Her finder du informationer om Skemarapport: 

• Formål
• Opdatering af Skemarapporten
• Sådan henter du en Skemarapport 
  • Vælg udvalgte skemaer
• Filtrer på Skemaets spørgsmål
• Grafer
  • Svarmuligheder (multiple choice)
  • Score
  • Tal
  • Tekst
• Slet en skemaregistrering
• Rapportering ud fra Planer
• Print eller gem en Skemarapport
• Data i Excel
• Anvendelse af Skemarapport

 

Formål

Formålet med Skemarapport er, at give medarbejderne mulighed for at tilgå historikken for de registreringer i Skemaer, der i dagligdagen udarbejdes fra skærme, tablets og telefoner.

Når der registreres i forskellige skematyper i funktionen Skemaer, generes disse i en samlet rapport.

Denne rapport kan anvendes til:

• Viden om historik i forhold til en konkret registrering, f.eks. hvad der er registeret af hvem og hvornår.
• Den daglige dokumentation, f.eks. bestilling fra myndighed, visitation ift. borgerens planer og mål.
• Gennemskue mønstre, der kan gøre os klogere i morgen, end vi er i dag.
• Tilpasning af indsatsen omkring borgeren.

Rapport kan anvendes i forhold til én bestemt borger, men kan også anvendes til at se en historik og få overblik på tværs af borgerne, f.eks. på en afdeling. En tydelighed i forhold til antallet af registreringer fordelt på organisationens udvalgte skematyper kan med fordel anvendes til dialog i medarbejdergruppen f.eks. på møder.

Skemarapport kan vise følgende detaljer om de udførte registreringer:  

• Tidspunkt – dato og klokkeslæt
• Borgerens navn
• Skematypen
• Navnet på medarbejderen der har lavet registreringen
• Skemaets spørgsmål – både spørgsmålet og den valgmulighed der er valgt
• Kommentarer hvis de er tilføjet - både til det enkelte spørgsmål og yderligere overordnet kommentarer
• Filtrering på de enkelte spørgsmål i skemaet og de relevante svarmuligheder
• Grafvisning af svarenes fordeling, både i forhold til de konkrete svar men også som kurve i forhold til udviklingen over tid

 

Opdatering af Skemarapporten

I uge 13 (mandag-torsdag) forventer vi at sende en større opdatering af skemarapporten ud. 

Skemarapporten vil kunne det samme som i dag, hvor I kan følgende:

• Hente x-antal skemaer på tværs af borgere
• Hente x-antal skemaer for den enkelte borger
• Alle registreringerne kan åbnes på en gang, hvorefter registreringerne kan læses igennem. De kan også åbnes enkeltvis. 
• Skemarapporten kan printes ud som en PDF-fil (printet ser ud som i dag, der sker ikke nogen ændringer)
• Data i skemarapporten kan eksporteres til Excel 

Opdateringen gør det muligt for jer at gøre følgende:

• Få et hurtigt overblik over antal registreringer i de enkelte skemaer (fås i overblikket med det samme)
• Filtrer på de enkelte spørgsmål i skemaet og dermed de enkelte svarmuligheder
• Få grafer der viser fordelingen af svar på de enkelte spørgsmål i skemaet ("lagkage-graf")
• Få vist en graf over udviklingen for den valgte periode hvis der arbejdes med scorer ("kurve-graf")

Når I ønsker at filtrer eller få vist grafer er det vigtigt at der kun vælges et skema ad gangen. Filtreringen og graferne fungerer ikke hvis I forsøger at hente det for mere end en skematype. Det skyldes at skemaerne ikke er bygget ens op. F.eks. kan man ikke filtrer på et afføringsskema på samme tid med et forbrugs, vendeskema eller lignende. Så husk altid at vælge et skema ad gangen når I ønsker at filtrer.

