved hele tiden at fokusere på, "Hvorfor" dette skema opbygges. Spørgsmålet om "Hvorfor" er relevant i hele processen, for at man kan blive klar over det konkrete formål: 

• Hvorfor opbygger vi dette skema?
• Hvorfor opbygger vi et konkret spørgsmål?
• Hvorfor disse svarmuligheder i spørgsmålet?

Overordnet set anbefaler vi, at man er klar på formålet, da dette altid bør kunne italesættes, når der indsamles data, viden og information om borgeren. Et skarpt formål gør det ligeledes nemmere at se, hvad de konkrete gevinster bør være. 

Det er nemt at opbygge spørgsmål og svarmuligheder i Skemaer. Når noget er nemt, er der en risiko for, at dette sættes i spil eller anvendes uden større omtanke. F.eks. kan man nemt registrere på de kvindelige borgeres menstruation. Fordi det er let at aflevere og indsamle data, er der risiko for, at skemaet aktiveres hos alle de kvindelige borgere, men dataene er højst sandsynligt ikke relevante hos alle borgere. 

Derudover kræver det også tid at udføre registreringerne, og den tid anbefaler vi anvendes til noget, der har et formål. Ellers er der også en risiko for, at man drukner i data, samt at der ikke laves registreringer de steder, hvor det virkelig er relevant. Derudover er der et etisk perspektiv i forhold til indsamling af data, da man som udgangspunkt ikke skal indsamle data uden et klart og konkret formål. 

 

Opbygningen af Skemaer

Skemaer fungerer som spørgeskemaer, hvor der oprettes spørgsmål med tilhørende svarmuligheder. Skemaer oprettes på samme måde på både standard- og borgerniveau. 

Når Skemaer opbygges, kan det indeholde alle de spørgsmål og svarmuligheder, som er relevante. I arbejdet med opbygningen er det dog vigtigt at have fokus på formålet med Skemaet, og hvad I ønsker at vide. 

Eksempel: Et skema kan f.eks. omhandle registreringer omkring Afføring. Det første spørgsmål kan omhandle "Typen af afføring", hvor svarmulighederne f.eks. kan være mulighederne i Bristol-skalaen. Hvis det er relevant, kan der oprettes yderligere et spørgsmål, f.eks. omkring "Mængden", hvor svarmuligheder kan være lidt, mellem og meget. 

Når Skemaer opbygges, skal man overveje hvilken type skema, man ønsker at opbygge. I Sekoia kan Skemaer opbygges som forskellige spørgsmålstyper. Det gælder både på standard- og borgerniveau. 

 

Spørgsmålstyper

Når du opbygger et Skema, skal du som det første vælge en spørgsmålstype. Nedenfor kan du læse om de spørgsmålstyper, der er tilgængelige i Sekoia. 

Tilføj en kommentar til det enkelte spørgsmål

Når du opretter et spørgmål i Skemaer, har du mulighed for at tillade en åben kommentar til det konkrete spørgsmål fra skærme, tablets og telefoner. Funktionen gør det muligt at koble kommentaren til det konkrete spørgsmål og ikke som en åben overordnet kommentar, der stadig kan tilføjes til sidst i Skemaet. 

Vi har set flere eksempler på Skemaer, hvor man ønsker, at medarbejderne til et konkret spørgsmål uddyber deres valg med en kommentar. Hvis I har flere spørgsmål i et Skema, hvor I ønsker spørgsmålene uddybet, kan det give et længere skriv under den yderligere kommentar til sidst. Derudover kan det være svært at huske, hvad der skal noteres til sidst i kommentaren, hvis der ønskes yderligere kommentarer til flere spørgsmål i et Skema. Når kommentaren tilføjes til det konkrete spørgsmål, giver det også en bedre kobling mellem spørgsmålet og kommentaren, hvilket kan være en mere rød tråd i registreringen og dokumentationen.

Hvis du ønsker at anvende muligheden for at tilføje en kommentar til et konkret spørgsmål, skal du gøre følgende:

1. Log ind i Sekoia administrationen som Administrator eller Superbruger
2. Vælg enten standardskemaet eller det relevante borgerskema
3. Tilføj et spørgsmål eller find det spørgsmål i Skemaet, hvor du ønsker at tilføje muligheden med en åben kommentar
4. Klik på markøren "Tillad kommentar" (hvorefter markøren bliver grønt og muligheden er slået til). Se evt. billedet ovenfor 

Du kan nu tillføje en kommentar til spørgsmålet fra skærme, tablets og telefoner. Kommentaren kan kun tilføjes, hvis du forinden har besvaret spørgsmålet med et valg eller et billede. Spørgsmålet kan derfor ikke "kun" være en åben kommentar. 

I det øjeblik du trykker på "Opret" gemmes registreringen, og du kan ikke længere redigere i kommentaren. Men hvis du har tilføjet en kommentar til f.eks. spørgsmål 1, og du ved spørgsmål 3 kommer i tanke om, at du har glemt at skrive noget, kan du scrolle tilbage og tilføje det glemte. 

Du har altid mulighed for at tilføje en yderligere kommentar til sidst i Skemaet, da dette er en standardfunktion. Vi anbefaler, at denne kommentar ses som en overordnet kommentar til hele registreringen, som bør omhandle noget, der ikke direkte kan kommenteres på de konkrete spørgsmål. Vi anbefaler også, at I løbende ser på de yderligere kommentarer, da det muligvis kan være relevant at udbygge Skemaet med et nyt spørgsmål, der hurtigere kan besvares i stedet for at tilføje en kommentar. 

