Aktivitetsmodulet

Følg

Her finder du informationer om Aktivitetsmodulet i Administrationen: 

 

Formål 

Formålet med Aktivitetsmodulet er at gøre det muligt at organisere og strukturere aktiviteter internt på centeret, på tværs af centre, eller ved eksterne aktivitetstilbud. Det kan f.eks. være aktiviteter der administreres og tilbydes af pårørende, frivillige, foreninger eller lignende.  

Aktivitetstilbuddene sendes ud til borgerne via kalenderen, der enten selv eller med støtte fra en medarbejder kan til- og afmelde sig aktiviteterne.

Aktivitetsmodulet letter koordinering og planlægning af aktiviteterne samt kommunikationen omkring, hvem der deltager i hvilke aktiviteter.

 

Gevinster

Følgende gevinster kan opnås ved anvendelse af aktivitetsmodulet:

  • Tilbuddene er lettere at sende ud, og gøres synlige for borgerne 
  • Ændringer i aktiviteterne er lettere at udføre, f.eks. vil ændre tidspunkt, aflysning og lignende
  • Styrke borgerens selvbestemmelse
  • Nemmere overblik over deltagere i de forskellige aktiviteter
  • Synlighed i forhold til aktiviteter på centeret, på tværs af centre og i kommunen
  • Nemmere at involvere eksterne som f.eks. frivillige, pårørende og interesseorganisationer. 
  • Pårørende kan se aktivitetstilbuddene hjemmefra hvis de er inviteret til Sekoia.

 

Overvejelser

Inden du begynder at arbejde med Aktivitetsmodulet anbefaler vi at du overvejer følgende: 

  • Hvis Kalenderen er slået til på borgersiden på skærmene har borgerne mulighed for selv at melde sig til og fra aktiviteterne. Ønsker man, at borgerne skal gøre dette, kræver det at der sættes tid og ressourcer af til, at medarbejderne kan introducere og lære borgerne dette. 
  • Hvis aktiviteter formidles i form af papir-invitationer, aktivitetsplaner eller lignende skal man overveje om disse fortsat skal udarbejdes. Vi anbefaler her, at man forholder sig til, hvilken borgergruppe der er tale om, og hvorvidt det skaber den ønskede værdi. Evt. kan Aktivitetsmodulet anvendes mere i et koordinering og planlægnings perspektiv for medarbejderne, hvor de eksisterende papir-formater gemmes til glæde for borgerne. Derudover kan pårørende hvis de er inviteret til Sekoia, have glæde af at kunne se tilbuddene hjemmefra.
  • Hvis eksterne som f.eks. frivillige skal administrerer aktivitetstilbuddene, skal man være opmærksom på at tilpasse introduktionen og undervisningen til dette. Eksterne har ikke samme kendskab til Sekoia som f.eks. en intern aktivitetsmedarbejder. Det kan derfor være en fordel af de eksterne har en eller flere kontaktpersoner på centeret. Disse kontaktpersoner skal have rollen som Administrator i Sekoia. 

Opret Aktivitetsgrupper

Før du kan arbejde med aktivitetsmodulet fra skærme, tablets og telefoner skal der oprettes Aktivitetsgrupper i Sekoia administrationen. 

Der kan oprettes så mange aktivitetsgrupper som man ønsker. Oprettelse af en Aktivitetsgruppe med relevante medlemmer skal udføres af en Administrator. 

En Aktivitetsgruppe indeholde følgende oplysninger: 

  • Navn på gruppen
  • En beskrivelse som f.eks. kan være gruppens formål
  • Kontaktoplysninger til gruppen i form af en e-mail og et telefon nr.

Herefter skal du vælge hvilke organisationer (centre) Aktivitetsgruppen skal kunne sende aktivitetstilbud til. Du kan vælge alle de organisationer du ønsker. 

Aktivitetstilbuddene kan kun tilbydes til hele centeret. Det kan ikke sendes til enkelte afdelinger eller udvalgte borgere. 

 

Medlemmer

Sidste del af oprettelsen af en Aktivitetsgruppen er at tilføje medlemmer til gruppen. Der kan tilføjes så mange medlemmer som du ønsker. 

Medlemmerne får adgang til Aktivitetsgruppen og kan herefter administrerer gruppens aktivitetstilbud. Det vil sige, at de kan oprette aktiviteter, sende disse ud til borgerne som gruppen har adgang til samt aflyse disse aktiviteter. Derudover har de mulighed for, at hente en liste over de tilmeldinger der er til de forskellige tilbud. 

