Innehåll 

• Om funktionen Uppgifter 
• Uppgiftskatalog med Standarduppgifter 
• Skapa en Standarduppgift i Uppgiftskatalogen 
  • Fliken Innehåll 
  • Fliken Notifikationer
  • Fliken Behörighet
• Ändringar i Standarduppgift i Uppgiftskatalogen
• Uppgifter kan taggas med följande Uppgiftstyper
• Ad hoc uppgifter - tillfälliga insatser
• Lägg till användare för notifikationer
• Att planera Uppgifter
  • Fliken Innehåll
  • Exempel på upprepning av Insatser
  • Fliken Delegering
  • Fliken Inställningar
• Information om planerade uppgifter
• Historik - planerade uppgifter 
• Se planerade Insatser
• Smarta hjälpmedel
• Tips!

Om funktionen Uppgifter 

Funktionen Uppgifter gör det möjligt att planera insatser och arbetsuppgifter. 

Uppgifter visar Vad som ska göras, När det ska utföras och med en beskrivning Hur det ska genomföras. En tydlig beskrivning säkerställer att alla insatser utförs på samma sätt – oavsett vem som är på jobbet.

Funktionen bidrar till att optimera arbetsflöden, minimera fel och höja kvaliteten i både arbete direkt med boende och i dokumentationen.

Informationen ger all personal goda förutsättningar att ge en trygg, säker, individanpassad vård och omsorg.

En transparent och informativ planering stödjer teamarbetet, ger förutsättningar att hjälpa varandra och bidrar till en bättre arbetsmiljö.

Här har vi samlat rekommendationer och tips om funktionen uppgifter: En aktuell Uppgiftskatalog - Uppgifter med ett syfte

Uppgiftskatalog med Standarduppgifter 

Syftet med en Uppgiftskatalog som innehåller Standaruppgifter är att förenkla planeringen. 

Alla verksamhetens Uppgifter finns samlade i Uppgiftskatalogen i Sekoia administrationen. Uppgiftskatalogen består av Standarduppgifter, ”mallar”, på de insatser och uppgifter som är relevanta för verksamheten.

I Standarduppgiften i Uppfitskatalogen kan allmän, övergripande information läggas in och informationen följer sedan med när insatser planeras och kan individanpassas för varje boende.  Det skapar tydlighet när övergripande information kring uppgiften/insatsen redan är beskriven och det sparar tid för medarbetare vid planering.

En Uppgiftskatalog med Standarduppgifter ger stöd till ett gemensamt språk och arbetssätt. Till exempel kan organisationer med flera verksamheter upprätta de samma Standarduppgifterna i alla verksamheters   Uppgiftskatalog. Förutom att det ger goda förutsättningar för att sprida ett gemensamt arbetssätt ger det även möjlighet att jämföra data mellan verksamheterna.

Innan en uppgift kan planeras måste den upprättas i Uppgiftskatalogen av en Administratör.

Från Uppgiftskatalogen tilldelas/planeras sedan insatserna för de boende och beskrivningarna anpassas utifrån den enskildes behov och önskemål. Läs mer om planering av uppgifter här: Planera uppgifter direkt i boendeprofilen 

Det finns inga begränsningar på hur många uppgifter som kan finnas i Uppgiftskatalogen.

För att inte Uppgiftskatalogen ska bli för omfattande och oöversiktlig kan uppgifter ges generella titlar.  Uppgiften kan då användas i flera sammanhang. När uppgiften sedan planeras läggs det till information som tydliggör vad som ska utföras och hur det ska genomföras. 

Ett par exempel  

• Om en det inte finns behov av att specificera måltiderna, för att till exempel dokumentera att boende erbjudits och/eller ätit till exempel "Frukost", kanske det fungerar att benämna uppgifterna "Frukost", "Lunch" och "Middag" för "Måltid"?
• Uppgiften "Följa med till taxin" kan benämnas som "Ledsagning" för att då kunna användas i flera sammanhang. I uppgiftsbeskrivningen blir det tydligt hur "Ledsagning" ska genomföras. 

Observera att om det är en specifik insats/uppgift som noggrant ska följas upp är det mest lämpligt att ge uppgiften en titel som är specifik för just den uppgiften. Uppgiften är då lätt att hitta, sortera ut, i till exempel "Uppgiftsrapport".  Till exempel uppgifter som kräver "signeringslistor". 

Fler tips och rekommendationer hittar du här: En aktuell Uppgiftskatalog - Uppgifter med ett syfte

Skapa en Standarduppgift i Uppgiftskatalogen 

Du behöver ha rollen Systemförvaltare eller Administratör för att skapa uppgifter i uppgiftskatalogen.  

