Her finder du informationer om Kalenderen i Administrationen: 

• Formål

• Overvejelser

• Borgerens Kalender

• Pårørendes adgang til Kalenderen

• Administration af begivenheder 

• Standardbegivenheder

  • Organisationens standardbegivenheder
  • Borgerens standardbegivenheder
• Overblik over borgernes begivenheder

• Private begivenheder

• Sådan gør du

• Redigér Kalenderbegivenheder

• Booking af busser og lokaler

 

Formål

Formålet med kalenderen er at skabe synlighed for medarbejderne i forhold til borgerens aftaler og begivenheder. Overblikket over begivenheder kan ses for den enkelte borger, på afdelingen, på tværs af afdelinger og for hele centeret. 

Den gennemsigtighed for begivenheder i organisationen understøtter medarbejderne i dagligdagen, da informationerne kan tilgås fra alle skærme, tablets og telefoner. 

Begivenhederne kan indeholde de informationer, der er relevante for, at denne kan løses eller understøttes af medarbejderne. Det gælder følgende:

• Titel – begivenhedens karakter
• Sted
• Dato og klokkeslæt 
• Beskrivelse
• Gentagelsesmønster på begivenhederne

Hvis borgerne har adgang til sin egen Sekoia-app, vil de også kunne tilgå Kalenderen fra deres egen telefon og/eller tablet.

 

Overvejelser

Når Kalenderen i Sekoia tages i brug, anbefaler vi, at I gør jer følgende overvejelser: 

• Kalender eller Opgaver: Drøftelse om hvornår det er en begivenhed i Kalenderen, og hvornår det er en Opgave. F.eks. kan Kalenderen ikke anvendes som direkte kommunikation eller dokumentation. Kalenderen bør derfor alene ses som information og synlighed omkring begivenheder eller aftaler. Du kan ikke sætte "flueben" når en kalender-begivenhed er udført. Det kan kun gøres i Opgaver. Nogle ting kan både være en begivenhed og en opgave.
• Kun én Kalender: Når Sekoia Kalenderen implementeres, anbefaler vi, at det bliver kalenderen, der anvendes. Dermed forstået at man fjerne andre eventuelle kalendere som f.eks. papirkalendere. Vi har erfaret, at den kan være svær for medarbejderne at give slip på, men det er vigtigt, at informationer ikke skal noteres og findes to steder. Det skaber for stor risiko for fejl. Derfor anbefaler vi, at der sættes en dato for, hvornår andre eventuelle kalendere fjernes.
• Etik: Vi anbefaler, at man altid forholder sig etisk til det sprog og de formuleringer, der anvendes. Herved at disse skal kunne læses af andre end medarbejderne.

Hvis man arbejder med de store Sekoia-skærme, og Kalenderen er slået til på borgersiden, anbefaler vi, at man er særlig opmærksom på følgende: 

• Synlighed på begivenheder: Hvis Kalenderen er slået til på borgersiden, eller pårørende er inviterede, anbefaler vi, at man er opmærksomme på hvad og hvordan, der skrives i Kalenderen - både i forhold til det etiske perspektiv, men også at nogle formuleringer er forstået internt, hvorimod det i pårørendes ører kan få en anden og ikke-ønsket betydning.
• Private begivenheder: En begivenhed kan gøres privat, så indholdet kun kan læses af medarbejderne. Vi anbefaler, at man internt har dialog om, hvornår det skal benyttes, hvis denne funktion anvendes. Det kan f.eks. være en lægeaftale, som pårørende ikke skal kunne tilgå, eller hvor de ikke skal finde informationen i kalenderen. 

 

Borgerens Kalender

Borgeren kan få adgang til sin egen Sekoia-app. Den vil primært fungere som støtte og hjælp i hverdagen i forhold til at skabe synlighed omkring strukturen og aftaler. Det gøres særligt i Opgaver og visualisering i form af billeder og videoer. 

Borgeren vil også få adgang til Kalenderen, og dermed kunne se aftaler oprettet af medarbejderne og selv oprette egne aftaler. Hvis borgeren har adgang og er aktiv i forhold til Kalenderen, skal man være opmærksom på, hvad der skrives og i hvilket format. 

Borgeren tilgår Kalenderen nederst i appen under "Kalender".

Du kan læse mere om borgerens adgang til Sekoia her: Borgere & Sekoia

Hvis man arbejder med skærmene i borgerens lejlighed (ikke tablets), er det muligt at slå Kalenderen til på borgersiden. Det betyder, at borgeren fra skærmen kan tilgå egen Kalender og se begivenheder uden at logge ind. Det betyder også, at pårørende, og andre der er på besøg, kan se Kalenderen og de oprettede begivenheder. 

