Her finder du informationer om Kalenderen i Administrationen: 

• Formål

• Overvejelser

• Borgerens Kalender

• Pårørendes adgang til Kalenderen

• Administration af begivenheder 

• Standardbegivenheder

• Private begivenheder

• Sådan gør du

• Rediger Kalenderbegivenheder

• Booking af busser og lokaler

 

Formål

Formålet med kalenderen er at skabe synlighed for medarbejderne ift. borgerens aftaler og begivenheder. Overblikket over begivenheder kan ses for den enkelte borger, på afdelingen, på tværs af afdelinger og for hele centeret. 

Den gennemsigtighed for begivenheder i organisationen understøtter medarbejderne i dagligdagen, da informationerne kan tilgås fra alle skærme, tablets og telefoner. 

Begivenhederne kan indeholde de informationer, der er relevante for, at denne kan løses eller understøttes af medarbejderne. Det gælder følgende:

• Titel – begivenhedens karakter
• Sted
• Dato og klokkeslæt 
• Beskrivelse
• Gentagelsesmønster på begivenhederne

 

Overvejelser

Når Kalenderen i Sekoia tages i brug anbefaler vi, at I gør jer følgende overvejelser: 

• Kalender eller Opgaver: Drøftelse om hvornår det er en begivenhed i Kalenderen og hvornår det er en Opgave. F.eks. kan Kalenderen ikke anvendes som direkte kommunikation eller dokumentation. Kalenderen bør derfor alene ses som information og synlighed omkring begivenheder eller aftaler. Begivenheder og aftaler indeholder ikke samme information som Opgaver og dokumenterer ikke på samme måde som Opgaver. Nogle ting kan både være en begivenhed og en opgave.
• Kun én Kalender: Når Sekoia Kalenderen implementeres anbefaler vi, at dette bliver kalenderen der anvendes. Dermed forstået at man fjerne evt. andre kalendere som f.eks. papir kalendere. Vi har erfaret, at denne kan være svær for medarbejderne at give slip på, men det er vigtigt, at informationer ikke skal noteres og findes to steder. Dette skaber for stor risiko for fejl. Derfor anbefaler vi, at der sættes en dato for, hvornår evt. andre kalendere fjernes.
• Etik: Vi anbefaler, at man altid forholder sig etisk til det sprog og de formuleringer der anvendes. Herved at disse skal kunne læses af andre end medarbejderne.

Hvis man arbejder med Sekoia skærmene, og Kalenderen er slået til på borgersiden, anbefaler vi at, man er særlig opmærksom på følgende: 

• Synlighed på begivenheder: Hvis Kalenderen er slået til på borgersiden eller pårørende er inviteret anbefaler vi, at man er opmærksomme på hvad og hvordan der skrives i Kalenderen. Både ift. det etiske perspektiv, men også at nogle formuleringer er forstået internt, hvorimod det i pårørendes ører kan få en anden og ikke ønsket betydning.
• Private begivenheder: Som skrevet ovenfor er det muligt, at gøre en begivenhed privat når en medarbejder opretter denne. Vi anbefaler, at man internt har dialog om, at hvis denne funktion anvendes, hvornår gøres dette.

 

Borgerens Kalender

Hvis man arbejder med skærmene i borgerens lejlighed, ikke tablets, er det muligt, at slå Kalenderen til på borgersiden. Det betyder, at borgeren fra skærmen kan tilgå egen Kalender og se begivenheder, uden at logge ind. Det betyder også, at pårørende og andre der er på besøg kan se Kalenderen og de oprettede begivenheder. 

Tilagængligheden og tydeligheden for borgeren kan understøtte selvbestemmelse og mere deltagelse i eget liv. Det kræver dog, at borgeren kan læse, da Kalenderens indhold er i form af prosa, og ikke med billeder. 

Hvis denne løsning vælges, anbefaler vi, at I er særlige opmærksomme på overvejelser nedenfor, samt funktionen "Privat".

 

Pårørendes adgang til Kalenderen

Kalenderen er en af de funktioner som pårørende kan få adgang til, hvis de inviteres til Sekoia. Du kan læse mere om pårørendes muligheder i Sekoia her: Pårørende & Sekoia

Hvis pårørende inviteres får de adgang til borgerens Kalender hjemmefra deres computer. Det betyder, at de får mulighed for at se borgerens begivenheder og oprette nye. Det kan f.eks. være at pårørende opretter, at de kommer på besøg søndag i stedet for at ringe til personalet. 

