Innehåll 

• Om Dashboard 
• Min Dashboard 
• "Standard" Dashboard
• Widgets i Standard Dashboard
  • Uppgifter Status 
  • Uppgifter Utförda - Uppgiftshantering 
  • Dagens uppgifter - En hjälpande hand  
  • Boendestatus 
  • Planer Status
  • Yrkesgrupp 
• Formulär Dashboard  
• Att använda data från Standardformulär i en Dashboard
• Exempel för inspiration: 
  • Egenkontroller
  • Riskbedömningar
• Hur skapar vi en Dashboard?

Om Dashboard 

Dashboard, eller instrumentbräda på svenska.

Med lättöverskådliga diagram och pedagogisk layout påminner en digital dashboard om instrumentbrädan i en bil. Dessutom kan de användas på ungefär samma sätt. Medan du kör bil kan du kasta en blick på instrumentbrädan och snabbt få en översikt över läget, och justera körningen därefter. På ungefär samma sätt fungerar det med en digital dashboard för din verksamhet. 

Med Dashboard i Sekoia får du snabbt en överblick över viktig och relevant information. 

Dashboard visar sammanställning av data som hämtas från olika funktioner i Sekoia, i huvudsak från Planer, Uppgifter och Formulär.

Ni kan själv välja vilken information, vilka widgets, ni önskar visa i er organisation. Ni kan även välja att visa Dashboards i Sekoia appen och då välja ut de widgets som är mest relevanta.  

Min Dashboard 

Min Dashboard är det första du möter när du loggar in i Sekoia administrationen. 

I "Min Dashboard" kan du ha en eller flera flikar/dashboards som innehåller en eller flera olika widgets med information, beroende på vilken information organisationen valt att visa i dashboards. 

Dashboards sätts upp på organisations/kund nivå och visar samma diagram för alla medarbetare i samtliga verksamheter, oavsett roll. Medarbetare ser information som baseras på data från den verksamhet medarbetaren har sin tillhörighet. 

Den data som visas bestäms av din tillhörighet. Har du tillgång till flera verksamheter kommer den första vyn innehålla information från alla verksamheter. Välj "Detaljer" för att se diagrammet för varje enskild verksamhet. 

För ledning, kvalitetsavdelning kan det vara relevant att snabbt få en överblick för flera eller alla verksamheter i organisationen. När du vill fördjupa dig i informationen kan du använda filtret för att ta fram data för önskad verksamhet eller avdelning. 

"Standard" Dashboard

Efter våra kunders önskemål har vi skapat ett antal färdiga, standard widgets/diagram. Dessa är en del av Sekoia administrationen. Ni kan själv välja ut de som är relevanta för er organisation. 

• En standard Dashboard sätts upp på kundnivå. 
• Inställningen kan ändras av en Systemadministratör eller Sekoia.
• Ni kan välja om ni vill visa en Dashboard i Sekoia Appen Ni kan visa exakt samma widgets i appen eller välja vilka widgets som ska vara synliga i appen.  

Widgets i Standard Dashboard

Uppgifter Status 

Diagrammet visar status för Uppgifter från igår och idag. Du ser antalet uppgifter som är:  

• Utförda
• Inställda 
• Flyttade 
• Ej hanterade 

Informationen gör det möjligt att snabbt få överblick och kunna följa hur uppgifter hanteras. Det är enkelt att se när insatser/uppgifter avviker från det planerade. Med hjälp av diagrammet kan man väcka nyfikenhet för att närmare undersöka vad avvikelsen beror på och kanske hitta mönster. 

• Har du tillgång till flera verksamheter: Välj "Detaljer" för att se diagrammet för varje enskild verksamhet. 
• Genom att klicka på staplarna i diagrammet får du fram mer information. Då kan du även filtrera för att ta fram den informationen du söker. Till exempel: Vilka uppgifter som har ställts in, när de ställts in etc.  

 

 

Uppgifter Utförda - Uppgiftshantering 

Hantering av uppgiften i förhållande till den tid de är planerade. 