Der kan filtreres på et skema på tværs af flere borgere, hvis der arbejdes med et standardskema. Hvis der er oprettet et personligt spørgsmål for en borger på et standardskema, kan der ikke filtreres i dette spørgsmål på tværs af borgere (da det ikke er standard, men personligt)

 

Sådan henter du en Skemarapport 

Rapporten kan hentes af Administratorer, Superbrugere og medarbejdere. 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Skemaer" under punktet "Rapporter" i menuen 
3. Vælg den eller de borgere, du ønsker at hente rapporten for ved at trykke på "Skift" yderst til højre
4. Vælg den periode, du ønsker at hente  rapporten for
5. Du får nu en liste af alle skemaregistreringerne i den valgte periode for de udvalgte borgere. Den viser som udgangspunkt alle skemaerne i den valgte periode. 

På de enkelte skemaer kan du med det samme se hvor mange registreringerne der er registeret i den valgte periode. 

 

Vælg udvalgte skemaer

Hvis du ikke ønsker at se alle borgerens skemaer for den valgte periode kan du ændre valget på følgende måde (der skal vælges et skema hvis du ønsker at filtrer og se grafer): 

1. Følg vejledningen ovenfor ift. hvordan du henter en skemarapport 
2. Tryk øverst på "Filtrer Skema"
3. Sæt herefter flueben ved det eller de skemaer du ønsker at få vist rapport for (ops hvis du skal filtrer og se graf må du kun vælge et ad gangen)
4. Tryk "Gem"

Du kan herefter gøre følgende:

• Trykke på en enkelt registrering, hvorefter den foldes ud, og du kan læse indholdet.
• Trykke på "Udvid alle" øverst, hvorefter alle de valgte registreringerne foldes ud. 

 

Filtrer på Skemaets spørgsmål

Hvis du ønsker at filtrer på de enkelte spørgsmål i Skemaet og dermed også de konkrete svar, så skal du starte med kun at vælge et skema. Der kan ikke filtreres på tværs af skemaer.

Det er ikke muligt at filtrer og få vist graf af skemaspørgsmålstyperne Væskeregistrering, Sundhedsmålinger, Billede og Punkter på billede. Hvis I har et skema med flere spørgsmål og et af dem er bygget op af et af disse spørgsmålstyper kan I stadig filtrer og se graf af skemaets andre spørgsmål. 

Når du filtrer får du muligheden for at kigge direkte på et konkret spørgsmål i skemaet og se fordelingen af de forskellige svarmuligheder der er givet over tid. Det kan f.eks. være et afføringsskema hvor du ønsker at vide hvor ofte der er svaret afføringstype 2 eller hvor ofte der i forhold til mængden er svaret "Mellem". Det kan også være filtrering i forhold til et delmål hvor I ønsker at vide hvor ofte der er givet svar 1 ud af måske 4 svarmuligheder. 

 

Sådan gør du: 

1. Følg vejledningen for hvordan du henter en skemarapport
2. Følg vejledningen for "Vælg udvalgte skemaer" (Obs der må kun vælges et skema)
3. Tryk på "Filter" øverst
4. I boksen der kommer frem trykker du på "Observeret", her får du nu vist en liste af de spørgsmål der er i det konkrete skema som du er ved at filtrer i
5. I feltet "Og/Eller" får du en liste af de forskellige svarmuligheder der i spørgsmålet valg i punkt 4

Hvis du I feltet mellem "Kolonner" og "Og/Eller" vælger "Er" kan du kun vælge en af svarmulighederne i det konkrete spørgsmål. Hvis du i stedet vælger "Nogen af" så kan du vælge flere af svarmulighederne. 

Ønsker du ikke længere at få vist filtrene skal du trykke på "Filter" og herefter på krydset, hvorefter de oprettede filtre slettes.

 

Eksempel:

Du har valgt skemaet Afføring som har to spørgsmål - Type og Mængde. Typen har 8 svarmuligheder (de 7 typer fra Bristolskalaen og "Ingen afføring") og Mængden har 3 svarmuligheder. 

Hvis du vil filtrer på "Typen" skal du under "Kolonne" (hvor der står observeret vælge "Typen" i listen. Vælger du "Er" kan du filtrer på en af de 8 svarmuligheder, f.eks. Type 1. Herefter vil skemarapporten kun vise alle de registreringer der er lavet hvor svaret var type 1 i den valgte periode. Vælger du derimod "Nogen af" i stedet for "Er" kan du vælge både at få registreringer hvor det er type 1, type 2 og type 4. 