 

Spørgsmålet kan springes over

Når du opretter et spørgsmål i Skemaer vil det som udgangspunkt altid kræve et svar fra skærme, tablets og telefoner. Det gælder alle spørgsmålstyper, du tilføjer. Du kan se, at et spørgsmål kræver svar ved indstillingen "Skal besvares".

 

Du har muligheden for at lave opsætningen på spørgsmålet, så det fra skærme, tablets og telefoner er muligt ikke at svare på det konkrete spørgsmål, så du kan "springe spørgsmålet over". Ønsker du at spørgsmålet kan springes over, skal du trykke på den "grønne markør" ved "Skal besvares", hvorefter den grønne markør flyttes til venstre og bliver grå. Herefter kan spørgsmålet springes over i Skemaet fra skærme, tablets og telefoner.

Et tryk på markøren slår dermed muligheden for at springe spørgsmålet over til/fra, og den grønne markør viser, at spørgsmålet skal besvares. 

Hvis du gør dette muligt, og spørgsmålet springes over fra skærme, tablets og telefoner, vil der i Skemarapport stå "Spørgsmålet er ikke udfyldt". 

 

Hjælpetekst og hjælpebillede

I mange situationer kan man have behov for hjælpetekst og et billede i forbindelse med ens Skemaer og spørgsmål. Vi har set eksempler, hvor man har forsøgt at hjælpe og vejlede ved at skrive en længere tekst i spørgsmålet eller i svarmulighederne. Disse tekster har skulle være en hjælp til medarbejderne, når der laves registreringer i Skemaer fra skærme, tablets og telefoner. 

I de situationer er spørgsmålene blevet længere end de reelt er, fordi de indeholder meget hjælpetekst. Det kan f.eks. være henvisning til handling, hvis der registreres en krampe, en bestemt adfærd osv. I nogle situationer kan teksten skabe forvirring, da det kan være sværere at gennemskue, hvad der reelt er spørgsmålet.

Du skal være opmærksom på at hjælpetekst og billede ikke ses som rapportering eller dokumentation, men som en hjælp til indsamling af registreringer og data. Derfor er hjælpeteksten og/eller billedet ikke en del af Skemarapporten. 

De kan f.eks. anvendes ved: 

• Afføringsregistreringer (Bristolskalaen)
• Sårpleje ved forskellige sårtyper
• Lange spørgsmål hvor en del af teksten er vejledning (f.eks. husk at du skal....)

 

Oprettelse af et spørgsmål:

Når der oprettes et spørgsmål i et Skema, kan du vælge at tilføje en hjælpetekst og/eller et billede. Det kan både tilføjes, når du opretter et spørgsmål i et standardskema og et personligt borgerskema. 

• Hjælpetekst: Der kan tilføjes en tekst til spørgsmålet. Der er ikke nogen begrænsning på hvor lang teksten kan være, men I skal være opmærksomme på, at en lang tekst kan få den modsatte effekt ude på skærme, tablets og telefoner. 
• Hjælpebillede (billede kan først uploades her fra den 15. marts): Der kan tilføjes ét billede til spørgsmålet. Det kan f.eks. være et billede af Bristolskalaen de steder, hvor typen registreres i et afføringsskema efter denne skala. 

Teksten eller billedet der tilføjes ved oprettelse af spørgsmålet, anbefaler vi ses som vejledning til, når det konkrete spørgsmålet skal besvares. Hvis en bestemt registrering kræver en konkret handling, anbefaler vi, at du anvender en hjælpetekst eller et billede i det sidste spørgsmål i Skemaet, som omhandler "Yderligere kommentar og tidspunkt". Dette spørgsmål er dog en del af standardskemaet. Se mere nedenfor. 

 

Yderligere kommentar og tidspunkt

Når I fra skærme, tablets og telefoner laver en registrering i et Skema, vil det sidste spørgsmål altid være tidspunktet, datoen og muligheden for at tilføje en yderligere kommentar. Det er en del af alle Skemaer, uanset hvilket niveau Skemaet er oprettet på. 

Dette har altid været en del af Skemaer fra skærme, tablets og telefoner, men har ikke været synligt i Sekoia administrationen. Med hjælpetekster og billede vil denne del af Skemaer blive synlig i alle Skemaerne i administrationen som det sidste spørgsmål. Spørgsmålet oprettes automatisk og kan ikke fravælges.

I det sidste "Yderligere kommentar og tidspunkt"-spørgsmål i standardskemaet, har I også mulighed for at tilføje en hjælpetekst eller et hjælpebillede. Det kan ikke tilføjes på borgerniveau, da det automatisk er en del af standardskemaet. 

Funktionen kan anvendes til at synliggøre eventuelle handlinger, som skal udføres ud fra den registrering, der laves i Skemaet. Det kan f.eks. være, at hvis der svares på Type 3 i et afføringsskema, kræver det en bestemt indsats af medarbejderne. Her kan en tekst eller et billede være vejledende. 

 

Svarmuligheder (Multiple choice)

Spørgsmålstypen gør det muligt at opbygge et spørgsmål med tilhørende svarmuligheder, som i et traditionelt spørgeskema. 

Oprettes spørgsmålet som "Svarmuligheder (multiple choice)", kan du anvende følgende muligheder:

• Tillad flere valg: Vælges denne mulighed, vil I ude fra skærme, tablets og telefoner kunne svare på spørgsmålet med en eller flere af svarmulighederne. Det kan f.eks. være relevant, når man ønsker at registrere på adfærd i en bestemt situation. Hvis "Tillad flere valg" anvendes, vil man kunne svare, at der både var slag, spark og spyt i en registrering, hvorimod man uden denne mulighed kun kan vælge en af svarmulighederne. 
• Aktivér score: Kan f.eks. anvendes, hvis man arbejder med SMART-mål, hvor der arbejdes med en score fra 0-4. Scoren kan også anvendes, hvis registreringen kan defineres som et "tal", hvor det efterfølgende er nemmere at lægge scorerne sammen, end hvis svarmulighederne kun er angivet som tekst. Anvendes scoren, kan denne kombineres med prosaformuleringen i svarmuligheden. 

