Innehåll
- Om Dashboard
- Min Dashboard
- Den övergripande processen vid uppsättning av Dashboard:
- Dashboard med standard widgets
- Standard widgets
- Formulär Dashboard
- Att använda data från Standardformulär i en Dashboard
- Exempel för inspiration:
- Sätta upp en Dashboard
Om Dashboard
Dashboard, eller instrumentbräda på svenska.
Med lättöverskådliga diagram och pedagogisk layout påminner en digital dashboard om instrumentbrädan i en bil. Dessutom kan de användas på ungefär samma sätt. Medan du kör bil kan du kasta en blick på instrumentbrädan och snabbt få en översikt över läget, och justera körningen därefter. På ungefär samma sätt fungerar det med en digital dashboard för din verksamhet.
Med Dashboard i Sekoia får du snabbt en överblick över viktig och relevant information. Dashboard ger stöd för det proaktiva arbetssätt vi eftersträvar.
Dashboard visar sammanställning av data som hämtas från olika funktioner i Sekoia, i huvudsak från Planer, Uppgifter och Formulär.
Ni kan själv välja vilken information, vilka widgets, ni önskar visa i er organisation. Ni kan även välja att visa Dashboards i Sekoia appen och då välja ut de widgets som är mest relevanta.
- En Dashboard sätts upp i Sekoia Administrationen av systemadministratör eller av Sekoia.
- Vi rekommenderar att Dashboard sätts upp på organisationsnivå.
- Möjligt att sätta upp Dashboard på verksamhetsnivå, om det passar bättre för organisationen.
- Medarbetare i verksamheterna ser inga Dashboards som inte delas med verksamheten.
- Medarbetare kan endast se data som kommer från den verksamhet de har tillhörighet till.
- Användare med tillhörighet till samtliga verksamheter i en organisation ser data från alla verksamheter.
Min Dashboard
"Min Dashboard" är det första du möter när du loggar in i Sekoia administrationen.
I "Min Dashboard" kan det finnas en eller flera olika dashboards, en flik för varje dashboard. Varje dashboard (flik) kan visa olika typer av information och innehålla en eller flera olika widgets med information.
Vad som visas i en dashboard beror på vilken data er organisation väljer att samla in och visa.
Rekommendationen är att dashboards sätts upp på organisations/kund nivå. Att sätta upp en Dashboard
En dashboard visar samma widgets för alla medarbetare i samtliga verksamheter, oavsett roll. Medarbetare ser endast information baserat på data från den verksamhet medarbetaren har sin tillhörighet.
Den data som visas bestäms av din tillhörighet. Har du tillgång till flera verksamheter kommer den första vyn innehålla information från alla verksamheter. Välj Detaljer för att se diagrammet för varje enskild verksamhet.
För ledning, kvalitetsavdelning kan det vara relevant att snabbt få en överblick för flera eller alla verksamheter i organisationen. När du vill fördjupa dig i informationen kan du använda filtret för att ta fram data för önskad verksamhet eller avdelning.
Den övergripande processen vid uppsättning av Dashboard:
- Skapa en eller flera Dashboards.
- Slå på Dashboarden så den visas i administrationen och/eller i appen
- Dela Dashboarden med de verksamheter där den ska vara synlig.
- Skapa widgets/innehåll i Dashboarden
- Slå på den specifika widgeten så den visas i administration och/eller i appen.
Detaljerna i hur en specifik dasboards sätts upp beror på vad du vill att den ska innehålla information om, vilka widgets som ska visas i dashboarden. Första delen av hur uppsättningen görs är alltid den samma.
Dashboard med standard widgets
Efter våra kunders önskemål har vi skapat ett antal färdiga standard widgets. Dessa är en del av Sekoia administrationen. Ni väljer de widgets som är relevanta för er organisation.
Tips!
Samla alla relevanta standard widgets i en dashboard och döp dashboarden till "Standard Dashboard"
- En Dashboard sätts upp på kundnivå.
