Her finder du informationer om Filer i Administrationen: 

• Formål
• Funktionsbeskrivelse 
• Filernes format
• Borgerens filer
• Afdelingen og/eller centerets filer
• Sådan uploader du en fil
• Flere filer med den samme titel
• Gem dokumenter som PDF-fil

Formål

Funktionen Filer giver mulighed for, at der kan uploades relevante Filer i Sekoia. Det kan være, I primært ønsker, at anvende funktionen til opbevaring af borgerens filer. Det kan dog også have som formål at gøre filerne tilgængelige ude i den daglige praksis, da disse kan tilgås fra alle skærme, tablets og telefoner. 

Filer uploades til borgerens profil og kan inddeles i mapper ud fra den struktur, man ønsker. 

Det vil også være muligt, at oprette mapper og uploade filer til fællesprofilen. Arbejdet med Filer i Sekoia administrationen skal gøres af en Administrator eller Superbruger. 

Funktionsbeskrivelse 

Funktionen har samme egenskaber, som de fleste kender fra eksisterende systemer, hvor der arbejdes med filhåndtering.  Funktionen kan følgende: 

• Oprettelse af den ønskede mappestruktur
• Uploade filer
• Download filer
• Slet filer
• Slet mapper
• Omdøbe mapper
• Omdøbe filer

Filernes format

Filerne der uploades i Sekoia kan f.eks. være word-, excel-, PDF-filer og lignende. Der er dog en begrænsning på filens størrelse på 50 MB.

Hvis filerne skal tilgås fra Sekoia-skærmene i borgerens lejlighed, skal de gemmes som en PDF-fil. Du kan se nedenfor, hvordan du ændrer til eller gemmer f.eks. en Word-fil som en PDF-fil. 

Du skal være opmærksom på, at man ikke kan ændre i PDF-filer. Hvis du derfor arbejder med filer, som du løbende ændrer, skal du gemme dette både som en PDF-fil (for at se kan vises på de store skærme) og en Word-fil (for at der kan ændres i disse).

Arbejder du med Sekoia på tablets og telefoner, kan alle fil-formaterne åbnes, og du behøver derfor ikke gemme dem som PDF. Grunden til at dette ikke gælder på de store Sekoia-skærme er, at disse ikke har installeret f.eks. Microsoft Office-pakken, da der kun køres Sekoia. 

Sådan uploader du en fil

Filen, der skal gemmes i Sekoia, skal være gemt på den computeren du arbejder fra. Du skal derudover være opmærksom på filens format (se ovenfor). Det er vigtigt, at du er opmærksom på, om filen skal kunne redigeres. Det kan en PDF-fil f.eks. ikke.  

Du skal være Administrator eller Superbruger i Sekoia for at arbejde med Filer i administrationen. 

1. Log ind i Sekoia administrationen fra computeren
2. Vælg borgeren under "Borgere" i menuen
3. Vælger "Filer" i menuen
4. Tryk på "opad-pilen", for at vælge filen du ønsker at uploade
5. Find herefter filen på computeren og tryk "Gem" (der kan kun uploades én fil af gangen)

Filen er nu uploadet i Sekoia, og du kan se den fra alle skærme, tablets og telefoner, hvis Filer er slået til. 

Du kan derudover gøre følgende: 

• Oprette en mappe
• Omdøbe filen
• Downloade filen
• Slette filen

Du kan læse og se mere om, hvordan du tilgår filerne fra skærme, tablets og telefoner her: Filer

Flere filer med den samme titel

Hvis du uploader en fil til en mappe, hvor der i forvejen er gemt en fil i samme format og med samme titel, vil den spørge, om du ønsker at gemme og overskrive eksisterende fil. 

Det er for at hjælpe med, at der ikke uploades filer, der efterfølgende downloades, redigeres og uploades igen, hvorefter I vil have en lang liste med den samme fil i forskellige versioner. 

I denne situation kan det være svært at få overblik over, hvilken fil der er den nyeste version. 

Slet mapper og filer

I Sekoia administrationen kan mapper og filer slettes. Sletter du en mappe, der indeholder nogle filer, vil disse filer blive slettet sammen med mappen. Inden mappen og filerne slettes, vil du skulle bekræfte, at du ønsker at foretage denne sletning. I beskeden vil der stå tydeligt, at du sletter mappen med dens indeholdende filer. 

Du sletter filer og mapper ved at trykke på "skraldespand-symbolet". 

Hvis en mappe eller filer slettes, kan disse ikke genskabes. 

Gem dokumenter som PDF-fil

Hvis dokumenterne i Filer skal kunne tilgås fra Sekoia-skærmene i lejlighederne, skal disse være gemt som en PDF-fil. 

Dette kan gøres, når du arbejder i f.eks. dit Word-dokument og gemmer. Du gør det på følgende måde: 

1. Åbn det dokument, du ønsker at gemme som PDF-fil
2. Vælg "Gem som"
3. Vælg herefter, hvor dokumentet skal gemmes, f.eks. på Skrivebordet eller i en dokumentmappe
4. Herefter kommer en boks frem, hvor du kan ændre oplysninger, f.eks. dokumentets titel, inden du trykker "Gem." Under "Filnavn" nederst kan du vælge "Filtype". Tryk på denne. 
5. Vælg "PDF" på listen.
6. Tryk herefter "Gem". 

Hvis du senere skal kunne rette i dokumentet, skal du huske at gemme det som Word-fil. Når du følger vejledningen ovenfor og trykker "Gem", vil den automatisk spørge dig, om du ønsker at gemme som Word-fil. Her skal du trykke på "Ja". 

Denne vejledning kan både anvendes, når du arbejder med et helt nyt dokument og skal gemme første gang. Den kan også anvendes, hvis du har et gemt Word-dokument, som du ønsker at ændre til en PDF-fil. 

Når dette er gjort, kan dokumentet der nu er gemt som en PDF-fil uploades i Sekoia administrationen.