Du kan nedenfor læse om mulige gevinster, der kan opnås ved implementering af Sekoia, og de opmærksomhedspunkter vi anbefaler, du har.
Formål
Det er muligt at opnå forskellige gevinster ved implementering af Sekoia.
Vi vil derfor i implementeringen særligt have fokus på gevinstrealisering på Opstartsmøde, Ledelsesmøde og Opfølg & Evalueringsmøde.
Efter implementeringen vil gevinstrealisering være på dagsordenen til statusmøder, da dette er løbende proces. Det skyldes, at der ved opnåelse af nogle gevinster kan rettes fokus mod potentialet for andre gevinster.
Når der arbejdes med Sekoia i organisationen, vil det berøre kultur, arbejdsgange, vaner osv. Det betyder også, at nogle gevinster opnås nemmere end andre. Nogle gevinster kan være "lavt-hængende frugter", der vil kunne opnås ganske kort efter implementeringen. Andre vil kræve mere tid.
Da der er mulighed for mange forskellige gevinster, er det vigtigt, at der udarbejdes og nedskrives en fokus-liste med de ønskede gevinster. Ellers er der risiko for, at man løber mod for mange tvetydige gevinster. Det gør det sværere at opnå dem og ikke mindst at vurdere, hvornår de er opnået, samt hvad der skal gøres for, at målet nås.
Hvad skal du være opmærksom på
Nedenfor kan ses nogle af de mulige gevinster ved implementeringen af Sekoia. Det er dog vigtigt at tilføje, at gevinsterne ikke opnås alene ved implementering af et værktøj. Det kræver bl.a. følgende:
- Ledelse
- Fokus
- Tid og ressourcer
- Opfølgning og evaluering
Opnåelse af gevinster kræver aktive handling og forandringer. Hvis man f.eks. ønsker at mindske fejl ved medicingivning, så kræver det, at der i organisationen er fokus på arbejdsgangene. Sekoia giver et tydeligt overblik over hvem, hvornår, antal, hvad og let kvittering for given medicin, men det kræver at Sekoia anvendes aktivt i løbet af dagen og som opsamling og behandling på bestemte tidspunkter (f.eks. kl. 10:00, 12:00 og 14:30).
Implementering af Sekoia som system er en del (og en lille del), da det afgørende er fokus på de interne arbejdsgange, og vaner der enten understøtter eller udfordrer de ønskede gevinster, som f.eks. færre fejl ved medicingivning.
Opnåelse af de ønskede gevinster kræver derfor en tydelig plan, kommunikation og ledelse.
Det er en proces, hvor vi støtter op hele vejen, så meget som I ønsker det.
Gevinster
Når du implementerer Sekoia, kan gevinsterne være mange, og de kan berøre forskellige dele af organisationen. Nedenfor kan du læse om mulige gevinster i forhold til:
- Borgerkvalitet
- Medarbejdertrivsel
- Organisation & Ledelse
- Kvalitet
Gevinstrealiseringen forekommer i processer og kan ikke nødvendigvis inddeles så skarpt som nedskrevet her. Der vil ofte være en sammenhæng og et samspil på tværs af områderne.
Borgerkvalitet
- Tryghed i at få den rette pleje og omsorg. Opgaverne synliggør (med fordel i detaljer), hvordan disse skal udføres.
- Tryghed i at få stort set samme behandling uanset hvem der løser opgaven. Herunder at opgavebeskrivelsen er tydelig omkring, hvad borgeren gør, og hvad medarbejderen gør. Det betyder foruden en mere ensartet opgaveløsning, hvor borgeren ikke i samme grad skal rette ind efter den enkelte medarbejder, at borgeren gør de ting, de kan (anvender kompetencer), så disse ikke svækkes eller forsvinder.
- Selvstændighed i forhold til egne opgaver og mulighed for registrering i Skemaer og Sundhedsmålinger.
- Mulighed for mere selvstændighed ved f.eks. at anvende Instruktioner i form af billeder og video til vejledning.
- Mulighed for mere deltagelse og involvering i ens pårørendes liv (og omvendt) via f.eks. Billeder, der kan være med til at styrke relationen.
- Borgerens overordnede plan er mere synlig for medarbejderne, hvormed der kan arbejdes målrettet med den tilbudte indsats
- Mulighed for at synliggøre de tilbudte aktiviteter og dermed understøtte borgerens deltagelse heri.
Medarbejdertrivsel
- Medarbejderne bliver fri for at huske på så meget - særligt i forhold til detaljer omkring borgerne, hvilket skaber mere nærvær i praksis.