Tilgængeligheden og tydeligheden for borgeren kan understøtte selvbestemmelse og mere deltagelse i eget liv. Det kræver dog, at borgeren kan læse, da Kalenderens indhold er i form af prosa, og ikke med billeder. 

Vælges denne løsning anbefaler vi, at I er særligt opmærksomme på overvejelser nedenfor samt funktionen "Privat (kun synlig for medarbejdere)".

 

Pårørendes adgang til Kalenderen

Kalenderen er en af de funktioner, som pårørende kan få adgang til, hvis de inviteres til Sekoia. Du kan læse mere om pårørendes muligheder i Sekoia her: Pårørende & Sekoia

Hvis pårørende inviteres, får de adgang til borgerens Kalender hjemmefra deres computer. Det betyder, at de får mulighed for at se borgerens begivenheder og oprette nye. Det kan f.eks. være, at pårørende opretter, at de kommer på besøg søndag i stedet for at ringe til personalet. 

Vi anbefaler, at man er særlig opmærksom på at få forventningsafstemt med de pårørende, når de inviteres. Det er især i forhold hvilke begivenheder, der kan oprettes, hvornår man kan forvente at modparten ser begivenheder og lignende. 

 

Administration af begivenheder 

Borgerens begivenheder kan administreres fra både Sekoia administrationen, samt alle skærme, tablets og telefoner. 

Administrationen gælder følgende funktioner: 

• Opret en ny begivenhed
• Slet en eksisterende begivenhed
• Rediger en eksisterende begivenhed, f.eks. tiden, dato, indhold osv. 

Tilgængeligheden, fra både kontoret og ude i det daglige arbejde, gør det lettere for medarbejderne at tilgå de relevante informationer i de situationer, hvor de skal anvendes. De skal derfor ikke nødvendigvis søge tilbage til f.eks. et kontor for at få informationer eller oprette nye begivenheder. 

 

Standardbegivenheder

I Kalenderen er det muligt, at arbejde med standardbegivenheder på både organisations- (center) og borgerniveau. 

Standardbegivenheder gør det muligt at oprette begivenheder, der ofte gentages med relevante informationer. Det kan f.eks. være en fordel at oprette "Læge" som en standardbegivenhed, da begivenheden kan indeholde praktiske informationer som sted, telefonnummer, husk sygesikring og lignende. Når disse informationer oprettes på en standardbegivenhed, vil de "følge med" hver gang begivenheden oprettes hos en borger. Det letter den indtastning medarbejderne udfører, når en ny begivenhed oprettes hos en borger. 

Når en standardbegivenhed er oprettet i administrationen, kan den anvendes, når der oprettes en begivenhed for borgerne, både i Sekoia administrationen og fra skærme, tablets og telefoner. 

 

Organisationens standardbegivenheder

Organisationens standardbegivenheder vil være centerets begivenheder, som kan anvendes på tværs af borgerne. Det kan f.eks. være relevant, hvis størstedelen af borgerne anvender samme læge, tandlæge, fodterapeut og lignende. Hvis borgerne på centeret anvender tre forskellige læger, kan det stadig give værdi at oprette disse tre læger som organisationens standardbegivenheder. 

 

Borgerens standardbegivenheder

Det er muligt både at kombinere standardbegivenheder på organisationsniveau og borgerniveau. Det kan f.eks. være at en stor del af de professionelle kontakter kan oprettes på organisationsniveau, hvor mere personlige kontakter oprettes som borgerens personlige standardbegivenheder. Det kan f.eks. være "Besøg hos søster", "Besøg hos mor og far" og lignende. Disse standardbegivenheder kan ligeledes have informationer som adresse, telefonnummer eller lignende. 

 

Overblik over borgernes begivenheder

Borgerens begivenheder er både tilgængelige i Sekoia administrationen og på skærme, tablets og telefoner. 

I administrationen kan kalenderen kun tilgås for én borger af gangen. Ønsker du at se begivenheder på tværs af borgere, skal du enten vælge deres Kalender en af gangen eller gå til en skærm, tablet eller telefon, hvor du i en visning kan se begivenheder på tværs af de borgere.

Det hurtige overblik på tværs, får du bedst ved, at vælge Kalender på en skærm, tablet eller telefon. 

Du kan læse mere om Kalenderen på skærme, tablets og telefoner her: Kalender

 

Private begivenheder

Hvis Kalenderen på skærmene er slået til på borgersiden, vil en begivenhed, der oprettes i borgerens kalender være synlig her, uden noget login. Det betyder, at begivenhederne vil være synlige for både borgere, medarbejdere, pårørende og evt. andre gæster. Det gælder også, hvis pårørende er inviteret eller borgerens selv har adgang til Sekoia. 

