Her finder du informationer om Filer i Administrationen: 

• Formål
• Funktionsbeskrivelse 
• Filernes format
• Borgerens filer
• Afdelingen og/eller centerets filer
• Sådan uploader du en fil
• Flere filer med den samme titel
• Gem dokumenter som PDF-fil

Formål

Funktionen Filer giver mulighed for, at der kan uploades relevante Filer i Sekoia. Det kan være I primært ønsker, at anvende funktionen til opbevaring af borgerens filer. Det kan dog også have som formål, at gøre filerne tilgængelige ude i den daglige praksis, da disse kan tilgås fra alle skærme, tablets og telefoner. 

Filer uploades til borgerens profil og kan inddeles i mapper ud fra den struktur man ønsker. 

Det vil også være muligt, at oprette mapper og uploade filer til fællesskærmens profil. Arbejdet med Filer i Sekoia administrationen skal gøres af en Administrator eller Superbruger. 

Funktionsbeskrivelse 

Funktionen har samme egenskaber, som de fleste kender fra eksisterende systemer, hvor der arbejdes med filhåndtering.  Funktionen kan følgende: 

• Oprettelse af den ønskede mappestruktur
• Uploade filer
• Download filer
• Slet filer
• Slet mapper
• Omdøbe mapper
• Omdøbe filer

Filernes format

Filerne der uploades i Sekoia kan f.eks. være word, excel, PDF-filer og lignende. Der er dog en begrænsning på filens størrelse på 50 MB.

Hvis filerne skal tilgås fra Sekoia skærmene i borgerens lejlighed, skal de gemmes som en PDF-fil. Du kan se nedenfor, hvordan du ændrer til eller gemmer f.eks. en Word-fil som en PDF-fil. 

Du skal være opmærksom på, at man ikke kan ændre i PDF-filer. Hvis du derfor arbejder med filer som du løbende ændre skal du gemme dette både som en PDF-fil (for at se kan vises på de store skærme) og en Word-fil (for at der kan ændres i disse).

Arbejder du med Sekoia på tablets og telefoner kan alle fil-formaternes åbnes og du behøver derfor ikke gemmes dem som PDF. Grunden til, at dette ikke gælder på de store Sekoia skærme, er at disse ikke har installeret f.eks. Microsoft Office pakken, da der kun køre Sekoia. 

Sådan uploader du en fil

Dette er en vejledning for, hvordan du uploader en fil i Sekoia. Du kan også se videoen ovenfor. 

Inden du følger vejledningen skal du sikre dig, at den fil du vil uploade findes på den computeren du arbejder fra. Derudover hvilket format filen skal uploades i (læs ovenfor under "Filernes format"). I denne vurdering er formålet med filerne afgørende, f.eks. om de kun skal vises eller efterfølgende redigeres, samt hvilke skærme, tablets eller telefoner i arbejder med. 

Du skal være Administrator eller Superbruger i Sekoia for, at arbejde med Filer i administrationen. 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg den borger hvor filen skal uploades under "Borgere" i menuen til venstre
3. Vælger "Filer" i menuen
4. Tryk på "uploade" 
5. Find herefter filen på computeren og tryk "Gem" (der kan kun uploades én fil af gangen)

Filen er nu uploadet i Sekoia og du kan se den fra alle skærme, tablets og telefoner. 

Hvis du ønsker, at slette, downloade eller redigere filen skal du følge vejledningen ovenfor og i stedet for "Uploade" vælge den relevante funktion. 

Du kan læse og se mere om, hvordan du tilgår filerne fra skærme, tablets og telefoner her: Filer

Flere filer med den samme titel

Hvis du uploader en fil til en mappe, hvor der i forvejen er upladet en fil i samme format og med samme titel, vil den spørge om du ønsker at gemme og overskrive eksisterende fil. 

Det er for, at hjælpe med, at der ikke uploades filer der efterfølgende downloades, redigeres og uploades igen, hvorefter I vil have en lang liste med den samme fil i forskellige versioner. 

I denne situation kan det være svært at få overblik over, hvilken fil der er den nyeste version. 

Slet mapper og filer

I Sekoia administrationen kan Mapper og filer slettes. Sletter du en mappe der indeholde nogle filer, vil disse filer blive slettet sammen med mappen. Inden mappen og filerne slettes, vil du skulle bekræfte at du ønsker at foretage denne sletning. I beskeden vil der stå tydeligt, at du sletter mappen med dens indeholdende filer. 

Hvis en mappe eller filer slettes kan disse ikke genskabes. 

Gem dokumenter som PDF-fil

Hvis dokumenterne i Filer skal kunne tilgås fra Sekoia skærmene i lejlighederne skal disse være gemt som en PDF-fil. 

Dette kan gøres når du arbejder i f.eks. dit Word-dokument og gemmer. Du gør det på følgende måde: 

1. Åbn det dokument du ønsker at gemme som PDF-fil
2. Vælg "Gem som"
3. Vælg herefter hvor dokumentet skal gemmes, f.eks. på Skrivebordet eller i en dokumentmappe
4. Herefter kommer en boks frem hvor du kan ændre oplysninger, f.eks. dokumentets titel, inden du trykker "Gem." Under "Filnavn" nederst kan du vælge "Filtype". Tryk på denne. 
5. Vælg "PDF" på listen.
6. Tryk herefter "Gem". 

Hvis du senere skal kunne rette i dokumentet skal du huske at gemme dem som Word-filer. Når du følger vejledningen ovenfor og trykke "Gem", vil den automatisk spørge dig om du ønsker at gemme som Word-fil. Her skal du trykke på "Ja". 

Denne vejledning kan både anvendes når du arbejder med et helt nyt dokument og skal gemme første gang. Den kan også anvendes, hvis du har et gemt Word-dokument som du ønsker at ændre til en PDF-fil. 

Når dette er gjort, kan dokumentet der nu er gemt som en PDF-fil uploades i Sekoia administrationen.