- Der sker en synliggørelse af, hvilke opgaver der ikke er løst – som en del af kommunikationen mellem medarbejderne, der så heller ikke skal huske detaljerede beskeder ved f.eks. vagtskifte.
- Styrke samarbejdet idet alle kender opgaverne og får gavn af den aggregerede synlighed på tværs. Det er tydeligt, hvor langt de forskellige afdelinger er i dagens plan og opgaver.
- Visuel visning af hvordan arbejdsopgaver løses i form af Instruktioner. Det kan dreje sig om forflytninger, træningsøvelser og lignende. Hermed skabes tryghed for medarbejderne i forhold til at løse konkrete faglige opgaver.
- Beskrivelser i Opgaver og Planer samt indsamling af data ved hjælp af Skemaer kan styrke fagligheden og læringskulturen med fokus på det, der lykkes. Det understøttes af, at det bliver synligt, hvor der er udfordringer i forhold til løsning af opgaver i organisationen og hos den enkelte borger.
- Tydelighed i forhold til medicingivning. Det er synligt hvornår, hvem, antal, og hvad der skal gives. Det skaber større sikkerhed for personalet, særligt andre faggrupper end SSA og Sygeplejersker.
- Ad hoc- og opfølgningsopgaver, i forhold til f.eks. PN-medicin og registrering af væske, oprettes automatisk som Opgaver, så medarbejderne ikke selv skal huske disse ting.
- Lettere introduktion af nye medarbejdere og vikarer. Dette gælder både for den helt nye, der ikke overlæsses med informationer, men derimod kan søge viden løbende i arbejdet og for de faste medarbejdere, som løbende sparer tid med forhåndenværende information.
- De faste medarbejdere får også ro på, når nye medarbejdere eller vikarer selv kan søge information om opgaverne; hvordan de udføres osv. Der opstår færre forstyrrelser.
- Hjælpende hånd synliggør, hvor der er brug for hjælp, hvilket både støtter ”hjælperen”, og den der har brug for hjælpen. Ingen af parterne er nødsaget til at forstyrre hinanden men kan løse opgaven mere kvalificeret.
- Styrkelse af samarbejdet på tværs af afdelinger og teams, fordi det bliver synligt, hvor der er brug for hjælp, og fordi opgavebeskrivelsen gør det muligt for alle med den rette faglighed at udføre opgaven.
- Aftaler og Opgaver er tydelige for alle, hvormed der løftes i flok. Tydeligheden og tilgængeligheden i forhold til faglige metoder gør det muligt at spille hinanden gode.
- Systematikken i forhold til koblingen mellem opgaver og skemaer bidrager til, at alle dokumenterer og rapporterer ind i samme plan (borgerens plan). Dette skaber sikkerhed i forhold til, at de relevante registreringer er tilgængelige, når der skal laves faglig opfølgning med myndighed.
- Praktiske "ikke-borger-relaterede"-opgaver er tydelige for alle. Fordelingen af opgaver kan dermed bredes mere ud og sikre, at praktiske ting løses, eller skabe åbenhed der gør det muligt at drøfte de praktiske opgaver. De praktiske opgaver er SKAL-ting, der får afdelingerne/organisationerne til at "glide bedre", men kan også skabe frustration i personalegruppen.
- Der kan arbejdes struktureret og systematisk med risikovurderinger (trafiklys og/eller Brøset), hvilket skaber tryghed og sikkerhed for medarbejderne.
- Opgaverne og en stor del af dokumentationen løses hos og/eller sammen med borgeren. Der tilbringes derfor mindre tid på kontorerne. ATA-tiden sammen med borgeren er som oftest grunden til, at man ønsker at arbejde indenfor området og betragtes som kerneopgaven.
Organisation & Ledelse
- Bedre overblik i forhold til mulige udfordringer med koordinering og planlægning samt tiden der anvendes.
- Ledelsesinformation i form af transparens i forhold til det arbejde, der udføres i organisationen, afdelingerne og hos den enkelte borger.
- Nye arbejdsgange kan lettere afprøves og implementeres, ligesom der kan trækkes statistik på, hvordan det går med disse.
- Understøttelse af indsatsen omkring differentierede takster.
- Synliggørelse af hvilke opgaver der er løst, samt hvilke man som team mangler at udføre. Dette understøtter kommunikationen mellem medarbejderne.
- Minimere forglemmelse og utilsigtede hændelser, hvilket f.eks. resulterer i et stort fald af UTH med medicin (90 % er gennemsnittet).