Du skal være opmærksom på, at det ikke er muligt at koble et Skema til en Nexus-medicinopgave (hvis I har integrationen til KMD Nexus). 

Du kan få inspiration til opbygningen af Skemaer her: Inspirationskatalog - Skemaer

Punkter på billede

Spørgsmålstypen gør det muligt at tilføje et billede i Sekoia administrationen, hvor I efterfølgende kan markere en registrering ude fra skærme, tablets og telefoner. Det kan f.eks. være relevant i forhold til følgende: 

• Insulingivning (stikkeskema)
• Injektioner (stikkeskema)
• Plastre (f.eks. smerteplastre)
• Smerte (billede af kroppen, hvor der kan markeres når borgeren siger han/hun har ondt)
• Markering for f.eks. sår, udslæt eller lignende

Billedet I uploader kan f.eks. være af en overkrop, lår, mave, lænd eller lignende. Ude på skærme, tablets og telefoner kan I på billedet markere, hvor der er stukket, f.eks. ved insulingivning. Disse skemaer ses ofte i papirformat, som I vil kunne erstatte ved at anvende spørgsmåltypen "Punkter på billede". Registreringen bliver gemt med dato og klokkeslæt, samt hvem der har foretaget registreringen. Derudover vil man inden insulingivning og registrering i skemaet ofte have behov for at kunne se tidligere registreringer (markeringer) vist på det samme billede. Her kan du vælge mellem: 

• 0-10 registreringer
• 20 registreringer
• 50 registreringer
• 100 registreringer 

Det vil efterfølgende blive vist på billedet, f.eks. Stikkeskemaet. Denne information giver den nødvendige kontekst for brugeren når registreringen kan udføres nu og her. I Skemarapporten kan du hente historik for så lang en periode som du ønsker det. 

Vi anbefaler, at f.eks. Stikkeskemaer oprettes som standardskemaer og efterfølgende tildeles til de borgere, hvor skemaet er relevant. Det kan være nødvendigt, at oprette flere Stikkeskemaer, hvis I arbejder med flere varianter af billeder. F.eks. kan der både være et billede af en krop, et af lårene og et af maven. I det tilfælde anbefaler vi, at der oprettes "Stikkeskema - Lår", "Stikkeskema - Mave" og "Stikkeskema-Krop" som standardskemaer. 

Det billede du ønsker at anvende skal være gemt på den computer, hvor du arbejder i Sekoia, så du kan uploade det i Skemaet. Du kan kun uploade et billede og ikke en PDF-fil. 

Vi anbefaler at skemaet kobles til Opgaver, f.eks. kan stikkeskema kobles til "Blodsukkermåling" eller medicinopgaven. Det er dog ikke muligt at koble et Skema til en Nexus-medicinopgave (hvis I har integrationen til KMD Nexus). 

Du kan få inspiration til opbygningen af Skemaer her: Inspirationskatalog - Skemaer

 

Billeder

Spørgsmåltypen gør det muligt for jer at svare på et spørgsmål i Skemaet med et eller flere billeder. Når Skemaet opbygges med spørgsmålstypen "Billeder", vil I efterfølgende kunne uploade et svar i Skemaet fra tablets og telefoner. 

Det kan f.eks. være, at I ønsker at uploade et billede af sårpleje eller udslæt hos en borger. Billederne kan f.eks. også anvendes som en visuel dokumentation for aktiviteter sammen med borgeren. 

Når billedet uploades, skal du vælge hvor på telefonen eller tabletten, du ønsker at hente billedet. De muligheder du får, afhænger af om du har en Android eller IOS tablet eller telefon. 

Android: 

• Kamera
• Filer (her kan du vælge seneste fotos men også andre apps. Hvis du ønsker at uploade mere end et billede, skal du bruge seneste fotos og ikke gå til f.eks. Galleri eller appen Foto. Derudover skal du på det første billede holde fingeren inde for efterfølgende at kunne vælge flere billeder)

IOS: 

• Tag billede
• Vælg fra  fotoalbum
• Vælg i browser (find billeder som ikke ligger i fotoalbum, men måske er gemt i en anden mappe)

Spørgsmålstypen kan kun besvares fra tablets og telefoner, ikke de store Sekoia-skærme, da det kræver, at enheden har et kamera. Du skal derudover være opmærksom på, at når du tager billeder med tablets og telefoner, så bliver billedet gemt i kamerarullen på den pågældende enhed. 

Du skal være opmærksom på, at det ikke er muligt at koble et Skema til en Nexus-medicinopgave (hvis I har integrationen til KMD Nexus). 

Du kan få inspiration til opbygningen af Skemaer her: Inspirationskatalog - Skemaer

 

Sundhedsmålinger

Spørgsmålstypen gør det muligt at oprette en eller flere sundhedsmålinger i Skemaer. På den måde vil det være muligt at planlægge målingerne, ligesom Skemaet kan kobles på konkrete Opgaver. Det kan f.eks. være en vægtmåling som opbygges i Skemaet, hvorefter Skemaet kobles til Opgaven omkring Vejning. Dermed registreres vægtmålingen direkte i Opgaven.