 

Grafer

Det er muligt at få vist en graf over fordelingen af de enkelte svarmuligheder i et spørgsmål, samt en kurve over udviklingen over tid hvis der arbejdes med at scorer.

Det er ikke muligt at filtrer og få vist graf af skemaspørgsmålstyperne Væskeregistrering, Sundhedsmålinger, Billede og Punkter på billede. Hvis I har et skema med flere spørgsmål og et af dem er bygget op af et af disse spørgsmålstyper kan I stadig filtrer og se graf af skemaets andre spørgsmål. 

 

Svarmuligheder (multiple choice)

I et skema med spørgsmålstypen Svarmuligheder (multiple choice) kan I få vist en graf over fordelingen af de svar der er givet over den valgte periode. 

Fordelingen ses i en lagkage-graf hvor antallet vises både i procenter og det konkrete antal. 

 

Score

I et skema med spørgsmålstypen Svarmuligheder (Multiple choice) anvender scoren, så vil det være muligt at få vist en kurve over scoren i den valgte periode. Det er f.eks. relevant hvis der arbejdes med score i forhold til delmål ud fra SMART-scoren (0-4). Her vil I kunne se udsvingene i en kurve i forhold til de enkelte registreringer. 

På billederne ovenfor ses kombinationen af Svarmuligheder (multiple choice) og en score i forhold til deltagelse i beskæftigelse. 

 

Tal

I et skema med spørgsmålstypen Tal kan I få vist en graf over antallet af registreringer i den valgte periode. I kan holde musen henover de enkelte registreringer og se hvilket tal der er registreret. 

Eksemplet ovenfor er i forhold udlevering af cigaretter hvor I vil kunne se i den valgte periode om der er dage hvor der udleveres oftere end andre. F.eks. kan I på billedet se at der den 15. marts er lavet udleverings-registrering to gange. 

 

Tekst

I et skema med spørgsmålstypen Tekst kan du læse ned over registreringerne for den valgte periode. Rapporten vil vise antallet af registreringer i den valgte periode, men det er ikke muligt at lave grafer da registreringerne baseres på et fritekstfelt hvor der indtastes prosa. 

 

Slet en skemaregistrering

Det er muligt at slette en skemaregistrering lavet i Sekoia. Det kan f.eks. være at registreringen er lavet ved en fejl hos den forkerte borger. 

Skemaregistreringen kan kun slettes af en systemadministrator. Hvis I ikke har en systemadministrator kan du altid kontakte Sekoia support eller projektlederen. 

For at slette en skemaregistrering skal du gøre følgende: 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Skemaer" under "Rapporter" i menuen
3. Find den registrering du ønsker at slette i rapporten
4. Tryk på "skraldespands-symbolet" yderst på registreringen
5. Tryk "Slet registrering" 

Skemaregistreringen er nu slettet og vil ikke længere være en del af skemarapporten. Hvis du sletter en skemaregistrering der indeholder en væskeregistrering eller en sundhedsmåling vil den registrering også blive slettet i Væskerapporten og Sundhedsmålingsrapporten. 

Hvis du ved en fejl kommer til at slette en skemaregistrering kan du altid kontakte Sekoia supporten. Vi gemmer fortsat data, men det kan ikke tilgås i jeres skemarapport.

 

Rapportering ud fra Planer

Skemarapporten viser alle registreringer for borgeren ud fra de valgte skematyper i den valgte periode. 

Du kan også vælge at koble de Skemaer, der er relevante for en eller flere af borgerens Planer hertil. Dette skærper dokumentationen og rapporteringen.

Du kan læse mere om dette her: Planer og her: Planrapport

 

Print eller gem en Skemarapport

Når du har hentet Skemarapporten, kan den gemmes som en PDF-fil og herefter udskrives, hvis du ønsker det. PDF-filen kan også uploades i et andet system, f.eks. til et omsorgssystemet. 

Rapporten kan hentes af Administratorer, Superbrugere og medarbejdere.