Här ser du antalet uppgifter som klarmarkerats tidigare eller senare än de är planerade, men även hur mycket tidigare eller senare. 

Tiden är indelad i intervaller. Till exempel 0-5 min, 15-20 min. 

Du ska vara medveten om att gränsen för när en uppgift klarmarkeras "förtidigt" eller "försent" endast är 1 minut i förhållande till den tidsperiod som uppgiften var planerad till.

• Har du tillgång till flera verksamheter: Välj "Detaljer" för att se diagrammet för varje enskild verksamhet. 
• Genom att klicka på staplarna i diagrammet får du fram mer information.

De Uppgifter där tiden för klarmarkering avviker avsevärt från den tidperiod de planerats är kanske de mest intressanta.

Tips! Informationen kan användas för att till exempel titta på arbetssätt och hur långa eller korta tidsperioder som sätts vid planering med mera. 

 

 

Dagens uppgifter - En hjälpande hand  

Den visar hur ni ligger till med att utföra dagens planerade uppgifter och avdelningarnas behov av hjälp.  

Behovet av hjälp visas med trafikljusfärgerna rött, gult och grönt.

> 60 minuter = Röd

41-60 minuter = Gul

< 41 minuter = Grön

När du använder "en hjälpande hand" ska du vara medveten om:

• Den använder uppgifternas förväntade sluttid och det är därför viktigt att sluttid planeras så nära verkligheten som möjligt.
• Fokusera på arbetsflöden, eftersom "hjälpande hand" tittar på oavslutade uppgifter. Du kommer därför ofta att vara upptagen och behöva hjälp om uppgifterna inte sköts i relativt god tid. 

 

Vistelsetid  

Här visas en översikt över vistelsetid för personer som flyttat eller avlidit.

Du kan se antal boende fördelat i perioder. Till exempel 3-6 månader, 6-12 månader och så vidare.  

Startdatum är det datum som boendeprofilen upprättas i Sekoia och slutdatum är när status ändras till "Flyttat" eller "Avliden".

Raderade profiler är ej med. 

 

 

Boendestatus 

Här visas information om boendestatus i just nu. Den visar antalet boende uppdelat i följande statusar:  

• Planerad frånvaro

• Sjukhusvistelse 

• Flyttat 

• Planerad inflyttning 

• Avliden 

Exempel Du kan se att det är tre boende med "Planerad frånvaro". När du klickar vidare ser du namnen på de boende som har statusen "Planerad frånvaro". 

 

Planer Status

Visar information om alla planer. Ger dig en överblick över boendes planer.  

• Planer där uppföljningsdatum överskridits 
• Planer som ska följas upp inom de närmaste 14 dagarna
• Planer som saknar uppföljningsdatum 
• Planer som kräver uppföljning (när behov av uppföljning "krävts" från Sekoia appen) 

Har du tillgång till flera verksamheter: Välj "Detaljer" för att se diagrammet för varje enskild verksamhet. 

Genom att klicka på staplarna i diagrammet får du mer information. Till exempel vilken plan som överskridits och för vem. 

 

Yrkesgrupp 

Visar antalet planerade uppgifter och uppgifternas förväntade genomförandetid per yrkesgrupp för den aktuella dagen.

Vyn ger dig en överblick över tidsåtgång för planerade uppgifter. 

Det krävs att utförandetid och yrkesgrupp är korrekt angivna i de boendes planerade uppgifter. 

• Har du tillgång till flera verksamheter: Välj "Detaljer" för att se diagrammet för varje enskild verksamhet. 
• Klicka på pilen i slutet av varje rad för mer information om uppgifterna som planerats för varje yrkesgrupp.  

 

 

Formulär Dashboard  

I tillägg till de Standard Widgets som finns i Sekoia kan du skapa Dashboards med olika Widgets som hämtar data från organisationens Standardformulär.  

I de flesta formulär finns det flera frågor och svar. I Formulärrapporten kan du hitta information om allt som registrerats i ett formulär. 

