Her finder du informationer om Instruktioner i Administrationen: 

• Formål
• Gevinster
• Overvejelser
• Eksempler på anvendelsen af Instruktioner
• Sådan opretter du en Instruktion
• Koble Instruktioner til Opgaver

Formål

Formålet med Instruktioner er at give medarbejderne mulighed for at dele faglig viden i form af PDF-filer, billeder og videoer. Instruktionerne der oprettes tager udgangspunkt i den enkelte borger og kan tilgås fra alle skærme, tablets og telefoner.

Tilgængeligheden og den visuelle instruktion skaber tydelighed på opgaven og medfører større sikkerhed for både borgeren og medarbejderne. Det skyldes også, at der er mindre risiko for fejltolkning, som er større hvis f.eks. instruktionen er formidlet på skrift. Tilgængeligheden kan øges ved, at konkrete instruktioner kobles til borgerens tildelte opgaver, hvormed instruktionen kan tilgås direkte i opgaven fra skærme, tablets og telefoner. 

Derudover er formålet, at skabe fokus på at instruktionerne oprettes af de rette personer med udgangspunkt i faglighed og kompetencer. Det skaber sikkerhed i forhold til, at den viden og information der er synlig i Instruktioner, altid er den rigtige. 

Denne uddelegering skaber sikkerhed, og understøtter højnelse af faglighed og kvalitet i organisationen.

Gevinster

• Mulighed for at sikre at den rigtige faglige viden er tilgængelig.
• Mulighed for at højne chancen for at udarbejdede Instruktioner anvendes, da disse er let tilgængelige der hvor de skal anvendes.
• Mulighed for at højne fagligheden ved, at uddelegere udarbejdelsen af instruktionerne til de rette faggrupper- og personer.
• Mulighed for at højne medarbejdernes trivsel, da viden og nyttigt redskab er lettere tilgængeligt i opgaveudførelsen.
• Mulighed for at skabe fælles platform og sprog for viden og faglighed.
• Mulighed for at skabe tryghed hos borgeren ift. at viden er tilgængelig, så opgaven kan udføres mere ensartet.

Overvejelser

Følgende er vores anbefalinger til de overvejelser I bør gøre jer inden Instruktioner implementeres: 

• Hvem udarbejder materialet? For at sikre at instruktionen indeholder den korrekte viden og information, anbefaler vi, at opgaven uddelegeres til rette personer ud fra faglighed og kompetencer. F.eks. at materiale til forflytninger udarbejdes af en forflytningsvejleder og at sundhedsfaglige instruktioner udarbejdes af en sygeplejerske eller en SSA. 
• Hvem opretter Instruktionen? For at sikre, at det udarbejdet materiale også bringes i spil, anbefaler vi, at I afstemmer om det er den samme person der udarbejder materiale, som også opretter Instruktionen i Sekoia. Det kan være, at en forflytningsvejleder udarbejder materialet til forflytningen, men at en Superbruger opretter Instruktionen. Det kan dog være en fordel, at det er den samme person der udfører begge opgaver, da den anden løsning kan gøre processen for oprettelse og evt. ændringer længere en nødvendigt. 
• Hvem er ansvarlig for vedligeholdelse og opdatering? Det er oftest "let" at få oprettet instruktionerne, men hvem sikre at materialet er opdateret. Det anbefaler vi, også at I er opmærksomme på. 
• Hvilket materiale? Vi anbefaler, at I overvejer om Instruktionen skaber bedst værdi i form af billeder, video eller PDF-fil. Det kan være en fordel at anvende billeder, da det er nemt at finde frem til det sted i Instruktionen, hvor der er usikkerhed, f.eks. ved billede 5. Hvorimod det kan være svært at spole frem og tilbage i en video. Hvis der arbejdes med video anbefaler vi, at I er opmærksomme på videoens længde. Vi oplever, at videoer på mere end 2-3 min. sjældent bliver set i en travl hverdag. Det kan her skabe større værdi, at lave kortere og mere konkrete videoer. 
• Kvalitet i materialet? For at det kan skabe den ønskede værdi, bør I være opmærksomme på kvaliteten i det materiale der udarbejdes. F.eks. at man i en video holder kameraet nogenlunde stille, så det ikke giver en "rystende" oplevelse for de der skal se den. 
• Formålet med Instruktionen? Vi anbefaler, at I altid overvejer det, men lige så meget i forhold, hvad I forventer denne skal anvendes til. Vi anbefaler ikke, at Instruktioner direkte overtager den velkendte sidemandsoplæring, ihvertfald ikke generelt. Nogle situationer vil I muligvis kunne erstatte med Instruktioner, men generelt anbefaler vi, at disse ses som supplement til når der opstår usikkerhed hos en medarbejder i en konkret situation. Instruktionen kan muligvis afløse, at man skal finde en kollega for at få hjælp i den konkrete situation. 
• Hvornår og hvordan skaber en Instruktion værdi? En instruktion kan skabe værdi ved, at blive set flere gange i ugen. Men det kan også skabe værdi, at oprette en instruktion over opgaver der kun udføres få gange om året. Opgaver der udføres sjældent er oftest dem, der kan skabe usikkerhed hos selv faste medarbejdere der har været ansat længe. Det kan f.eks. være rengøring af et særligt hjælpemiddel hos én borger, der udføres sjældent. Det kan betyde, at opgaven længe vil være ny for mange, eller at der kan gå lang tid mellem udførelsen af denne konkrete opgave. 
• Skal nogle instruktioner kobles til en opgave? Nogle instruktioner har en kobling til en konkrete opgave, hvormed det kan give mening, at lave koblingen mellem instruktionen og opgaven direkte i administrationen. Herefter vil instruktionen kunne tilgås direkte i opgaven fra skærme, tablets og telefoner .
• Standard kontra private instruktioner? Der er fordele og ulemper ved begge dele. Ulempen ved personlige instruktioner er, at det kræver mere at få disse udarbejdet og holdt opdateret. De kan dog synliggøre en konkret situation, f.eks. en forflytning, mere detaljeret end en standardinstruktion. Det kan f.eks. være at borgeren oftest gør noget helt bestemt under denne flytning, hvor medarbejderne skal være opmærksom på netop det. En standardinstruktion er modsat lettere at udarbejde og opdatere, da den kan anvendes hos flere borgere. Derudover bør I være opmærksomme på, om I har samarbejde med andre leverandører, som leverer disse standardinstruktioner. 
• Det etiske perspektiv i udarbejdelse af materiale! Vi anbefaler, at I altid er opmærksomme på det etiske perspektiv i de instruktioner der udarbejdes. Det gælder særligt i de mere personlige instruktioner, f.eks. en forflytning omkring en badsituation. Der kan være situationer, hvor I bør overveje om det er for privat at filme borgeren. I nogle situationer kan man i stedet filme en medarbejder. 
• Det etiske perspektiv i anvendelse! Vi anbefaler, at I er opmærksomme på hvor de mere personlige instruktioner anvendes. F.eks. kan en privat forflytning omkring en badsituation anvendes på borgerens badeværelse i situationen, men ikke en man som medarbejder ser i f.eks. fællesarealet. Instruktioner er sikret bag log ind, men vi anbefaler at man er meget opmærksom på om nogen kan se eller lytte med. 