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Skemaer" under punktet "Rapporter" i menuen 
3. Vælg den eller de borgere, du ønsker at hente rapporten for ved at trykke på "Skift" yderst til højre
4. Vælg den periode, du ønsker at hente  rapporten for
5. Tryk på "Filtrer skema" 
6. Når du sætter flueben ved skematyper du ønsker at gemme som PDF-fil eller printe
7. Tryk på "Export"
8. Vælg om du ønsker en PDF-fil eller at hente data til Excel
9. Rapporten kommer nu øverst på din skærm. Tryk på denne, og den vil åbnes som en PDF-fil eller i Excel
10. Du kan nu gemme filen der, hvor du ønsker det

Skal filen uploades i et andet system, skal den første hentes ned og gemmes lokalt på den computer, du arbejder ved. 

Sådan udskriver du en PDF-fil: 

Hvis du ønsker at udskrive den Skemarapporten, skal du følge vejledningen ovenfor i forhold til, hvordan du gemmer rapporten som PDF-fil. 

Når filen er gemt, kan den åbnes, og du kan herefter udskrive den.

 

Data i Excel

Data i Skemarapporten kan eksporteres til Excel, hvormed du får mulighed for at filtrere yderligere på de registrerede data. Du skal være opmærksom på, at det ikke er muligt at eksportere data fra Skemaer, hvor du arbejder med billeder. Det gælder spørgsmålstypen "Punkter på billede" og "Svar med billede", hvilket f.eks. gælder stikkeskemaer. 

Det kan være relevant at se på et konkret skema hos borgeren, hvor du vil se, hvor ofte der under et bestemt trin er valgt en bestemt svarmulighed. Det kan f.eks. være et skema omkring en aktivitet, hvor du ønsker at se, hvor ofte der er registreret en gåtur, en cykeltur osv. Derudover kan der være et trin, hvor der spørges til borgerens egen motivation i forhold til f.eks. "Tager selv initiativ", "Personalet gør" osv. Kombinationen af hvor ofte borgeren selv har taget initiativ til f.eks. en gåtur kan være interessant. 

Du eksporterer data til Excel på følgende måde: 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Skemaer" under punktet "Rapporter" i menuen 
3. Vælg den eller de borgere, du ønsker at hente rapporten for ved at trykke på "Skift" yderst til højre
4. Vælg den periode, du ønsker at hente  rapporten for
5. Tryk på "Filtrer skema" 
6. Når du sætter flueben ved skematyper du ønsker at gemme som PDF-fil eller printe
7. Tryk på "Export"
8. Vælg om du ønsker en PDF-fil eller at hente data til Excel
9. Rapporten kommer nu øverst på din skærm. Tryk på denne, og den vil åbnes som en PDF-fil eller i Excel
10. Du kan nu gemme filen der, hvor du ønsker det

Du får nu vist en masse rådata, som du kan filtrere på. Det gør du på følgende måde: 

1. Vælg i Excel "Sortér og filtrer" øverst til højre
2. Vælg "Filtrer"
3. Du kan f.eks. filtrere på følgende: 
   • De forskellige trin i skemaer
   • De forskellige valgmuligheder under de enkelte trin

I dokumentet "Data i Excel" nedenfor, kan du få yderligere vejledning for arbejdet i Excel. Dokumentet kan udskrives hvis du ønsker det.

 

Anvendelse af Skemarapport

Vi anbefaler, at rapporten anvendes til at stille relevante spørgsmål til den daglige praksis, samt til fakta i dialogen mellem medarbejderne. Den mere faktuelle dialog kan højne kvaliteten ift. den pædagogiske praksis og plejen omkring borgeren.

Skemarapporten kan hentes af Administratorer, Superbrugere og medarbejdere.

Skemarapporterne kan kun understøtte vejen hen mod svarene, da disse kan findes i kombinationen af denne, medarbejdernes viden omkring borgeren og fagligheden.

Skemarapporten kan også anvendes, når der f.eks. skal sendes data på udvalgte borgere til det sociale tilsyn. Du kan læse mere om det her: Det Sociale tilsyn

Husk, at du altid kan anvende vores guide "Hvordan gør jeg?", som du finder nede i venstre hjørne.