Innehåll 

• Om Formulär 
• Hur kan vi använda Formulär?
• Standardformulär 
  • När du upprättar ett Standardformulär möter du följande flikar: 
  • Mappar till Standardformulär
• Lägga till formulär till boendeprofil
• Individuella formulär - boende formulär 
• Notifikationer Formulär 
• Ytterliga kommentarer och tidpunkt
• Hjälptext och bild 
• Frågetyper 
  • Frågetyp - Markering på bild
  • Frågetyp - Svara med bild
  • Frågetyp - Hälsomätningar
  • Frågetyp - Siffror/numeriskt värde 
  • Frågetyp - Text
  • Frågetyp - Beräkningar 
• Koppla ett Formulär till en Uppgift
• Flera Formulär till en uppgift
• Obligatorisk registrering 
• Formulär till återkommande Uppgifter 
• Hantera uppgifter med kopplade formulär 
• Radera en formulärregistrering 
• Rapporter 

Om Formulär 

Att använda data som komplement till professionell kunskap och erfarenhet skapar förutsättningar för att fatta beslut på kvantitativ och kvalitativ grund. 

Funktionen Formulär ger möjlighet att sortera ut vad som är viktigt att dokumentera och därmed lättare finna användbar information för uppföljning. Information som kan vara svår att hitta i fritextanteckningar. 

Funktionen Formulär ersätter signeringar, skattningar och registreringar på papper. 

Du kan registrera i formulär och hämta information om tidigare registreringar i både Sekoia appen och Sekoia administrationen. Här kan du läsa mer om Formulär - Sekoia appen.

Alla registreringar i formulär genererar rapporter i Sekoia administrationen. Läs mer om Rapport Formulär

En strukturerad insamling av information ger bra förutsättningar för uppföljning och rapportering. 

Hur kan vi använda Formulär? 

Formulär kan användas för att strukturerat dokumentera till exempel händelser av vikt.  Det är nästan bara fantasi och kreativitet som sätter gränser.

• Vilken information behöver samlas in?
• Vad ska följas upp?
• Vad behöver rapporteras? 
• Vad behöver dokumenteras? 

Börja med en inventering av vad ni i dag signerar, noterar och registrerar på papper.

Kan något eller allt läggas in i Sekoia?

Till exempel: 

• Riskbedömningar
• Egenkontroller
• Elimination
• Nutrition
• Placering av plåster/injektioner
• Sömnmönster
• Humör
• Aktiviteter
• Utevistelse 

Standardformulär

Standardformulär skapar tydlighet och möjliggör jämförelse av data mellan verksamheter. 

Om något behöver ändras i ett formulär görs det enkelt från Standardformuläret och ändringarna uppdateras även i formuläret som tilldelats boende.

Ett Standardformulär kan upprättas på tre nivåer.

• På Organisationsnivå - av Systemadministratör 
• På Verksamhetsnivå - av Administratör 
• På Avdelningsnivå - av Administratör 

Nivån avgör var, i vilken verksamhet, och för vem formuläret är tillgängligt.

När ett Standardformulär upprättas på till exempel organisationsnivå kan formuläret användas av alla organisationens verksamheter. 

Din roll i Sekoia avgör vilken nivå du kan upprätta Standardformulär på.  

• Organisationsnivå: Systemadministratör kan skapa standardformulär.
• Verksamhets- och avdelningsnivå: Administratör kan skapa standardformulär.

Tips! Vi rekommenderar att som utgångspunkt upprätta alla standardformulär på Organisationsnivå. 

• Det ger bättre förutsättningar för att jämföra data på tvärs i organisationen.
• Det förenklar arbetet för de personer som arbetar i Sekoia administrationen. 
• Det bidrar till ett gemensamt arbetssätt i organisationen. 
• Det blir enklare att ha en översikt över vilka formulär som används i organisationen. 
• Ändringar i formulär är enklare att administrera. 

Dessutom är det alltid möjligt att anpassa standardformulären till de boende. 

När du upprättar ett Standardformulär möter du följande flikar: 

• Innehåll Här skapar du innehållet i formuläret. Det vill säga frågor, svar och hjälptext. 
• Inställningar Här anger du om registrering i formuläret automatiskt ska föras in i journalen. 
• Boende Här markerar du vilka boende som ska ha formuläret i sin profil, samt om formuläret automatiskt ska läggas till för nya boende. 
• Behörighet Här anger du den behörighet som krävs för att registrera i formuläret. Exempel SoL eller HSL behörighet. 
• Notifikationer Här anger du användare som ska få notifikation när det sker registrering i formuläret. 

