Her finder du informationer om, hvordan det vil være at gå fra store skærme til tablets eller telefoner: 

• Formål
• Tablets og/eller telefoner?
• Medarbejdertablets eller tablets i lejlighederne?
• Log ind
• Kommunikation og formidling
• Borgersiden
• Pårørende
• Praktisk ved indkøb af tablets eller telefoner

 

Formål

Hvis I tidligere har haft de store Sekoia skærme i borgernes lejligheder, kan I også overveje, om I på et tidspunkt i stedet ønsker at arbejde med tablets og/eller telefoner. 

Ændringen fra store skærme til tablets og telefoner betyder ikke noget for opsætningen af Sekoia i forhold til opbygningen af organisationen og borgernes profiler. Det fungerer på samme måde som med de store skærme, og kræver derfor ikke at Administratorer og Superbrugere skal ændre noget omkring borgernes profiler. 

Inden der indkøbes tablets og/eller telefoner, anbefaler vi dog, at I drøfter, hvordan der ønskers at arbejde med Sekoia.  Ændringen i forhold til hardware vil påvirke jeres arbejdsgange. 

 

Tablets og/eller telefoner?

Der er fordele og ulemper ved både tablets og telefoner. Vi anbefaler derfor, at I overvejer, hvad der giver bedst mening i den kontekst, hvor Sekoia kan anvendes. 

Fordelen ved tablets er, at det er forholdsvis nemt at læse indholdet i f.eks. Opgaver og se Instruktioner. Det kan være mere udfordrende på en telefon, da denne som udgangspunkt er mindre. 

Modsat tablets er telefoner nemmere for medarbejderne at have med rundt, f.eks. i lommer eller mindre tasker. Ligegyldig hvilke enheder der vælges, skal I forholde sig til, hvordan medarbejderne skal transportere disse rundt, da dette er afgørende for, om Sekoia vil blive anvendt. 

Det er også muligt, at indkøbe både telefoner og tablets. F.eks. kan det være en vurdering, at det hos nogle borgere har sit formål og værdi, at der placeres en tablet i lejligheden. Hvorimod det hos andre skaber udfordringer med denne løsning. Her kan der vurderes om det giver mening, at supplere med enten en tablet eller telefon, som følger medarbejderen. 

I bør overveje følgende: 

• Oplevelsesværdien i forhold til enhedens størrelse 
• Hvor medarbejderne skal opbevare enheden, når de bevæger sig rundt på centeret eller mellem borgerne. F.eks. om det kræver lommer eller særlige tasker til enheden.

 

Medarbejdertablets eller tablets i lejlighederne?

Hvis I beslutter at indkøbe tablets bør det overvejes, om disse skal følge medarbejderne eller f.eks. hænges op på væggen i borgerens lejligheder. 

Vælger I, at tablets skal følge medarbejderne bør I forholde jer til overstående om,  hvordan der skabes de bedste rammer for, at medarbejderne i dagligdagen får de indkøbte tablets med ud til borgerne. 

Derudover skal I være opmærksom på, at en tablet der følger medarbejderen ikke ved "hvor den er". Det betyder, at I oftere vil skulle ændre jeres borgervalg. Når en medarbejder logger på en tablet vil den første beslutning være, hvilken eller hvilke borgere, du ønsker at fokusere på. Modsat skærmene i lejlighederne, hvor dette valg som udgangspunkt er truffet på forhånd. 

Hvis I tidligere har arbejdet med skærme i borgerens lejligheder, kan I have oplevet værdien af, at en enhed med relevant information altid er tilgængelig. 

Det er dog muligt, at sætte en tablet op, så den som udgangspunkt fungerer som de store skærme, hvormed den ved hvor den "hører hjemme". Det betyder, at hvis tableten er lokationsbestemt til at være i Hannes lejlighed, så vil indholdet på den pågældende tablet handle om Hanne, når medarbejderen logger ind i Sekoia. 

Med faste tablets i borgerens lejligheder er Sekoia som værktøj altid tilgængelig, og kræver ikke at medarbejderne husker at tage enhederne med ud fra kontorerne. 

I kan her læse mere om, hvordan I gør en tablet lokationsbestemt: Fast lokation og borger på tablets

Hvis tablets placeres i lejlighederne, bør man overveje om disse kun skal og må anvendes til Sekoia, eller om der f.eks. må hentes andre apps. Nogle borgere kunne måske ønske sig apps som Skype, Husketavler, Vejret osv. Ligeledes bør man overveje om borgeren skal have fri adgang til f.eks. internettet i form af søgesider som Youtube, Facebook osv. 

Vi anbefaler, at I drøfter dette med jeres IT-afdeling, da der ofte er truffet centrale beslutninger om dette. Særligt i forhold til, hvad kommunen eller centeret skal betale for, og hvornår det er borgeren, der selv skal betale. 

