Innehåll 

• Om funktionen Uppgifter 
• Uppgiftskatalog med Standarduppgifter 
• Information om Uppgiften 
• Ändringar i Standarduppgift i Uppgiftskatalogen
• Uppgifter kan taggas i följande kategorier
• Ad hoc uppgifter - tillfälliga insatser
• Lägg till användare för notifikationer
• Att planera Uppgifter
• Planera uppgifter direkt i boendeprofilen 
• Fliken Innehåll
• Exempel på upprepning av Insatser
• Fliken Delegering
• Fliken Inställningar
• Information om planerade uppgifter
• Smarta hjälpmedel
• Tips!

 

 

Om funktionen Uppgifter 

Funktionen Uppgifter gör det möjligt att planera insatser och arbetsuppgifter. 

Uppgifter visar Vad som ska göras, När det ska utföras och med en beskrivning Hur det ska genomföras. En tydlig beskrivning säkerställer att alla insatser utförs på samma sätt – oavsett vem som är på jobbet.

Funktionen bidrar till att optimera arbetsflöden, minimera fel och höja kvaliteten i både arbete direkt med boende och i dokumentationen.

Informationen ger all personal goda förutsättningar att ge en trygg, säker, individanpassad vård och omsorg.

En transparent och informativ planering stödjer teamarbetet, ger förutsättningar att hjälpa varandra och bidrar till en bättre arbetsmiljö.

Här har vi samlat rekommendationer och tips om funktionen uppgifter: En aktuell Uppgiftskatalog - Uppgifter med ett syfte

 

Uppgiftskatalog med Standarduppgifter 

Syftet med en Uppgiftskatalog som innehåller Standaruppgifter är att förenkla planeringen. 

Alla verksamhetens Uppgifter finns samlade i Uppgiftskatalogen i Sekoia administrationen. Uppgiftskatalogen består av ”mallar” på de insatser och uppgifter som är relevanta för verksamheten.

I Standarduppgiften i Uppfitskatalogen kan allmän, övergripande information läggas in och informationen följer sedan med när insatser planeras och kan individanpassas för varje boende.  Det skapar tydlighet när övergripande information kring uppgiften/insatsen redan är beskriven och det sparar tid för medarbetare vid planering.

Uppgiftskatalogen ger stöd till ett gemensamt språk och arbetssätt. Till exempel kan organisationer med flera verksamheter upprätta likadana Uppgifter i Uppgiftskatalogen. Förutom att det ger goda förutsättningar för att sprida ett gemensamt arbetssätt ger det även möjlighet att jämföra data mellan verksamheterna.

Innan en uppgift kan planeras måste den upprättas i Uppgiftskatalogen av en Administratör.

Från Uppgiftskatalogen tilldelas/planeras sedan insatserna för de boende och beskrivningarna anpassas utifrån den enskildes behov och önskemål. Läs mer om planering av uppgifter här: Planera uppgifter direkt i boendeprofilen 

Det finns inga begränsningar på hur många uppgifter som kan finnas i Uppgiftskatalogen.

För att inte Uppgiftskatalogen ska bli för omfattande och oöversiktlig rekommenderar vi att ge uppgifterna generella titlar, då kan Uppgiften användas i flera sammanhang. 

Exempel  Om en det inte finns behov av att specificera måltiderna, för att till exempel dokumentera att boende erbjudits och/eller ätit "Frukost", kanske det fungerar att benämna uppgifterna "Frukost", "Lunch" och "Middag" för "Måltid"? 
Uppgiften "Följa med till taxin" kan benämnas som "Ledsagning" för att då kunna användas i flera sammanhang. 

Information om Uppgiften 

• Titel - Vad ska uppgiften heta? Här finns lite mer Tips!  
• Varaktighet i minuter - Ungefärlig tid det tar att utföra uppgiften/insatsen. Tidsangivelsen kan ändras när insatsen tilldelas en boende. 
• Primär yrkesgrupp -  Den yrkesgrupp som ansvarar för uppgiften. Till exempel sjuksköterska som ansvarar för en uppgift som sedan när den planeras blir delegerad till undersköterska. 
• Uppgiftstyp - används bland annat för att möjliggöra filtrering av uppgiftslistan i appen och i rapporter. Läs mer här: Uppgifter kan taggas i följande kategorier
• Hantering - I utgångspunkt kan alla uppgifter klarmarkeras, flyttas eller ställas in. Här kan du välja om det ej ska vara möjligt att "ställa in" eller "flytta" genom att avmarkera rutan. Här anger du även om insatsen eller uppgiften kan planeras som en tillfällig uppgift, direkt från plattor och mobiltelefoner. Läs mer om tillfälliga uppgifter här: Ad hoc uppgifter - tillfälliga uppgifter
• Beskrivning - Här kan du skriva en standardtext som individanpassas när insatsen tilldelas den boende, eller en hjälptext som vägledning till medarbetare. Till exempel en text som beskriver vilken information som bör finnas med när insatsen planeras/tilldelas den boende.