- Inställningen kan ändras av en Systemadministratör eller Sekoia.
- Ni väljer om ni vill visa en Dashboard i Sekoia administrationen och/eller appen.
- Ni väljer vilka widgets som ska visas i Dashboard.
- Ni väljer vilka widgets som ska visas i Sekoia administrationen och/eller appen.
Standard widgets
Uppgifter Status
Widgeten visar status för Uppgifter från igår och idag. Du ser antalet uppgifter som är:
- Utförda
- Inställda
- Flyttade
- Ej hanterade
Informationen gör det möjligt att snabbt få överblick och kunna följa hur uppgifter hanteras. Det är enkelt att se när insatser/uppgifter avviker från det planerade. Med hjälp av diagrammet kan man väcka nyfikenhet för att närmare undersöka vad avvikelsen beror på och kanske hitta mönster.
- Har du tillgång till flera verksamheter: Välj Detaljer för att se diagrammet för varje enskild verksamhet.
- Genom att klicka på staplarna i diagrammet får du fram mer information. Då kan du även filtrera för att ta fram den informationen du söker. Till exempel: Vilka uppgifter som har ställts in, när de ställts in etc.
Uppgifter Utförda - Uppgiftshantering
Hantering av uppgiften i förhållande till den tid de är planerade.
Här ser du antalet uppgifter som klarmarkerats tidigare eller senare än de är planerade och även hur mycket tidigare eller senare.
Tiden är indelad i intervaller. Till exempel 0-5 min, 15-20 min.
Du ska vara medveten om att gränsen för när en uppgift klarmarkeras "förtidigt" eller "försent" endast är 1 minut i förhållande till den tidsperiod som uppgiften var planerad till.
- Har du tillgång till flera verksamheter: Välj Detaljer för att se diagrammet för varje enskild verksamhet.
- Genom att klicka på staplarna i diagrammet får du fram mer information.
De Uppgifter där tiden för klarmarkering avviker avsevärt från den tidperiod de planerats är kanske de mest intressanta.
Tips! Informationen kan användas för att till exempel titta på arbetssätt och hur långa eller korta tidsperioder som sätts vid planering med mera.
Dagens uppgifter - En hjälpande hand
Den visar hur ni ligger till med att utföra dagens planerade uppgifter och avdelningarnas behov av hjälp.
Behovet av hjälp visas med trafikljusfärgerna rött, gult och grönt.
> 60 minuter = Röd
41-60 minuter = Gul
< 41 minuter = Grön
När du använder "en hjälpande hand" ska du vara medveten om:
- Den använder uppgifternas förväntade sluttid och det är därför viktigt att sluttid planeras så nära verkligheten som möjligt.
- Fokusera på arbetsflöden, eftersom "hjälpande hand" tittar på oavslutade uppgifter. Du kommer därför ofta att vara upptagen och behöva hjälp om uppgifterna inte klarmarkeras i relativt god tid.
Vistelsetid
Här visas en översikt över vistelsetid för personer som flyttat eller avlidit.
Du kan se antal boende fördelat i perioder. Till exempel 3-6 månader, 6-12 månader och så vidare.
Startdatum är det datum som boendeprofilen upprättas i Sekoia och slutdatum är när status ändras till "Flyttat" eller "Avliden".
Raderade profiler är ej med.
Boendestatus
Här visas information om boendestatus i just nu. Den visar antalet boende uppdelat i följande statusar:
-
Planerad frånvaro
-
Sjukhusvistelse
-
Flyttat
-
Planerad inflyttning
-
Avliden
Exempel Du kan se att det är tre boende med "Planerad frånvaro". När du klickar vidare ser du namnen på de boende som har statusen "Planerad frånvaro".
Planer Status
Visar information om alla planer. Ger dig en överblick över boendes planer.