Der kan være begivenheder, hvor den synlighed ikke ønskes. Derfor er det muligt at gøre en begivenhed "Privat (kun synlig for medarbejdere)". Denne mulighed er tilgængelig, når en medarbejder opretter en begivenhed. 

Hvis funktionen anvendes, vil det i borgerens Kalender være tydeligt, at der er en privat begivenhed i det tidsrum denne er oprettet. Informationerne omkring begivenheden vil først være synlig, når en medarbejder er logget ind. 

Vi oplevet at private begivenheder har været anvendt til følgende aftaler: 

• Aftaler som pårørende ikke skal have information omkring. F.eks. tid hos lægen eller sygehuset. 
• Aftaler hvor man har vurderet, at pårørende ikke skal have information om aftaler af denne karakter via en kalender, men hvor dette formidles i en samtale. 
• Aftaler hvor borgeren ikke har gavn af at kende til aftalen før på dagen. Det kan f.eks. være tandlægebesøg, som gør borgeren utryg, hvormed de med fordel først får viden om dette så sent som muligt. 

Udover karakteren af opgaven kan det også anbefales, at man er opmærksom på den beskrivelse, der skrives i aftalen. F.eks. kan det være nødvendigt for medarbejderne at få mere information, end at borgeren skal til lægen. Men disse informationer vil ofte være personfølsomme og ikke nogle, alle skal kunne tilgå. Her kan det f.eks. være en fordel at anvende Privat-funktionen.

Sådan gør du

Hvis du ønsker at oprette begivenheder i borgerens kalender fra Sekoia administrationen, skal du logge ind som enten Administrator, Superbruger eller Medarbejder og gøre følgende: 

1. Log ind i Sekoia administrationen på computeren
2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
3. Vælg "Kalender" 
4. Tryk inde på kalenderen, og der vil poppe en boks frem. Hvis der er oprettet standardbegivenheder, vil de være i en liste til venstre. Vælg den standardbegivenhed, du ønsker at oprette ved at trække den ind i kalenderen. Åbn herefter begivenheden og lav planlægningen. 
5. Indtast de relevante informationer (titel er det eneste, der er påkrævet)
6. Tryk på "Gem"

Begivenheden er nu oprettet og kan tilgås i borgerens Kalender i administrationen og fra skærme, tablets og telefoner. 

Redigér Kalenderbegivenheder

Du har altid mulighed for at redigere en eksisterende kalenderbegivenhed. Det kan både gøres i Sekoia administrationen og fra skærme, tablets og telefoner. 

Ændringerne kan f.eks. være: 

• Slet en begivenhed (hvis f.eks. begivenheden aflyses)
• Flyt en begivenhed
• Ændre i begivenhedens indhold (f.eks. dato, tidspunkt, beskrivelse eller gentagelsesmønster)

Du kan redigere i kalenderbegivenhederne i Sekoia administrationen på følgende måde: 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg borgeren under "Borgere i menuen
3. Find den begivenhed, du ønsker at redigere i Kalenderen og tryk på den
4. Når begivenheden åbnes, kan du lave dine ændringer
5. Tryk på "Gem", hvorefter ændringerne gemmes
   

Booking af busser og lokaler

Kalender kan også anvendes til at administrere og booke f.eks. busser og lokaler. Fordelen ved at dette gøres i Sekoia er, at overblikket over busserne og/eller lokalernes ledighed er let tilgængeligt for medarbejderne, da dette kan tilgås fra alle skærme, tablets og telefoner. Derudover kan man hurtigt oprette en begivenhed i bussens kalender om, at den er optaget i en valgt periode. 

Booking af busser og lokaler vil foregå ved, at disse oprettes som fiktive profiler i Sekoia, hvormed de vil fungere som en borgerprofil. Det betyder også, at man ikke kan tilføje og booke bussen direkte, når en begivenhed oprettes i borgerens kalender. Denne booking skal foretages i bussens eller lokalets kalender. 

Der er derfor risiko for, at man ikke får lavet en reel booking, og dermed at der kan ske dobbelt bookinger, hvis arbejdsgangen nedenfor ikke følges: 

1. Vælge bussen eller lokalets profil i Kalenderen
2. Se om der er fortaget booking i det ønskede tidsrum
3. Opret en begivenhed i bussen eller lokalets Kalender i det ønskede tidsrum

Fordelen ved at anvende bookingen i Sekoia er, at man hurtigt kan tjekke om f.eks. en bustur er muligt, når der tales om det med borgerne. 

Bookingen kan både sættes op så f.eks. busserne er tilgængelige internt på et center, men det kan også laves, så der kan bookes busser eller lokaler på tværs af centre. 

Husk, at du altid kan anvende vores guide "Hvordan gør jeg?", som du finder nede i venstre hjørne.