Kontakter

Følg


Her finder du informationer om Kontakter i Administrationen:


Formål

Kontakter i Sekoia har som formål at indeholde alle borgerens kontakter. Det gælder både eksterne og pårørende kontakter. 

Når du logger ind i Sekoia administrationen, vil du under borgerens profil og menupunktet "Kontakter" få en liste over alle de kontakter, der er oprettet i forhold til den enkelte borger. Du kan filtrere i denne liste, så du f.eks. kun får vist pårørende kontakter.  

Kontakter er altid tilgængelig i Sekoia administrationen, men det er et tilvalg, om man ønsker at få de oprettede kontakter vist på skærme, tablets og telefoner. Hvis du ønsker at invitere pårørende til Sekoia, skal de oprettes som Kontakter. 

Kontakter vil fra skærme, tablets og telefoner kunne tilgås under menupunktet "Borgerinfo" under borgerens profil, såfremt de er slået til. Kontakter vil blive vist sammen med Stamdata.  Du kan læse mere om Stamdata her: Stamdata

Du skal enten have rollen som Administrator eller Superbruger for at arbejde med Kontakter i Sekoia administrationen. 

 

Eksterne kontakter

Når en ekstern kontakt oprettes, indeholder denne følgende informationer: 

  • Relation
  • Værge (ja/nej - sæt flueben ved ja)
  • Fornavn og efternavn
  • Adresse
  • Telefonnummer 
  • E-mail
  • Invitér kontakt
  • Anden information (fritekstfelt)

Eksterne Kontakter kan f.eks. være læge, tandlæge, frisør, fodterapeut, psykiater og lignende. 

Det er muligt at invitere en ekstern kontakt, så han/hun får adgang til den pågældende borgers billeder, kalender og kontaktbog. Det kan f.eks. være ledsagere, fysioterapeuter eller lignende. Invitation vil blive sendt til den eksterne kontakts e-mail. Det er muligt for en Administrator eller en Superbruger at fjerne den eksterne kontakts adgang til Sekoia. Invitation af eksterne fungerer som invitation af pårørende. 

Det er også muligt at ændre eller slette eksterne kontakter, f.eks. hvis borgeren får ny læge. Dette gøres ved, at kontakten åbnes i Sekoia administrationen, og der trykkes på "Slet" øverst i højre hjørne. 

 

Pårørende

Når en pårørende oprettes, skal der indtastes følgende informationer:  

  • Relation
  • Primær kontakt (ja/nej - sæt flueben)
  • Værge (ja/nej - sæt flueben)
  • Fornavn og efternavn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-mail
  • Invitér kontakt
  • Anden information (fritekstfelt)

Det er muligt at invitere en pårørende, så han/hun får adgang til den pågældende borgers billeder, kalender og kontaktbog. Invitationen vil blive sendt til den pårørendes e-mail. Det er muligt for en Administrator eller en Superbruger at fjerne pårørendes adgang til Sekoia. Det er også muligt at slette pårørende som kontakt, hvis dette ønskes. 

Du fjerner en pårørende som kontakt ved at åbne den pårørendes profil i Sekoia administrationen og trykke på "Slet" øverst i højre hjørne. 

Du kan læse mere om invitation af pårørende her: Invitation af pårørende eller generelt om pårørendes muligheder i Sekoia her: Pårørende & Sekoia

 

Filtrer på listen over kontakter

Når du er logget ind i Sekoia administrationen, får du en liste over borgerens eksterne og pårørende Kontakter. 

Denne liste kan du filtrere ud fra følgende: 

  • Alle
  • Pårørende
  • Eksterne

Derudover kan du sortere den valgte liste ud fra følgende: 

  • Navn
  • Relation
  • Telefonnummer

Dermed kan du få vist listen over Kontakter, som du ønsker det. 

 

Overvejelser

I skal overveje følgende i forhold til Kontakter i Sekoia: 

  • Hvilke felter SKAL udfyldes - evt. også hvilke felter KAN udfyldes 
  • Skal Kontakter kunne tilgås fra skærme, tablets og telefoner? Eller kun fra administrationen
  • Informationer i Sekoia kontra jeres omsorgssystem (læs mere nedenfor under "Oplysninger i to systemer")

 

Gevinster

Følgende er gevinster ved at have Kontakter slået på skærme, tablets og telefoner: 

  • Let tilgængelig der hvor oplysningerne skal anvendes
  • Større sikkerhed for at oplysningerne anvendes pga. tilgængeligheden
  • Mere effektive arbejdsgange, da medarbejderne ikke skal søge til kontoret eller forlade en situation sammen med borgeren for at hente de relevante oplysninger. 

 

Opret kontakter

Hvis du ønsker at oprette nye Kontakter skal du gøre følgende: 

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
  3. Vælg fanen "Kontakter"
  4. Vælg "Tilføj kontakt" øverst til højre
  5. Vælg "Pårørende" eller "Ekstern" 
  6. Indtast informationerne (relation, fornavn og efternavn er obligatorisk)
  7. Tryk "Gem" 

Kontakten er nu gemt og kan ses fra skærme, tablets og telefoner, hvis I har valgt at de skal være slået til. 

Du skal være opmærksom på, at hvis Kontakterne skal have deres egen adgang til Sekoia, f.eks. pårørende, så skal der være indtastet en e-mail. 