Administratör kan endast skapa uppgifter i den verksamhet de har sin tillhörighet. 

1. Logga in i Sekoia Administrationen
2. Gå till Uppsättning i menyn till höger
3. Klicka på "Uppgiftskatalog" 
4. Klicka på "Lägg till" 

Nu ser du rutan "Skapa standarduppgift" och kan börja fylla i information om Uppgiften. 
Nedan ser du vilken information som läggs in under de olika rubrikerna och flikarna. 

• Titel - Vad ska uppgiften heta? Här finns lite mer Tips!  
• Varaktighet i minuter - Ungefärlig tid det tar att utföra uppgiften/insatsen. Tidsangivelsen kan ändras när insatsen tilldelas en boende. Tiden som anges här påverkar inte tiden personal har på sig att hantera en uppgift. Det vill säga; klarmarkera, flytta eller ställa in. 
• Primär yrkesgrupp -  Den yrkesgrupp som ansvarar för att uppgiften utförs. Till exempel sjuksköterska som ansvarar för en uppgift som sedan när den planeras blir delegerad till undersköterska. 
• Lokation - Systemförvaltare och Administratör som har tillgång till flera verksamheter väljer verksamheten uppgiften skapas för. 

Fliken Innehåll 

• Detaljer - Beroende på vad det är för uppgift kan du här skriva information om hur uppgiften ska utföras eller en hjälptext till personal som ska planera uppgiften. Till exempel en text som beskriver vilken information som bör finnas med när insatsen planeras/tilldelas den boende.
• Förväntad varighet - Ungefärligt tid, som du tidigare skrev in, visas här. Du kan ändra. 
• Formulär - Lägg till formulär som det ska registreras/dokumenteras i när uppgiften utförs. När uppgiften sedan planeras/tilldelas den boende är formuläret automatiskt kopplat till uppgiften. 

Fliken Inställningar 

• Uppgiftstyp - Används bland annat för att möjliggöra filtrering av uppgiftslistan i appen och i rapporter. Läs mer här: Uppgifter kan taggas med följande Uppgiftstyper
• Inställningar - I utgångspunkt kan alla uppgifter klarmarkeras, flyttas eller ställas in. Här kan du välja om det ej ska vara möjligt att "ställa in" eller "flytta" genom att avmarkera rutan. Här anger du även om insatsen eller uppgiften kan planeras som en tillfällig uppgift, direkt från Sekoia appen.  Läs mer om tillfälliga uppgifter här: Ad hoc uppgifter - tillfälliga uppgifter
• Ytterligare inställningar - Information om att uppgiften ej signerats i tid noteras automatiskt i journal. Här kan du välja att informationen ej ska journalföras genom att ta bort bocken i rutan. 

Du kan använda olika textformat i beskrivningen 

Tips! Det är ofta lättare att läsa en text med luft mellan raderna eller text skriven i punktlistor. Extra viktig information kanske ska markeras i annan färg? 

• • Rubriker - möjlighet att lägga till olika rubriker
  • Fet, kursiv och understruken text
  • Text i färg
  • Markera text med färg.
  • Punktlistor
  • Placering/justering av texten - höger, vänster, centrerad och jämn marginal.
  • Rensa formatering - tar bort all formatering du har lagt till i beskrivningen.

Fliken Delegeringar 

• Primär yrkesgrupp - Den yrkesgrupp du tidigare valt visas här. 
• Delegeringar - Här är listan över alla organisationens/verksamhetens tillgängliga delegeringstaggar. Välj den delegerings som krävs för att utföra uppgiften. Används inte delegeringstaggar finns inte denna del med. 
• Personliga delegeringar - En uppgift kan delegeras till utvalda medarbetare. Om en Standarduppgift delegeras till en medarbetare i Uppgiftskatalogen kommer delegeringen alltid följa med när den planeras för boende. Delegering av uppgifter kan även göras på boendenivå när uppgiften planeras.  Här kan du läsa mer om delegering: Delegera Uppgifter  

Vi rekommenderar att i första hand använda delgeringstaggar för uppgifter som kräver specifik kompetens och "delegerar" medarbetare direkt i medarbetarprofilen. 

Fliken Notifikationer

• Notifikation - Här kan du lägga till personer som ska få information om Uppgiften ej signeras inom det tidsrum som uppgiften planeras.  Läs mer här:  Lägg till medarbetare för notifikationer

Fliken Behörighet

Här väljer du den behörighet som krävs för att få lov att planera och redigera uppgiften. Till exempel SoL eller HSL behörighet. När uppgiften planeras/tilldelas kan all personal, oavsett behörighet, se och läsa innehåll i uppgiften i Sekoia appen. 

