Uppgiftskatalog - Standard Uppgifter

• Om Uppgiftskatalog - Standard Uppgifter 
• Uppgiftskatalog - Standarduppgifter 
• Information om Uppgiften
• Oplanerade/tillfälliga uppgifter
• Notifiering Uppgifter 
• Hantera dina notifikationer
• Lägg till medarbetare för notifikationer
• Ändringar i Uppgiftskatalogen
• Tips!

Om Uppgiftskatalog - Standard Uppgifter 

Funktionen Uppgifter gör det möjligt att planera arbetsuppgifter och insatser. 

VAD som ska göras NÄR det ska utföras och beskriva HUR det ska genomföras.

Planering och information ger oss förutsättningar för att göra ett gott arbete och säkra att vi ger rätt insatser. Det främjar en god arbetsmiljö och en trygg och säker vård- och omsorg. 

I Sekoia Administrationen skapas organisationens/verksamhetens Uppgiftskatalog med Standarduppgifter. 

Uppgiftskatalogen bidrar till tydlighet, ett gemensamt språk och sparar tid för medarbetare när individuella uppgifter ska upprättas. 

Från uppgiftskatalogen tilldelas sedan uppgifterna till boende och beskrivningarna anpassas utifrån den enskildes behov och önskemål. Läs mer om tilldelning och planering av uppgifter här. 

Det finns inga begränsningar på hur många uppgifter som kan finnas i uppgiftskatalogen. Vår rekommendation är att använda övergripande titlar för att skapa en överskådlig och hanterbar uppgiftskatalog. Flera tips hittar du här.

Information om Uppgiften

• Titel 
• Varaktighet i minuter - Ungefärlig tid det tar att utföra uppgiften. Tidsangivelsen kan ändras när uppgiften tilldelas en boende. 
• Primär yrkesgrupp -  Den yrkesgrupp som ansvarar för uppgiften. Till exempel sjuksköterska som ansvarar för en uppgift som sedan blir delegerad till undersköterska. 
• Uppgiftstyp - används bland annat för att möjliggöra filtrering i uppgiftslistan och rapporter. Läs mer här: Uppgifter kan taggas i följande kategorier:
• Skapad - "Får skapas från skärm" gör det möjligt att planerar uppgiften som en tillfällig uppgift från skärmar, plattor och mobiler.  
• Beskrivning - Här kan du skriva en standardtext som individanpassas när uppgiften tilldelas den boende, eller en hjälptext som vägledning till medarbetare. Till exempel en text som beskriver vilken information som ska finnas med när uppgiften planeras/tilldelas den boende.

Du kan använda olika textformat i beskrivningen 

• • Rubriker - möjlighet att lägga till olika rubriker
  • Fet, kursiv och understruken text
  • Text i färg
  • Markera text med färg.
  • Punktlistor
  • Placering/justering av texten - höger, vänster, centrerad och jämn marginal.
  • Rensa formatering - tar bort all formatering du har lagt till i beskrivningen.

• Tillgänglig 25 april  Välj hur uppgiften kan hanteras - I utgångspunkt kan alla uppgifter klarmarkeras, flyttas eller ställas in. Här kan du välja om uppgiften ej ska kunna "ställas in" eller "flyttas" genom att avmarkera rutan. 
• Bild - När uppgiften planeras för den enskilde kan du lägga till en bild. Bilden läggs till på den specifika uppgiften, så om uppgiften planeras flera gånger under ett dygn ska bilden läggas till på varje enskild uppgift. Bilden blir synlig ovanför uppgiftsbeskrivningen på plattor och mobiler. Bilden kan alltid bytas, tas bort och laddas ner.

Uppgifter kan taggas i följande kategorier:

• Medicinrelaterad - Den boendes fulla namn och personnummer visas då tydligt från skärmar, plattor och mobiler. Uppgiften får en tablett ikon som visar att uppgiften är medicinrelaterad.  
• Uppgift för två personer - Uppgiften kan klarmarkeras när två personer signerat. 
• Kontaktperson med specialkompetens - Användbar till exempel vid planering av så kallad "Egen tid" eller "Kontakttid". 
• Hälso- och sjukvårdslag  

Oplanerade/tillfälliga uppgifter

När det oförutsedda händer eller om du vill påminna en kollega om något är det möjligt att lägga till Uppgifter direkt från skärmar, plattor och mobiler. 

I Uppgiftskatalogen väljer ni ut de uppgifter som ska kunna planeras från skärmar, plattor och mobiler. 