- Planer där uppföljningsdatum överskridits
- Planer som ska följas upp inom de närmaste 14 dagarna
- Planer som saknar uppföljningsdatum
- Planer som kräver uppföljning (när behov av uppföljning "krävts" från Sekoia appen)
Har du tillgång till flera verksamheter: Välj Detaljer för att se diagrammet för varje enskild verksamhet.
Genom att klicka på staplarna i diagrammet får du mer information. Till exempel vilken plan som överskridits och för vem.
Yrkesgrupp
Visar antalet planerade uppgifter och uppgifternas förväntade genomförandetid per yrkesgrupp för den aktuella dagen.
Vyn ger dig en överblick över tidsåtgång för planerade uppgifter.
Det krävs att utförandetid och yrkesgrupp är korrekt angivna i de boendes planerade uppgifter.
- Har du tillgång till flera verksamheter: Välj Detaljer för att se diagrammet för varje enskild verksamhet.
- Klicka på pilen i slutet av varje rad för mer information om uppgifterna som planerats för varje yrkesgrupp.
Formulär Dashboard
I tillägg till de Standard widgets som finns i Sekoia kan du skapa dashboards med olika widgets som hämtar data från organisationens Standardformulär.
I de flesta Formulär finns det flera frågor och svar. I Formulärrapporten kan du hitta information om allt som registrerats i ett formulär.
Med Formulär Widget i en Dashboard kan du plocka ut svaret på den fråga du har mest nytta av, den fråga du fort behöver svaret på utan att behöva se i Formulär Rapporter.
Utgå ifrån de Standardformulär som används i organisationen.
- Finns det information från Standardformulär som kan stödja ett proaktivt arbetssätt?
- Finns det information som ger möjlighet att snabbt identifiera risker och utföra åtgärder?
I dashboardens widgets kommer du se data/registreringar i formulär baserade på det filter som ställs in.
Att använda data från Standardformulär i en Dashboard
- Vilken information behöver du ha lätt tillgänglig i ditt arbete?
- Vilken information skulle hjälpa dig att arbeta mer proaktivt?
Svaren ger dig guidning till vilka formulär widgetar du kan ha nytta av i en Dashboard.
Principerna att hämta data ur ett formulär, svaret på en enskild fråga eller skapa regler för filtrering av svaren är överförbart till alla organisationens Standardformulär. Här följer några exempel.
Exempel för inspiration
Egenkontroller
Ni har skapat en Dashboard som ni kallar "Egenkontroller". Den kan ni fylla med olika widgets som hämtar information från Standardformulär.
I verksamheten registreras temperatur på mat/livsmedel i Standardformuläret "Temperatur mat/livsmedel".
I standardformuläret finns flera frågor som besvaras men,
Du vill snabbt kunna se om det krävts en åtgärd efter dagens mätning.
Då skapar ni en Formulär Widget. Du väljer formuläret ”Temperatur mat/livsmedel” och väljer att widget endast visar svaret på frågan ”Åtgärd”
Det finns riktlinjer för att mat ska hålla en viss temperatur.
Vill du se alla registreringar där temperaturen har underskridits eller överskridits?
I det förra exemplet har du plockat ut svaret på en enskild fråga och skapat en widget. När du sätter upp en Formulär Widget i din Dashboard kan du ange ett ännu skarpare, mer precisa filter.
Här kan du med hjälp av filtret sätta upp en widget som visar alla tillfällen, inom en vald tidsperiod, när det har registrerats en för låg/hög temperatur.
Riskbedömningar
Ni har skapat en Dashboard som ni kallar "Riskbedömningar".
I verksamheten genomförs fallriskbedömningar som registreras i formulär "Riskbedömning Fall (DFRI)"
Du vill veta vilka boende som har en aktuell fallriskbedömning
Riskbedömningar genomförs med en viss intervall, eller under en viss period. Sätt upp en widget som visar alla registrerade fallriskbedömningar i en angiven tidsperiod.