Vi anbefaler, at man er særlig opmærksom på, at få forventningsafstemt med de pårørende når de inviteret. Det er især i forhold hvilke begivenheder der kan oprettes, hvornår man kan forvente at modparten ser begivenheder og lignende. 

 

Administration af begivenheder 

Borgerens begivenheder kan administreres fra både Sekoia administrationen, samt alle skærme, tablets og telefoner. 

Administrationen gælder følgende funktioner: 

• Opret en ny begivenhed
• Slet en eksisterende begivenhed
• Rediger en eksisterende begivenhed, f.eks. tiden, dato, indhold osv. 

Tilgængligheden fra både kontoret og ude i det daglige arbejde, gør det lettere for medarbejderne, at tilgå de relevante informationer i de situationer, hvor de skal anvendes. De skal derfor ikke nødvendigvis søge tilbage til f.eks. et kontor for at få informationer eller oprette nye begivenheder. 

 

Standardbegivenheder

I Kalenderen er det muligt, at arbejde med standardbegivenheder på både organisations (center)- og borgerniveau. 

Standardbegivenheder gør det muligt, at oprette begivenheder der ofte gentages med relevante informationer. Det kan f.eks. være en fordel at oprette "Læge" som en standardbegivenheden, da begivenheden kan indeholde praktiske informationer som sted, telefon nummer, husk sygesikring og lignende. Når disse informationer oprettes på en standardbegivenhed vil de "følge med" hver gange begivenheden oprettes hos en borger. Det letter den indtastning medarbejderne udfører når en ny begivenhed oprettes hos en borger. 

Når en standardbegivenhed er oprettet i administrationen kan den anvendes når der oprettes en begivenhed hos borgerne, både i Sekoia administrationen og fra skærme, tablets og telefoner. 

 

Organisationens standardbegivenheder: 

Organisationens standardbegivenheder vil være centerets begivenheder som kan anvendes på tværs af borgerne. Det kan f.eks. være relevant hvis størstedelen af borgerne anvender samme læge, tandlæge, fodterapeut og lignende. Hvis borgerne på centeret anvender tre forskellige læger, kan det stadig give værdi at oprette disse tre læger som organisationens standardbegivenheder. 

 

Borgerens standardbegivenheder: 

Det er muligt både at kombinere standardbegivenheder på organisationsniveau og borgerniveau. Det kan f.eks. være at en stor del af de professionelle kontakter kan oprettes på organisationsniveau, hvor mere personlige kontakter oprettes som borgerens personlige standardbegivenheder. Det kan f.eks. være "Besøg hos søster", "Besøg hos mor og far" og lignende. Disse standardbegivenheder kan ligeledes have informationer som adresse, telefon nummer eller lignende. 

 

Få overblik over borgernes begivenheder: 

Borgerens begivenheder er både tilgængelig i Sekoia administrationen, samt på skærme, tablets og telefoner. 

I administrationen kan borgernes kalender kun tilgås én borger af gangen. Ønsker du, at se begivenheder på tværs af borgere skal du enten vælge deres Kalender en af gangen eller gå til en skærm, tablet eller telefon, hvor du i en visning kan se begivenheder på tværs af de borgere på ønsker. 

Det hurtige overblik på tværs, får du dermed bedst ved, at vælge Kalender på en skærm, tablet eller telefon. 

Du kan læse mere om Kalenderen på skærme, tablets og telefoner her: Kalender

 

Private begivenheder

Hvis Kalenderen på skærmene er slået til på borgersiden vil en begivenhed der oprettes i borgerens kalender være synlig her, uden noget log ind. Det betyder, at begivenhederne vil være synlig for både borgere, medarbejdere, pårørende og evt. andre gæster.

Der kan være begivenheder, hvor denne synlighed ikke ønskes. Derfor er det muligt at gøre en begivenhed "privat". Denne mulighed er tilgængelig når en begivenhed oprettes når en medarbejder er logget ind. 

Hvis funktionen anvendes, vil det i borgerens Kalender være tydeligt at der er en privat begivenhed i det tidsrum denne er oprettet. Informationerne omkring denne begivenhed vil først være synlig når en medarbejder er logget ind. 

