Her finder du informationer om forberedelse inden implementering af Sekoia: 

• Formål
• Ledelsens forberedelse
• Hvorfor et formål
• Gevinstrealisering 
• Arbejdsgange
• Den praktiske forberedelse

 

Formål

Forberedelse er et af de vigtigste elementer i implementeringsprocessen. Der findes flere undersøgelser og artikler, som beskriver, hvordan forberedelsen af en forandringsproces kan afgøre, hvorvidt projekter bliver en succes.

Formålet med forberedelse er derfor at forsøge at skabe de bedste rammer og muligheder for succes, når Sekoia implementeres i jeres organisation. 

Det er vores overbevisning, at dette får de bedste vilkår ud fra følgende:

• Et tæt samarbejde
• Klar afstemning i forhold til roller og ansvar
• God planlægning og koordinering
• Tydelig og klar kommunikation og formidling

 

Ledelsens forberedelse

Det er vores erfaring, at når Sekoia skal implementeres, er følgende punkter vigtige:

• At ledelsen er skarpe på formålet med Sekoia – deres hvorfor 
• At man er opmærksom på den gevinstrealisering, man ønsker at opnå
• At der er fokus på de arbejdsgange, der ændres i processen – synliggørelse af dem, og hvorfor de ændres
• At der er fokus på kulturen og Sekoia-muligheder for at understøtte ønsket om det eksisterende, ændringer og tilpasninger.
• At der laves en klar og tydelighed udmelding om, at Sekoia skal implementeres til borgere, pårørende og medarbejdere.

I forberedelsesfasen er Sekoia tilgængelig for sparring, erfaringer og vidensdeling. Vi tror nemlig på, at en stor del af forberedelsen sker i et samarbejde.

 

Hvorfor et formål

Vi anbefaler, at man i ledelsen drøfter og løbende italesætter formålet med at få Sekoia. 

Dette anbefales af følgende grunde:

• Intern skarphed og afstemning på formålet, hvilket især er relevant, hvis der er flere ledere, der skal have Sekoia implementeret.
• Sikre at den lokale ledelses formål med Sekoia understøtter den overordnede vision og mission i kommunen, samt det udarbejdede værdigrundlag.
• Tydelighed og plan for de gevinster, der ønskes opnået - værende økonomi, kvalitet, effektivitet, kommunikation eller andet.
• Skarphed på formål og ønskede gevinster understøtter samarbejdet mellem organisationen og Sekoia, da organisationens plan og ønsker nemmere kan understøttes i implementeringen.
• Formidlingen af formålet med Sekoia gøres nemmere, hvis denne afstemning er udarbejdet inden opstart af implementering.
• Nemmere at motivere medarbejdere til forandring, med mening og mål for øje
• Tydeligere fundament at evaluere på i overgangen fra implementering til drift. 

Ovenstående vil indgå i Implementerings Opstartsmødet og Ledelsesmødet under implementeringen, hvor der i kommunikationen mellem ledelsen og Sekoia oftest kommer mere skarphed og tydelighed på, hvilken vej man ønsker at gå med Sekoia. 

Drøftelser og overvejelser forventes derfor ikke at være færdige inden Implementerings Opstartsmødet, da dette udarbejdes i samarbejdet, hvor Sekoia også vil kunne indgå i sparring ift. f.eks. hvilke gevinster, der kan opnås. 

 

Gevinstrealisering 

Når en organisation indkøber Sekoia, gøres dette på baggrund af et ønske om, at Sekoia kan understøtte forskellige gevinster, der ønskes opnået. 

Der er med Sekoia mulighed for, at opnå mange forskellige gevinster, og vi anbefaler derfor, at der i implementeringen opnås skarphed og tydelighed ift. hvilke gevinster, man ønsker at opnå først. Nogle gevinster vil kunne opnås på kort sigt og være "lavt-hængende frugter", hvorimod nogle først vil kunne ses over en længere periode. 