Du kan använda olika textformat i beskrivningen 

Tips! Det är ofta lättare att läsa en text med luft mellan raderna eller text skriven i punktlistor. Extra viktig information kanske ska markeras i annan färg? 

• • Rubriker - möjlighet att lägga till olika rubriker
  • Fet, kursiv och understruken text
  • Text i färg
  • Markera text med färg.
  • Punktlistor
  • Placering/justering av texten - höger, vänster, centrerad och jämn marginal.
  • Rensa formatering - tar bort all formatering du har lagt till i beskrivningen.

 

• Delegera till specifik medarbetare - En uppgift kan delegeras till utvalda medarbetare. Om en Standarduppgift delegeras till en medarbetare i Uppgiftskatalogen kommer delegeringen alltid följa med när den planeras för boende. Delegering av uppgifter kan även göras på boendenivå när uppgiften planeras.  Här kan du läsa mer om delegering: Delegera Uppgifter  

Vi rekommenderar att i första hand använda delgeringstaggar och delegera medarbetare direkt i medarbetarprofilen. 

• Notifikation - Här kan du lägga till personer som ska få information om Uppgiften ej signeras innanför det tidsrum som den planerats.  Läs mer här:  Lägg till medarbetare för notifikationer

I Uppgiftskatalogen är det är möjligt att styra åtkomst till att ändra och planera enskilda uppgifter genom behörighetstaggar. Här kan du läsa mer om  i behörigheter i Sekoia: Behörighet i Sekoia

 

Ändringar i Standarduppgift i Uppgiftskatalogen

I utgångspunkt är det Administratör som gör ändringar i Standarduppgifter i Uppgiftskatalogen. Använder er organisation även behörighetsstyrning via taggning måste Administratör även ha rätt behörighetstagg.  

Var uppmärksam på att uppgifterna i Uppgiftskatalogen är för hela verksamheten.  Ändringar kan påverka uppgifter som redan är tilldelade och planerade för boende. 

Detta händer när du ändrar i en Standarduppgift i Uppgiftskatalogen:

• Titel - Om uppgiftens titel ändras kommer även titel att ändras på de uppgifter som redan är tilldelade/planerade. Till exempel om du ändrar "Påminnelse" till "Måltid" kommer uppgiften "Påminnelse" att heta "Måltid" över allt där den är redan är planerad. 
• Primär yrkesgrupp - Om primär yrkesgrupp ändras kommer den även ändas i tilldelade/planerade Uppgifter. Om den redan tilldelade/planerade uppgiften är delegerad till en annan yrkesgrupp finns delegeringen kvar.  

• Delegering - Om du tar bort en medarbetare som tidigare haft delegering försvinner den även på alla planerade uppgifter. Läs mer om delegering här: Delegera Uppgifter

• Typ - Om typ läggs till eller ändras kommer det även att ändras i tilldelade/planerade Uppgifter. 
• Beskrivning- Om beskrivningen ändras eller raderas sker ingen ändring i de redan tilldelade/planerade uppgifterna. Alla uppgifter som planeras efter att beskrivning i Standarduppgiften ändrats får den nya beskrivningen. 
• Insatsen raderas - Om uppgiften raderas sker inga ändringar i redan planerade insatser. Är insatsen kopplad till en plan kommer den fortsatt vara kopplad. 

Uppgifter kan taggas i följande kategorier:

• Läkemedelsrelaterad - Den boendes fulla namn och personnummer visas då i den planerade Uppgiften i Sekoia appen. För att förtydliga att uppgiften är läkemedelsrelaterad visas en ikon med ett piller. 
• Uppgift för två personer - Dubbelbemanning. Uppgiften kan klarmarkeras när två personer signerat. 
• Kontaktperson med specialkompetens - Användbar till exempel vid planering av så kallad "Egen tid" eller "Kontakttid". 
• Hälso- och sjukvårdslagen - Ger möjlighet att filtrera ut HSL uppgifter. OBS! Styr ej behörighet. 
  
• Boendeuppgift - När den enskilde har "Boendeinlogg" med egen planering i Sekoia. Mer information om Boendeinlogg i Sekoia. 