Følgende målinger kan oprettes i Skemaer:

• Blodsukker
• Blodtryk
• Iltmætning
• Puls
• Respirationsfrekvens
• Temperatur
• Vægt

Når du registrerer en Sundhedsmåling i Skemaer, vil du inden du trykker "Registrer" få muligheden for at se tidligere målinger (historikken). Du vil dermed kunne se den "nye" måling i kontekst til tidligere målinger. For at se tidligere målinger skal du trykke på "Tidligere målinger" i Skemaet. Du kan også altid tilgå tidligere målinger under borgerens profil. 

Når målingerne oprettes som spørgsmålstype, kan du tilføje yderligere: 

• Spørgsmålet kan springes over
• Tillad kommentar
• Hjælpetekst og hjælpebillede

Rapport: Hvis du opretter et spørgsmål og f.eks. tillader en kommentar eller tilføjer andre spørgsmål, så kan de data ses i Skemarapporten. Sundhedsmålingsrapporten indeholder kun målingens værdi f.eks. vægten. 

Spørgsmålstypen ”Sundhedsmåling” kræver, at du arbejder med Sundhedsmålinger i Sekoia. Hvis I ikke har Sundhedsmålinger slået til, vil spørgsmålstypen ikke være tilgængelig, når spørgsmålene i Skemaer oprettes.

Du skal være opmærksom på, at det ikke er muligt at koble et Skema til en Nexus-medicinopgave (hvis I har integrationen til KMD Nexus). 

Du kan få inspiration til opbygningen af Skemaer her: Inspirationskatalog - Skemaer

Tal

Spørgsmålstypen gør det muligt at indtaste et svar i Skemaet med en numerisk værdi. Dermed vil svaret, der kan gives, være et tal, hvor I selv kan vælge den ønskede enhed. Det kan f.eks. være at: 

• Smerte, hvor der f.eks. kan scores fra 1-10. (VAS)
• Målinger som f.eks. hoftemål, armmål, højde og lignende
• Barthel ADL (vurdering af funktionsevne niveau)
• Antallet af øvelser
• Stoletest, walktest eller lignende 
• CRP (måling af infektionstal)
• INR (blodprøve hvor man måler blodets evne til at størkne, f.eks. i forbindelse med Maravan-behandling)
• Alder
• Fedtprocent
• Antal ift. forbrug, f.eks. cigaretter, genstande pr. dag eller lignende.
• Antallet af hvor mange gange noget konkret er forekommet. Det kan f.eks. også være antal dage
• Temperatur ved Egenkontrol (ikke borgerens temperaturmålinger da denne findes som Sundhedsmåling), hvor enheden vil være grader.
• Bröset

Når "Tal" oprettes som spørgsmålstype, kan du tilføje yderligere: 

• Spørgsmålet kan springes over
• Tillad kommentar
• Hjælpetekst og hjælpebillede

Du kan få inspiration til opbygningen af Skemaer her: Inspirationskatalog - Skemaer

 

Tekst

Spørgsmålstypen gør det muligt at indtaste et svar i Skemaet som fritekstfelt. Dermed vil man kunne besvare spørgsmålet med tekst uden at skulle vælge andre muligheder som f.eks. ved "Tillad kommentar". 

Spørgsmålstypen kan især anvendes, hvis I ønsker at anvende Skemaet som notat/dagbogsnotat. 

Når "Tekst" oprettes som spørgsmålstype, kan du yderligere tilføje: 

• Spørgsmålet kan springes over
• Tillad kommentar
• Hjælpetekst og hjælpebillede

Du kan få inspiration til opbygningen af Skemaer her: Inspirationskatalog - Skemaer

 

Beregning

Spørgsmålstypen gør det muligt at opsætte en formel, der kan lave beregninger ud fra tidligere spørgsmål i Skemaet. Spørgsmålstypen kan f.eks. bruges til automatisk beregning af borgerens BMI ud fra formlen: 

BMI = Vægt/(højde*højde)

Spørgsmålstypen kan f.eks. anvendes til beregning af følgende:

• BMI
• Ernæringsscreening
• Andre screeninger

Du skal være opmærksom på, at spørgsmålstypen "Beregning" kræver værdier indtastet i Skemaet, og at disse værdier skal registreres som spørgsmål i Skemaet inden typen "Beregning" anvendes. Hvis "Beregning" er spørgsmål 3, kan den ikke hente værdier fra spørgsmål 4. 

Beregningerne der registreres gemmes i Skemarapporten, som kan hentes i administrationen og fra alle skærme, tablets og telefoner.

Spørgsmålstypen bygges af formler, og det er derfor vigtigt, at der ikke flyttes rundt på spørgsmålene efterfølgende, da formlen herefter sandsynligvis ikke vil anvende de korrekte spørgsmåls/værdier til beregningen. 

Du kan få inspiration til opbygningen af Skemaer her: Inspirationskatalog - Skemaer

 

Væskeregistrering

Spørgsmålstypen gør det muligt at oprette væskefunktionen som en skematype, hvorefter den kan kobles til en eller flere opgaver. 

Det vil betyde, at man kan registrere det tilbudte og/eller indtagede væske direkte i Opgaven. Det er relevant når tilbudt væske til borgeren er planlagt, og der er oprettet konkrete opgaver. Væskeskemaet kan nu kobles til opgaven, hvormed den ikke kan udføres, uden der registreres mængden af det tilbudte eller indtagede væske for borgeren. Det er en sikkerhed i forhold til, at den tilbudte væske efterfølgende registreres. 

I kan læse mere om Væske her: Væske

Tilføj et standardskema til en eller flere borgere

Når standardskemaer er oprettet og tilgængeligt på det niveau, hvor det skal anvendes, skal skemaet tildeles til den eller de relevante borgere. Registreringer i Skemaer kan både forekomme planlagt, hvor de oftest er koblet til Opgaver, men også som ad hoc-registreringer efter behov. Skemaerne skal dog tildeles til borgeren, for at de kan anvendes til registreringer. Herefter vil Skemaerne kunne tilgås fra borgerens profil eller koblet til en konkret Opgave fra alle skærme, tablets og telefoner. 

