Formål

Funktionen Filer giver mulighed for, at der kan uploades relevante Filer i Sekoia. Det kan være I primært ønsker, at anvende funktionen til opbevaring af borgerens filer. Det kan dog også have som formål, at gøre filerne tilgængelige ude i den daglige praksis, da disse kan tilgås fra alle skærme, tablets og telefoner.

Filer uploades til borgerens profil og kan inddeles i mapper ud fra den struktur man ønsker.

Det vil også være muligt, at oprette mapper og uploade filer til fællesskærmens profil.

Funktionsbeskrivelse

Funktionen har samme egenskaber, som de fleste kender fra andre systemer, hvor der arbejdes med filhåndtering. Funktionen kan følgende:

Oprettelse af den ønskede mappestruktur
Uploade filer
Download filer
Slet filer
Slet mapper
Omdøbe mapper
Omdøbe filer

Filernes format

Filerne der uploades i Sekoia kan f.eks. være word, excel, PDF-filer og lignende. Der er dog en begrænsning på filens størrelse på 50 MB.

Hvis filerne skal tilgås fra Sekoia skærmene i borgerens lejlighed, skal de gemmes som en PDF-fil. Du kan se nedenfor, hvordan du ændrer til eller gemmer f.eks. en Word-fil som en PDF-fil.

Du skal være opmærksom på, at man ikke kan ændre i PDF-filer. Hvis du derfor arbejder med filer som du løbende ændre skal du gemme dette både som en PDF-fil (for at se kan vises på de store skærme) og en Word-fil (for at der kan ændres i disse).

Arbejder du med Sekoia på tablets og telefoner kan alle fil-formaternes åbnes og du behøver derfor ikke gemmes dem som PDF. Grunden til, at dette ikke gælder på de store Sekoia skærme, er at disse ikke har installeret f.eks. Microsoft Office pakken, da der kun køre Sekoia.

Hvis filerne skal tilgås fra Sekoia skærmene i borgerens lejlighed, skal de gemmes som en PDF-fil. Du kan se læse mere om, hvordan dokumenter gemmes som PDF-fil her: Filer

Borgerens filer

Filer uploadet til borgerens profil kan f.eks. være følgende:

Fuldmagter
Aftaler
Risikovurderinger

Afdelingen og/eller centerets filer

Hvis I ønsker det, kan der uploades filer, som er relevante for de forskellige afdelinger eller centrale filer for hele centeret. Disse vil ikke være borgerspecifikke.

Filerne kan f.eks. være:

Dagsorden til personalemøder
Referat fra personalemøder
Overordnet politikker og retningslinjer

Sådan finder du filer på skærme, tablets og telefoner

Hvis du ønsker at tilgå filerne kan dette både gøres fra administrationen på computeren og alle skærme, tablets og telefoner.

For at tilgå filerne fra skærme, tablets og telefoner skal du gøre følgende:

Log ind Sekoia
Find den borgers profil, hvis filer du ønsker at tilgå
Vælg "Filer" i menuen
Du kan nu tilgå de filer der er uploadet til den pågældende borgers profil.

Du kan se filerne på følgende måde:

PDF-filer: Kan vises på skærme, tablets og telefoner som "preview" (visning af filen). Derudover kan de på tablets og telefoner downloades, hvorefter de er hentet ned på den tablets eller telefon du gør det fra.
Andre filtyper: Andre filtyper, som f.eks. Word-filer, kan kun vises på tablets og telefoner og ikke de store Sekoia skærme. Filtyper som ikke er PDF kan fra tablets og telefoner kun downloades. Du kan derfor ikke nøjes med at få dem vist fra din tablet og telefon.

Download:

Når filer downloades fra tablets og telefoner skal du være opmærksom på, at filerne ved download er hentet lokalt ned på den pågældende tablet eller telefon.

Det betyder, at I i teorien kan have borger filer liggende på en tablet eller en telefon. Det kan derfor være en fordel og en større sikkerhed, at uploade PDF-filer, da både kan downloades hvis det ønskes, men også kan nøjes med at vise den uploadet fil.

Hvis filer downloades skal i være opmærksomme på at få disse slettet fra den pågældende tablet eller telefon.

Hvis du ønsker at uploade nye filer eller redigere i eksisterende filer skal dette gøres i Sekoia administrationen. Du kan læse mere om, hvordan du gør dette her: Filer

Filer