Her finder du informationer om Sekoia Opstartsmødet: 

• Formål
• Format
• Deltagere
• Dagsorden
• Efter mødet
  • Spørgsmål til lederne
  • Udmelding om Sekoia
  • Praktik 

Formål

Formålet med mødet er at samle de personer, der spiller en vigtig rolle i forhold til at sætte rammerne omkring den kommende implementering af Sekoia. På mødet vil der være drøftelser og planlægning af implementeringen, dybere indsigt i Sekoia samt afklaring og ansvarsfordeling af praktiske opgaver i forbindelse med implementeringen.

Mødet har som formål at få praktikken på plads, men også at der laves en forventningsafstemning i forhold til den kommende implementering. 

Format

Til opstartsmødet afsættes ca. 3 timer. Mødet vil hovedsageligt bestå af dialog om den kommende implementering og en demonstration af Sekoia.

Vi anbefaler, at samtlige deltagere medbringer deres kalender.

Deltagere

Vi anbefaler, at følgende personer deltager: 

• Ledelsen
• IT-ansvarlig
• Projektlederen
• Sekoia Kundeejeren
• Sekoia Projektlederen 

Dagsorden

Følgende er et bud på en dagsorden til et Implementerings Opstartsmøde. Denne vil blive tilpasset den enkelte implementering. 

1. Præsentation og bordet rundt
2. Forslag og godkendelse af implementeringsplanen
   • Fastlægge datoer
   • Hvem deltager hvornår
3. Praktik:
   • Tablets, telefoner
   • Beslag (fast lokation)
   • Placering af tablet (fast lokation)
   • Netværk
   • Browser (Chrome eller Microsoft Edge)
4. Anmeldelse til datatilsynet
5. Samtykkeerklæring fra borgerne
6. Lokationsoversigt
7. Demo af Sekoia
8. Formidling til medarbejdere, borgere og pårørende
9. Opgaver til næste gang
10. Evt. 

Efter mødet

Efter Implementerings Opstartsmødet sender Sekoia projektlederen et referat af det afholdte møde til deltagerne. 

Referatet vil tydeligt vise de næste opgaver, der skal udføres, samt hvem der er ansvarlig for, at dette bliver gjort. 

Derudover vil forberedelsen til Ledelsesmødet begynde allerede kort efter Implementerings Opstartsmødet. I vil derfor senest 1 uge inden Ledelsesmødet modtage en dagsorden, samt 3 spørgsmål til lederne.

Spørgsmål til lederne

De 3 spørgsmål omhandler ledernes formål med implementering af Sekoia. Grunden til at disse spørgsmål stilles inden Ledelsesmødet er, at det sætter gang i refleksionen om "hvorfor", som både er relevant for den enkelte leder, projektlederen fra Sekoia og i forhold til den udmelding, der skal gives til medarbejderne. Svarene leder op til den mere konkrete drøftelse, som vi ønsker på Ledelsesmødet. 

Spørgsmålene er følgende: 

1. Hvorfor har du som leder valgt at implementere Sekoia?
2. Hvad forventer du, at Sekoia kan bidrage med i den daglige praksis?
3. Hvad forventer du, at Sekoia kan bidrage med i forhold til dit ledelsesfokus?

Svarene på disse spørgsmål gør også drøftelsen om gevinstrealisering tydligere, hvilket der følges op på senere i implementeringen. Hvis forventningerne og de ønskede gevinster er klare, kan der nemmere måles på de opsatte parametre senere i forløbet. 

Nedenfor kan du finde nyttige dokumenter omkring tidsforbrug ved implementering af Sekoia, vejledning til placering af tablets, spørgsmål til lederne samt en implementeringsplan med den tekniske proces. 

Udmelding om Sekoia

Udover overvejelser om formål og gevinster, anbefaler vi, at ledelsen drøfter, hvordan det kommunikeres til borgerne, medarbejderne og pårørende. Vi forventer ikke, at der er en tydelig plan for udmeldingen inden implementeringen, da denne med fordel kan udarbejdes i samarbejde med Sekoia. 

Borgere: 

Borgernes funktionsniveau er afgørende for, hvordan dette gøres bedst. I nogle situationer vil en udmelding kunne gøres for borgerne på et fællesmøde, og hos andre vil det være en fordel, at formidling sker en til en. F.eks. udført af en medarbejder, der kender borgeren godt og med en tablet som støtte, for at kunne italesætte potentialet. 

I den sammenhæng bør I også overveje, om borgeren selv kan have glæde af at logge ind i Sekoia. 

Medarbejdere: 

Vi anbefaler, at der gives en klar og tydelig udmelding til medarbejderne om, at Sekoia skal implementeres i organisationen. Vi er dog opmærksomme på, at ledelsen kun til et vist niveau kan formidle hvad Sekoia er og kan. For at understøtte den formidling, afholdes der i implementeringen Kick Off for så mange medarbejdere som muligt. 

Udmeldingen til medarbejderne kan understøttes af følgende:

• Sekoias hjemmeside: https://sekoia.dk/
• Sekoia Universet: www.support.sekoia.one
• Sekoia brochure

Pårørende: 

Når pårørende skal informeres om, at Sekoia implementeres i organisationen, anbefaler vi, at dette gøres skriftligt og mundtligt. 

Ift. den skriftlige udmelding kan dokumentet ”Inspiration til pårørende skriv” være inspiration til, hvordan dette kan formuleres. Dokumentet er vedhæftet nederst i denne artikel. 

Den mundtlige formidling kan overleveres på f.eks. pårørendemøder, eller når de pårørende er på besøg. Her er der mulighed for at gå lidt mere i dybden med mulighederne på sigt, samt de forventede gevinster.

Vi anbefaler, at pårørende orienteres om, at medarbejderne nu arbejder med telefoner og tablets, så når de møder en medarbejder der står med en telefon, så er det fordi han/hun arbejder. I kan evt. overveje at indkøbe covers med kommunens logo eller sætte et klistermærke på, som viser, at det er en arbejdstelefon/-tablet. 

Praktik 

Efter Opstartsmødet skal de praktiske ting på plads. Det gælder følgende: 

Hardware

• I kan læse mere om krav og anbefalinger her: Skærme, tablets og telefoner

Antal enheder 

• Det afhænger af, hvordan I ønsker at arbejde med Sekoia. Skal der være tablets i borgernes lejligheder, eller skal medarbejdere have telefoner og/eller tablets med rundt. I kan læse mere om vores anbefalinger her: Skærme, tablets og telefoner - Antal enheder
• Hvis tablets skal placeres i lejligheder, kan I læse mere om vores anbefalinger til placering her: Placering & opsætning af skærme og tablets
  
• Hvis medarbejderne skal have enhederne med rundt, skal I overveje, hvordan de skal fragte dem rundt. F.eks. kan der indkøbes en telefontaske, mavebæltetaske eller lignende. 
• Derudover bør I også overveje, om telefoner og/eller tablets skal beskyttes af covers og plexiglas. Evt. med kommunens logo på coveret, så det er tydeligt for borgere og pårørende, at medarbejderen arbejder, når han/hun står med telefonen/tabletten. 

Netværk

• I kan læse mere her: Netværk

Sekoia Appen

• Før enheder kan anvendes skal Sekoia appen hentes ned. I kan læse mere her: Hent Sekoia App'en