Her finder du informationer om Kontaktbogen i Administrationen:

Formål

Formålet med Kontaktbogen er at forsyne en simpel beskedfunktion mellem borgere/pårørende, medarbejdere/pårørende og medarbejdere/medarbejdere.

Kontaktbogen fungerer som et beskedsystem, hvor I kan oprette samtaler og kommentere på dem.

Det er muligt at skrive i Kontaktbogen fra administrationen og alle skærme, tablets og telefoner. Denne tilgængelighed gør det muligt at skrive og sende beskederne, samt give svar hurtigere og evt. involvere borgeren i kommunikationen.

Kontaktbogen er som udgangspunkt udviklet som en erstatning for papir-Kinabøgerne, der ofte lå i borgernes lejligheder. Disse er her gjort elektroniske, hvormed pårørende f.eks. kan modtage beskeder om mangler eller ønsker til indkøb, inden de kommer på besøg. Før opdagede man først denne besked, når man var på besøg hos borgeren. Det betyder, at man nu kan medbringe de ønskede indkøb, når man næste gang kommer på besøg.

Kontaktbogen kan også anvendes som kommunikationsforum mellem medarbejderne.

Hvis borgerne er inviteret til sin egen Sekoia-app, vil de også kunne læse og skrive i Kontaktbogen fra deres egen telefon og/eller tablet.

Funktionsbeskrivelse

Når der oprettes borgerprofiler i Sekoia, samt fællesskærmsprofiler, vil alle disse få deres egen Kontaktbog. Det betyder, at hvis der bor 20 borgere på centeret, så er der 20 Kontaktbøger plus jeres fællesskærme.

Når du trykker på "Opret samtale", skal du skrive et emne samt den besked, du ønsker at sende ud.

Tidligere samtaler vil altid kunne tilgås i listen til venstre, hvor du i overblikket får følgende informationer:

Dato for oprettelse
Samtalens emne
Ca. de 2 første linjer af beskedens indhold
Antal svar
Dato for det seneste svar

Beskederne kan åbnes og læses, hvorefter du kan kommentere på samtalen nederst på skærmen og ved at trykke på "Tilføj svar". Når du skriver, vil der i samtalen være noteret, hvem der har skrevet en kommentar.

Hvis der skrives kommentar til en samtale, vil samtalen altid rykke sig øverst i listen. Det betyder, at du ikke behøver scrolle ned i bunden af samtaler for at se, om du har overset noget.

Samtaler og kommentarer i Kontaktbogen kan ikke slettes.

Gevinster

Let adgang til beskeder mellem medarbejdere eller i kommunikationen med pårørende
Let mulighed for at svare da dette både kan gøres i lejligheden og på kontoret
Mulighed for at involvere borgeren i f.eks. kommunikationen med de pårørende
Mulighed for lettere koordinering og kommunikation i forhold til praktiske gøremål, f.eks. indkøb, med de pårørende.
Mulighed for at tilgå Kontaktbogen flere steder fra end hvis det er en kinabog i lejligheden.
Mulighed for at afgrænse hvem der kan læse beskederne modsat en kinabog i lejligheden.
Mulighed for lettere koordinering og kommunikation når der er flere pårørende, f.eks. hvem gør hvad, når der er mangler.

Kontaktbogen & pårørende

Når pårørende inviteres til Sekoia, vil de bl.a. få mulighed for at tilgå borgerens Kontaktbog fra deres computer hjemmefra. Du kan læse mere om pårørende i Sekoia her: Pårørende & Sekoia

Pårørende vil her have mulighed for at læse beskeder fra borgeren eller medarbejderne og svare på disse. Når der skrives i Kontaktbogen, vil pårørende modtage en e-mail om, at der er skrevet en besked i Kontaktbogen.

Kontaktbogen er ikke et privat beskedsystem, hvor man kan sende beskeder til en bestemt person. Hvis der er inviteret flere pårørende til borgerens Sekoia, vil alle de inviterede modtage en mail, når der skrives i Kontaktbogen, og de vil alle kunne læse og kommentere på dette. Det giver fordelen i at det er lettere at koordinere omkring f.eks. praktiske gøremål, når der er flere pårørende, da Kontaktbogen fungerer som et fælles-forum.