Når medlemmer tilføjes af en Administrator, kan man vælge sig selv som medlem af gruppen. Det skal gøres hvis man som Administrator ønsker, også at administrere gruppens aktivitetstilbud. 

 

Invitation af medlemmer

Når medlemmer tilføjes til en gruppe skal Administratoren anvende navn og e-mail. Herefter vil det inviterede medlem modtage en e-mail med relevante informationer.

 

Har personen i forvejen en profil i Sekoia:

Hvis personen der inviteres som medlem i forvejen har adgang til Sekoia (er ansat) så skal de gøre følgende: 

  1. Følg linket i mailen
  2. Tryk på "Log på" i bunden af siden der åbnes
  3. Tast brugerid og adgangskode

Medarbejderne vil herefter have adgang til aktivitetsgruppen og kan oprette aktiviteter. 

Det er vigtigt at medarbejderne ikke indtaster navn og laver adgangskoder da han/hun dermed opretter en ny profil og dermed får to profiler. Den del er kun til eksterne medlemmer af aktivitetsgruppen. 

 

Er personen ekstern (f.eks. frivillig) og har ikke en profil i Sekoia: 

Hvis personen er ekstern og skal være medlem af aktivitetsgruppen og tilbyde aktiviteter skal de gøre følgende: 

  1. Følg linket i mailen
  2. Indtast oplysninger (navn, efternavn og opret adgangskode)
  3. Tryk "Opret bruger"

Personen har herefter adgang til aktivitetsgruppen og kan tilbyde aktiviteter. Da personen er ekstern kan han/hun ikke gøre andet i Sekoia end tilbyde aktiviteter til borgerne på det eller de centre aktivitetsgruppen har adgang til. 

Overblik over Aktivitetsgrupper og medlemmer

Hvis I ønsker at få et overblik over oprettede Aktivitetsgrupper kan dette gøres på følgende måde: 

  1. Du skal logge på Sekoia administrationen som Administrator
  2. Vælg herefter "Aktiviteter" under "Opsætning" i menuen
  3. Vælg herefter "Aktivitetsgrupper"
  4. Du vil nu få vist en liste over oprettede Aktivitetsgrupper

Hvis du holder musen henover en gruppe har du mulighed for at klikke på "Rediger gruppe", hvorefter du kan redigere gruppens oplysninger, tilføje og fjerne medlemmer, samt nedlægge gruppen, hvis det ønskes. 

Ønsker du overblik over hvilke grupper medlemmerne er en del af kan du gøre følgende: 

  1. Du skal logge ind i Sekoia administrationen som Administrator
  2. Vælg herefter "Aktiviteter" under "Opsætning"  i menuen
  3. Vælg herefter "Medlemmer"
  4. Du vil nu få vist en liste over medlemmerne i de forskellige grupper

Hvis du klikker på et medlems navn får du mulighed for at se, hvilke grupper medlemmet er en del af samt, samt fjerne ham/hende herfra. 

Standardaktiviteter

Du kan vælge at oprette Standardaktiviteter, som kan anvendes af Aktivitetsgruppen. Det kan f.eks. være når du ønsker at gemme informationer om aktiviteter, der planlægges og tilbydes flere gange. Ved at oprette disse som standardaktiviteter undgår du, at skulle indtaste informationerne gentagende gange, hvilket letter opgaven om at sende tilbud ud. Det kan også være i forhold til sæson-aktiviteter som f.eks. julefest, sommerfest og lignende. 

En Standardaktivitet indeholder følgende oplysninger: 

  • Titel
  • Beskrivelse
  • Sted
  • Forventet varighed
  • Antal pladser (et tilvalg hvis der er max antal pladser)
  • Pris (kan både sættes til en pris i kr. eller som gratis)

 

Aktivitetskalender

Den sidste del i processen er, at planlægge aktiviteterne så disse sendes ud til borgerne, der herefter kan melde sig til og fra. 

I Aktivitetskalenderen kan du vælge at anvende de Standardaktiviteter der evt. er oprettet eller du kan oprette en ny aktivitet. Anvendes Standardaktiviteter vil informationerne der er indtastet automatisk følge med når aktiviteten planlægges. Hvis aktiviteten oprettes manuelt kan der indtastes samme oplysninger, som på en Standardaktivitet, der kan ses ovenfor. 