Här kan du läsa mer om  i behörigheter i Sekoia: Behörighet i Sekoia

 

Ändra i en Standarduppgift i Uppgiftskatalogen

I utgångspunkt är det Administratör som gör ändringar i Standarduppgifter i Uppgiftskatalogen.

I organisationer som använder behörighetsstyrning via taggning måste Administratör även ha rätt behörighetstagg. Till exempel HSL behörighet för att ändra i en HSL uppgift.  

Var uppmärksam på att uppgifterna i Uppgiftskatalogen är för hela verksamheten.  Ändringar kan påverka uppgifter som redan är tilldelade/planerade för boende. 

Detta händer när du ändrar i en Standarduppgift i Uppgiftskatalogen:

• Titel - Om uppgiftens titel ändras kommer även titel att ändras på de uppgifter som redan är tilldelade/planerade. Till exempel om du ändrar "Påminnelse" till "Måltid" kommer uppgiften "Påminnelse" att heta "Måltid" över allt där den är redan är planerad. 
• Primär yrkesgrupp - Om primär yrkesgrupp ändras kommer den även ändas i tilldelade/planerade Uppgifter. Om den redan tilldelade/planerade uppgiften är delegerad till en annan yrkesgrupp finns delegeringen kvar.  

• Delegering - Om du tar bort en medarbetare som tidigare haft delegering försvinner den även på alla planerade uppgifter. Läs mer om delegering här: Delegera Uppgifter

• Uppgiftstyp - Om uppgiftstyp läggs till eller ändras kommer det även att ändras i tilldelade/planerade uppgifter. 
• Beskrivning- Om beskrivningen ändras eller raderas sker ingen ändring i de redan tilldelade/planerade uppgifterna. Alla uppgifter som planeras efter att beskrivning i Standarduppgiften ändrats får den nya beskrivningen. 
• Insatsen raderas - Om uppgiften raderas sker inga ändringar i redan planerade insatser. Är insatsen kopplad till en plan kommer den fortsatt vara kopplad till planen. Var därför inte rädd för att ibland rensa i Uppgiftskatalogen, ta bort eventuella dubbletter och inaktuella uppgifter. 

Uppgifter kan taggas med följande Uppgiftstyper

• Läkemedelsrelaterad - Den boendes fulla namn och personnummer visas då i den planerade Uppgiften i Sekoia appen. För att förtydliga att uppgiften är läkemedelsrelaterad visas en ikon med ett piller. 
• Uppgift för två personer - Dubbelbemanning. Uppgiften kan klarmarkeras när två personer signerat. 
• Kontaktperson  - Användbar till exempel vid planering av så kallad "Egen tid" eller "Kontakttid". 
• Hälso- och sjukvårdslagen - Ger möjlighet att filtrera ut HSL uppgifter. OBS! Styr ej behörighet. 
  

Ad hoc uppgifter - tillfälliga uppgifter

När det oförutsedda händer eller om du vill påminna en kollega om något är det möjligt att lägga till Uppgifter direkt från skärmar, plattor och mobiler. 

I Uppgiftskatalogen väljer ni ut de uppgifter som ska vara möjliga att planera i direkt i Sekoia appen. 

När du skapar en ad-hoc-uppgift i Sekoia appen tilldelas uppgiften automatiskt samma yrkesgrupp som ställts in i  Standarduppgiften.  Du kan delegera uppgiften till en annan yrkesgrupp när du skapar en ad-hoc uppgift.

Tillfälliga uppgifter kan inte planeras som återkommande. Ska en uppgift upprepas behöver den planeras av Administratör i Sekoia Administrationen. 

Lägg till användare för notifikationer

Så här gör du för att en användare ska motta en notifikation när uppgiften ej hanterats inom planerad tid:

1. Logga in Sekoia administration från din dator
2. Välj "Uppsättning"
3. Klicka på "Uppgiftskatalog"
4. Tryck på uppgiften för att öppna den
5. Under "Notifikationer" klicka ”Lägg till” och sök efter personen i listan.
6. Tryck på "Lägg till"

Personen får nu notifikation i Sekoia när uppgiften inte hanterats inom det tidsrum den planerats.  

Du kan alltid ta bort personen från listan så att han/hon inte längre får notifikationer. 

Planera Uppgifter

För att planera uppgifter behöver du ha rollen Administratör eller Superanvändare. 
När insatser planeras för den boende används Standarduppgifter från Uppgiftskatalogen som sedan individanpassas.

