Kontaktboken

• Om Kontaktboken 
• Använda Kontaktboken
• Fördelar 
• Kontaktboken och närstående/anhöriga 
• Tips!
• Kontaktboken som personalverktyg 
• Kontaktboken eller andra Sekoia funktioner
• Exempel att använda i reflektion 

Om Kontaktboken 

Kontaktboken kan användas för att skicka meddelanden mellan boende/närstående, personal/närstående och mellan personal.

Med kontaktboken kan du starta ett "samtal" och mottagaren kan lämna kommentarer/svara på ditt meddelande.

Kontaktboken finns tillgänglig både i Sekoia administrationen och i appen på skärmar, plattor och mobiler. Tillgängligheten gör det möjligt att skriva, skicka och svara på meddelanden i stunden och skapar goda förutsättningar för att involvera den boende i kommunikationen med till exempel närstående. 

Kontaktboken ersätter "meddelande block" eller lappar som används för att informera närstående om till exempel inköp som behöver göras för den boende. 

Kontaktboken kan även användas som kommunikation mellan personal/personalgrupper. 

 

Använda Kontaktboken

Samtliga boendeprofiler samt den gemensamma profilen har en varsin, egen Kontaktbok.  

Du skriver ett meddelande genom att klicka på "Nytt samtal".

I kontaktboken finns en lista med översikt över alla tidigare meddelanden/samtal där du kan se: 

• Datum för när samtalet startade/meddelandet skickades. 
• Ämne 
• De två första raderna av innehållet i meddelandet. 
• Antal svar. 
• Datum för senaste svaret. 

Alla meddelanden kan öppnas, läsas och kommentarer/svar kan lämnas genom att klicka i rutan längst ner på skärmen. Det noteras i meddelandetråden vem som skrivit kommentaren/svaret.  

Den senaste kommentaren i ett samtal placeras automatiskt överst i listan. 

Samtal och kommentarer i Kontaktboken kan inte raderas. 

Fördelar 

• Tillgängligheten till funktionen i både Sekoia administration och i Sekoia app gör att meddelanden kan skapas, skickas och läsas där du är.
• Förenklar kommunikation mellan personal.
• Förenklar kommunikation med närstående.
• Ger ökad möjlighet att involvera den enskilde i till exempel kommunikation med närstående.

 

Kontaktboken och närstående/anhöriga 

När en närstående bjuds in till Sekoia ger det bland annat möjlighet att få tillgång till boendes Kontaktbok.

Närstående har då möjlighet att läsa och svara på meddelanden från den boende och personal. 

När du skriver ett meddelande i Kontaktboken aviseras den närstående med ett mejl med information om att det finns meddelande i Kontaktboken. 

Kontaktboken kan inte användas för att skicka privata meddelanden till en bestämd person. Är det till exempel flera närstående som bjudits in i Sekoia mottar alla ett mejl när det skrivits i Kontaktboken och samtliga kan läsa och svara på meddelanden. 

Tips!

Innan ni bjuder in närstående rekommenderar vi att ni reflekterar över: 

Vad ska skrivas i Kontaktboken? 

Eftersom Kontaktboken är en öppen kommunikationsplattform rekommenderar vi Kontaktboken används till vardagliga, praktiska meddelanden där inga känsliga personuppgifter skrivs.

Exempel Du hjälper Brittis med dusch och upptäcker att duschtvålen snart är slut. Brittis dotter handlar alltid hygienartiklar. Du behöver inte komma ihåg att du ska kontakta Brittis dotter senare, du kan direkt skicka ett meddelande till Brittis dotter när du är hos Brittis. 

Kontaktboken är ett bra verktyg i många situationer med till privata, känsliga och akuta meddelanden bör andra kommunikationsvägar användas. 

Vem ska skriva i Kontaktboken? 

Ska det alltid vara till exempel kontaktperson som svarar närstående eller kan en vikarie svara? 

När ska personal läsa och svara på meddelanden? 