Mappar till Standardformulär 

Du kan strukturera/sortera Standardformulär i mappar. Det går att upprätta så många mappar du önskar och det är ingen begränsning för hur många Formulär du kan ha i varje mapp. 

Mappstrukturen kan skapas på organisations- och verksamhetsnivå.  

Funktionen underlättar för organisationer som har många Formulär i Sekoia

Mapparna kan till exempel döpas till ”Riskbedömningar”, ”Egenkontroller”, SoL, HSL etcetera och sedan läggs relevanta formulär i respektive mapp.

Att samla Formulär efter ”tema/kategorier” ger en bättre överblick i administrationen och vid registrering i Sekoia appen. 

Lägga till formulär till boendeprofil

Automatiskt till ny boende 

När du upprättar ett Standardformulär kan du kryssa i rutan: "Lägg automatiskt till formuläret på nya boende". Då kommer formuläret automatiskt att läggas till alla nya boendeprofiler. 

Det förenklar administration när ny boende flyttar in och formulär som ska finnas hos alla boende glöms inte bort. 

Alla formulär behöver inte finnas hos alla boende. 

I boendeprofilen 

I boendeprofilen lägger du till ett formulär från fliken "Formulär".

Klicka på "Lägg till" och du får upp listan över alla tillgängliga formulär. 

Markera de formulär du vill lägga till boendeprofilen. 

 

Individuella formulär – boende formulär

Individanpassa ett Standardformulär

När ett Standardformulär läggs till en boendeprofil kan formuläret individanpassas.

Det kan läggas till frågor som är specifika för just den individen.  Det kan vara något som behöver följas upp/registreras för just den personen och som "hänger ihop" med resten av formuläret.

Upprätta formulär på individnivå 

Ett Formulär kan även upprättas på individnivå. Då är formuläret endast tillgängligt hos den enskilde.

Ett individuellt boende formulär kan upprättas av Administratör och Superanvändare.

Tips! Ett individuellt formulär upprättas endast om uppbyggnaden eller innehållet inte är relevant för någon annan boende - annars används Standardformulär på organisationsnivå. 

Alla formulär går att upprätta som individuella formulär men det kräver mycket tid att underhålla många individuella formulär.

Det blir även svårare att ha en översikt över hur Formulär används i organisationen.

Tips! Vi rekommenderar att formulär, i första hand, upprättas som Standardformulär på organisationsnivå. 

Notifikationer Formulär 

Administratör kan lägga till den eller de personer som ska få ett meddelande när registreringar utförs i ett Standardformulär. 

Till exempel formulär för riskbedömningar, egenkontroller eller andra formulär där det finns behov av att meddela andra. 

De personer som läggs till måste ha en profil i Sekoia. 

Personen kan se meddelandet: 

• I Sekoia appen - Längst ner under "Notifikationer"
• I administrationen - "Notifikationer" i menyn. 
• Via e-post - om du önskar. 

När du trycker på aviseringen ser du information om: 

• Vilken omsorgstagare registreringen avser.
• Formulärets titel

När du får en notifikation om att det gjorts en registrering i ett formulär kan du öppna den och direkt se formulärregistreringen.  Du behöver alltså inte gå till formulärrapporten. Det gäller både notifieringar i Sekoia appen och i administrationen.  

Notifikation - informera kollegor

Det är även möjligt att meddela kollegor genom notifikationer från Sekoia appen i mobil eller platta när du registrerat i ett Formulär.

Du kan välja en eller flera kollegor som ska informeras och kollegan mottar då en notifikation i Sekoia. Du kan även välja om kollega ska på en notifikation via mejl. 

Ytterliga kommentarer och tidpunkt

I alla Formulär, oavsett vilken nivå de upprättas på, läggs det automatiskt till en sista fråga. I den frågan framgår datum, och klockslag för när registrering genomförs, samt möjlighet för att lägga till en fritext kommentar.

Hjälptext och bild 

När du skapar ett Formulär kan du välja att lägga till hjälptext och/eller en bild som stöd för den som ska besvara frågorna i Formuläret.  Hjälptext och bild kan läggas till både i standardformulär och individuella formulär. 

Hjälptext

Texten lägger du till när du skapar frågan i formuläret. Det finns ingen gräns för hur lång texten får vara, bra att komma ihåg att texten ska läsas från platta eller mobil.