Tildelingen af Standardskemaer til borgerne kan gøres på følgende måde i Sekoia administrationen. 

Tildel standardskema til én borgers profil

Hvis du ønsker at tilføje et eller flere Skemaer til én borger, er det nemmest at gøre følgende:  

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren som Superbruger eller Administrator
2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
3. Vælg "Skemaer" 
4. Vælg "Tilføj"
5. Vælg herefter den eller de Skemaer, du ønsker at tilføje ved at sætte flueben
6. Tryk på "Gem"

Skemaet er nu tilføjet til borgerens profil og er tilgængeligt for registreringer på skærme, tablets og telefoner. Du kan efter tilføjelsen arbejde videre med Skemaet, hvis du ønsker at tilpasse standardskemaet til borgerne ved f.eks. at tilføje flere spørgsmål. 

Du har altid mulighed for at arkivere eller sætte det tilføjede Skema på pause. 

 

Tildel et standardskema til flere borgere på én gang

Hvis du ønsker at tilføje et Skema til flere borgeres profiler på én gang, skal du gøre følgende: 

1. Åben det standardskema, du ønsker at tildele til borgere
2. Øverst i fanerne skal du vælge "Borgere"
3. Sæt flueben ved de borgere der skal have skemaet
4. Tryk "Gem"

Standardskemaet er nu tilføjet til de valgte borgere og er tilgængeligt for registreringer på skærme, tablets og telefoner. Denne vejledning skal også følges, hvis du ønsker at fjerne et standardskema for en eller flere borgere. Dette gøres ved at fjerne flueben i stedet for at sætte dem og herefter trykke Gem. Skemaet kan også fjernes på den enkelte borgers profil. 

 

Tildel automatisk et standardskema til nye borgere

Et standardskema kan også sættes op, så det altid er tilgængeligt, når der oprettes en ny borgerprofil i Sekoia. Det kan være relevant, hvis der f.eks. registreres i standardskemaer på adfærd, klippekort eller utilsigtede hændelser. Dette skema er slået til hos alle borgere, så der kan registreres efter behov. Når dette skema slås til automatisk, skal I ikke huske på at tildele det konkrete skema til en ny borger.

Du kan slå et standardskema til automatisk hos fremtidige borgere på følgende måde: 

1. 1. Åben det standardskema, du ønsker automatisk er tilgængelig for nye borgere
   2. Øverst i fanerne skal du vælge "Borgere"
   3. Sæt flueben ved "Anvend skema for alle nye borgere"
   4. Tryk "Gem"

Standardskemaet er nu automatisk tilføjet til nye borgere, der oprettes i Sekoia, og der kan ved aktivering af borgerens profil registreres i skemaet fra skærme, tablets og telefoner. 

 

Status på Skemaer

Et Skema i Sekoia kan have følgende status:

Aktiv: 

Når Skemaer er aktive, kan der laves registreringer fra skærme, tablets og telefoner. 

 

Arkiveret: 

Når et standardskema arkiveres, vil det ikke længere kunne tildeles til borgere, ligesom det vil blive fjernet hos de borgere, hvor skemaet var tildelt. Når du arkiverer et skema, vil du få vist, hvis dette er koblet til en eller flere planer med informationer om hvilken plan, borgere og lokationer. 

Arkiverede skemaer kan gendannes. Hvis et standardskema gendannes, vil det igen skulle tildeles borgerne. Hvis et personligt borgerskema gendannes, vil det igen være aktivt, og der kan laves registreringer på skærme, tablets og telefoner. 

Når skemaer arkiveres vil eventuelle koblinger til Planer og Opgaver blive fjernet. Hvis skemaet gendannes skal denne kobling laves igen, hvis I ønsker det. 

 

Pause: 

Borgernes personlige skemaer kan sættes på pause. Når dette gøres, vil en eventuel kobling til Planer og Opgaver også være sat på pause. Hvis skemaet er koblet til en eller flere Opgaver, vil der forsat være en kobling, men skemaet kan ikke tilgås på Opgaven ude fra skærme, tablets og telefoner. Når skemaet aktiveres vil koblingen til både Planer og Opgaver være genskabt. 

Vi anbefaler derfor at "Pause" anvendes ved de skemaer, hvor I ved, at de igen skal anvendes, og hvor I ønsker at bevare koblingen til Planer og Opgaver. 

 

 

Overblik over Skemaer

I Sekoia administrationen kan du hurtigt få et overblik over de Standardskemaer, der er oprettet. Derudover kan du få følgende informationer:

• Hvilket niveau de er oprettet på, f.eks. kommune, center eller afdeling
• Hvor mange borgere standardskemaet er tildelt hos
• Status på standardskemaet i forhold til om det er aktivt, på pause eller arkiveret

På listen over standardskemaer har du mulighed for at filtrere på skemaernes lokationer (det niveau de er oprettet på), status samt søge i Skemaerne. 

Du får overblik over standardskemaer på følgende måde: 

1. Log ind i Sekoia administrationen som Administrator
2. Vælg "Standardskemaer" i menuen under "Opsætning"
3. Du får nu vist en liste over aktive standardskemaerne

Øverst under "Status" kan du vælge at se alle standardskemaer eller kun de aktiverede. 