Ad hoc uppgifter - tillfälliga uppgifter

När det oförutsedda händer eller om du vill påminna en kollega om något är det möjligt att lägga till Uppgifter direkt från skärmar, plattor och mobiler. 

I Uppgiftskatalogen väljer ni ut de uppgifter som ska vara möjliga att planera i appen från plattor och mobiler.

När du skapar en ad-hoc-uppgift i Sekoia appen tilldelas uppgiften automatiskt samma yrkesgrupp som ställts in i  Standarduppgiften.  Du kan delegera uppgiften till en annan yrkesgrupp när du skapar en ad-hoc uppgift.

Tillfälliga uppgifter kan inte planeras som återkommande. Ska en uppgift upprepas behöver den planeras av Administratör i Sekoia Administrationen. 

Lägg till användare för notifikationer

Så här gör du för att en användare ska motta en notifikation när uppgiften ej hanterats inom planerad tid:

1. Logga in Sekoia administration från din dator
2. Välj "Uppgiftskatalog"
3. Tryck på uppgiften för att öppna den
4. Under "Notifikationer" klicka ”Lägg till” och sök efter personen i listan.
5. Tryck på "Lägg till"

Personen får nu notifikation i Sekoia när uppgiften inte hanterats inom planerad tidsspann.  

Du kan alltid ta bort personen från listan så att han/hon inte längre får notifikationer. 

 

Planera Uppgifter

För att planera uppgifter behöver du ha rollen Administratör eller Superanvändare. 
När insatser planeras för den boende används Standarduppgifter från Uppgiftskatalogen som sedan individanpassas.

Med utgångspunkt i beställning, den enskildes behov och önskemål planeras de insatser som ska utföras. Det finns därför ingen standard för hur många insatser som bör planeras för varje enskild individ. 

Använd gärna följande punkter som stöd i planeringen: 

• Insatser som bidrar till att fylla den enskildes behov. 
• Insatser som bidrar till att nå mål. 
• Insatser som ofta missas eller glöms bort. 
• Insatser som hänger ihop med något vi behöver undersöka. 
• Insatser och uppgifter som hänger ihop med något vi ska redovisa. 

Du kan planera insatser för den enskilde på två sätt:

Direkt i den boendes profil eller från menyn till vänster på startsidan. 
Under: Uppsättning - Uppgifter - Tilldela kan du välja att planera för flera boende samtidigt. 

Sekoia Guiden är alltid redo att hjälpa dig!

Planera uppgifter direkt i boendeprofilen 

Gå till den boendes profil och fliken Uppgifter.

Till höger har du Uppgiftskatalogen med Standarduppgifter. Uppgifterna är uppdelade i "Planerade", är blå och "Ej planerade" är vita/grå. 

Från listan drar du in uppgiften i kalendern. 

När du klickar på uppgiften du lagt in i kalender så öppnas den. Nu kan du anpassa informationen under de tre flikarna:

• Innehåll

• Delegering

• Inställningar

Fliken Innehåll – här ser du och hanterar:

• Förväntad varighet  - Den tid det ungefärligt tar att utföra insatsen. Försök att uppskatta så nära verkligheten som möjligt. Förväntad varighet kan alltid ändas. 
• Planerad tid - Inom vilken tidsram förväntas uppgiften att utföras. Några insatser behöver en snävare tidsram medan andra kan ha en tidsram som sträcker sig över flera timmar. Tidsintervall bör dock ligga så nära verkligheten som möjligt. Planerad tid går alltid att ändra.  
• Upprepa Insats - Här anges om insatsen återkommer och med vilken intervall.
  
  • Dagligen
  • Veckovis (den dag insatsen planeras)
  • Alla vardagar
  • Varje helg
  • Anpassa - välj till exempel om insatsen ska upprepas varje, varannan, var tredje vecka och så vidare.

Siffrorna i Anpassad betyder: 

1 = Varje

2 = Varannan

3 = Var tredje 

4 = Var fjärde och så vidare 

 

För att inte glömma att ange om insatsen ska upprepas får du en påminnelse innan du kan spara planeringen. 

 

Exempel på upprepning av Insatser

Uppgiften ska utföras vid samma datum varje månad 

Uppgiften ska utföras samma veckodag, en gång i månaden

• Detaljer - Här lägger du till beskrivning av Hur insatsen ska utföras. En detaljerad information om till exempel: 
  • Vad ska medarbetare göra? 
  • Vad ska och kan den enskilde göra själv?
  • Hur önskar den enskilde bli bemött?