Eksempler på anvendelsen af Instruktioner

Instruktioner kan f.eks. anvendes til følgende:

• Forflytninger og lejringer
• Træningsøvelser
• Billeder af konkrete situationer, f.eks. hvordan morgenmaden anrettes
• ADL-videoer
• Instrukser for hvordan du udfører konkrete opgaver som f.eks. påsætning af ble, giver injektioner, tager sundhedsmålinger osv.
• Tegn til tale illustrationer 

Sådan opretter du en Instruktion

Inden du logger ind i Sekoia administrationen for, at oprette en Instruktion skal du sikre dig at det relevante materiale er udarbejdet. Vi anbefaler, at materialet som udgangspunkt er visuelt i form af billeder eller video. Hvis du ønsker at anvender skriftligt materiale kan du med fordel arbejde med PDF-filer.

Du kan også overveje, at skrive den skriftlige Instruktion direkte i en konkret Opgave eller i Planer. 

Derudover skal det relevante materiale være tilgængelighed på den computer du åbner Sekoia administrationen på.

Når materialet er udarbejdet, skal Instruktionen oprettes i Sekoia administrationen fra computeren af en Administrator eller en Superbruger. 

Instruktionen indeholder følgende informationer: 

1. Log ind i Sekoia administrationen på computeren
2. Vælg "Instruktioner" i menuen
3. Indtast Titel på instruktionen (vi anbefaler at titlen tydeliggøre instruktionens indhold, f.eks. "Forflytning - Bad")
4. Vælg instruktionstypen - billede, video eller PDF-fil 
5. Indtast en kort beskrivelse, som er en introduktion til den pågældende instruktion (denne skal være kort, da en lang beskrivelse ikke vil være synlig på skærme, tablets og telefoner)
6. Vælg om instruktionen være tilgængelig på medarbejder- og/eller borgersiden
7. Uploade materiale i form af PDF-fil, billeder eller video 
8. Koble evt. en beskrivelse til billederne, videoen eller PDF-filen

Billede- og PDF-Instruktioner uploades forholdsvis hurtigt i administrationen, og vil kort tid efter være tilgængelig på alle skærme, tablets og telefoner. Videoer kan, afhængig af dennes størrelse, tage lidt længere tid. Du behøver dog ikke, at sidde og vente på at den uploades. 

Hvis en Instruktion skal fjernes eller opdateres skal det gøres i Sekoia administrationen. 

Koble Instruktioner til Opgaver

Det er muligt, at koble en Instruktion direkte til borgerens tildelte opgaver. Det kan f.eks. være en opgave omkring "Måltid", hvor der er koblet et billede af, hvordan borgerens måltid anrettes. Det kan også være en video af en forflytning som kobles direkte til opgaven "Forflytning". 

Hos borgere hvor der arbejdes med tegnsprog eller tegn til tale, kan I overveje at koble billedet eller en video på Opgaverne. Dermed vil I direkte i Opgaven kunne se, hvordan i f.eks. kommunikere "Bad".

Når denne kobling laves i Sekoia administrationen, vil instruktionen kunne tilgås direkte fra opgaven på borgerens opgaveliste. Det skaber en tydelighed i forhold til opgaveløsningen, ligesom tydeligheden er en sikkerhed for både borgere og medarbejdere. Dette løses især med den tilgængelighed der opnås når der ved koblingen opnås en rød tråd mellem opgaver og instruktioner. 

Du kan læse mere om, hvordan du kobler instruktioner til opgaver her: Koble Instruktioner til Opgaver

Husk, at du altid kan anvende vores guide i administrationen "Hvordan gør jeg?" som du finder nede i venstre hjørne.

Du kan også læse mere om, hvordan du arbejder med Instruktioner på skærme, tablets og telefoner her: Instruktioner