Aktivitetsmodulen

Om Aktivitetsmodulen

Aktivitetsmodulen gör det möjligt att organisera och strukturera aktiviteter internt i verksamheten, på tvärs av organisationens verksamheter eller genom externa aktivitetserbjudanden. Till exempel aktiviteter som arrangeras och genomförs av anhöriga, volontärer, föreningar eller liknande.

Erbjudande om aktiviteter skickas till boende via kalendern. Den enskilde kan sedan själv, eller med stöd från personal, anmäla sig till eller avboka aktiviteten.

Aktivitetsmodulen underlättar samordning och planering av aktiviteterna samt kommunikation om vem som deltar i vilka aktiviteter.

Några fördelar med att använda aktivitetsmodulen

Synliggör verksamhetens aktivitetserbjudanden.
Förenklar planering och information om aktiviteten för arrangör.
Personal vet vilka boende som anmält sig/ska delta vid aktiviteten.
Arrangör vet hur många som kommer att närvara vid aktiviteten.
Stärker självbestämmande och delaktighet.
Enklare administration/informationsöverföring när externa aktivitetserbjudanden planeras av arrangör.
Anhöriga kan se aktivitetserbjudandena om de bjuds in till Sekoia.

Att tänka på innan ni börjar använda aktivitetsmodulen

Om boende använder kalendern har de möjlighet att själv anmäla sig till aktiviteter. Det kräver tid och resurser att introducera och lära de boende att använda funktionen.
Om information kring aktiviteter kommuniceras via uppslag och/eller inbjudningar på papper eller liknande – fundera på om ni ska fortsätta med det.
Vilket värde ger det de personer ni stödjer att få inbjudningar i Sekoia? Är inbjudningar på papper och information på anslagstavlor bäst för den grupp ni stödjer?
Alternativt kan aktivitetsmodulen användas i ett samordnings- och planeringsperspektiv för personalen och boende informeras på det sätt ni gör idag.
Om ni bjuder in externa arrangörer att administrera sina aktiviteter i Sekoia, va uppmärksamma på att de inte har samma kunskaper om systemet som exempel en aktivitetsansvarig i verksamheten. Det kan vara en fördel att de externa användarna har en eller ett par kontaktpersoner, som har rollen administratör, i verksamheten för stöd i användningen av Sekoia.

Skapa aktivitetsgrupper

Innan du kan arbeta med aktivitetsmodulen från Sekoia appen måste Aktivitetsgrupper skapas i Sekoia Administration.

Du behöver ha rollen Administratör för att skapa aktivitetsgrupper. Det går att skapa så många aktivitetsgrupper du önskar.

Information om Aktivitetsgruppen

Namn på gruppen
En beskrivning. Till exempel syftet med gruppen
Kontaktuppgifter till gruppen, e-post och telefonnummer.

Välj vilka verksamheter Aktivitetsgruppen ska kunna skicka inbjudningar/erbjudanden till.

Aktivitetserbjudande kan endast skickas till hela verksamheter, inte till enskilda avdelningar eller boende.

Översikt aktivitetsgrupper

Logga in i Sekoia administration som administratör
Välj "Aktiviteter" under "Inställningar" i menyn
Välj "Aktivitetsgrupper"
Du ser en lista med Aktivitetsgrupper

Om du håller muspekaren över gruppen och klickar ”Redigera grupp” kan du ändra information, lägga till och ta bort medlemmar eller avsluta gruppen.

Medlemmar

Aktivitetsgruppens medlemmar är de personer som kan skapa aktiviteter, skicka ut inbjudningar och ställa in aktiviteter. Medlemmar kan även ladda ner en lista över hur boende svarat på inbjudningar.

Även Sekoia administratör behöver läggas till som medlem i Aktivitetsgruppen om denne ska sköta gruppens aktivitetsutbud.

Bjuda in medlemmar

Nya medlemmar bjuds in till aktivitetsgruppen via mejl. Skriv in namn och e-postadress. Den som bjuds in får ett mejl med information.

Om person (personal) redan har användarprofil i Sekoia

Följ länken i mejlet
Tryck på "Logga in" längst ner på sidan som öppnas
Ange användar-ID och lösenord

Medarbetarna får då tillgång till aktivitetsgruppen och kan skapa aktiviteter.