 

Log ind

På de store skærme i borgerens lejlighed kan I logge ind med jeres nøglebrikker. Det er ikke muligt, at anvende disse nøglebrikker på tablets og telefoner. 

Det betyder, at medarbejderne manuelt skal logge ind på tablets og telefoner. 

Derudover huskes log ind på tablets og telefoner anderledes end på de store skærme, ligesom der er forskel på log ind krav, hvis f.eks. en tablet er lokationsbestemt til en lejlighed. 

Log ind fungerer på følgende måde: 

• Tablets i lejligheden: Medarbejderne skal altid kun anvende bruger ID og pinkode.
• Enheder der følger medarbejderne: Medarbejderne skal ved første log ind anvende bruger ID og adgangskode. Herefter huskes adgangskoden i 24 timer. Hvis medarbejderen logges af, skal der kun indtastes pinkode. 

I skal dog være opmærksom på, at disse regler gælder pr. enhed, som I logger på. Så hvis en medarbejder i første del af vagten har en tablet, så vil denne huske bruger ID i 24 timer. Hvis medarbejderen i sidste del af vagten anvender en anden tablet, så fungerer det som at hun logger ind helt fra ny. 

Du kan læse mere om log ind her: Log ind i Sekoia

Når I skifter fra store Sekoia skærme til tablets og telefoner som medarbejderne har med sig rundt, skal I være opmærksomme på at alle skal kunne huske deres bruger ID og adgangskode. Den anvendes ikke på de store skærme, men kun i administrationen og derfor oplever vi ofte at mange ikke kan huske deres adgangskode. Vi anbefaler derfor at I inden skiftet sørger for at alle medarbejderne har deres adgangskode. 

Hvis de ikke kan huske adgangskoden kan en Sekoia Administrator nulstille adgangskoden, hvorefter medarbejderen selv kan ændre den nye kode til noget de kan huske. 

Du kan læse mere her om hvordan koder nulstilles: Nulstilling af koder

Og her hvordan medarbejderen ændre adgangskoden: Ændring af koder

 

Kommunikation og formidling

Vi anbefaler, at ændringen fra skærme i lejligheden til tablets og/eller telefoner kommunikeres ud til borgere og pårørende. Ligesom indkøbet og implementeringen af Sekoia tidligere er formidlet. 

Kommunikationen bør indeholde informationer om, at de skærme, der tidligere var i borgerens lejlighed fjernes. Hvis disse erstattes af tablets anbefaler vi også, at dette gives som information. 

Den største ændring sker, hvis enhederne begynder, at følge medarbejderne. Det betyder, at borgere eller pårørende fremadrettet kan opleve at de møder medarbejdere der går rundt med, eller kigger på en tablet eller en telefon. Hvis de i situationen ikke ved, at dette er arbejdsrelateret, kan det give en dårlig oplevelse. F.eks. om medarbejderen står med hans egen telefon, mens han er på arbejde. 

Overordnet set sker der noget, når elektronik på denne måde kommer mellem mennesker. F.eks. vil nogle borgere kunne få oplevelsen af ikke, at blive set eller hørt fordi "du står bare der med din telefon". 

For at skabe tydelighed om, at når en medarbejder står med en telefon eller en tablet, som benyttes som arbejdsredskab, kan der overvejes at indkøbe covers med f.eks. kommunens logo. 

Vi anbefaler, at formidlingen udføres mundtligt til borgerne, og evt. suppleres skriftligt, hvis dette vurderes som værende relevant. Til pårørende kan kommunikationen, som udgangspunkt formidles skriftligt, og evt. suppleres mundtligt, hvis der i forvejen er planlagt møder eller pårørende er på besøg. 

 

Borgersiden

På de store skærme i borgerens lejlighed er der en borgerside med borgerreleateret apps. Det gælder f.eks. følgende apps: Vejret, Radio, Spil osv. 

Hvis I vælger, at gå fra de store skærme til tablets, der er placeret i borgerens lejlighed, vil disse apps ikke længere være tilgængelige. Det skyldes, at Sekoia på tablets, som udgangspunkt er et medarbejderværktøj og fungerer som en app. 

Fordelen er at den tablet, der er placeret i borgerens lejlighed kan anvendes til andre apps end Sekoia. Det er modsat de store skærme, hvor man kun kan arbejde med Sekoia og intet andet. Hvis en tablet placeres i lejligheden kan man f.eks. hente gratis apps lignende dem, der før var på borgersiden i Sekoia. Derudover vil I på en tablet kunne differentiere i forhold til den enkelte borgers behov, og f.eks. kun hente en gratis Vejr-app til de borgere der er interesseret i vejret. 

Da borgersiden forsvinder, hvis den store skærm erstattes med en tablet, skal I naturligvis være særlig opmærksom de steder, hvor borgeren især har haft glæde af skærmen. Det betyder f.eks. at borgeren ikke længere selv kan se de billeder, der er uploadet i Sekoia af medarbejdere eller pårørende. Derudover vil de heller ikke kunne se deres egen Kalender eller skrive og læse i Kontaktbogen. 