Hjälpbild

Du kan ladda upp en bild som stöd för den som ska besvara frågorna. Till exempel en bild av Bristolskalan som stöd för den som registrerar i formuläret "Elimination". 

Hjälptext för resultat som kräver åtgärd

Ibland mäter, observerar vi saker där det resultat vi får kräver en åtgärd. 

Vi rekommenderar att en hjälptext om vilken åtgärd som krävs skrivs i den sista frågan i formuläret. Den sista frågan i formuläret; "Ytterligare kommentarer och tid" finns automatiskt med i alla Standardformulär.  På detta sätt undviks långa frågor där del av frågan är beskrivningar till exempel "kom i håg att...".  

Exempel hjälptexter

• I ett formulär för egenkontroll av temperatur kan hjälptexten informera om korrekt temperatur och vilken åtgärd som krävs om temperaturen avviker. 
• I ett formulär för elimination kan en bild på Bristolskalan fungera som påminnelse när typ ska väljas. 
• I ett formulär för registrering av blodsockervärde kan hjälptext beskriva den blodsockernivå som kräver insatser och vilka insatser som krävs. 

Frågetyper 

När du skapar ett Formulär börjar du med att välja en frågetyp. Frågetypen du använder påverkar hur svaret avges.

Nedan kan du läsa om de olika frågetyperna i Sekoia och bifogat till artikeln finns en guide som med bilder förklarar hur valet av frågetyp påverkar hur svaret kan avges.

Frågetyp - Markering på bild

Funktionen gör det möjligt att lägga till en bild i de Formulär du skapar i Sekoia administrationen. 

I bilden kan du sedan göra en markering från skärmar, plattor och telefoner. 

Några exempel där funktionen kan vara praktisk att använda: 

• Plåster - till exempel markera var du senast placerade smärtplåster. 
• Smärta - du markerar på en bild av kroppen där den enskilde uttrycker smärta. 
• Utslag/hudförändringar. 
• Injektioner - använd en bild av kroppen, en Body map, för att markera var injektion givits.  

Du laddar upp en bild i det formulär du skapar, till exempel en del av kroppen.

I Sekoia appen görs registreringar i formuläret genom att markera på bilden. Till exempel på vilken arm ett smärtlindrande plåster sätts. 

Det som markeras på bilden/registreringen sparas med datum, tid och namn på den som gjort registreringen.

Du kan se de markeringar/registreringar som tidigare gjorts på bilden, upptill de 100 senaste. Du väljer själv hur många av de tidigare registreringarna du önskar att se. 

 

Frågetyp - Svara med bild

När du använder denna frågetyp kan den som ska använda formuläret, på platta eller i mobil, svara med ett eller flera fotografier.

Exempel

• Du kan till exempel dokumentera sår eller hudförändringar med en bild.
• I stället för att beskriva en händelse i fritext, till exempel en aktivitet som den boende deltar i, kan du använda bilder som dokumentation.

Frågetyp - Hälsomätningar

Frågetypen gör det möjligt att upprätta Hälsomätningar i ett Formulär. Du kan då planera en Uppgift och lägga till Formuläret direkt till uppgiften

Till exempel Formuläret ”Vikt” som kopplas direkt till Uppgiften ”Vikt registrering” och därmed registreras vikten direkt i samband med uppgiften innan den klarmarkeras.

Följande mätningar kan upprättas i ett Formulär:

• Blodsocker
• Blodtryck
• Syremättnad
• Puls
• Andningsfrekvens
• Temperatur
• Vikt

När frågetypen mätningar används kan du lägga till:

• Frågan kan lämnas obesvarad/hoppas över.
• Tillåt kommentar.
• Hjälptext och/eller hjälpbild.

Mätningar eller Formulär för hälsoparametrar?

Med frågetypen "Hälsomätning" och funktionen Mätningar är det möjligt att registrera värden av viktiga hälsoparametrar i Sekoia.

• Andningsfrekvens,
• Blodsocker
• Blodtryck
• Puls
• Syremättnad
• Temperatur 
• Vikt

När en hälsomätning ingår i ett formulär registreras den automatiskt i Mätningar. 

När en uppgift är att till exempel kontrollera blodsocker eller ta en vikt kan det vara en fördel att koppla ett formulär till uppgiften. Det är mindre risk för att medarbetare glömmer att registrera resultatet och i formuläret finns utrymme för fritextanteckning. 

