Her finder du informationer om medarbejderprofiler i Sekoia: 

• Formål
• Opret medarbejderprofil
• Validering
• Medarbejdergrupper
• Medarbejderens profilbillede
• Slet medarbejderens profil
• Rediger en medarbejderprofil
• Nye koder
• Delegering

 

Formål

For at medarbejderne kan få adgang til Sekoia, skal de have oprettet en profil fra Sekoia administrationen.

Du skal have rollen som Administrator for at oprette og håndtere medarbejderprofiler. 

Når en medarbejderprofil er oprettet får han/hun adgang til Sekoia administrationen, skærme, tablets og telefoner. Det er vigtigt at I får slettet medarbejderprofiler der ikke længere er ansat, så de ikke har adgang til Sekoia. 

 

Opret en medarbejderprofil

Oprettelse af medarbejderprofiler gøres på følgende måde: 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Medarbejdere" under ”Indstillinger” i menuen til venstre
3. Tryk på "Tilføj medarbejder" øverst i højre hjørne
4. Indtast de relevante oplysninger om medarbejderen
5. Vælg medarbejderens rolle
6. Vælg medarbejderens tilhørsforhold (det eller de centre medarbejderen skal have adgang til)
7. Tryk "Gem"
8. Herefter fremkommer en boks med den oprettede medarbejdere bruger ID og koder til Sekoia. De skal udleveres til den pågældende medarbejder. VI anbefaler, at koderne markeres, kopieres og sendes pr. mail til den pågældende medarbejder. 

Vi anbefaler, at faste medarbejdere, studerende, afløsere og vikarer oprettes med deres egen personlige profil i Sekoia. Derudover kan det være en fordel at oprette en vikar-profil pr. afdeling, som f.eks. kan anvendes af helt nye vikarer, hvor man endnu ikke er sikker på, om de skal fortsætte i organisationen. Den profil kan f.eks. døbes ”Vikar hus 1” osv. 

 

Validering

Når du opretter en medarbejder, sker der automatisk en validering i forhold til om medarbejderen allerede er oprettet i Sekoia. 

Valideringen vil ske i forhold til medarbejderens e-mail. 

Hvis der i forvejen er oprettet en medarbejderprofil på centeret med samme e-mail, vil du blive advaret om det, men kan forsat oprette profilen hvis du ønsker det. Valideringen fungerer dermed ikke som en stopklods, men en hjælpende hånd for at undgå dobbeltprofiler. 

 

Medarbejdergrupper

Hvis I arbejder med Medarbejdergrupper vil der efter valg af faggruppe være en liste med medarbejdergrupper kategorier. Det kan f.eks. være følgende: 

• Faggrupper - f.eks. sygeplejerske, SSA, SSH, pædagog osv. 
• Roller i Sekoia - f.eks. medarbejder, superbruger og administrator. 
• Kompetencer - f.eks. medicinkursus og lignende.

Her skal i vælge de kategorier der er relevante at koble til medarbejderen profil. Medarbejdergrupperne giver jer mulighed for nemt, at filtrer på medarbejderlisten. 

Du kan læse mere om Personalegrupper her: Medarbejdergrupper

Husk, at du altid kan anvende vores guide "Hvordan gør jeg?" som du finder nede i venstre hjørne.

Medarbejderens profilbillede

I Sekoia kan der til medarbejdernes profil tilføjes et profilbillede. 

Medarbejdernes profilbillede kan tilføjes og ændres af en Administrator i Sekoia administrationen. 

 

Sådan gør du: 

Inden du går i gang skal du sikre dig at det billede du ønsker at tilføje er tilgængelig på den computer, hvor du logger ind i Sekoia administrationen. 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Medarbejdere" under "Indstillinger" i menuen til venstre
3. Find medarbejderens profil på listen og tryk på denne, hvorefter profilen vil åbnes
4. Tryk på "Skift billede" øverst til venstre
5. Find profilbilledet der hvor det er gemt på computeren
6. Tryk på "Åben"
7. Tryk herefter på "Gem". 

Profilbilledet er nu uploadet til medarbejderens profil. 

Ønsker du, at ændre profilbilledet følger du den samme vejledning. Den eneste forskel vil være at der i forvejen ses et billede. 

Slet medarbejderens profil

Når en medarbejder stopper med at arbejde på centeret skal deres profil slettes i Sekoia.

En medarbejderprofil skal slettes af en Administrator. 