Du vill veta vilka boende som har 3 poäng (risk för fall) eller mer?
När du sätter upp en Formulär Widget i din Dashboard finns det möjlighet att ange ännu skarpare, mer precisa filter. I det här exemplet sätter du upp ett filter som gör att du endast ser de fallriskbedömningar som gett 3 poäng eller mer i din widget.
Vem eller vilka saknar riskbedömning?
Förutom enskilda svar i formuläret för riskbedömning, kan information om avsaknad av riskbedömningar vara viktig information. Du kan då välja att visa de boende som saknar riskbedömningar.
Flera exempel:
- Ett formulär med Hälsomätning Vikt och uträkning av BMI. Välj att i en widget endast visa svaret på ”Uträkning BMI” och du kan enkelt följa eventuella risker för undernäring.
Bilden visar hur du ser informationen i "Överblick" i Sekoia appen.
- Ett formulär för ”Utevistelse” och du önskar en överblick över vilka boende som erbjudits utevistelse och varit utomhus. Välj att i Dashboard visa alla formulärregistreringar där man svarat ”JA” på frågan ”Har den enskilde erbjudits utevistelse?” och svaret på frågan "Har boende varit utomhus?"
Bilden visar hur du ser informationen i "Överblick" i Sekoia appen.
Att sätta upp en Dashboard
En Dashboard sätts upp i Sekoia Administrationen av systemadministratör eller av Sekoia.
Vi rekommenderar att Dashboard sätts upp på organisationsnivå.
Om det passar er organisation bättre är det även möjligt att sätta upp en Dashboard på verksamhetsnivå. Administratör kan sätta upp Dashboard i den verksamhet de har tillhörighet.
Verksamheterna ser inga Dashboards som inte delas med verksamheten och användare kan endast se data som kommer från den verksamhet de har tillhörighet till.
- Systemadministratör kan sätta upp Dashboards på organisationsnivå för att samla in data från alla verksamheter.
- Väljer systemadministratör att dela en Dashboard visas den även i de verksamheter den delas med.
- Användare kan endast se data från den verksamhet de har tillhörighet till.
- Skapa en eller flera Dashboards.
- Slå på Dashboarden så den visas i administrationen och/eller i appen
- Dela Dashboarden med de verksamheter där den ska vara synlig.
- Skapa widgets/innehåll i Dashboarden
- Slå på den specifika widgeten så den visas i administration och/eller i appen.
Detaljerna i hur en specifik dasboards sätts upp beror på vad du vill att den ska innehålla information om, vilka widgets som ska visas i dashboarden. Första delen av hur uppsättningen görs är alltid den samma.
Uppsättning av Dashboard
2. Under Inställningar välj Dashboard.
3. Klicka på Lägg till i det övre högra hörnet
4. Ange namnet på dashboard (Namnet visas på flikarna i "Min Dashboard". Till exempel SoL, HSL, Riskbedömning, Kvalitet, Egenkontroll)
5. Välj Lokation för Dashboard. (Du ger dashboarden en plats att "bo". Rekommenderar att välja Organisationsnivå. Även om du väljer verksamhet blir dashboarden inte tillgänglig innan du delar den)
6. Klicka på Lägg till
Innan Dashboaden kan visas måste den vara påslagen. Den kan slås på i både administrationen och appen eller i endast administration eller app.
- Logga in i administrationen
- Under Inställningar välj Dashboard
- Hitta den dashboard du vill aktivera/slå på. Klicka på de tre prickarna längst till höger.
- Använd reglagen till att slå på och av Dashboarden i administrationen och/eller appen.
Dela Dashboard
Innan Dashboarden är synlig för andra måste du dela den.
- Logga in i administrationen
- Under Inställningar välj Dashboard
- Öppna den Dashboard du vill dela
- Klicka på fliken Delning
- Klicka i rutan för de verksamheter Dashboarden ska delas med
Dashboarden kommer nu att delas med de verksamheter du valt och visas i administrationen och/eller appen, baserat på dina val.