När en uppgift innehåller flera hälsomätningar är det en fördel att skapa ett formulär med alla hälsomätningar samlade. Det blir enklare att registrera i formuläret. 

Frågetyp - Siffror/numeriskt värde 

Frågetypen gör det möjligt att besvara frågor i Formulär med ett numeriskt värde, en siffra, efter önskad enhet.

Till exempel:

• Smärta (VAS)
• Mätningar som till exempel längd.

• Temperatur vid egenkontroller – för registrering av boendes temp används Mätningar. Här kan du läsa mer om Mätningar 

När du upprättar ett formulär med frågetypen siffror/tal kan du även använda dig av följande funktioner:

• Hoppa över en fråga
• Tillåta kommentar
• Lägga till hjälptext eller hjälpbild.

Frågetyp - Text

Frågetypen gör det möjligt att skriva svar med fritext. Det gör att du kan skapa formulär där svar kan ges i text utan att välja frågetypen ”Tillåt kommentar”.

Frågetypen kan användas till exempel om du önskar använda ett formulär för daganteckningar och andra notat.

När du upprättar ett formulär med frågetypen text kan du även använda dig av följande funktioner:

• Hoppa över en fråga
• Tillåta kommentar
• Lägga till hjälptext eller hjälpbild

Frågetyp - Beräkningar 

Frågetypen gör det möjligt att sätta upp en formel som kan göra beräkningar utifrån de föregående frågorna/svaren som anges i  formuläret.

Frågetypen kan användas vid olika typer av screenings till exempel näringsscreening. 

Frågetypen kan till exempel används för att automatiskt beräkna BMI baserat på formeln:
BMI = Vikt / (höjd * höjd)

Beräkningar kräver att värden anges i formuläret och att frågetypen Beräkning används på samtliga frågor där svaret utgör en del av uträkningen/formeln. 

Obs! Frågetypen är uppbyggd av formler och därför kan inte frågor flyttas runt i formuläret i efter hand. 

Sekoia hjälper dig gärna att sätta upp formulär med formler för beräkning.

Frågetyp -Vätska

Frågetypen gör att funktionen Vätska kan användas i Formulär för att sedan kopplas till Uppgifter. 

Du kan registrera den vätska som erbjuds och/eller intas direkt i Uppgiften. 
Frågetypen är användbar i situationer där det planeras in uppgifter för att erbjuda vätska till boende. Till exempel under varma sommardagar. 
När ett formulär med Vätskeregistrering kopplats till en Uppgift kan uppgiften ej klarmarkeras innan du genomfört vätskeregistreringen.   

Du kan läsa mer om funktionen Vätska här: Vätska

Koppla ett Formulär till en Uppgift

Formulär kan användas oberoende av Uppgifter. De formulär som är aktuella för den enskilde hittar du under fliken Formulär i den boendes profil. 

Det finns två sätt att koppla formulär till Uppgift:

• Utvalda formulär kan kopplas till en eller flera Uppgifter direkt i Uppgiftskatalogen. När uppgiften sedan planeras följer formuläret automatiskt med. 
• När du planerar Uppgifter för den enskilde kan du koppla ett formulär till Uppgiften. 

Formulär kopplade till Uppgifter blir tillgänglig direkt i Uppgiften i uppgiftslista från Sekoia appen. 

När ett formulär är kopplat till en uppgift är det större sannolikhet att registreringen utförs. Formuläret är synligt och lätt tillgängligt. 

 

Exempel

Koppling av formulär till specifika uppgifter kan t.ex. används i följande situationer och uppgifter:

• Elimination
• Sovmönster
• Humör
• Skattningar 
• Praktiska uppgifter som städning
• Riskbedömning
• Egenkontroll
• COVID-19 observation 

Flera Formulär till en uppgift

Det är möjligt att koppla flera formulär till en tilldelad uppgift. Det beror ofta på hur du har valt att bygga uppgifterna. Till exempel kan uppgiften "Morgonrutin" innehålla Formulär som berör både dusch och elimination. 

Det finns ingen gräns för hur många Formulär som kan läggas till i en uppgift.

När du trycker på "Lägg till / ta bort" väljer du ett eller flera Formulär och sparar.

Du använder pilarna, upp/ner, för att flytta Formulären i den ordning du vill att de ska visas i Sekoia appen.   

Obligatorisk registrering 

När ett formulär är kopplat till en Uppgift är det möjligt att göra det obligatoriskt att registrera i formuläret, innan uppgiften kan klarmarkeras. 