Med Formulär Widget i en Dashboard kan du plocka ut svaret på den fråga du har mest nytta av, den fråga du fort behöver svaret på utan att behöva se i formulär rapporter.

Utgå ifrån de standardformulär som används i organisationen. Finns det information från Standardformulär som kan stödja ett proaktivt arbetssätt? Finns det information som ger möjlighet att snabbt identifiera risker och utföra åtgärder?  

I Dashboardens Widgets kommer du se data/registreringar baserade på ditt förvalda filter.

Att använda data från Standardformulär i en Dashboard

Vilken information behöver du ha lätt tillgänglig i ditt arbete?

Vilken information skulle hjälpa dig att arbeta mer proaktivt?

Svaren ger dig guidning till vilka Widgetar du kan ha nytta av i en Dashboard. 

Principerna att hämta data ur ett formulär, svaret på en enskild fråga eller skapa regler för filtrering av svaren är överförbart till alla organisationens Standardformulär och här kommer några exempel. 

Exempel för inspiration: 

Egenkontroller

Ni har skapat en Dashboard som ni kallar "Egenkontroller". Den kan ni fylla med olika widgets som hämtar information från Standardformulär.

I verksamheten registreras temperatur på mat/livsmedel i Standardformuläret "Temperatur mat/livsmedel". 

I standardformuläret finns flera frågor som besvaras men, 

Du vill snabbt kunna se om det krävts en åtgärd efter dagens mätning.

Då skapar ni en Formulär Widget. Du väljer formuläret ”Temperatur mat/livsmedel” och väljer att widget endast visar svaret på frågan ”Åtgärd”

Det finns riktlinjer för att mat ska hålla en viss temperatur.

Vill du se alla registreringar där temperaturen har underskridits eller överskridits?

I ovanstående exempel har du plockat ut svaret på en enskild fråga och skapa en Widget.  När du sätter upp en Formulär Widget i din Dashboard finns det möjlighet att skapa ännu skarpare, mer precisa filter.

Med hjälp av filtret kan du sätta upp en widget som visar alla tillfällen, inom en vald tidsperiod, när det har registrerats en för låg/hög temperatur.  

 

Riskbedömningar

Ni har skapat en Dashboard som ni kallar "Riskbedömningar".

I verksamheten genomförs fallriskbedömningar som registreras i formulär "Riskbedömning Fall (DFRI)"

Du vill veta vilka boende som har en aktuell fallriskbedömning

Riskbedömningar genomförs med en viss intervall, eller under en viss period. Sätt upp en Widget som visar alla registrerade fallriskbedömningar i en angiven tidsperiod. 

Du vill veta vilka boende som har 3 poäng (risk för fall) eller mer?

När du sätter upp en Formulär Widget i din Dashboard finns det möjlighet att skapa ännu skarpare, mer precisa filter. I det här  exemplet sätter du upp ett filter som gör att du endast ser de fallriskbedömningar som gett 3 poäng eller mer visas i din Widget.

Vem eller vilka saknar riskbedömning?

Förutom enskilda svar i formuläret för riskbedömning, kan information om avsaknad av riskbedömningar vara viktig information. Du kan då välja att visa de boende som saknar riskbedömningar.

 

• Ett formulär med Hälsomätning vikt och uträkning av BMI. Välj att i Dashboard endast visa svaret på ”Uträkning BMI” och du kan enkelt följa eventuella risker för undernäring.
• Ett formulär för ”Utevistelse” där du önskar en överblick över vilka boende som erbjudits utevistelse. Välj att i Dashboard visa alla formulärregistreringar där man svarat ”JA” på frågan ”Har den enskilde erbjudits utevistelse?”.

Hur skapar vi en Dashboard?

En Dashboard sätts upp i Sekoia Administrationen av systemadministratör eller av Sekoia.

Vi rekomenderar att Dashboard sätts upp på organisationsnivå. Om det passar er organisation bättre är det även möjligt att sätta upp en Dashboard på verksamhetsnivå. 

Verksamheterna ser inga Dashboards som inte delas med verksamheten.