Tillfälliga Uppgifter kan inte skapas som en återkommande uppgift. Ska uppgiften upprepas planeras den  i Sekoia Administrationen. 

Notifiering Uppgifter 

Administratör kan lägga till den eller de personer som ska få ett meddelande när Uppgiften inte klarmarkeras i tid. Till exempel läkemedelsrelaterade uppgifter eller andra prioriterade insatser där det finns behov av att någon meddelas när uppgiften ej utförts som planerat. 

De personer som läggs till måste ha en profil i Sekoia. 

Personen kan se meddelandet: 

• I Sekoia appen - Längst ner under "Notifikationer"
• I administrationen 
• Via e-post - om du önskar. 

När du trycker på notifikationen ser du information om uppgiften som ej utförts i tid. 

• Vilken person insatsen är planerad för. 
• Uppgiftens titel
• Datum och tid för när insatsen är planerad. 
• Beskrivning av insatsen. 

Notifiering via mejl informerar om att en uppgift ej utförts som planerat och det finns en länk till Sekoia Administrationen för ytterligare information.

Hantera dina notifikationer

Du kan markera en eller flera notifikationer som lästa.

Listan över dina notifikationer återställs var tionde dag. Det betyder att de notifieringar du har läst eller markerat som lästa tas bort från listan. Notifieringar som du ej har läst eller markerat som lästa ligger kvar tills du markerar de som lästa.

Lägg till medarbetare för notifikationer

Så här gör du när en medarbetare ska få ett meddelande när uppgiften inte hanterats i det planerade tidsutrymmet:

1. Logga in Sekoia administration från din dator
2. Välj "Uppgiftskatalog"
3. Tryck på uppgiften för att öppna den
4. Under "Notifikationer" klicka ”Lägg till” och sök efter personen i listan.
5. Tryck på "Lägg till"

Den anställde kommer nu att få aviseringar när uppgiften inte behandlas inom utsatt tid.

Du kan alltid ta bort medarbetaren från listan så att han/hon inte får aviseringar

Ändringar i Uppgiftskatalogen 

En Administratör kan ändra i Standarduppgifter i Uppgiftskatalogen.

Var uppmärksam på att uppgifterna är för hela verksamheten och ändringar kan påverka uppgifter som redan är tilldelade/planerade för boende. 

Detta händer när du ändrar i Standard Uppgifter i Uppgiftskatalogen: 

• Titel - Om uppgiftens titel ändras kommer titel även att ändras på de Uppgifter som redan är planerade. Till exempel om du ändrar "Påminnelse" till "Måltid" kommer uppgiften "Påminnelse" att heta "Måltid" över allt där den är redan är tilldelad boende/planerad. 
• Primär yrkesgrupp - Om primär yrkesgrupp ändras kommer den även ändas i tilldelade/planerade uppgifter. Om den redan tilldelade/planerade uppgiften är delegerad till en annan yrkesgrupp finns delegeringen kvar.  
• Typ - Om typ läggs till eller ändras kommer det även att ändras i tilldelade/planerade uppgifter. 
• Beskrivning- Om beskrivningen ändras, raderas eller läggs till, sker ingen ändring i de redan tilldelade/planerade uppgifterna.
• Uppgiften raderas - Om uppgiften raderas sker inga ändringar i redan tilldelade/planerade uppgifter. Är uppgiften kopplad till en plan kommer den fortsatt vara kopplad. 

Tips!

• Reflektera över hur många uppgifter som ska finnas i Uppgiftskatalogen för att den ska vara överskådlig och hanterbar.  Till exempel. Ska uppgiften heta "Frukost", "Lunch", "Middag" eller kan vi döpa den till "Måltid".
• Det underlättar planering när Uppgiftskatalogen inte är för omfattande.
• Det kan vara lätt att tro att du skapar tydlighet genom att titel på uppgiften hänvisar till vad som ska göras. Det kan medföra att man tror sig veta hur uppgiften ska genomföras och därför ej läser informationen.  När vi gör olika tolkningar av titeln kan uppgiften bli utförd på olika sätt och/eller utföras felaktigt. 
• Namn på uppgifter ska heller inte vara för generella. Det kanske inte alltid ska krävas att du i mobiler, plattor och skärmar måste se i beskrivningen HUR uppgiften ska genomföras.  Till exempel dagliga påminnelser som  "Ladda larmtelefoner", här kan beskrivning av HUR läggs till för att vid behov ha information lätt tillgänglig.