Det kommer då en påminnelserna i Sekoia appen att uppgiften ej kan klarmarkeras innan du registrerar i formuläret. 

Formulär till återkommande Uppgifter 

Om du har planerat uppgiften utlämning av "Apodos" 08:00 och kopplat ett formulär till uppgiften finns formuläret tillgängligt på uppgiften varje dag kl. 08:00. 

Om du senare planerar samma uppgift klockan 12:00 kommer formuläret inte automatiskt kopplas till den uppgiften. Det är en fristående uppgift.

Vill du att ett Formulär ska vara tillgängligt till uppgiften kl.12:00 måste du koppla formuläret även till den uppgiften. 
Alternativt öppnar du Uppgiften "Apodos" kl. 08:00 och lägger till under "planerad tid" att den ska utföras kl. 12:00 då finns formuläret med vid båda "Apodos" uppgifterna. 

 

Ett annat alternativ är att: 

Koppla Formulär till Standarduppgift i Uppgiftskatalogen 

Om ett Formulär alltid ska användas i samband med en specifik uppgift kan Formuläret kopplas till Uppgiften redan i Uppgiftskatalogen. 

Då kommer standardformuläret alltid att finnas med när uppgiften planeras för en boende. Du behöver alltså inte komma ihåg att koppla formuläret till uppgiften varje gång uppgiften planeras.  

Formuläret följer även med om Uppgiften skapas som tillfällig/ad-hoc uppgift från mobiler och plattor. 

För att kunna registrera vid andra tillfällen, än när uppgiften som Formuläret är kopplat till är planerad, måste Formuläret även tilldelas den boende så att den finns under fliken "Formulär" i den boendes profil. 

Tips! Skapa Formulär och koppla de till Standarduppgift i Uppgiftskatalogen för att till exempel genomföra undersökningar i verksamheten, eller hela organisationen, och planera sedan ut uppgiften för samtliga boende. Till exempel mätning av nattfasta eller uppföljning av utevistelse. 

Hantera uppgifter med kopplade formulär 

Uppgifterna hanteras på samma sätt som uppgifter utan formulär. Uppgiften kan utföras, ställas in eller flyttas. 

När en uppgift som har ett formulär där registrering är obligatorisk sker följande:

• Klarmarkera uppgift: Går endast att göra om formuläret är ifyllt. 
• Ångra klarmarkeringen: Uppgiften kan ångras med formuläret är låst om en registrering har gjorts. En ny registrering kan göras genom att gå in i fliken "Formulär" i den boendes profil. 
• Ställa in uppgiften: När uppgiften ställs in krävs ingen registrering i formuläret. Om du vill göra en registrering trots att du ställer in uppgiften kan du göra det i formuläret som finns under fliken "Formulär" i den boendes profil. 
• Flytta uppgiften: Formuläret följer med. 

Registreringarna i formulär kan inte ändras oavsett om de är kopplade till en uppgift eller ej.

Alla formulär som tilldelats den enskilde hittar du i boende profilen i Sekoia appen under fliken "Formulär". Här kan du läsa med om Formulär - Sekoia appen.

Radera en formulärregistrering 

Det går att radera en felaktig formulärregistrering. Det är endast Systemadministratör som kan radera en formulärregistrering.

Gör så här för att radera en formulärregistrering: 

1. Logga in i Sekoia Administrationen
2. Välj Formulär under Rapporter i menyn.
3. I Rapporten hittar du den registrering du önskar radera
4. Klicka på papperskorgen längst ut på raden
5. Klicka Radera registrering

Registreringen är nu raderad och finns ej med i formulärrapporten. Om du raderar en registrering som innehåller Hälsomätning eller Vätskeregistrering kommer registreringen även att raderas från rapporten för Mätningar och Vätska.

Om du av misstag raderar en registrering kan du alltid kontakt Sekoia Supporten. Data finns kvar men kan inte tillgås i er Formulärrapport. 

Rapporter 

I Sekoia Appen hittar du alla registreringar i formulär under "Formulär" i den boendes profil eller i "Överblick". Läs mer om Överblick. 

Alla registreringar i Formulär genererar rapporter som du kan ta ut i Sekoia administrationen. Läs mer om Rapport Formulär här.

Formulär Guide

Se gärna i den bifogade guiden. Den förklarar med bilder hur valet av frågetyp påverkar hur svaret kan avges.