Her finder du informationer om brugen af Kalenderen på skærme, tablets og telefoner:
- Formål
- Overvejelser
- Borgerens Kalender
- Pårørendes adgang til Kalenderen
- Administration af begivenhederne
- Standardbegivenheder
- Overblik på tværs af borgernes kalendere
- Private begivenheder
- Opret en ny aftale
- Booking af busser og lokaler
Formål
Formålet med kalenderen er at skabe synlighed for medarbejderne i forhold til borgerens aftaler og begivenheder. Overblikket over begivenheder kan ses for den enkelte borger, på afdelingen, på tværs af afdelinger og for hele centeret.
Den gennemsigtighed for begivenheder i organisationen understøtter medarbejderne i dagligdagen, da informationerne kan tilgås fra alle skærme, tablets og telefoner.
Begivenhederne kan indeholde de informationer, der er relevante for, at denne kan løses eller understøttes af medarbejderne. Det gælder følgende:
- Titel – begivenhedens karakter
- Sted
- Dato og klokkeslæt
- Beskrivelse
- Gentagelsesmønster på begivenhederne
Hvis borgerne har adgang til sin egen Sekoia-app, vil de også kunne tilgå Kalenderen fra deres egen telefon og/eller tablet.
Overvejelser
Når Kalenderen i Sekoia tages i brug anbefaler vi, at I gør jer følgende overvejelser:
- Kalender eller Opgaver: Drøftelse om hvornår det er en begivenhed i Kalenderen, og hvornår det er en Opgave. F.eks. kan Kalenderen ikke anvendes som direkte kommunikation eller dokumentation. Kalenderen bør derfor alene ses som information og synlighed omkring begivenheder eller aftaler. Du kan ikke sætte "flueben", når en kalender-begivenhed er udført. Det kan kun gøres i Opgaver. Nogle ting kan både være en begivenhed og en opgave.
- Kun én Kalender: Når Sekoia-Kalenderen implementeres, anbefaler vi, at det bliver kalenderen, der anvendes. Dermed forstået, at man fjerne andre eventuelle kalendere som f.eks. papirkalendere. Vi har erfaret, at den kan være svær for medarbejderne at give slip på, men det er vigtigt, at informationer ikke skal noteres og findes to steder. Det skaber for stor risiko for fejl. Derfor anbefaler vi, at der sættes en dato for, hvornår andre eventuelle kalendere fjernes.
- Etik: Vi anbefaler, at man altid forholder sig etisk til det sprog og de formuleringer, der anvendes. Herved at disse skal kunne læses af andre end medarbejderne.
Hvis man arbejder med de store Sekoia-skærme, og Kalenderen er slået til på borgersiden, anbefaler vi at, man er særlig opmærksom på følgende:
- Synlighed på begivenheder: Hvis Kalenderen er slået til på borgersiden eller pårørende er inviterede, anbefaler vi, at man er opmærksomme på hvad og hvordan, der skrives i Kalenderen. Både i forhold til det etiske perspektiv, men også at nogle formuleringer er forstået internt, hvorimod det i pårørendes ører kan få en anden og ikke ønsket betydning.
- Private begivenheder: En begivenhed kan gøres privat, så indholdet kun kan læses af medarbejderne. Vi anbefaler, at man internt har dialog om, hvornår den bruges, hvis denne funktion anvendes. Det kan f.eks. være en lægeaftale, som pårørende ikke skal kunne tilgå, eller hvor de ikke skal finde informationen i kalenderen.
Borgerens Kalender
Borgeren kan få adgang til sin egen Sekoia-app. Den vil primært fungere som støtte og hjælp i hverdagen i forhold til at skabe synlighed omkring strukturen og aftaler. Det gøres særligt i Opgaver og visualisering i form af billeder og videoer.
Borgeren vil også få adgang til Kalenderen, og dermed kunne se aftaler oprettet af medarbejderne og selv oprette egne aftaler. Hvis borgeren har adgang og er aktiv i forhold til Kalenderen, skal man være opmærksom på, hvad der skrives og i hvilket format.
Borgeren tilgår Kalenderen nederst i appen under "Kalender".
