Medarbetarprofil - Upprätta användare i Sekoia

Innehåll 

• Om medarbetarprofil 
• Så här upprättar du en ny användare - medarbetarprofil
• Information i medarbetarprofilen
• Flikar i medarbetarprofilen 
• Ändra medarbetares Roll eller Tillhörighet 
• Ta bort en medarbetarprofil 

Om medarbetarprofil 

Sekoia administratör kan upprätta medarbetarprofiler/användare i Sekoia. 

En ny medarbetarprofil upprättas i Sekoia administrationen under Inställningar - Medarbetare som du hittar i menyn till vänster. 

Sekoia meddelar dig om du upprättar en medarbetarprofil som redan finns i systemet. Kontrollen sker mot användarens mejladress. Funktionen uppmärksammar dig på att en medarbetare redan har en profil i Sekoia, men förhindrar inte att medarbetarens profil läggs upp två gånger.

Kom i håg att Sekoia Guiden alltid är redo att hjälpa dig.

Tips!

När du skapat en ny medarbetarprofil kommer det upp en ruta med medarbetarens användar-ID, lösenord och PIN kod till Sekoia. Markera, kopiera och klistra in i ett mejl som du skickar direkt till medarbetaren. 

Så här upprättar du en ny användare - medarbetarprofil

1. Logga in i Sekoia administrationen.
2. Gå till Uppsättning - Medarbetare i menyn till vänster.
3. Klicka på "Lägg till medarbetare" 
4. Fyll i informationen (beskrivning av de olika fälten ser du här nedanför) 
5. Klicka på "Spara" 

Information i medarbetarprofilen

Förutom upplysningar som namn, personnummer och mejladress fyller du följande information. 

Yrkesgrupp i Sekoia

Yrkesgrupperna i Sekoia är de samma för alla organisationer/verksamheter som använder Sekoia.

Ibland kan det upplevas att Yrkesgrupp i Sekoia inte helt stämmer överens med det yrke man har i verkligheten, då behöver organisationen besluta vilken yrkesgrupp som ska användas i Sekoia. 

• Yrkesgrupp styr vilka uppgifter du kan utföra/klarmarkera. (Om verksamheten/organisationen valt denna funktion) Läs mer om hur Yrkesgrupp i Sekoia styr vilka uppgifter du kan utföra Delegera Uppgifter

• I Standarduppgiften, eller när en Uppgift planeras för den enskilde, anges alltid vilken Yrkesgrupp som ansvarar för Uppgiften.

• Filtrering i Uppgiftslistan i Sekoia appen efter Yrkesgrupp. 

• Filtrering i Rapporter i Sekoia Administrationen efter Yrkesgrupp. 

Tillhörighet 

Tillhörighet styr vilka verksamheter medarbetaren har tillgång till i Sekoia.

• Användare/medarbetare kan ha tillhörighet till flera verksamheter. 
• Användare/medarbetare med tillhörighet till flera verksamheter har samma Roll i alla verksamheterna.  

Roll 

Medarbetarens Roll påverkar vad medarbetaren kan se och utföra i Sekoia Administrationen. Läs mer här Roller i Sekoia

Personalgrupper

Personalgrupper gör det möjligt att sätta en tagg i medarbetarens profil.

Sekoia upprättar taggar för personalgrupper efter kundens önskemål. Taggar upprättas på organisationsnivå vilket kräver samordning om det finns flera verksamheter i en organisation.

Taggen gör det möjligt att filtrera i listan över medarbetare och kan underlätta administration i verksamheter med många medarbetare.

En medarbetarprofil kan ha flera kategorier/taggar.

Exempel på kategorier/taggar

• Natt, dag eller kvällspersonal.
• Kompetenser
• Ombudsroller
• Roller i Sekoia

Yrkesgrupper och Roll i Sekoia väljs alltid när du skapar en ny medarbetarprofil och genom att även använda kategorier/taggning får du möjlighet att filtrera direkt i medarbetarlistan i stället för att gå in i den enskilde medarbetarprofilen och hitta informationen.

Flikar i medarbetarprofilen 

När du skapat en ny användare lägger den sig i listan över medarbetare. För att lägga till ytterligare information öppnar du profilen igen. 

I medarbetarens profil finns flikarna: 

• Säkerhet - Här nollställs lösenord och/eller pin kod. 
• Delegering - Om organisationen använder funktionen är det här delegeringar läggs till och samlad information medarbetares delegeringar finns. 
• Behörighet - Om organisationen använder funktionen är det här man väljer behörighet och ser information om vilken behörighet medarbetaren har. Exempel SoL eller HSL behörighet. 

Ändra medarbetares Roll eller Tillhörighet 

1. Logga in i Sekoia Administrationen
2. Välj "Medarbetare” under "Inställningar" i menyn till vänster
3. Finn medarbetaren på listan – du kan använda sökfunktionen.
4. Klicka på namnet så öppnas medarbetarens profil.
5. Nu kan du ändra medarbetarens Roll och/eller Tillhörighet
6. Tryck ”Spara”

Administratör kan endast ge medarbetare Tillhörighet till de verksamheter som administratören själv har Tillhörighet till.

Om du är Administratör och saknar Tillhörighet till den verksamhet du vill ge medarbetare Tillhörighet till så kan Systemadministratör hjälpa dig.

Ta bort en medarbetarprofil 

För att ta bort en medarbetarprofil behöver du ha rollen administratör. 

Tips! Kontrollerar om medarbetaren har tillhörighet i flera verksamheter innan du raderar profilen.

Om medarbetaren har tillhörighet/åtkomst till flera verksamheter kan du ta bort tillhörighet till verksamheten där medarbetaren inte längre arbetar, i stället för att radera profilen.  

Sekoia Guiden "Hur gör jag?" alltid är redo att hjälpa dig!