Når du klikker på et af skemaerne, har du mulighed for at opbygge spørgsmål og svarmuligheder, samt redigere i den eksisterende opbygning af standardskemaet. Du skal her være opmærksom på, at de ændringer du foretager vil være gældende for alle borgerne, der har tildelt dette skema. Det er også her, at du har mulighed for at tildele Standardskemaet til en eller flere borgere samt få overblik over, hvilke borgere der på nuværende tidspunkt har tildelt de pågældende skemaer. 

Ønsker du, at få et overblik over en borgers skemaer, skal du gøre følgende: 

1. Log ind i Sekoia administrationen som enten Superbruger eller Administrator
2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
3. Tryk på "Skemaer"
4. Du får nu vist en liste af borgerens aktive skemaer. 
5. Du kan øverst under "Status" vælge at se alle skemaer, de arkiveret og skemaer sat på pause.

Hvis du trykker på et skema, har du mulighed for opbygge og ændre i det pågældende Skema. 

 

Notifikationer

I administrationen er det muligt på et standardskema at tilføje en eller flere medarbejdere, som vil få en notifikation, hvis der laves en registrering i det konkrete skema. 

Det er ikke muligt at tilføje et standardskema til en borger og efterfølgende opsætte notifikationer. Det sættes på selve standardskemaet, hvorefter medarbejderne modtager notifikationer, når der laves en registrering i skemaet hos alle borgerne, der har tilføjet det pågældende skema. 

Det kan f.eks. være registreringer i skemaer omkring adfærd, hvor I ønsker, at bestemte personer bliver notificeret, når registreringen laves i det konkrete skema. 

Notifikationerne kan ses og tilgås følgende steder: 

• Skærme, tablets og telefoner: I bunden af skærmen under "Notifikationer" (ved siden af "Overblik"
• Administrationen: Øverst i menuen til venstre (under punktet "Borgere")
• E-mail (valgfri)

Hvis én medarbejder sættes op til at modtage notifikationer på e-mail, vil han/hun modtage notifikationer både på e-mail og i Sekoia.

Når du trykker på notifikationen i Sekoia administrationen eller fra skærme, tablets og telefoner, vil du få vist følgende informationer:

• Hvilken borger er skemaregistreringen lavet hos
• Skemaets titel
• Dato og klokkeslæt for registreringen

Hvis du får notifikationen på e-mail, vil du få vist følgende link til administrationen. 

Notifikationen i e-mailen har begrænsede informationer, modsat i Sekoia administrationen og fra skærme, tablets og telefoner. Den vil f.eks. ikke indeholde borgerens navn, da dette ikke må vises i en e-mail.

Notifikationerne kan derudover behandles som: 

• Markér som læst: Den konkrete notifikation får fjernet markeringen om, at den er uberørt
• Markér alle som læst: Du har muligheden for at markere alle notifikationerne i den visning som læste

Listevisningen med dine notifikationer vil blive nulstillet hver 10 dag. Det betyder at notifikationer, du har fået vist eller markeret som læst, vil blive fjernet fra visningen. Notifikationer, du ikke har fået vist eller markeret som læste, vil blive vist, indtil du markerer dem som læst. 

Medarbejderne der tilføjes, skal være oprettet i Sekoia. Du skal have rollen som Administrator for at tilføje en eller flere medarbejdere. 

Sådan gør du

Du skal være Administrator for at opsætte notifikationer. 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren 
2. Vælg "Standardskemaer" under "Opsætning" i menuen
3. Åbn det skema du ønsker at sætte notifikationer på
4. Vælg "Notifikationer" øverst i fanerne
5. Tryk på "Tilføj modtager" øverst i højre hjørne
6. Vælg den medarbejder på listen, som du ønsker skal modtage en notifikation 
7. Hvis medarbejderen også skal modtage notifikationen på e-mail, sætter du flueben ved "Email notifikation"
8. Tryk "Tilføj"
9. Gentag det, hvis du ønsker at flere medarbejdere skal modtage en notifikation
10. Tryk "Gem", når alle medarbejderne der skal modtage en notifikation er tilføjet

Du kan altid tilføje eller fjerne medarbejdere, hvis de ikke længere skal modtage notifikationer.

Du har også muligheden for at sende notifikationer til medarbejdere ad hoc efter behov fra alle skærme, tablets og telefoner. Du kan sende notifikationerne, når der laves en registrering i et skema. 

Du kan læse mere om det her: Notifikationer

Tilpas standardskema til borgeren

Når et standardskema tilføjes til en borger, er det muligt at udbygge standardskemaet med ekstra spørgsmål og dertilhørende svarmuligheder, som kun skal være tilgængeligt hos den pågældende borger. Dermed kan en del af skemaet være et standardskema med borgerens personlige tilpasninger. 

Det er dog ikke muligt at tilføje ekstra svarmuligheder på et spørgsmål, der er oprettet som standard. Så når et standardskema er oprettet med x-antal spørgsmål og svarmuligheder, kan der til de enkelte spørgsmål ikke tilføjes yderligere svarmuligheder på borgerniveau. 

I eksemplet med Afføringsskemaet kan det f.eks. være relevant hos en borger at være ekstra opmærksom på f.eks blod i afføringen, da der hos borgeren er noget særligt omkring dette, som er relevant at lave observationer på, der kan anvendes i dialog med lægen. I denne situation kan standardskemaet tilføjes til borgeren, og herefter kan der tilføjes et ekstra spørgsmål omkring "Er der blod i afføringen?", hvortil svarmulighederne kan være "Nej" og "Ja". Denne tilpasning vil kun forekomme hos den pågældende borger. 

Hvis dette gøres, vil det være tydeligt i administrationen, hvilken del af skemaet hos borgeren der er oprettet på standardniveau, og hvor der er sket tilpasninger på borgerniveau. 