Du kan læse mere om borgerens adgang til Sekoia her: Borgere & Sekoia
Hvis man arbejder med skærmene i borgerens lejlighed (ikke tablets), er det muligt, at slå Kalenderen til på borgersiden. Det betyder, at borgeren fra skærmen kan tilgå egen Kalender og se begivenheder, uden at logge ind. Det betyder også, at pårørende, og andre der er på besøg, kan se Kalenderen og de oprettede begivenheder.
Tilgængeligheden og tydeligheden for borgeren kan understøtte selvbestemmelse og mere deltagelse i eget liv. Det kræver dog, at borgeren kan læse, da Kalenderens indhold er i form af prosa, og ikke med billeder.
Vælges denne løsning anbefaler vi, at I er særlige opmærksomme på overvejelser nedenfor, samt funktionen "Privat (kun synlig for medarbejdere)".
Pårørendes adgang til Kalenderen
Kalenderen er en af de funktioner, som pårørende kan få adgang til, hvis de inviteres til Sekoia. Du kan læse mere om pårørendes muligheder i Sekoia her: Pårørende & Sekoia
Hvis pårørende inviteres, får de adgang til borgerens Kalender hjemmefra på deres computer. Det betyder, at de får mulighed for at se borgerens begivenheder og oprette nye. Det kan f.eks. være at pårørende opretter, at de kommer på besøg søndag i stedet for at ringe til personalet.
Vi anbefaler, at man er særlig opmærksom på at få forventningsafstemt med de pårørende, når de inviteres. Det er især i forhold hvilke begivenheder, der kan oprettes, hvornår man kan forvente at modparten ser begivenheder og lignende.
Administration af begivenhederne
Borgerens begivenheder kan administreres fra både Sekoia administrationen, samt alle skærme, tablets og telefoner.
Administration gælder følgende funktioner:
- Opret en ny begivenhed
- Slet en eksisterende begivenhed
- Rediger en eksisterende begivenhed, f.eks. tiden, dato, indhold osv.
Tilgængeligheden fra både kontoret og ude i det daglige arbejde, gør det lettere for medarbejderne, at tilgå de relevante informationer i de situationer, hvor de er nødvendige. De skal derfor ikke nødvendigvis bruge tiden på at få tilbage til kontoret for at få informationer eller oprette nye begivenheder.
Standardbegivenheder
I Kalenderen er det muligt, at arbejde med standardbegivenheder på både organisations (center)- og borgerniveau.
Standardbegivenheder gør det muligt at oprette begivenheder, der ofte gentages med relevante informationer. Det kan f.eks. være en fordel at oprette "Læge" som en standardbegivenhed, da begivenheden kan indeholde praktiske informationer som sted, telefonnummer, påmindelse om at huske sygesikring og lignende. Når disse informationer oprettes på en standardbegivenhed, vil de "følge med" hver gange begivenheden oprettes hos en borger. Det letter den indtastning, medarbejderne udfører, når en ny begivenhed oprettes hos en borger.
Når en standardbegivenhed er oprettet i administrationen, kan den anvendes, når der oprettes en begivenhed for borgerne, både i Sekoia administrationen og fra skærme, tablets og telefoner.
Du kan læse mere om hvordan du opretter Standardbegivenheder i Sekoia administrationen her: Kalender
Overblik på tværs af borgernes kalendere
Borgerens begivenheder er både tilgængelige i Sekoia administrationen, samt på skærme, tablets og telefoner.
I administrationen kan borgernes kalender kun tilgås én borger af gangen. Ønsker du at se begivenheder på tværs af borgere, skal du enten vælge deres Kalender en af gangen eller gå til en skærm, tablet eller telefon, hvor du i en visning kan se begivenheder på tværs af de borgere du ønsker.
Det hurtige overblik på tværs får du dermed bedst ved at vælge Kalender på en skærm, tablet eller telefon.
Hvis du ønsker at tilgå Kalenderen fra skærme, tablets og telefoner, skal du gøre følgende:
- Log på Sekoia
- Vælg "Overblik" i bunden af skærmen
- Vælg "Kalender" i menuen
- Vælg den eller de borgere, du ønsker at se Kalender for (f.eks. afdelingen eller hele centeret)
- Tryk på "Vælg"
Kalenderen vil nu blive vist for de borgere, du har valgt. Du kan altid ændre dit valg og tilpasse det dit behov for overblik.
