Her finder du informationer om Aktivitetsmodulet i Administrationen: 

• Formål 
• Gevinster
• Overvejelser
• Opret Aktivitetsgrupper
• Overblik over Aktivitetsgrupper og Medlemmer
• Standardaktiviteter
• Aktivitetskalender
• Til- og afmelding til aktiviteter
• Overblik over deltagere
• Når ændringer skal udføres

 

Formål 

Formålet med Aktivitetsmodulet er at gøre det muligt at organisere og strukturere aktiviteter internt på centeret, på tværs af centre, eller ved eksterne aktivitetstilbud. Det kan f.eks. være aktiviteter der administreres og tilbydes af pårørende, frivillige eller lignende.  

Aktivitetstilbuddene sendes ud til borgerne via kalenderen, der enten selv eller med støtte fra en medarbejder kan til- og afmelde sig aktiviteterne.

Aktivitetsmodulet letter koordinering og planlægning af aktiviteterne samt kommunikationen omkring, hvem der deltager i hvilke aktiviteter.

 

Gevinster

Følgende gevinster kan opnås ved anvendelse af aktivitetmodulet:

• Tilbuddene er lettere at sende ud, og gøres synlige for borgerne 
• Ændringer i aktiviterne er lettere at udføre
• Styrke borgerens selvbestemmelse
• Nemmere overblik over deltagere i de forskellige aktiviteter
• Synlighed i forhold til aktiviteter på centeret, på tværs af centre og i kommunen
• Nemmere at involvere eksterne som f.eks. frivillige, pårørende og interesseorganisationer. 

 

Overvejelser

Inden du begynder at arbejde med Aktivitetsmodulet anbefaler vi at du overvejer følgende: 

• Hvis Kalenderen er slået til på borgersiden på skærmene har borgerne mulighed for selv at melde sig til og fra aktiviteterne. Ønsker man, at borgerne skal gøre dette, kræver dette at der sættes tid og ressourcer af til, at medarbejderne kan introducere og lære borgerne dette. 
• Hvis aktiviteter formidles i form af papir-invitationer, aktivitetsplaner eller lignende skal man overveje om disse fortsat skal udarbejdes. Vi anbefaler her, at man forholder sig til, hvilken borgergruppe der er tale om, og hvorvidt dette skaber den ønskede værdi. Evt. kan Aktivitetmodulet anvendes mere i et koordinering og planlægnings perspektiv for medarbejderne, hvor de eksisterende papir-formater gemmes til glæde for borgerne. 
• Hvis eksterne som f.eks. frivillige skal administrerer aktivitetstilbuddene, skal man være opmærksom på at tilpasse introduktionen og undervisningen til dette. Eksterne har ikke samme kendskab til Sekoia som f.eks. en intern aktivitetsmedarbejder. Det kan derfor være en fordel af de eksterne har en eller flere kontaktpersoner på centeret. Disse kontaktpersoner skal have rollen som Administrator i Sekoia. 

 

Opret Aktivitetsgrupper

Før du kan arbejde med aktivitetsmodulet fra skærme, tablets og telefoner skal der oprettes Aktivitetsgrupper i Sekoia administrationen. 

Der kan oprettes så mange aktivitetsgrupper som man ønsker. Oprettelse af en Aktivitetsgruppe med relevante medlemmer skal udføres af en Administrator. 

En Aktivitetsgruppe indeholde følgende oplysninger: 

• Navn på gruppen
• En beskrivelse som f.eks. kan være gruppens formål
• Kontaktoplysninger til gruppen i form af en e-mail og et telefon nr.

Herefter skal du vælge hvilke organisationer (centre) Aktivitetsgruppen skal kunne sende aktivitetstilbud til. Du kan vælge alle de organisationer du ønsker. 

 

Medlemmer:

Sidste del af oprettelsen af en Aktivitetsgruppen er at tilføje medlemmer til gruppen. Der kan tilføjes så mange medlemmer som du ønsker. 

Medlemmerne får adgang til Aktivitetsgruppen og kan herefter administrerer gruppens aktivitetstilbud. Det vil sige, at de kan oprette aktiviteter, sende disse ud til borgerne som gruppen har adgang til samt aflyse disse aktiviteter. Derudover har de mulighed for, at hente en liste over de tilmeldinger der er til de forskellige tilbud. 

Når medlemmer tilføjes af en Administrator, kan man vælge sig selv som medlem af gruppen. Dette skal gøres hvis man som Administrator ønsker, også at administrere gruppens aktivitetstilbud. 

Invitation af medlemmer: 

Når medlemmer tilføjes til en gruppe skal Administratoren anvende navn og e-mail. Herefter vil det inviterede medlem modtage en e-mail med relevante informationer. Dette er særligt vigtigt, hvis et medlem ikke er ansat og ikke i forvejen har adgang til Sekoia. Det kan f.eks. være en frivillig. 

 

Overblik over Aktivitetsgrupper og medlemmer

Hvis I ønsker at få et overblik over oprettede Aktivitetsgrupper kan dette gøres på følgende måde: 

1. Du skal logge på Sekoia administrationen som Administrator
2. Vælg herefter "Aktivieter" under "Opsætning" i menuen
3. Vælg herefter "Aktivitetsgrupper"
4. Du vil nu få vist en liste over oprettede Aktivitetsgrupper

Hvis du holder musen henover en gruppe har du mulighed for at klikke på "Rediger gruppe", hvorefter du kan redigere gruppens oplysninger, tilføje og fjerne medlemmer, samt nedlægge gruppen, hvis det ønskes. 