Du kan även lägga till en bild.  Bilden läggs till på den specifika insatsen och följer med om du samtidigt väljer att planera den flera gånger under ett dygn.  Bilden blir synlig ovanför insatsbeskrivningen på plattor och mobiler. Bilden kan alltid bytas, tas bort och laddas ner.

Tips! Det är ofta lättare att läsa en text med luft mellan raderna eller text skriven i punktlistor. Extra viktig information kanske ska markeras i annan färg? 

 

• Koppla en Instruktion till uppgiften. Läs mer om instruktioner här: Instruktioner
• Koppla ett Formulär till uppgiften. Läs mer om Formulär här: Formulär
• Information om vilka Planer som uppgiften är kopplad till. Läs mer om Planer här: Planer

Fliken Delegering – här ser du och hanterar:

• Primär Yrkesgrupp: Är den yrkesgrupp som ansvarar för att insatsen utförs, den yrkesgrupp som angetts i Standardinsatsen
• Möjlighet att delegera uppgiften till annan yrkesgrupp. 
• Information om delegering som krävs för att utföra uppgiften. 
• Personlig delegering till en eller flera medarbetare.

Läs mer om delegeringar här: Delegera Uppgifter

Fliken Inställningar – här ser du och hanterar:

• Uppgiftstyp (läkemedelsrelaterad, HSL, uppgift för 2 personer etc.)
• Om uppgiften får skapas från Sekoia appen (Tillfälliga/ad-hoc-uppgifter)
• Om det är en boendeuppgift. 

Information om planerade uppgifter

När du klickar på (i) över Uppgiftslistan ser du information om samtliga planerade uppgifter. 

När du klickar på (i)  på specifik uppgift i Uppgiftslistan visar information om just den uppgiften. 

Du kan öppna de planerade uppgifterna och få följande information:

• Datum för när den skapades
• Nästa tillfälle den ska utföras (datum)
• Upprepningsmönstret för uppgiften
• Uppgiftsbeskrivning

Historik - planerade uppgifter 

När du öppnar en uppgift från planeringen kan du se uppgiftens historik.

Vem som gjort ändringar i uppgiften och vilka ändringar som gjorts. Till exempel om du ändrar i uppgiftsbeskrivningen ser du hur beskrivningen såg ut innan och efter ändringen. 

• Reflektera över hur många uppgifter som ska finnas i uppgiftskatalogen för att den ska vara överskådlig och hanterbar. 
  

Exempel Ska Uppgiften heta "Frukost", "Lunch", "Middag" eller kan vi döpa den till "Måltid? Det beror på. Är det behov av att följa upp, samla information eller dokumentera något kring mat och måltider. 

Är det viktigt att veta att boende äter "Lunch" så ska uppgiften döpas till "Lunch". 

• Det underlättar planeringen när Uppgiftskatalogen inte är för omfattande. 
• Det underlättar planeringen när det i Standarduppgiften beskrivs hur uppgiften ska genomföras. I de uppgifter där det är möjligt. 

Exempel Uppgifter som planeras på den gemensamma profilen och ofta utförs enligt en fast rutin. Beskriv "hur" redan i Standarduppgiften. Det sparar tid vid planering och säkerställer att uppgiften alltid utförs på samma sätt. 

• I de Standarduppgifter, där beskrivningen oftast skapas när insatsen planeras för den enskilde, kan en hjälptext underlätta för den som planerar. En "mall" som påminner den som planerar om vilken information som bör vara med i beskrivningen. 
• Det är lätt att tro att du skapar tydlighet genom att titel på Uppgiften hänvisar till vad som ska göras. Det kan leda till att en tror sig veta hur uppgiften ska genomföras och därför ej läser beskrivningen. Vi gör olika tolkningar av titeln och uppgiften kan bli utförd på olika sätt och/eller felaktigt. 

Exempel Uppgiften "Hämta post" är planerad för en boende. Det kan för någon betyda att personal hämtar post, för en annan att boende hämtar sin post och för en tredje att personal och boende hämtar posten tillsammans. 

• Namn på Uppgifter ska heller inte vara för generella. För enklare Uppgifter kanske det inte alltid ska krävas att du måste klicka upp och se beskrivningen HUR uppgiften ska genomföras. Här kan det vara lämpligt att döpa uppgiften till det som ska göras. 

Exempel En påminnelse om att komma ihåg att mobiltelefoner ska laddas kan döpas till "Ladda mobiltelefon". Alternativt kan en uppgift som heter "Påminnelse" användas till alla typer av påminnelser och informationen i uppgiften beskriver det vi vill bli påminda om. 

Varje organisation, verksamhet och arbetsgrupp måste hitta den metod som fungerar för dem.