Det er derfor vigtigt, at der udarbejdes en liste over ønskede gevinster, både for at der kan vurderes en tidshorisont på dette, men også for at der udvælges x-antal gevinster fra start, som man ønsker at gå efter. Ellers er der risiko for, at man løber mod for mange og for utydelige gevinster, hvormed opnåelse af disse bliver sværere. 

Kortsigtede gevinster:

• Færre UTH'er med medicin
• Fjernelse af dokumenter (beskrivelser) og skemaer i mapper og på skabslåger
• Formidling af nye tiltag og opgaver
• Synliggørelse af borgerens overordnede plan
• Tydelighed på borger ift. den enkelte borger
• Effektivisering og besparelse af tid ift. bestilling af visiterede plejeartikler

Langsigtede gevinster:

• Øget samarbejde på tværs af afdelinger
• Operationalisering af borgerens overordnede plan, så der arbejdes med denne i hverdagen
• Tydelighed på dokumentationsopgaven 
• Bedre trivsel og mindre stress
• Højnet faglighed og kvalitet
• Mere faktuel data som kan anvendes i den faglige vurdering af praksis, tilgange og pædagogik, samt til at understøtte next practice 

Det er afgørende for succesen, at de gevinster der udvælges tager udgangspunkt i den enkelte organisation, da behov, fokus og kulturer er forskellige. 

De langsigtede gevinster vil ofte berøre eksisterende arbejdsgange, processer og kulturer, hvormed der kan opleves modstand i medarbejdergruppen, da forandringer håndteres forskelligt fra person til person. Tiden er derfor en afgørende faktor, da vejen til forandring afgøres af, at medarbejderne er med på rejsen og kan se værdi for dem selv, borgerne og organisationen. 

Du kan også læse mere om forandringsledelse og gevinstrealisering her: Forandring & Gevinstrealisering

Ønsker du at vide mere om mulige gevinster ved implementering af Sekoia, kan du læse mere her: Gevinster

 

Arbejdsgange

Når Sekoia implementeres, vil det berøre flere af medarbejdernes arbejdsgange. Det er derfor vigtigt at have fokus på dette og sikre, at de nye ønskede arbejdsgange er tydelige for medarbejderne. 

Dette vil særligt være i fokus på Ledelsesmødet og efterfølgende formidlet ud allerede fra Kick Off og derefter løbende gennem implementeringen. Dette skyldes, at der ofte på Kick Off opstår spørgsmål til konkrete arbejdsgange. 

Vi anbefaler derfor, at I i forberedelsen overvejer hvilke arbejdsgange, der er mest effektive og ønskværdige i jeres organisation. Dette gøres nemmest ved at være skarpe på de eksisterende arbejdsgange, og herved se hvilke, der berøres eller kan forbedres, når Sekoia implementeres. 

Arbejdsgange vi ofte ser berørt er: 

• Medicin: Vi anbefaler at Sekoia opgaver anvendes som kvittering og dokumentation for udlevering af medicin. Hvis I arbejder med KMD Nexus, vil dokumentationen både kunne udføres og ses fra Sekoia og Nexus pga. integrationen. 
• Abena og Essity (Tena): Bestilling af visiterede plejeartikler kan bestilles fra Sekoia-skærmene, hvormed medarbejderne undgår at skulle søge til kontoret for at sende bestillinger. Hvis der i organisationen er udvalgte medarbejdere, der er ansvarlige for denne arbejdsgang, anbefaler vi, at  der tages stilling om disse fortsat har denne uddelegerede funktion, eller om alle medarbejdere må udføre en bestilling, når det konstateres, at der mangler artikler. 
• Metodebeskrivelser: Mange steder har vi erfaret, at der i aflåste skabe og/eller i journalsystemet findes beskrivelse af konkrete arbejdsgange omkring den enkelte borger. Hvis disse findes i organisationen, anbefaler vi, at der drøftes om disse skal fjernes, da viden nu findes i Sekoia i Opgaver og Planer. Hvis beskrivelser fastholdes, kræver det opdatering to steder. 
• Skemaer: Mange steder har vi set skemaer for f.eks. vægtmåling, afføring, væske, kramper osv. på skabslåger, i mapper, mv. Hvis funktionerne Skemaer og Sundhedsmålinger implementeres, anbefaler vi at det drøftes, hvor disse registreringer skal findes. I denne drøftelse bør man forholde sig til eksisterende registreringer i journalsystemet. Vælger man at registrere i Sekoia, anbefaler vi, at man fjerner eksisterende skemaer, da der er risiko for, at der registreres flere steder. Der kan også krydshenvises i omsorgssystemet. Vigtigst er, at registreringen kun foretages et sted. 
• Kinabøger og papirkalender: Vi ser ofte, at der skrives beskeder mellem kollegaer disse steder, hvilket i stedet er muligt at understøtte i Sekoia. Hvis der vælges, at dette skal foregå i Sekoia, anbefaler vi at Kinabøger og kalendere fjernes, så kommunikationskanalen er klar og entydig. 