Du kan nu börja skapa önskat innehåll i Dashboarden.
Lägg till Widgets i Dashboard
- Logga in i administrationen
- Under Inställningar välj Dashboard
- Öppna den Dashboard du vill bygga upp
- Tryck på Lägg till i det övre högra hörnet
- Välj den typ av Widget du önskar. De sju översta är "standard" widgetar från Sekoia. Om du vill skapa en widget som hämtar data från organisationens Standardformulär välj Formulär Widget.
- Klicka på Lägg till
Om du valt någon av de sju översta, Sekoia standard widgets, kan du göra följande anpassningar:
- Välja om de ska visas i administration och/eller app, eller både och.
- Byta namn på Widgeten.
- Ta bort Widgeten
Om du har valt att skapa en widget som hämtar data från organisationens Standardformulär gör du så här:
- Ange namnet på Widget. Ett namn som tydligt beskriver vilken information som visas i just denna widget. Till exempel "Riskbedömning Fall DFRI - Poäng över 3"
- Välj det Standardformulär som innehållet i widgeten ska baseras på. Var data ska komma ifrån.
- Välj vilket tidsintervall Widgeten ska visa data för. Till exempel inom de senaste 24 timmarna, 2 dagarna, veckorna osv.
- Välj om Widgeten ska visa alla registreringar för den valda perioden. Till exempel om den ska visa alla registreringar inom de senaste 24 timmarna. Ursprungsinställningen är alla registreringar och det kan ändras. Välj Begränsa till och du kan här välja ett värde/kvantitet. Till exempel om du endast önskar se den senaste riskbedömningen det senaste dygnet. Då väljer du 1 under Värde.
- Välj sedan om du även vill visa boende utan registreringar under den valda perioden.
- Välj fler filter om fler regler ska ställas in för widgeten
- Välj slutligen vilka data som ska visas i widgeten. Du kan välja att visa mycket information, många kolumner, men det kan göra översikten oöversiktlig.
- Klicka på Spara och Stäng
Du kan alltid ändra Widgeten efter behov.
Aktivera Widget
När du har byggt upp Widgets i en Dashboard måste du välja var de ska visas. Du kan välja om en Widget ska finnas tillgänglig i administrationen och/eller appen.
- Logga in i administrationen
- Under Inställningar välj Dashboard
- Öppna den Dashboard där Widgeten finns
- Klicka på de tre prickarna" högst upp i widgeten
- Klicka på reglaget för administrationen och/eller appen
Vyn är nu synlig i administrationen och/eller appen baserat på dina val.
Ändra en Dashboard
- Logga in i administrationen
- Under Inställningar välj Dashboard
- Klicka på tre prickarna längst till höger. Här kan du ändra följande:
- Om Dashboarden ska visas i administrationen och/eller appen
- Döpa om Dashborden
- Ta bort (Raderar Dashboarden)
Ändra en Widget
- Logga in i administrationen
- Under Inställningar välj Dashboard
- Öppna Dashboarden där widgeten finns.
- Klicka på de tre prickarna högst upp i den widget du vill ändra.
Här kan du ändra följande:
- Om vyn ska visas i administrationen och/eller appen
- Redigera (ändra inställningarna)
- Döpa om Widgeten
- Ta bort (Widget raderas från Dashboarden)
Ändra ordningen på hur dashboards visas i "Min dashboard"
En organisation kan ha många dashboards. Alla dashboards kan organiseras i den ordning ni önskar. För exempel alfabetiskt eller att den mest använda ligger först på "Min dashboard".
Ändringen görs i Sekoia administrationen under Uppsättning - Dashboard.
Filmen visar hur du, genom att sätta pekaren över prickarna till höger, flyttar runt en dashboard. En "dra och släpp" funktion.
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.