Ønsker du overblik over hvilke grupper medlemmerne er en del af kan du gøre følgende: 

1. Du skal logge ind i Sekoia administrationen som Administrator
2. Vælg herefter "Aktiviteter" under "Opsætning"  i menuen
3. Vælg herefter "Medlemmer"
4. Du vil nu få vist en liste over medlemmerne i de forskellige grupper

Hvis du klikker på et medlems navn får du mulighed for at se, hvilke grupper medlemmet er en del af samt, samt fjerne ham/hende herfra. 

 

Standardaktiviteter

Du kan vælge at oprette Standardaktiviteter, som kan anvendes af Aktivitetsgruppen. Det kan f.eks. være når du ønsker at gemme informationer om aktiviteter, der planlægges og tilbydes flere gange. Ved at oprette disse som standardaktiviteter undgår du, at skulle oprette informationerne gentagende gange, hvilket letter opgaven om at sende tilbud ud. 

En Standardaktivitet indeholder følgende oplysninger: 

• Titel
• Beskrivelse
• Sted
• Forventet varrighed
• Antal pladser (et tilvalg hvis der er max antal pladser)
• Pris (kan både sættes til en pris i kr. eller som gratis)

 

Aktivitetskalender

Den sidste del i processen er, at planlægge aktiviteterne så disse sendes ud til borgerne, der herefter kan melde sig til og fra. Dette kan gøres fra alle skærme, tablets og telefoner. 

I mange situationer vil til- og framelding blive fortaget af medarbejderne i samarbejde med borgerne, men hvis Kalenderen er slået til på borgersiden på skærmene, vil borgeren selv kunne melde sig til og fra de forskellige aktiviteter. 

I Aktivitetskalenderen kan du vælge at anvende de Standardaktiviteter der evt. er oprettet eller du kan oprette en ny aktivitet. Anvendes Standardaktiviteter vil informationerne der er indtastet her automatisk følge med når aktiviteten planlægges. Hvis aktiviteten oprettes manuelt kan der indtastes samme oplysninger, som på en Standardaktivitet, der kan ses ovenfor. 

Derudover vil der også være informationer om: 

• Kontaktoplysninger
• Hvilke organisationer (centre) aktivitetstilbuddet sendes ud til 

Herefter skal aktiviteten planlægges. Denne planlægning kan gøres med følgende muligheder:  

• Dato
• Klokkeslet
• Heldags begivenhed
• Evt. Gentagelse hvis aktiviteten ikke kun skal forekomme på den pågældende dag. F.eks. kan man have en Banko aktivitet hver tirsdag eftermiddag. 
• Tilmeldingsfrist kan tilføjes hvis tilbagemelding inden bestemt dato er relevant 

Når der laves planlægning af aktiviteterne vil det også være muligt, at se tilbud for de andre aktivitetsgrupper, der kan sende tilbud ud til de samme centre. Dette kan være relevant for ikke at planlægge flere aktiviteter på samme tid. Hvis aktiviteten alligevel planlægges er man bevidst om, at der er samme tid er andre tilbud. 

 

Til- og afmelding til aktiviteter

Det er også muligt, at til- og afmelde borgerne til en aktivitet i administrationen, da det i nogle situationer kan være hurtigere end at gå til en skærm, tablet eller telefon. 

Til- og afmelding i administrationen udføres ved at gøre følgende: 

1. Vælg den relevante borger
2. Vælg "Kalender"
3. Vælg den aktivitetsgruppe der udbyder den relevante aktivitet
4. Find aktiviteten i Kalenderen og åben denne
5. Tryk herefter på Til- eller Afmeld.

Overblik over deltagere

Som medlem af en Aktivitetsgruppe er det muligt, at se og printe en liste over deltagere til en planlagt aktivitet. Denne hentes fra Sekoia administrationen. Det kræver, at der på aktiviteten er sat flueben ved "Tilmelding er påkrævet", da denne blev planlagt. 

Listen kan understøtte den ofte praktiske planlægning der foregår omkring de forskellige aktiviteter. Det vil her være synligt, hvor mange der deltager, samt hvem. Dette kan f.eks. betyde noget i forhold hvor aktiviteten skal afholdes, hvad der skal indkøbes osv. 

 

Når ændringer skal udføres

Alt administration af Aktivitetsgrupper og medlemmer skal foretages af en Administrator fra Sekoia administrationen. Ændringer til Standardaktiviteter og Aktivitetskalenderen skal ligeledes fortages i administrationen, men af et medlem af den relevante gruppe. 

Generelt kan du følgende fra administrationen:

• Oprette, ændre og slette aktivitetsgrupper
• Tilføje og fjerne medlemmer
• Oprette, ændre og slette standardaktiviteter
• Planlægge og udsende aktivitetstilbud
• Få overblik over aktivitetsgrupperne og deres tilbud
• Til- og afmeld borgerne til aktiviteterne
• Printe en deltagerliste for aktiviteten (de aktiviteter der kræver tilmelding)

Du kan læse mere om, hvordan du arbejder med Aktivitetsmodulet fra skærme, tablets og telefoner her: Aktivitetsmodulet

Husk, at du altid kan anvende vores guide "Hvordan gør jeg?" som du finder nede i venstre hjørne.