 

Standardskemaer uden indhold

Det kan også være en fordel at oprette de standardskemaer, man ønsker må anvendes i organisationen, selv hvis det er uden indhold. Der kan f.eks. arbejdes med borgerens mål i skemaer, som oftest vil være borgerens personlige skemaer. Disse målskemaer vil dog ofte være opbygget under en overordnet kategori, som f.eks. kan være ud fra VUM-temaerne eller FSIII. 

Hvis der arbejdes med dette, anbefaler vi, at disse temaer oprettes som skemaer på standardniveau, også selvom det muligvis kun er med temaets titel. Det er nemmere for medarbejderne at anvende de oprettede standardskemaer og efterfølgende tilpasse dem, end at oprette temaet gentagende gange. Når standardniveauet anvendes, skal det oprettes én gang og tilpasses hos de borgere, hvor det skal anvendes, så man undgår at oprette et skema til hver enkelt borger. Derudover er der mindre risiko for taste- og stavefejl, som kan være forstyrrende i arbejdet med data. 

 

Rediger et Skema

Du har altid mulighed for at redigere i et eksisterende skema. Det kan f.eks. være, at du ønsker at redigere følgende:

• Omdøbe skemaets titel
• Ændre spørgsmålet eller de tilhørende svarmuligheder, f.eks. ved at slette, tilføje nye eller ændre rækkefølgen
• Tillad flere svarmuligheder 
• Aktiver en score
• Ændre billedet i spørgsmålstypen "Punkter på billede"

Skemaer skal redigeres på det niveau, hvor de er oprettet, hvilket enten er som standardskema eller et personligt borgerskema. 

Du finder standardskemaerne under "Standardskemaer" i menuen under "Opsætning". Borgerens personlige skemaer finder du under borgerens profil under "Skemaer". På begge skemalisterne kan du se, hvilket niveau skemaet er oprettet på, da der enten vil stå navnet på jeres center, afdeling eller borgeren. 

Når du har fundet det oprindelige skema, skal du trykke på det, hvorefter det åbnes, og du kan se de oprettede spørgsmål. 

 

Flyt rundt på spørgsmålenes rækkefølgende

Hvis du ønsker at flytte rundt på spørgsmålenes rækkefølge, skal du tage fat i det spørgsmål, du ønsker at flytte, når skemaet er åbent, og trække det derhen hvor du ønsker det. F.eks. kan du flytte spørgsmål 1 ned til plads nr. 3. 

 

Rediger i spørgsmålet eller tilhørende svarmuligheder

Hvis du trykker på det enkelte spørgsmål, åbnes dette, og du kan herefter se de tilhørende svarmuligheder og spørgsmålets opsætning. 

Når spørgsmålet er åbent, har du mulighed for at gøres følgende: 

• Ændre spørgsmålets titel ved at trykke på "Omdøb" under svarmulighederne
• Ændre at spørgsmålet ikke kræver besvarelse
• Tillade en kommentar til det konkrete spørgsmål
• Tillad flere valg i svarmulighederne
• Aktivér scoren
• Tilføje nye svarmuligheder til et spørgsmål
• Slet eksisterende svarmuligheder ved at trykke på "skraldespands-symbolet"
• Rediger i eksisterende svarmuligheder eller ændr den aktiverede score ved at trykke på "blyant-symbolet"
• Slet spørgsmålet ved at trykke på "Slet" under svarmulighederne

Slet et skema

Du kan altid aktivere et standardskema og et personligt borgerskema. 

 

Standardskema

Et standardskema kan arkiveres af en Administrator på følgende måde: 

1. Log ind i Sekoia administrationen
2. Vælg "Standardskemaer" under "Opsætning"
3. Find skemaet du ønsker at arkivere på listen, tryk på "de tre prikker" yderst til højre
4. Tryk på "Arkiver"

Skemaet er nu arkiveret og vil ikke længere kunne tilføjes til en borger. Borgere der havde skemaet vil få det fjernet. Du kan altid gendanne skemaet igen ved at vælge de arkiverede skemaer, trykke på "de tre prikker" og vælg "Gendan skema". I Skemaer under borgerens profil kan et standardskema også fjernes, så det ikke længere er tilgængelig for den pågældende borger. 

 

Borgerens personlige skema

Borgerens personlige skema kan sættes på pause og fjernes. Det skal gøres af en Administrator eller Superbruger på følgende måde: 

1. Log ind i Sekoia administrationen
2. Vælg borgeren under "Borgere"
3. Vælg "Skemaer" i fanerne
4. Find skemaet på listen og tryk på "de tre prikker" yderst til højre
5. Vælg om skemaet skal arkiveres eller sættes på pause

Skemaet er nu arkiveret eller sat på pause og vil ikke længere kunne tilgås fra borgerens profil. Du kan altid aktivere et skema der er sat på pause eller arkiveret ved at finde skemaet under status "Pause"/"Arkiveret", trykke på "de tre prikker" og vælge "Aktiver". 

 

 

Koble skemaer på en opgave

Det er muligt at koble et eller flere Skemaer direkte til borgerens tildelte opgaver. Det kan f.eks. være en opgave omkring "Toiletbesøg", hvor der er koblet et afføringsskema til. 

Når et Skema kobles til en Opgave, kan det sættes på som "skal udfyldes". Det betyder, at Opgaven ikke kan behandles, før der er lavet registrering i det påkrævet skema.

Når denne kobling laves i Sekoia administrationen, vil Skemaet kunne tilgås direkte fra opgaven på borgerens opgaveliste. Det skaber en tilgængelighed, hvor der er større sandsynlighed for, at medarbejderne husker at lave registreringen, hvilket er afgørende for dokumentation og dataindsamling. 

Sådan gør du: 

Inden et skema kan kobles til en opgave skal det være tilføjet til borgeren og være opbygget. 