Private begivenheder
Når Kalenderen på skærmene er slået til på borgersiden, vil en begivenhed, der oprettes i borgerens kalender være synlig her uden noget login. Det betyder, at begivenhederne vil være synlig for både borgere, medarbejdere, pårørende og evt. andre gæster. Det gælder også, hvis pårørende er inviterede, eller borgeren selv har adgang til Sekoia.
Der kan være begivenheder, hvor den synlighed ikke ønskes. Derfor er det muligt at gøre en begivenhed "Privat (kun synlig for medarbejdere)". Denne mulighed er tilgængelig, når en medarbejder opretter en begivenhed.
Hvis funktionen anvendes, vil det i borgerens Kalender være tydeligt, at der er en privat begivenhed i det tidsrum, denne er oprettet. Informationerne omkring begivenheden vil først være synlig, når en medarbejder er logget ind.
Vi har oplevet, at private begivenheder har været anvendt til følgende aftaler:
- Aftaler som pårørende ikke skal have information omkring, f.eks. tid hos lægen eller sygehuset.
- Aftaler hvor man har vurderet, at pårørende ikke skal have information om aftaler af denne karakter via en kalender, men hvor dette formidles i en samtale.
- Aftaler hvor borgeren ikke har gavn af at kende til aftalen før på dagen. Det kan f.eks. være tandlægebesøg som gør borgeren utryg, hvormed de med fordel først får viden om dette så sent som muligt.
Udover karakteren af opgaven kan det også anbefales, at man er opmærksom på den beskrivelse, der skrives i aftalen. F.eks. kan det være nødvendigt for medarbejderne, at få mere information end at borgeren skal til lægen. Men disse informationer vil ofte være personfølsomme, og ikke nogle alle skal kunne tilgå. Her kan det f.eks. være en fordel at anvende Privat-funktionen.
Opret en ny aftale
Hvis du ønsker at oprette en ny begivenhed i Kalenderen fra skærme, tablets og telefoner, skal du gøre følgende:
- Log på Sekoia
- Vælg "Overblik" i bunden af skærmen
- Tryk på "+" nederst i højre hjørne
- Vælg den borger, aftalen skal oprettes for
- Indtast informationer
- Titel
- Start- og slut dato (kan være heldags)
- Start- og sluttidspunkt (kan være heldags)
- Evt. en beskrivelse
- Evt. en lokation
- Evt. gentagelsesmønster
- Evt. "Privat (kun synlig for medarbejdere" hvis begivenheden kun skal kunne ses af medarbejderne, når de er logget ind.
- Tryk "Opret" øverst i højre hjørne
Begivenheden er nu oprettet i borgerens kalender.
Booking af busser og lokaler
Kalender kan også anvendes til at administrere og booke f.eks. busser og lokaler. Fordelen ved at dette gøres i Sekoia er, at overblikket over busserne og/eller lokalernes ledighed er let tilgængeligt for medarbejderne, da dette kan tilgås fra alle skærme, tablets og telefoner. Derudover kan man hurtigt oprette en begivenhed i bussens kalender om, at den er optaget i en valgt periode.
Booking af busser og lokaler vil foregå ved, at disse oprettes som fiktive profiler i Sekoia, hvormed de vil fungere som en borgerprofil. Det betyder også, at man ikke kan tilføje og booke bussen direkte, når en begivenhed oprettes i borgerens kalender. Denne booking skal foretages i bussens eller lokalets kalender.
Der er derfor risiko for, at man ikke får lavet en reel booking og dermed, at der kan ske dobbeltbookinger, hvis arbejdsgangen nedenfor ikke følges:
- Vælge bussen eller lokalets profil i Kalenderen
- Se om der er foretaget booking i det ønskede tidsrum
- Opret en begivenhed i bussen eller lokalets Kalender i det ønskede tidsrum
Fordelen ved, at anvende bookingen i Sekoia er, at man hurtigt kan tjekke, om f.eks. en bustur er mulig, når der tales om det med borgerne.
Bookingen kan både sættes op så f.eks. busserne er tilgængelige internt på et center, men det kan også laves, så der kan bookes busser eller lokaler på tværs af centre.
Du kan også læse mere om, hvordan du arbejder med Kalenderen på skærme, tablets og telefoner i det vedhæftede dokument "Kalender - Vejledning" nedenfor.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.