 

Inviter kontakter til Sekoia

Eksterne og pårørende Kontakter kan få adgang til borgerens Billeder, Kalender og Kontaktbog fra deres egen computer. Dette kræver, at de inviteres til Sekoia. Du inviterer eksterne eller pårørende Kontakter på følgende måde:

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
  3. Vælg fanen "Kontakter"
  4. Tryk herefter på den kontakt, du ønsker at invitere til Sekoia
  5. Under "Inviter kontakt" skal du slå denne til (så markøren er til højre)
  6. Tryk på "Gem"

Kontakten er nu inviteret til Sekoia, og personen vil modtage en invitationsmail på mail. De skal være opmærksomme på at mailen kan ende i spam eller uønskede mails. Via mailen skal kontakten oprette en profil i Sekoia. Af sikkerhedsmæssige årsager vil linket til aktivering af profilen kun være tilgængelig i 14 dage. Hvis de ikke har nået at aktivere profilen inden de 14 dage, skal de inviteres igen. Du kan læse mere her: Invitation af pårørende

 

Fjern kontakters adgang

Du kan altid fjerne Kontakters adgang til Sekoia på følgende måde: 

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
  3. Vælg fanen "Kontakter"
  4. Tryk herefter på den kontakt, du ønsker at invitere til Sekoia
  5. Under "Inviter kontakt" skal du slå denne fra (så markøren er til venstre)
  6. Tryk på "Gem"

Kontaktens adgang til Sekoia er nu fjernet, hvormed han/hun ikke kan logge ind. Hvis Kontakten slettes, vil hans/hendes adgang automatisk blive fjernet. Det gælder både hvis kontakten har nået at oprette en profil i Sekoia, og hvis de endnu ikke har nået at følge linket sendt til deres mail. Mailen med det pågældende link vil herved ikke kunne anvendes. 

 

Rediger i kontakter

Hvis du ønsker at ændre i eksisterende Kontakter, skal du gøre følgende: 

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
  3. Vælg fanen "Kontakter" 
  4. Tryk herefter på den kontakt, du ønsker at ændre
  5. Lav de ønskede ændringer
  6. Tryk "Gem"

Hvis Kontakter er slået til på skærme, tablets og telefoner, vil ændringerne være gemt, og du kan her se, hvordan de tilgås: Kontakter

 

Print kontakter

Du har i Sekoia administrationen mulighed for at udskrive borgerens Kontakter. Dette gøres på følgende måde: 

  1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
  2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
  3. Vælg "Kontakter" 
  4. Tryk på printersymbolet øverst i venstre hjørne
  5. Vælg den ønskede printer

 

Oplysninger i to systemer

Kontakter holdes ofte i et andet system end Sekoia. Det vil ofte være oplysninger, der findes i jeres omsorgssystem. 

Vi anbefaler derfor, at man er opmærksom på denne dobbelthed, når der træffes beslutning om, hvordan Kontakter anvendes i Sekoia. 

Vores anbefaling til brugen afhænger derfor af jeres valg af omsorgssystem. Generelt anbefaler vi dog, at hvis I vælger at indtaste oplysninger under Kontakter, at I også vælger at slå funktionen til på skærme, tablets og telefoner. 

 

KMD Nexus

Hvis du arbejder med omsorgssystemet KMD Nexus, vil du højst sandsynligt have integrationen til Nexus Borgerinfo slået til på skærme, tablets og telefoner. Den vil højst sandsynligt indeholde størstedelen af de oplysninger, Sekoia Kontakter også kan indeholde. 

Det kan derfor være svært at opnå de helt store gevinster ved at oprette Kontakterne i Sekoia og efterfølgende få det vist på skærmene. Hvis det vælges, bør det skyldes, at Kontakterne i Sekoia ikke vises i Nexus Borgerinfo. 

Hvis I vælger at slå Sekoia Kontakter til på skærme, tablets og telefoner, vil de informationer, der er indtastet i Sekoia, blive vist under samme menupunkt som integrationen til Nexus Borgerinfo. Informationerne i Sekoia og Nexus vil herved blive samlet under samme menupunkt "Borgerinfo", som findes under borgerens profil på skærme, tablets og telefoner. 

Du kan læse mere om integrationen her: Nexus Borgerinfo

 

Andet omsorgssystem

Hvis man har et andet omsorgssystem end KMD Nexus, vil der ikke være en integration, der gør disse oplysninger tilgængelige fra skærme, tablets og telefoner. 

Oplysninger vil stadig skulle holdes i jeres omsorgssystem, men der kan være en høj værdi i at kopiere oplysningerne over i Sekoia. Gøres dette, vil medarbejderne kunne tilgå Kontakter direkte fra alle skærme, tablets og telefoner. Dermed behøver de ikke søge tilbage til kontoret, når oplysningerne skal anvendes ude i dagligdagen. 

Man skal dog være opmærksom på, at hvis oplysningerne ændrer sig, skal de opdateres både i omsorgssystemet og Sekoia. Der vil være risiko for fejl, hvis der ikke opsættes en klar og tydelig arbejdsgang ved opdateringer. 

Kommentarer

0 kommentarer

Log ind for at kommentere.

Kan du ikke finde, hvad du leder efter?

Lad os hjælpe dig!