Funktion har vi oplevet været anvendt til følgende aftaler: 

• Aftaler som pårørende ikke skal have information omkring. F.eks. tid hos lægen eller sygehuset. 
• Aftaler hvor man har vurderet, at pårørende ikke skal have information om aftaler af denne karakter via en kalender, men hvor dette formidles i en dialog. 
• Aftaler hvor borgeren ikke har gavn af at kende til aftalen før på dagen. Det kan f.eks. være tandlægebesøg som gør borgeren utryg, hvormed de med fordel først får viden om dette så sent som muligt. 

Udover karakteren af opgaven kan det også anbefales, at man er opmærksom på den beskrivelse der skrives i aftalen. F.eks. kan det være nødvendigt for medarbejderne, at få mere information end bare at borgeren skal til lægen. Men disse informationer vil ofte være personfølsomme og ikke nogle alle skal kunne tilgå. Her kan det f.eks. være en fordel at anvende Privat-funktionen.

 

Sådan gør du

Hvis du ønsker at oprette begivenheder i borgerens kalender fra Sekoia administrationen skal du logge ind som enten Administrator, Superbruger eller Medarbejder og gøre følgende: 

1. Log ind i Sekoia administrationen på computeren
2. Vælg "Borgere" i menuen
3. Vælg den borger du ønsker at oprette en aftale hos
4. Vælg "Kalender" i fanen 
5. Tryk inde på kalenderen og der vil poppe en boks frem
6. Indtast de relevante informationer (titel er det eneste der er påkrævet)
7. Tryk på "Gem"

Begivenheden er nu oprettet og kan tilgås i borgerens Kalender her i administrationen og ude på skærme, tablets og telefoner. 

 

Rediger Kalenderbegivenheder

Du har altid mulighed for at redigere i eksisterende kalenderbegivenheder. Det kan både gøres i Sekoia administrationen og fra skærme, tablets og telefoner. 

Ændringerne kan f.eks. være: 

• Slet en begivenhed (hvis f.eks. begivenheden aflyses)
• Flyt en begivenhed
• Ændre i begivenhedens indhold (f.eks. dato, tidspunkt, beskrivelse eller gentagelsesmønster)

Du kan redigere i kalenderbegivenhederne i Sekoia administrationen på følgende måde: 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg "Borgere" i menuen
3. Vælg den borger hvor du ønsker at redigere begivenheden
4. Find den begivenhed du ønsker at redigere i Kalenderen og tryk på denne
5. Når begivenheden åbnes kan du lave dine ændringer
6. Tryk på "Gem", hvorefter ændringerne gemmes
   
   
   

Booking af busser og lokaler

Kalender kan også anvendes til at administrere og booke f.eks. busser og lokaler. Fordelen ved, at dette gøres i Sekoia er, at overblikket over busserne eller lokalernes ledighed er lettilgængeligt for medarbejderne, da dette kan tilgås fra administrationen, samt skærme, tablets og telefoner. Derudover kan man hurtigt oprette en begivenhed i bussen kalender om at denne er optaget. 

Booking af busser og lokaler vil foregå ved, at disse oprettes som fiktive profiler i Sekoia, hvormed de vil fungere som en borgerprofil. Det betyder også, at man ikke kan tilføje og booke bussen direkte når en begivenhed oprettes i borgerens kalender. Denne booking skal foretages i bussens eller lokalets kalender. 

Der er derfor risiko for, at man ikke får lavet en reel booking og dermed at der kan ske dobbelt bookinger, hvis arbejdsgangen nedenfor ikke følges: 

1. Vælge bussen eller lokaltes profil i Kalenderen
2. Se om der er fortaget booking i det ønskede tidsrum
3. Opret en begivenhed i bussen eller lokalets Kalender i det ønskede tidsrum

Fordelen ved, at anvende bookingen i Sekoia er, at man hurtigt kan tjekke om f.eks. en bustur er muligt når der tales om dette med borgerne. 

Bookingen kan både sættes op så f.eks. busserne er tilgængelig internt på et center. Men det kan også laves så der kan bookes busser eller lokaler på tværs af centre. 

Husk, at du altid kan anvende vores guide "Hvordan gør jeg?" som du finder nede i venstre hjørne.