Vi anbefaler, at I drøfter fordele og ulemper, hvor det kan være en fordel at involvere IT-afdelingen, da der ofte er besluttet centrale retningslinjer for dette. 

Fra april 2022 vil det være muligt at borgeren kan få egen adgang til Sekoia appen. Borgeren vil ikke kun se medarbejdernes information i f.eks. Opgaver, Planer osv. De vil kunne få oprettet deres egne opgaver med Instruktioner, Skemaer samt Kalenderen hvis de ønsker det. 

 

Pårørende

Hvis I har inviteret pårørende til at få adgang til Sekoia, vil skifte fra store skærme til tablets og/eller telefoner på nogle punkter påvirke dem. 

Generelt vil pårørende ikke længere kunne anvende funktionerne på skærmen, når de er på besøg hos borgeren. De skal anvende deres adgang til Sekoia fra computeren. Pårørendes adgang fra computeren fungerer som den hele tiden har gjort. 

I forhold til pårørende funktionerne påvirkes disse på følgende måde: 

• Kalender: vil fungere som den gør i dag, når pårørende logger ind på deres computer. Medarbejderne vil have de samme muligheder, som de har i dag.
• Kontaktbogen: pårørende kan fortsat skrive og læse i Kontaktbogen fra deres computer. Medarbejderne vil kunne læse og skrive i Kontaktbogen, når de er logget ind i Sekoia fra skærme, tablets, telefoner og fra administrationen. 
• Billeder: Der kan fortsat uploades billeder fra administrationen som pårørende kan tilgå når de er logget ind i Sekoia fra deres computeren. Borgerne kan få vist billederne som på den store skærm, da der ikke findes en borgerside på tabletten.

Fra april 2022 vil borgerne kunne få deres egen personlige adgang til Sekoia appen. De kan ikke se medarbejdernes informationer, men vil kunne tilgå Billederne, Kalender og Kontaktbogen fra Sekoia appen på deres egen telefon elelr tablet. 

 

Praktisk ved indkøb af tablets eller telefoner

Når tablets eller telefoner skal udskiftes anbefaler vi, at der tages kontakt til f.eks. jeres IT-afdeling, indkøbsafdeling eller andre leverandører. Sekoia sælger ikke tablets, telefoner eller tilbehør hertil. 

Ved indkøb anbefaler vi, at I forholder jer til følgende (kan anvendes som tjekliste): 

• Indkøbe x-antal tablets eller telefoner
  • Lokationsbestemte enheder: En tablet til hver lejlighed og x-antal i fællesrum og/eller kontorer
  • Medarbejder enheder: Der skal være en telefon/tablet pr. medarbejder som de skal have med rundt. Dermed samme antal som max antal medarbejdere i en vagt. I kan overveje at købe 1-2 ekstra så I har nok til opladning. 
• Netværksforbindelse - alle enhederne skal have adgang til internettet for at Sekoia fungerer
• MDM løsninger - disse giver mulighed for central administration på de indkøbte enheder. F.eks. i forhold til hvilke apps, eller browsere der må anvendes. I skal tale med jeres IT-afdeling om dette. 
• Beslag/ophæng - kun relevant hvis I ønsker tablets i lejlighederne.
• Opladning - I skal sikre jer, at de indkøbte enheder nemt kan lades op. Når enhederne følger medarbejderne, kan det være en fordel at få lavet en "oplader-station", som er lettilgængelig for medarbejderne. Det kan f.eks. være på kontoret, personalerummet eller lignende. 
• Beskyttelse - skal der indkøbes plexiglas og covers? Man kan overveje at købe covers med kommunens logo eller sætte et logo-klistermærke på. Dermed er det synligt at medarbejderne arbejder når de står med denne (ikke privat). 
• Opbevaring - hvis enhederne følger medarbejderne, hvor skal de så have disse? Lommer, mindre tasker, mavebælter eller lignende
• Tastatur - det kan være en god ide at have tablets i fællesarealerne/kontorerne, hvor der er indkøbt et tastatur. Dette bør være stationen hvor der kan noteres længere notater, observationer og lignende (mere tekst). 
• Udmelding og formidling til borgere og pårørende - primært så de ved hvorfor medarbejderne f.eks. sidder med en telefon (at det er arbejde)
• Log ind - på de store Sekoia skærme anvendes nøglebrik + pinkode, men på tablets og telefoner der følger medarbejderne skal de ved første log ind i vagten taste der adgangskode (den der bruges til computeren). Vi oplever ofte at medarbejderne ikke kan huske den kode så ved skift bør I inden sørger for at alle medarbejderne har deres adgangskode eller får en ny. Det kan også gælde deres bruger ID da brikken tidligere har husket denne.