Derudover vil der også være informationer om: 

  • Kontaktoplysninger
  • Hvilke organisationer (centre) aktivitetstilbuddet sendes ud til 

Herefter skal aktiviteten planlægges. Denne planlægning kan gøres med følgende muligheder:  

  • Dato
  • Klokkeslæt
  • Heldags begivenhed
  • Evt. Gentagelse hvis aktiviteten ikke kun skal forekomme på den pågældende dag. F.eks. kan man have en Banko aktivitet hver tirsdag eftermiddag. 
  • Tilmeldingsfrist kan tilføjes hvis tilbagemelding inden bestemt dato er relevant 

Når der laves planlægning af aktiviteterne vil det også være muligt, at se tilbud for de andre aktivitetsgrupper, der kan sende ud til de samme centre. Dette kan være relevant for ikke at planlægge flere aktiviteter på samme tid. Hvis aktiviteten alligevel planlægges er man bevidst om, at der er samme tid er andre tilbud. 

Til- og afmelding til aktiviteter

Til- og afmelding til aktiviteterne kan gøres fra administrationen og alle skærme, tablets og telefoner.  

I mange situationer vil til- og framelding blive fortaget af medarbejderne i samarbejde med borgerne, men hvis Kalenderen er slået til på borgersiden på skærmene, vil borgeren selv kunne melde sig til og fra de forskellige aktiviteter. 

Pårørende vil derudover kunne tilgå Kalenderen hvis borgeren har en stor Sekoia skærm i lejlighed og Kalenderen er aktiveret på borgersiden. De vil her også kunne til- og afmelde borgeren til forskellige aktiviteter. Hvis pårørende er inviteret til Sekoia vil de kunne se aktivitetstilbuddene hjemmefra.

Til- og afmelding i administrationen gøres på følgende måde: 

  1. Vælg den relevante borger
  2. Vælg "Kalender"
  3. Vælg den aktivitetsgruppe der udbyder den relevante aktivitet
  4. Find aktiviteten i Kalenderen og åben denne
  5. Tryk herefter på Til- eller Afmeld.

Du kan se her, hvordan til- og afmelding foretages fra skærme, tablets og telefoner: Aktivitetsmodulet - Skærme, tablets og telefoner - Sådan gør du

Overblik over deltagere

Som medlem af en Aktivitetsgruppe er det muligt, at se og printe en liste over deltagere til en planlagt aktivitet. Denne hentes fra Sekoia administrationen. Det kræver, at der på aktiviteten er sat flueben ved "Tilmelding er påkrævet", da denne blev planlagt. 

Listen kan understøtte den ofte praktiske planlægning der foregår omkring de forskellige aktiviteter. Det vil her være synligt, hvor mange der deltager, samt hvem. Dette kan f.eks. betyde noget i forhold hvor aktiviteten skal afholdes, hvad der skal indkøbes osv. 

  1. Log ind i Sekoia administrationen
  2. Vælg "Aktiviteter" under "Opsætning" i menuen
  3. Vælg "Aktivitetskalender"
  4. Åbn den begivenhed hvor du ønsker at se en deltagerliste
  5. Tryk på "Udskriv"

Du vil nu få vist en fil der kan gemmes som PDF-fil eller udskrives. 

 

Når ændringer skal udføres

Alt administration af Aktivitetsgrupper og medlemmer skal foretages af en Administrator i Sekoia administrationen. Ændringer til Standardaktiviteter og Aktivitetskalenderen skal ligeledes fortages i administrationen, men kan udføres af alle medlemmerne i den konkrete aktivitetsgruppe. 

Generelt kan du følgende fra administrationen:

  • Oprette, ændre og slette aktivitetsgrupper
  • Tilføje og fjerne medlemmer
  • Oprette, ændre og slette standardaktiviteter
  • Planlægge og udsende aktivitetstilbud
  • Få overblik over aktivitetsgrupperne og deres tilbud
  • Til- og afmeld borgerne til aktiviteterne
  • Printe en deltagerliste for aktiviteten (de aktiviteter der kræver tilmelding)

Det eneste du kan fra skærme, tablets og telefoner er at se aktivitetstilbuddene og til-og afmelde borgerne de konkrete tilbud. 

Du kan læse mere om, hvordan du arbejder med Aktivitetsmodulet fra skærme, tablets og telefoner her: Aktivitetsmodulet

Husk, at du altid kan anvende vores guide "Hvordan gør jeg?" som du finder nede i venstre hjørne.

 

Kommentarer

0 kommentarer

Log ind for at kommentere.

Relaterede artikler

Kan du ikke finde, hvad du leder efter?

Lad os hjælpe dig!

Indsend en anmodning