Med utgångspunkt i biståndsbeslut/beställning, den enskildes behov och önskemål planeras alla insatser som ska utföras. Det finns därför ingen standard för hur många insatser som bör planeras för varje enskild individ. 

Använd gärna följande punkter som stöd i planeringen: 

• Insatser som bidrar till att fylla den enskildes behov. 
• Insatser som bidrar till att nå mål. 
• Insatser som ofta missas eller glöms bort. 
• Insatser som hänger ihop med något vi behöver undersöka. 
• Insatser och uppgifter som hänger ihop med något vi ska redovisa. 

Du kan planera insatser för den enskilde på två sätt:

Direkt i den boendes profil eller från menyn till vänster på startsidan. Planera för flera boende samtidigt 

 

Sekoia Guiden är alltid redo att hjälpa dig!

Planera uppgifter direkt i boendeprofilen 

1. Gå till den boendes profil och fliken "Uppgifter". Till höger har du Uppgiftskatalogen med Standarduppgifter. Uppgifterna är uppdelade i "Planerade"- blå och "Ej planerade" - vita/grå.
2. Dra uppgiften från Uppgiftskatalogen och släpp den i kalendervyn. Den behöver inte hamna på exakt rätt klockslag. 
3. Klicka på uppgiften och den öppnas. Nu kan du anpassa informationen under de tre flikarna:

• Innehåll

• Delegering

• Inställningar

Fliken Innehåll – här ser du och hanterar:

• Förväntad varighet  - Den tid det ungefärligt tar att utföra insatsen. Försök att uppskatta så nära verkligheten som möjligt. Förväntad varighet kan alltid ändas. 
• Planerad tid - Inom vilken tidsram förväntas uppgiften att utföras. Några insatser behöver en snävare tidsram medan andra kan ha en tidsram som sträcker sig över flera timmar. Tidsintervall bör dock ligga så nära verkligheten som möjligt. Planerad tid går alltid att ändra.  
• Upprepa Uppgift - Här anges om insatsen återkommer och med vilken intervall.
  
  • Dagligen
  • Veckovis (den dag insatsen planeras)
  • Alla vardagar
  • Varje helg
  • Anpassa - välj till exempel om insatsen ska upprepas varje, varannan, var tredje vecka och så vidare.

Siffrorna i Anpassad betyder: 

1 = Varje

2 = Varannan

3 = Var tredje 

4 = Var fjärde och så vidare 

 

För att inte glömma att ange om insatsen ska upprepas får du en påminnelse innan du kan spara planeringen. 

 

Exempel på upprepning av Insatser

Uppgiften ska utföras vid samma datum varje månad 

Uppgiften ska utföras samma veckodag, en gång i månaden

• • Vad ska medarbetare göra? 
  • Vad ska och kan den enskilde göra själv?
  • Hur önskar den enskilde bli bemött?

Du kan även lägga till en bild.  Bilden läggs till på den specifika insatsen och följer med om du samtidigt väljer att planera den flera gånger under ett dygn.  Bilden blir synlig ovanför insatsbeskrivningen i Sekoia appen. Bilden kan alltid bytas, tas bort och laddas ner.

Tips! Det är ofta lättare att läsa en text med luft mellan raderna eller text skriven i punktlistor. Extra viktig information kanske ska markeras i annan färg? 

• Koppla en Instruktion till uppgiften. Läs mer om instruktioner här: Instruktioner
• Koppla ett Formulär till uppgiften. Läs mer om Formulär här: Formulär
• Information om vilka Planer som uppgiften är kopplad till. Läs mer om Planer här: Planer

Fliken Delegering – här ser du och hanterar:

• Primär Yrkesgrupp- Yrkesgrupp som ansvarar för att insatsen utförs, den yrkesgrupp som angetts i Standardinsatsen
• Delegera till annan yrkesgrupp- Ska uppgiften delegeras från Primär Yrkesgrupp till en annan yrkesgrupp lägger du till det här. Kom i håg att uppgiften då kan hanteras av alla medarbetare inom yrkesgruppen. 
• Delegeringar - Här är listan över alla organisationens/verksamhetens tillgängliga delegeringstaggar. Välj den delegerings som krävs för att utföra uppgiften. Används inte delegeringstaggar finns inte denna del med. 
• Personliga delegeringar - En uppgift kan delegeras till utvalda medarbetare. Om en Standarduppgift delegeras till en medarbetare i Uppgiftskatalogen kommer delegeringen alltid följa med när den planeras för boende. Delegering av uppgifter kan även göras på boendenivå när uppgiften planeras.  Här kan du läsa mer om delegering: Delegera Uppgifter  