- Styrke samarbejdet mellem medarbejderne samt relationen mellem borgere og medarbejdere.
- Skemaer kan understøtte arbejdet med risikovurderinger.
- Skemaer kan anvendes til dataindsamling og fakta-understøttelse af en praksis, der bygger på ”at vide” frem for ”at tro/synes”
- Skemaer og Sundhedsdata kan anvendes til at indsamle observationer vedr. trivsel og sundhedstilstand samt gøre det enklere at indsamle data til lovbundne registreringer som klippekort og UTH.
- Effektivisering og besparelse af tid i forhold til bestilling af visiterede plejeartikler fra Abena og Essity (Tena).
- Mulighed for at synliggøre og sikre arbejdet med borgerens overordnede plan i dagligdagen. Der arbejdes mere struktureret med borgerens delmål ift. Opgaver og Skemaer, da disse bliver synlige i borgerens lejlighed frem for viden der ”bor” på et kontor
- Mulighed for at sikre fælles sprog og fælles aftaler, både i forhold til den enkelte borger og på et organisatorisk niveau. Opgaver kan ses som et arbejdsstyringsredskab, hvor de aftaler der udarbejdes på personalemøder, sammen med borgeren og lignende videreføres i hverdagen
- Kan- og skal-opgaver bliver synlige. Det give indblik i om den rette normering er til stede for at løse skal-opgaverne. Lige såvel kan det give overblik i planlægningen af skal-opgaverne, så disse ikke alle placeres i samme tidsrum.
- Mindre tid på kontoret og mere ATA tid hos borgerne.
- Målrettet indsamling af data og registreringer (dokumentation) gøres operationelt i det daglige arbejde, hvormed medarbejderne sparer tid på at dokumentere i prosa (ofte ved endt arbejdsdag, væk fra ’situationen’). Foruden at være tidsbesparende slipper medarbejderne for at skulle huske forskellige informationer til og fra kontoret
- Som vagtplanlægger vil det være muligt at få overblik i Kalenderen ift. hvilke borgere der f.eks. ikke er på centreret i en weekend/ferie/lignende. Dette understøtter planlægningen ift. hvor mange medarbejdere der skal på arbejde
- Alle skemaer og instruktioner er kun tilgængelige bag log-ind, hvor kun medarbejdere med gyldigt ID har adgang
- Opgaver kan anvendes til at huske registrering af Egenkontrol i Skemaer. Dette kan der trækkes Rapport på, når Fødevarestyrelsen kommer forbi.
- Sikre overordnede og interne retningslinjer i den konkrete opgaveløsning. F.eks. i forhold til udlevering af medicin, hvor der i opgaven hos den enkelte borger kan synliggøres den nødvendige procedure
- Interne og eksterne aktører kan bringes lettere i spil i forhold til forskellige aktivitetstilbud til borgerne. Det kan f.eks. være interne aktivitetsmedarbejdere eller eksterne frivillige. Aktiviteterne kan planlægges og tilbydes via Sekoia, hvorefter arrangørerne kan få et hurtigt overblik over deltagere.
Kvalitet
- Tydelighed i forhold til medicingivning så dette er klart for alle faggrupper. Det drejer sig både om hvornår medicin skal gives, til hvem, antal og hvad, samt let kvittering for givning.
- Instruktioner og vejledninger kan med fordel udarbejdes af rette faggrupper, hvilket højner kvaliteten og det faglige fokus.
- Instruktionerne er let tilgængelige, der hvor de skal anvendes.
- Nye og vikarer kan lettere bidrage til opgaveløsningen med fokus på kvaliteten, da opgaven er klart og tydeligt beskrevet.
- Nye aftaler og metodebeskrivelser er tydelige for alle. Dermed kan nye arbejdsgange lettere implementeres og følges, da disse er tilgængelige i opgaverne.
- Data indsamles mere struktureret og regelmæssigt i form af Skemaer, der med fordel kan kobles til Opgaverne. Mere ensartet data kan anvendes til evaluering på indsatser, metoder og tilgange.
- Tydelighed i forhold til bestillingen fra myndighed, så Opgaverne planlægges med udgangspunkt i borgerens mål. Derudover indsamles der systematisk og struktureret data, der kan anvendes til opfølgningen.
- Tæt knytning mellem Sekoia og KMD Nexus der sikrer, at data let kan tilgås og registreres direkte i Sekoia og efterfølgende gemmes i Nexus.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.