Förberedelser

Här hittar du information om förberedelser inför implementering.

Förberedelser

I alla förändringsprocesser har förberedelser en stor betydelse för resultatet. Med förberedelserna sätter vi ramarna för att öka möjligheterna till en lyckad implementering av Sekoia i er organisation.

Genom ett tätt samarbete, god planering, öppen dialog och tydlighet i roller och ansvar skapar vi goda förutsättningar för att lyckas.

Ledningens förberedelser

Vår erfarenhet är att följande punkter är viktiga:  

• Att ledningen är tydliga med syftet med Sekoia – ledningens varför.
• Att ledningen uppmärksammar de vinster man önskar uppnå.
• Att vara medveten och synliggöra förändringar i arbetssätt och förmedla varför.
• Att boende, anhöriga och medarbetare ges tydlig information om att Sekoia implementeras i organisationen.

Under förberedelserna är Sekoia tillgänglig för råd och stöd. Vi delar gärna med oss av våra erfarenheter - vi tror på att samarbete ger bäst förberedelser.

Varför – ett syfte

Vi rekommenderar att man i ledningen löpande diskuterar och lyfter syftet med att börja använda Sekoia.

Fördelar med en levande dialog:

• Skapar en gemensam förståelse i organisationen. Speciellt relevant när det är flera ledare som ska implementera Sekoia i sina verksamheter.  
• Säkerställer att den verksamhetsnära ledningens syfte överensstämmer med organisationens överordnade vision och värdegrund.
• Skapar tydlighet och plan för de vinster man önskar uppnå – ekonomi, kvalitet, effektivitet, arbetsmiljö, kommunikation eller annat.
• Det är enklare att förmedla syfte till andra när ledningen har en gemensam förståelse.
• Det ger ett gott underlag för att evaluera implementeringen.

Dessa punkter kommer att tas upp på Uppstartsmötet och Ledningsmötet så alla överväganden och reflektioner förväntas inte vara klara innan vi sätter i gång.

Realisera vinster - uppnå resultat

När en organisation beslutar sig för att göra investeringen, att börja använda Sekoia finns det en önskan om att Sekoia kan bidra till att uppnå olika resultat.

Med Sekoia kan flera vinster, goda resultat uppnås och vi rekommenderar därför att det är tydligt vilka vinster man önskar nå först. Några resultat kan uppnås på kort sikt, ”lågt hängande frukter”, och andra vinster synliggöras efter en tids användande av Sekoia. 

Vi rekommenderar att det utarbetas en lista över önskade vinster/resultat för att sedan välja ut vilka vinster som är prioriterade från start. Det skapar tydlighet, blir enklare förmedla och att följa upp.

Exempel vinster på kort sikt:

• Färre avvikelser.
• Instruktioner, blanketter och signeringslistor försvinner från skåpdörrar och pärmar.
• Boendes planer är uppdaterade och lätt tillgängliga.

Exempel vinster på längre sikt:

• Ökat samarbete i teamet och mellan avdelningar.
• Boendes plan är levande, operationell. Den arbetas med dagligen.
• Minskad stress, ökad trivsel.
• Ökad professionalism
• Insamling av strukturerade data som underlättar uppföljning och ger stöd till beslut om metoder och arbetssätt.

Behov, kultur och fokusområden varierar mellan olika organisationer och det gör därför även val av de vinster som man önskar uppnå.

Långsiktiga vinster berör ofta ett existerande arbetssätt, process och kultur.  Förändringen kan möta motstånd i arbetsgruppen, då förändringar hanteras olika från person till person. Tiden är en avgörande faktor och att medarbetare är med på resan, kan se värdet för sig själva, de boende och för organisationen.