 

Sådan gør du:

1. Log ind i Sekoia administrationen
2. Vælg "Medarbejdere" under "Indstillinger" i menuen til venstre
3. Find medarbejderen på listen (du kan evt. anvende søgefunktionen hvis listen er meget lang)
4. Tryk på medarbejderens profil
5. Tryk på fanen "Sikkerhed" øverst i medarbejderens profil
6. Vælg "Slet medarbejderprofil"
7. Bekræft at du ønsker at slette profilen

Medarbejderens profil er nu slettet, og personen har ikke længere adgang til Sekoia. Hvis medarbejderen har koblet en nøglebrik til profilen vil denne nu være nulstillet og kan udleveres til en anden medarbejder.

Inden du sletter medarbejderen anbefaler vi, at du tjekker om den pågældende medarbejder har tilhørsforhold til andre centre. Hvis han/hun har det kan det være at tilhørsforholdet skal ændres i stedet for at profilen skal slettes. Du kan læse mere her: Ændring af rolle & tilhørsforhold

 

Rediger en medarbejderprofil

Du har som Administrator altid mulighed for at ændre medarbejderes oplysninger.

Du kan ændre følgende: 

• Medarbejderens basisinformationer som f.eks. navn, kaldenavn, e-mail osv. 
• Medarbejderens tilhørsforhold - hvis f.eks. medarbejderen skal have adgang til flere centre med den samme profil.
• Medarbejderens rolle - hvis f.eks. medarbejderen tidligere havde rollen som "Medarbejder" men nu skal være "Superbruger"

Sådan gør du: 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Medarbejdere" under "Indstillinger" i menuen til venstre
3. Find medarbejderens profil på listen og tryk på denne, hvorefter profilen vil åbnes
4. Du kan nu foretage de ændringer du ønsker
5. Tryk herefter på "Gem". 

Medarbejderens profil vil herefter være opdateret. Hvis du f.eks. ændre medarbejderens rolle mens medarbejderen er logget ind i Sekoia administrationen, skal medarbejderen logge af og på igen for at rettighederne er opdateret. 

Du kan læse mere om ændring af rolle og tilhørsforhold her: Ændring af rolle & tilhørsforhold

 

Nye koder

Du kan som Administrator altid give dine kollegaer nye koder til Sekoia. Det gælder både en ny pinkode til skærme, tablets og telefoner, og en ny adgangskode til Sekoia administrationen.

Du laver nye koder ved at nulstille de nuværende koder. 

Sådan gør du: 

1. Log ind i Sekoia administrationen
2. Vælg "Medarbejdere" under "Indstillinger" i menuen til venstre
3. Find medarbejderen på listen (du kan evt. anvende søgefunktionen hvis listen er meget lang)
4. Tryk på medarbejderens profil
5. Tryk på fanen "Sikkerhed" øverst i medarbejderens profil
6. Vælg nu om du vil nulstille adgangskode eller pinkode (eller begge dele). 
7. Når du trykker på "Nulstil...." kommer der en ny kode frem som du skal sende eller udlevere til den pågældende medarbejder

Den nye kode er herefter klar og den gamle vil ikke længere kunne anvendes. Du kan læse mere om nulstilling af koder her: Nulstilling af koder

Når medarbejderen har fået de nye koder kan han/hun ændre dem til noget de kan huske ved at logge ind i Sekoia administrationen. Du kan læse mere her: Ændring af koder

 

Delegering

Du kan som Administrator se medarbejdernes delegeringer på deres profil. 

Delegeringen vises som: 

• Delegering på Opgaver i Opgavekataloget
• Delegering på borgerens tildelte Opgaver 

Hvis medarbejderen har delegering på flere borgeres tildelte Opgaver, vil der blive vist en liste med borgerens navn og hvilke tildelte Opgaver der er er delegeret til den konkrete medarbejder. 

Når Opgaver uddelegeres til bestemte medarbejdere, er det muligt at gøre følgende:

• Sætte en startdato på delegeringen
• Sætte en slutdato på delegeringen (delegeringen vil kunne fornyes ved at lave delegeringen igen)
• Kræve at medarbejderen signerer for delegeringen

 

Signering: 

Hvis I ønsker at arbejde med at medarbejderen skal signere (godkende) de konkrete uddelegeringer, skal I ved delegeringen sættes flueben i "Kræver signering". Herefter vil den konkrete medarbejder skulle godkende delegeringen på følgende måde: 

• Administrationen: Medarbejderen skal logge ind i Sekoia administrationen og signere under hans/hendes profil øverst i højre hjørne.
• Skærme, tablets og telefoner: Når medarbejderen berører en konkret opgave, hvor han/hun mangler at signere vil det være muligt at signere direkte fra skærmen. 

Husk, at du altid kan anvende vores guide "Hvordan gør jeg?" som du finder nede i venstre hjørne.