1. Log ind i Sekoia administrationen
2. Vælg borgeren under "Borgere"
3. Tryk på "Opgaver"
4. Find den opgave du ønsker at koble et skema til, og åbn den
5. Tryk på "Tilføj skemaer" nederst
6. Sæt flueben ved det eller de skemaer du ønsker at tilføje til opgaven
7. Tryk på "Tilføj skemaer"

Skemaet er nu tilføjet til opgaven. Du skal være opmærksom på at hvis opgaven er planlagt gentagende gange, så skal skemaet også kobles til de andre opgaver. 

Du kan læse mere om, hvordan du kobler Skemaer til Opgaver her: Kobling af Skemaer til Opgaver

 

Koble Skemaer til én eller flere Planer

Ligesom med Opgaver kan borgerens skemaer kobles til én eller flere Planer.  Funktionen gør det muligt at lave en tydeligere rød tråd fra en overordnet plan til et konkret skema, der arbejdes med i dagligdagen. 

Hvis koblingen laves, skaber det følgende gevinster: 

• Mere målrettet rapportering på den konkrete Plan
• Hurtigere overblik i forhold til om der registreres som planlagt i de konkrete skemaer

Du kan læse mere om, hvordan et skema kobles til en plan her: Kobling af Opgaver og Skemaer til en Plan

Vi ser særligt, at muligheden for at koble udvalgte opgaver til en konkret plan anvendes, når der arbejdes med borgeren mål. Du kan læse mere om, hvordan der kan arbejdes med borgerens mål ud fra Planer, Opgaver og Skemaer her: Tilføj en Plan til borgerens profil. Videoen nederst viser en Case med udgangspunkt i VUM og borgerens indsatsmål. 

Kobling gør det muligt at udvælge konkrete Skemaer, som er relevante for planens historik og rapportering. Du kan læse mere om det her: Planrapport

 

Lav en skemaregistrering

Forventes klart mandag den 11. september 2023

Registrering i Skemaer laves som udgangspunkt  i Sekoia appen fra telefoner, tablets eller store skærme. Formålet med Skemaer er at registreringerne kan laves hvor tingene sker og man ikke skal søge tilbage til kontoret. Det er både for at registreringerne udføres mere rettidige og at der er større sandsynlighed for at medarbejderne husker at lave registreringen og med "rette indhold" da det er friskt i erindringen. 

Det er dog også muligt at lave en skemaregistrering i Sekoia administrationen fra computeren. Det kan f.eks. være der skal laves et længere notat hvor man arbejder bedre fra en computer eller man har glemt det, da situationen forekom og nu sidder ved en computer. 

Du laver en registrering i administrationen på følgende måde: 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg borgeren under "Borgere"
3. Væg fanen "Skemaer"
4. Vælg fanen "Registreringer"
5. Tryk på "+"
6. Vælg det skema du ønsker at lave en registrering i
7. Indtast indhold
8. Tryk "Gem"

Skemaregistreringen er nu gemt, som hvis den var registeret fra skærme, tablets eller telefoner. 

 

Slet en skemaregistrering

Det er muligt at slette en skemaregistrering lavet i Sekoia. Det kan f.eks. være at registreringen er lavet ved en fejl hos den forkerte borger. 

Skemaregistreringen kan kun slettes af en systemadministrator. Hvis I ikke har en systemadministrator kan du altid kontakte Sekoia support eller projektlederen. 

For at slette en skemaregistrering skal du gøre følgende: 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Skemaer" under "Rapporter" i menuen
3. Find den registrering du ønsker at slette i rapporten
4. Tryk på "skraldespands-symbolet" yderst på registreringen
5. Tryk "Slet registrering" 

Skemaregistreringen er nu slettet og vil ikke længere være en del af skemarapporten. Hvis du sletter en skemaregistrering der indeholder en væskeregistrering eller en sundhedsmåling vil den registrering også blive slettet i Væskerapporten og Sundhedsmålingsrapporten. 

Hvis du ved en fejl kommer til at slette en skemaregistrering kan du altid kontakte Sekoia supporten. Vi gemmer fortsat data, men det kan ikke tilgås i jeres skemarapport.

 

Rapportering

Alle skemaer der tildeles til borgerne, kan der hentes rapport på. I rapporten ses alle de registreringer, der er lavet i den valgte periode. Rapporterne kan hentes af både Administratorer, Superbrugere og Medarbejdere. 

Rapporterne kan hentes ned som PDF-fil (til udskrift), gemmes som fil og evt. uploades andetsteds. Derudover kan data hentes til Excel og som CSV-fil. I skal være opmærksomme på, at spørgsmålstypen "Punkter på billede", hvor der vises et billede, ikke kan eksporteres til Excel. Ønsker I derfor at hente en rapport på spørgsmåltypen "Punkter på billede", f.eks. et Stikkeskema, skal denne enten ses i Sekoia administrationen eller hentes som PDF-fil. 

Rapporterne kan både anvendes i forhold til et særligt fokus, f.eks. omkring borgerens mål, men kan også være til gavn for viden om, hvordan det egentlig går med det tilbud, der dagligt gives til borgeren. Det kan også være som et undersøgende perspektiv i forhold til at blive klogere på eventuelle mønstre. Dette kan give faktuel viden, der kan anvendes i den konkrete planlægning hos borgeren. 

I Skemarapporten er det muligt at se historikken på alle borgerens skemaregistreringer. Der kan laves filtrering og vises data i grafer.

Du kan læse mere om rapporter på skemaer her: Skemarapport

Husk, at du altid kan anvende vores guide "Hvordan gør jeg?", som du finder nede i venstre hjørne.