Formål

Funktionen Filer giver mulighed for, at der kan uploades relevante Filer i Sekoia. Det kan være, I primært ønsker at anvende funktionen til opbevaring af borgerens filer. Det kan dog også have som formål at gøre filerne tilgængelige ude i den daglige praksis, da disse kan tilgås fra alle skærme, tablets og telefoner.

Filer uploades til borgerens profil og kan inddeles i mapper ud fra den struktur, man ønsker.

Det vil også være muligt at oprette mapper og uploade filer til fællesprofilen. Arbejdet med Filer i Sekoia administrationen skal gøres af en Administrator eller Superbruger.

Funktionsbeskrivelse

Funktionen har samme egenskaber, som de fleste kender fra eksisterende systemer, hvor der arbejdes med filhåndtering. Funktionen kan følgende:

Oprettelse af den ønskede mappestruktur
Uploade filer
Downloade filer
Slette filer
Slette mapper
Omdøbe mapper
Omdøbe filer

Filernes format

Filerne der uploades i Sekoia kan f.eks. være word-, excel-, PDF-filer og lignende. Der er dog en begrænsning på filens størrelse på 50 MB.

Hvis filerne skal tilgås fra Sekoia-skærmene i borgerens lejlighed, skal de gemmes som en PDF-fil. Du kan se nedenfor, hvordan du ændrer til eller gemmer f.eks. en Word-fil som en PDF-fil.

Du skal være opmærksom på, at man ikke kan ændre i PDF-filer. Hvis du derfor arbejder med filer, som du løbende ændrer, skal du gemme dette både som en PDF-fil (for at de kan vises på de store skærme) og en Word-fil (for at der kan ændres i disse).

Arbejder du med Sekoia på tablets og telefoner, kan alle fil-formaternes åbnes, og du behøver derfor ikke gemme dem som PDF. Grunden til, at dette ikke gælder på de store Sekoia-skærme, er at disse ikke har installeret f.eks. Microsoft Office-pakken, da der kun køres Sekoia.

Hvis filerne skal tilgås fra Sekoia-skærmene i borgerens lejlighed, skal de gemmes som en PDF-fil. Du kan se og læse mere om, hvordan dokumenter gemmes som PDF-fil her: Filer

Borgerens filer

Filer uploadet til borgerens profil kan f.eks. være følgende:

Fuldmagter
Aftaler
Risikovurderinger

Afdelingen og/eller centerets filer

Hvis I ønsker det, kan der uploades filer, som er relevante for de forskellige afdelinger eller centrale filer for hele centeret. Disse vil ikke være borgerspecifikke.

Filerne kan f.eks. være:

Dagsorden til personalemøder
Referat fra personalemøder
Overordnet politikker og retningslinjer

Sådan finder du filer på skærme, tablets og telefoner

Hvis du ønsker at tilgå filerne, kan det både gøres fra administrationen og alle skærme, tablets og telefoner.

For at tilgå filerne fra skærme, tablets og telefoner, skal du gøre følgende:

Log ind Sekoia
Find den borgers profil, hvis filer du ønsker at tilgå
Vælg "Filer" i menuen
Du kan nu tilgå de filer, der er uploadet til den pågældende borgers profil.

Du kan se filerne på følgende måde:

PDF-filer: Kan vises på skærme, tablets og telefoner som "preview" (visning af filen). Derudover kan de på tablets og telefoner downloades, hvorefter de er hentet ned på den tablet eller telefon, du gør det fra.
Andre filtyper: Andre filtyper, som f.eks. Word-filer, kan kun vises på tablets og telefoner og ikke de store Sekoia-skærme. Filtyper, som ikke er PDF, kan fra tablets og telefoner kun downloades. Du kan derfor ikke nøjes med at få dem vist fra din tablet og telefon.

Download:

Når filer downloades fra tablets og telefoner, skal du være opmærksom på, at filerne ved download er hentet lokalt ned på den pågældende tablet eller telefon.

Det betyder, at I i teorien kan have borgerfiler liggende på en tablet eller en telefon. Det kan derfor være en fordel, og en større sikkerhed, at uploade PDF-filer, da de både kan downloades, hvis det ønskes, men I også kan nøjes med at få dem vist.

Hvis filer downloades skal I være opmærksomme på at få disse slettet fra den pågældende tablet eller telefon.

Hvis du ønsker at uploade nye filer eller redigere i eksisterende filer, skal dette gøres i Sekoia administrationen. Du kan læse mere om, hvordan du gør dette her: Filer

Filer