I teorin kan närstående skicka meddelanden både dag och natt så vi rekommenderar att ni kommer överens om en tidpunkt där meddelanden läses och besvaras. Till exempel vid morgonplanering. 

Implementera en god arbetsgång 

När ni har bestämt intervall för när meddelanden läses och svaras på rekommenderar vi att det skapas en uppgift som heter "Kontaktbok". 

När kan närstående förvänta svar? 

Informera närstående när de kan förväntas svar i Kontaktboken. Våran erfarenhet är att det är bättre att sätta en längre tidsintervall, exempel 3-4 dagar, då svaret ofta fås snabbare ger det en positiv upplevelse. 

Kontaktboken kan skapa stort värde i kommunikationen mellan boende, medarbetare och närstående men det kan inte ersätta all kommunikation.  

 

Kontaktboken som personalverktyg 

Kontaktboken kan även användas som ett kommunikationsforum mellan personal. Det kan till exempel vara små korta meddelanden som ni nu skriver på post-it lappar. 

Kontaktboken fungerar inte som ett personligt meddelandesystem som till exempel mejl. Meddelanden som skrivs i avdelningens gemensamma Kontaktbok blir synligt för alla. 

Om ni önskar att använda Kontaktboken för kommunikation mellan personal rekommenderar vi att ni reflekterar över: 

Vad ska skrivas i Kontaktboken? 

Meddelanden i Kontaktboken är inte dokumentation. Överväg andra funktioner i Sekoia om meddelanden börjar bli dokumentation, till exempel Formulär eller Uppgifter.  Meddelanden i kontaktboken bör vara av samma karaktär som de ni idag skriver på till exempel post-it. 

Skriva i boendes kontaktbok eller i den gemensamma? 

För att inte personlig information ska hamna i en gemensam profil rekommenderar vi att all information som rör den boende skrivs i den boendes Kontaktbok.

Allmän information är bäst att skriva i den gemensamma profilens Kontaktbok. Om allmän information skrivs i boendes Kontaktbok behöver ni läsa och skriva i lika många profiler som det finns boende.  

 

Kontaktboken eller andra Sekoia funktioner

Kontaktboken är inte ett dokumentationsverktyg. Vår erfarenhet är att Kontaktboken kan innehålla all möjlig information och att det finns en viss övertro om att det som skrivs i Kontaktboken tas hand om, utförs eller att information nått alla.

Det kan vara bra att överväga om några av de meddelanden som skrivs i Kontaktboken skulle nå flera och uppgifter bli utförda om informationen fanns någon annanstans i Sekoia. Det här gäller speciellt när Kontaktboken används som kommunikation mellan medarbetare. 

Exempel att använda i reflektion

Beställningar och inköp

Det är lätt att skicka ett meddelande som "Kom i håg att köpa schampo till Arne" eller "Kom ihåg att beställa tårta till mors dag".

Utmaningen blir att mottagaren läser meddelandet och glömmer bort att utföra uppgiften, med mindre hen gör det på en gång. Överväg om det istället ska upprättas en tillfällig, Ad hoc, uppgift. Uppgiften blir då synlig i uppgiftslistan. 

Däremot kan meddelandet "Tårtan till mors dag är beställd" vara bra information till kollegor. 

Du kan läsa mer om tillfälliga, Ad hoc uppgifter här: Uppgifter

Tidbokningar/Händelser

Om du till exempel hjälper Arne att boka ett läkarbesök. Arne får tid hos läkaren kl. 13 på fredag. Vi rekommenderar att den informationen läggs in i Arnes kalender.

Vid behov, om det har ett syfte, kan det noteras i Arnes kontaktbok att läkarbesök är bokat. 

Dokumentation

Om du vill förmedla hur det gått för Arne hos läkaren är det mycket sannolikt att det inte ska noteras i Kontaktboken.

 

En generell regel kan vara att meddelanden som skrivs i Kontaktboken vara den typen av information som även skulle kunna ges muntligt och som inte kräver en insats som riskerar att glömmas bort. Då passar Ad hoc uppgifter bättre.