Formål
Formålet er at sikre driften af Sekoia, samt at informationer og viden vedligeholdes og opdateres, anbefaler vi, at man sætter rammer og struktur, der understøtte dette. Det er vores erfaring, at hvis opdatering skal sikres i en travl hverdag, er der behov for rum og tid til det – tid hvor Sekoia sættes på dagsorden.
Anbefalinger
Vi anbefaler derfor, at Sekoia sættes på dagsorden til f.eks. personalemøder og teammøder. Hvis der medbringes en computer kan rettelser og opdateringer udføres, når de besluttes, og den ”nye praksis” vil være synlig på skærmene med det samme. Derudover giver direkte rettelser mulighed for, at der internt i gruppen kan afstemmes, om vi er enige i de nedskrevne rettelser. Processen kan understøttes ved f.eks. at få Sekoia op på en projektor, så alle kan se dette tydeligt.
Derudover har vi erfaret, at det kan højne driften, kvaliteten, fagligheden og brugen af Sekoia, samt organisationens dokumentationspraksis, hvis der rettes fokus på vidensdeling. Det kan f.eks. understøttes i form af erfarings- og vidensgrupper, Superbrugergrupper eller andre former for netværk.
Hvordan dette understøttes bedst afhænger af faktorer som:
-
Centerets størrelse
-
Antal centre i, f.eks. kommunen, som har Sekoia
- Organisationens mødestruktur
-
Sekoia akademi
-
Ledelsesnetværk
Vidensdeling & sparring
En genvist ved at skabe mødestrukturer internt i organisationen eller i kommunen er, at det giver mulighed for at skabe rum for vidensdeling og sparring på tværs. Det er muligheden for, at drøfte erfaringer mellem afdelinger og centre.
Ofte vil der i kommuner hvor flere centre være nogle centre der er mere erfarne end andre, da implementeringen oftest forekommer i forskellige rul. Dermed er det også en gevinst, at mere erfarne centre kan deles der oplevelser, gode som udfordrende, med de mindre erfarne. Herved kan man håbe at de "bumps" og børnesygdomme som de første centre kan opleve, kan undgås af centre der starter senere.
Vidensdeling på tværs giver derfor en klar gevinst for medarbejdere og ledere som er tæt på driften og arbejdet med Sekoia. Det giver dog også andre mere centrale gevinster, da de rum der skabes, leder op til mere ensretning på tværs af både afdelinger og centre.
Generelt er vi fortaler for den store fleksibilitet og de dermed tilgængelige muligheder der findes i Sekoia. Men det store spillerum, kan skabe udfordringer i forhold til at skabe mere ensretning i driften på tværs af centre. Det kan møder på tværs skabe dialog, viden og gennemsigtighed for.
Dagsorden
Når der afholdes møder, hvor Sekoia er i fokus kan følgende dagsorden muligvis anvendes som inspiration til, hvordan sådanne møder kan strukturens.
Dagsorden er vedhæftet nedenfor som en Word-fil.
- Opfølgning på møde og referat fra sidst
- Status for brugen af Sekoia
- Dette punkt kan evt. understøttes af rapporter for f.eks. Opgaver og Skemaer.
- Fokus på specifikke Sekoia funktioner (nye som allerede anvendte)
- Nye tiltag der ønskes implementeret
- Dialog omkring hvordan dette gøres
- Planlægning af hvornår dette gøres
- Rolle og ansvarsfordeling – hvem gør hvad
- Nyt fra Sekoia
- Der kan søges viden om dette via Projektlederen i Sekoia inden mødet (hvis Projektlederen ikke deltager)
- Evt.
- Næste møde
Dagsorden kan downloades nedenfor hvis I ønsker det.
Vi anbefaler at I på mødet medbringer kalendere, vagtplaner og computere.
På mødet vil det ofte være relevant at kunne tilgå Sekoia administrationen, eller Sekoia som det tilgås fra tablets og telefoner. Ønsker I hurtigt og nemt at få en tablet/telefon på storskærm, f.eks. en projektor, kan I med fordel logge ind på denne hjemmeside: app.sekoia.one
Sikre opdatering
Et klar formål ved at sikre løbende fokus på Sekoia er, at systemet skal holdes opdateret for at skabe de ønskede gevinster. Sekoia er dynamisk og kræver løbende tilpasning og opdatering, da borgerens liv, behov og ønsker ændres.
En måde at sikre at Sekoia fortsat understøtter borgernes og organisationens ændringer er, at skabe mødestrukturer, hvor der afsættes tid og ressourcer til dette. Det er en prioritering og investering, som især er krævende i den første tid efter implementering. I denne periode er Sekoia fortsat "nyt" og ikke en fuld forankret del af organisationen, kulturen og de konkrete arbejdsgange.
Du kan her læse mere om vores anbefalinger til, hvordan I sikre opdatering og vedligeholdelse af Sekoia: Opdatering og vedligeholdelse af Sekoia
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.