Läs mer om delegeringar här: Delegera Uppgifter

Fliken Inställningar – här ser du och hanterar uppgiftstyp

• Läkemedelsrelaterad - Den boendes fulla namn och personnummer visas då i den planerade Uppgiften i Sekoia appen. För att förtydliga att uppgiften är läkemedelsrelaterad visas en ikon med ett piller. 
• Uppgift för två personer - Dubbelbemanning. Uppgiften kan klarmarkeras när två personer signerat. 
• Kontaktperson  - Användbar till exempel vid planering av så kallad "Egen tid" eller "Kontakttid". 
• Hälso- och sjukvårdslagen - Ger möjlighet att filtrera ut HSL uppgifter. OBS! Styr ej behörighet. 
• Boendeuppgift - Om uppgiften ska utföras av den enskilde. Här kan du läsa mer om boendeuppgifter: Boendeinlogg i Sekoia

Fliken Historik - här ser du information om: 

• När och av vem uppgiften planerats för den boende
• Alla ändringar som gjorts i uppgiften sedan den planerades och vem som genomfört ändringarna. 
• Hur det såg ut innan ändringar genomförts och hur det ser ut efter ändring, sida vid sida. 

Information om planerade uppgifter

När du klickar på (i) över Uppgiftslistan ser du information om samtliga planerade uppgifter. 

När du klickar på (i)  på specifik uppgift i Uppgiftslistan visar information om just den uppgiften. 

Du kan öppna de planerade uppgifterna och få följande information:

• Datum för när den skapades
• Nästa tillfälle den ska utföras (datum)
• Upprepningsmönstret för uppgiften
• Uppgiftsbeskrivning

Historik - planerade uppgifter 

När du öppnar en uppgift från planeringen kan du se uppgiftens historik.

Vem som gjort ändringar i uppgiften och vilka ändringar som gjorts. Till exempel om du ändrar i uppgiftsbeskrivningen ser du hur beskrivningen såg ut innan och efter ändringen. 

• Reflektera över hur många uppgifter som ska finnas i uppgiftskatalogen för att den ska vara överskådlig och hanterbar. 
  

Exempel Ska Uppgiften heta "Frukost", "Lunch", "Middag" eller kan vi döpa den till "Måltid? Det beror på. Är det behov av att följa upp, samla information eller dokumentera något kring mat och måltider. 

Är det viktigt att veta att boende äter "Lunch" så ska uppgiften döpas till "Lunch". 

• Det underlättar planeringen när Uppgiftskatalogen inte är för omfattande. 
• Det underlättar planeringen när det i Standarduppgiften beskrivs hur uppgiften/insatsen ska genomföras. Lägg till beskrivning i Standarduppgiften, där det är möjligt, för att spara tid för den som planerar. 

Exempel Uppgifter som planeras på den gemensamma profilen och ofta utförs enligt en fast rutin. Beskriv "hur" redan i Standarduppgiften. Det sparar tid vid planering och säkerställer att uppgiften alltid utförs på samma sätt. 

• I de Standarduppgifter, där beskrivningen oftast skapas när insatsen planeras för den enskilde, kan en hjälptext underlätta för den som planerar. En "mall" som påminner den som planerar om vilken information som bör vara med i beskrivningen. 
• Det är lätt att tro att du skapar tydlighet genom att titel på Uppgiften hänvisar till vad som ska göras. Det kan föra med sig att en tror sig veta hur uppgiften ska genomföras och därför ej läser uppgiftsbeskrivningen. Vi gör olika tolkningar av titeln och uppgiften kan bli utförd på olika sätt och/eller felaktigt. 

Exempel Uppgiften "Hämta post" är planerad för en boende. Det kan för någon betyda att personal hämtar post, för en annan att boende hämtar sin post och för en tredje att personal och boende hämtar posten tillsammans. 

• Titel på Uppgifter ska heller inte vara för generell. För enklare Uppgifter kanske det inte alltid ska krävas att du måste klicka upp och se beskrivningen HUR uppgiften ska genomföras. Här kan det vara lämpligt att döpa uppgiften till det som ska göras. 

Exempel En påminnelse om att komma ihåg att mobiltelefoner ska laddas kan döpas till "Ladda mobiltelefon". Alternativt kan en uppgift som heter "Påminnelse" användas till alla typer av påminnelser och informationen i uppgiften beskriver det vi vill bli påminda om. 

Varje organisation, verksamhet och arbetsgrupp måste hitta den metod som fungerar för dem.