OBS! Det är viktigt att befintliga Sekoia användare/personal inte anger namn och skapar lösenord. Då upprättas en ny profil och medarbetaren får två profiler i Sekoia. Denna delen är endast för externa medlemmar i aktivitetsgruppen.

Om personen är extern, inte har profil i Sekoia, och ska vara medlem i aktivitetsgruppen.

Följ länken i mejlet
Ange information (namn, efternamn och skapa lösenord)
Tryck på "Skapa användare"

Personen har då tillgång till Aktivitetsgruppen och kan erbjuda aktiviteter.
En extern medlem av aktivitetsgrupp kan inte göra annat i Sekoia än att erbjuda aktiviteter till de boende, i de verksamheter, som aktivitetsgruppen har tillgång till.

Översikt medlemmar

Logga in i Sekoia administration som administratör
Välj "Aktiviteter" under "Inställningar" i menyn
Välj "Medlemmar"
Du ser en lista över medlemmar i de olika grupperna.

Om du klickar på medlemmens namn kan du se i vilka grupper den är medlem av och kan ta bort medlemmen ur gruppen.

Standardaktiviteter

För återkommande aktiviteter kan du skapa Standardaktiviteter. Standardaktiviteter underlättar vid planering och inbjudningar/erbjudanden ska skickas. Med Standardaktiviteter behöver inte information om aktiviteten skrivas in varje gång en aktivitet ska erbjudas.

Även till säsongsbetonade aktiviteter som julfest, sommarfest och liknande är det praktiskt att skapa Standardaktiviteter. Det förenklar i planering att kunna använda texten som stöd när till exempel nästa julfest planeras.

Information i Standardaktivitet:

Titel
Beskrivning
Plats
Förväntad varaktighet
Antal platser (om det är begränsningar)
Pris (eller gratis)

Planera aktivitet i Aktivitetskalendern

När du planerar en aktivitet i Aktivitetskalendern kan du använda Standardaktiviteter eller skapa en ny aktivitet.
Använder du Standardaktivitet följer informationen från standardaktiviteten automatiskt med när den planeras.

Skapar du en ny aktivitet lägger du in informationen manuellt.

Information om aktiviteten

Titel
Beskrivning
Plats
Förväntad varaktighet
Antal platser (om det är begränsningar)
Pris (eller gratis)
Kontaktinformation
Vilka verksamheter som inbjudan skickas till

Planera aktiviteten

Datum
Tid
Heldagsaktivitet
Eventuellt upprepning om aktiviteten ska inträffa flera gånger.
Anmälningstiden kan läggas till om återkoppling före ett visst datum är aktuellt.

För att undvika att aktiviteter krockar kan du se vad andra aktivitetsgrupper har planerat/erbjudit för samma verksamhet.

Anmälan och avanmälning

Anmälan till och avanmälning av aktiviteterna kan göras från både Sekoia app och administration.

I de flesta situationer är det personal som genomför eller hjälper boende med anmälning/avanmälning. Om boende har boendeinloggning och kalendern aktiverad i Sekoia kan hen själv anmäla och avanmäla.

Anhöriga som bjuds in till Sekoia kommer kunna se aktivitetserbjudande från dator hemma.

Anmäla och avanmäla i Sekoia administrationen

Välj boende
Välj "Kalender"
Välj den aktivitetsgrupp som erbjuder den aktuella aktiviteten
Hitta aktiviteten i kalendern och öppna aktiviteten
Tryck sedan på Anmäl eller Avanmäl.

Hur du använder aktivitetsmodulen i Sekoia appen kan du läsa här: Aktivitetsmodulen i Sekoia appen

Översikt över deltagare

I Sekoia Administrationen kan medlem i en aktivitetsgrupp skriva ut en lista över deltagare till en planerad aktivitet.

För att få ut en lista krävs det att ”Registrering krävs” kryssades i när aktiviteten planerades.

Logga in i Sekoia Administrationen
Välj "Aktiviteter" under "Inställningar" i menyn
Välj "Aktivitetskalender"
Öppna aktiviteten du vill ha deltagarlista för
Tryck på "Skriv ut"

Du kan välja att skriva ut eller spara som PDF.

Göra ändringar

All administration av aktivitetsgrupper och medlemmar sker i Sekoia Administrationen och utförs av Sekoia administratör.
Ändringar av Standardaktiviteter och Aktivitetskalendern sker i Sekoia Administrationen av Sekoia administratör eller medlemmar av den specifika aktivitetsgruppen.