Overordnet er det vigtigt at forholde sig til de arbejdsgange, Sekoia berører og ændrer. For det første er det vigtigt for medarbejderne at vide, hvilke konkrete ændringer Sekoia medfører for dem. Derudover ønskes der ikke viden og information flere steder, da dette skaber risiko for manglende opdatering, fejl og dobbeltdokumentation. 

Det er derfor vigtigt, at når nyt implementeres, så fjernes der noget eksisterende. 

 

Den praktiske forberedelse

Punkterne ovenfor omhandler det særlige fokus, især ledelsen bør have inden implementeringen af Sekoia. Derudover er der nogle praktiske forberedelser, som ligeledes er afgørende for, at implementeringen af Sekoia bliver en succes: 

• En god planlægning: Tid og fokus er afgørende, hvormed alles kalendere afstemmes, når implementeringsplanen fastlægges. 
• Roller: I forberedelsen kan der allerede foregå tanker (særligt hos ledelsen) og dialog om, hvem der f.eks. ønsker at være Superbrugere.  
• Faciliteter: Hvor afholdes undervisningen? Der skal være plads til alle deltagerne. Det kan f.eks. også være en overvejelse at holde aktiviteterne et andet sted end på centreret, da I dermed stadig kan opleves som tilgængelige. 
• Teknik:
  • At der er computere nok (med alt hvad der hører til - opladere, forlængerledninger, mus osv.) 
  • At der er en projektor tilgængelig
  • At indkøbte tablets og telefoner er tilgængelige
• Opdatering: At beskrivelser, mål, metoder og lignende er opdateret hos den enkelte borger. Dette letter arbejdet for Superbrugerne. 

 

Tidsforbrug 

Når Sekoia implementeres, vil en række forskellige aktører skulle afsætte arbejdstid for at kunne indgå i denne proces. Billedet nedenfor giver en oversigt over det forventede tidsforbrug for de forskellige aktører/roller i implementeringen.  Oversigten er et estimat over planlagt tid, og der vil være variationer i de enkelte projekter.

* Lederne bør være til rådighed under undervisningsforløbet til at understøtte ledelsesrelaterede beslutninger. Dog er fuld tilstedeværelse under hele undervisningen ikke nødvendig.

** Superbrugere og ledere deltager aktivt på Go-Live, men der er ikke behov for fuld tilstedeværelse, og de kan samtidig indgå i dagligt arbejde.

Roller i Sekoia

Ledere: Står for de overordnede ledelsesmæssige beslutninger vedrørende anvendelsen og sikrer et tydeligt ledelsesmæssigt perspektiv.

Administratorer: Har samme rolle som superbrugere, men kan desuden administrere opsætningsmæssige opgaver.

Superbruger: Varetager den daglige drift og administration af Sekoia. Herunder oprettelse af borgere, tildeling af opgaver, vedligehold af standardbegivenheder mm.

Medarbejder: Tilgår Sekoia fra tablets/telefoner, men har desuden mulighed for at administrere borgernes rapporter, kalender og billeder.