Inden pårørende inviteres, anbefaler vi, at I internt overvejer og drøfter følgende:

Hvad må der skrives i Kontaktbogen?
- Da Kontaktbogen er en åben kommunikationsplatform, anbefaler vi, at man er særligt opmærksom på, at der ikke skrives personfølsomme oplysninger. Vores anbefaleringer er, at den anvendes til mere praktiske beskeder, hvis f.eks. der mangler shampoo, nye håndklæder osv. Disse beskeder kan skrives i Kontaktbogen ude i borgerens lejlighed, når manglerne konstateres, hvormed medarbejderne ikke skal huske at skrive om det, når de kommer tilbage til kontoret. Kontaktbogen bør ses som et hjælpende værktøj i nogle situationer, men til private beskeder bør I anvende andre veje, ligesom I ved behov for akut kommunikation ikke bør anvende Sekoia.
Hvem må skrive i Kontaktbogen?
- Ønsker I, at det er den eller de samme medarbejdere, der f.eks. svarer pårørende? Eller må en vikar give et svar. I nogle situationer kan svaret kræve et større kendskab til borgeren, pårørende og evt. aftaler, hvormed de f.eks. ikke ønskes besvaret af en vikar.
Hvornår tjekker medarbejderne i Kontaktbogen?
- Pårørende kan i teorien skrive dag og nat, så hvornår tilbyder I, at disse beskeder læses? F.eks. at Kontaktbøgerne tjekkes i morgenvagten. Det gælder også den anden vej, i forhold til hvornår I kan forvente, at pårørende svarer.
Implementering af gode arbejdsgange
- Når intervallet for tjek af Kontaktbog er besluttet, anbefaler vi, at der oprettes en opgave til påmindelse om det. Der kommer ikke beskeder eller notifikationer ude på skærmene, og i en travl hverdag kan det nemt glemmes.
Hvornår kan pårørende forvente svar?
- Dette hænger sammen med ovenstående, i forhold til hvornår medarbejderne læser Kontaktbogen. For at undgå frustrationer over manglende svar, anbefaler vi, at der sættes en tydelig ramme for, hvad der kan forventes. F.eks. at du kan forvente svar indenfor 3-4 dage. Hvis der gives svar inden, vil dette oftest bare blive opfanget positivt.

Kontaktbogen kan skabe stor værdi i kommunikationen mellem borgere, medarbejdere og pårørende, men det kan ikke løse alt kommunikationen. Vi anbefaler, at man fortsat ved private beskeder til en bestemt pårørende anvender andre veje, ligesom I ved akut behov for kommunikation højst sandsynligt fortsat vil anvende telefonen.

Når overordnet formål og rammerne for samarbejdet omkring Sekoia er på plads, anbefaler vi, at dette kommunikeres og afstemmes med de pårørende. Denne forventningsafstemning er lige så relevant den anden vej, så medarbejderne ca. ved, hvornår de kan forvente svar fra pårørende. Kontaktbogen skal ikke blive en stressfaktor for nogen.

Inden I kan komme i gang, skal de pårørende inviteres til Sekoia. Du kan her læse mere om, hvordan dette gøres: Invitation af pårørende

Kontaktbogen & Borgeren

Borgeren kan få adgang til sin egen Sekoia-app. Den vil primært fungere som støtte og hjælp i hverdagen i forhold til at skabe synlighed omkring strukturen og aftaler. Det gøres særligt i Opgaver og visualisering i form af billeder og videoer.

I kan på centerniveau tilvælge, at borgeren også skal have adgang til Kontaktbogen. Borgeren vil derved kunne læse og skrive beskeder til medarbejderne og evt. pårørende, hvis de er inviteret. Hvis borgeren har adgang og er aktiv i forhold til kommunikationen i Kontaktbogen, skal man være opmærksom på, hvad der skrives og i hvilket format.

Hvis "Kontaktbogen" slås til for borgeren, vil den kunne tilgås under "Min profil" og fanen "Konatktbog".

Du kan læse mere om borgerens adgang til Sekoia her: Borgere & Sekoia

Kontaktbogen som medarbejderværktøj

Kontaktbogen kan også anvendes som et kommunikationsforum mellem medarbejderne. Det kan f.eks. være til små korte beskeder, der er relevant information for medarbejderne, der arbejder på afdelingen eller centeret.

Kontaktbogen fungerer ikke som et personligt beskedsystem, som f.eks. e-mails og advis. Det betyder, at når der skrives en besked i Kontaktbogen, så er den synlig for alle, der har adgang til Sekoia.

Hvis Kontaktbogen ønskes anvendt som kommunikation mellem medarbejdere, anbefaler vi, at I overvejer og drøfter følgende:

Hvad må der skrives i Kontaktbogen?
- Beskederne i Kontaktbogen er tænkt som små vigtige informationer, men det er ikke dokumentation. Man bør derfor overveje Sekoias andre funktioner, hvis beskederne får karakter af dokumentation. Det kan f.eks. være Opgaver eller Skemaer. Beskederne i Kontaktbogen kan f.eks. være, at der kommer VVS på fredag, at der er lukket i beskæftigelse osv.
Borgernes Kontaktbog eller en fælles?
- Hvis I skriver i borgernes Kontaktbøger skal I være opmærksomme på, at I vil skulle skrive og læse flere stedet. Det vil være så mange steder, som det antal borgere, der bor på centeret. Det kan derfor være en fordel at anvende en Kontaktbog, hvilket oftest vil være den på fællesskærmen. Vi anbefaler dog at oplysninger om borgeren skrives i borgerens Kontaktbog, så der ikke er skrevet personlige informationer i en fællesprofils Kontaktbog.
Kontaktbog på fællesprofilen?
- Hvis I arbejder med en Kontaktbog på jeres fællesprofil og ikke borgernes, skal I være opmærksomme på, at denne ikke må indeholde personfølsomme oplysninger. Det betyder f.eks., at der ikke skrives "Simone skal til læge på fredag med hendes....." Dette bør være noteret i Simones Kalender, hvorefter I i Kontaktbogen kan henvise til "OBS: der er lægetid fredag."

Kontaktbogen eller andre Sekoia-funktioner

Kontaktbogen er ikke et dokumentationsværktøj, og I skal derfor være særligt opmærksomme på, hvad der skrives heri. Da den kan holde alle mulige informationer, er der risiko for, at den kan blive en form for skraldespand.

I bør derfor overveje om nogle af de beskeder, der muligvis hører til fungerer bedre et andet sted. Det er især, når Kontaktbogen anvendes som kommunikation mellem medarbejdere.

De følgende eksempler kan I overveje:

Bestillinger og indkøb: Man kan være tilbøjelig til at skrive "Husk at købe yoghurt til Simone i morgen" eller "Husk at bestille boller og kagemænd". Udfordringen ved at skrive dette i Kontaktbogen er, at modtager vil læse denne, men medmindre dette gøres med det samme, er der en risiko for, at man glemmer det. I kan derfor overveje, om der i stedet skal oprettes en Ad hoc-opgave. Den vil altid være synlig på opgavelisterne, hvormed den fungerer mere som en påmindelse. Derudover er det muligt at flytte, aflyse og udføre opgaven. Hvis man derfor arbejder struktureret med opgaverne, må man have tillid til, at hvis denne ikke er flyttet så har en kollega taget ansvar for den. Ellers kan I tjekke dette i opgaverapporten. Evt. kan beskeden i Kontaktbogen lyde "Der er bestilt boller og kage til fredag". Dermed bliver det en information, som kan være relevant for ens kollegaer, men det bliver ikke en opgave, nogen skal udføre. Du kan læse mere om Ad hoc opgaver her: Opgaver
Aftaler: Hvis der f.eks. er lavet en aftale om, at Simone skal til lægen på fredag, anbefaler vi, at det skrives i hendes Kalender. Informationer om hvorfor Simone skal til lægen kan evt. skrives i begivenheden. Der kan evt. skrives følgende i Kontaktbogen: "Lægetid er aftalt fredag", hvis i ønsker det. Men Kalenderen kan vise dags-, uge- og månedsvisning, hvormed informationen også kan findes her.
Dokumentation: Hvis I ønsker at formidle, hvordan det f.eks. er gået, da Simone var ved tandlægen, skal I være opmærksomme på, at denne del højst sandsynligt bør være noteret andetsteds end Kontaktbogen som dokumentation. Til det kan Skemaer anvendes, hvorefter I evt. kan skrive i Kontaktbogen, "OBS: se Skemaer". Dog vil vi anbefale, at man fokuserer på at implementere arbejdsgange, der sikrer, at f.eks. Skemaregistreringer som disse læses, uden I behøver at minde kollegaer om dette. Det kan f.eks. være, at man tjekker Skemaregistreringer på afdelingen indenfor det sidste døgn. Dette kan forholdsvis hurtigt gøres fra Overblik, når du er logget ind i Sekoia.

Generelt bør beskederne der skrives i Kontaktbogen være informationer. De fungerer overordnet set som beskeder, der også kan gives mundtligt. Modtagerne ser dette, men hvis informationen kræver handling, er der risiko for, at man glemmer det. Derfor bør man generelt overveje, om Ad hoc-opgaver kan være en mere aktiv hjælpende hånd og supplement i jeres dagligdag.

Sådan gør du

For at læse og skrive i Kontaktbogen i Sekoia administrationen skal du have rollen som Administrator, Superbruger eller Medarbejder.

Log ind i Sekoia administrationen på computeren
Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
Vælg "Kontaktbog" i fanerne
Du kan nu oprette eller kommentere på samtaler og læse indhold

Når du trykker på "Tilføj", vil beskeden eller kommentaren være tilgængelig i administrationen, fra skærme, tablets og telefoner og for pårørende, hvis de er inviterede.

Du skal være opmærksom på, at det ikke er muligt at slette samtaler og kommentarer i Kontaktbogen.

Husk at du altid kan anvende vores guide "Hvordan gør jeg?", som du finder nede i venstre hjørne.

Kontaktbog