Formål

Formålet med at synliggøre vores kommunikationsproces er at gøre det tydeligt for jer, hvad I kan forvente i forhold til kommunikationen og informationer omkring nye funktioner i Sekoia. 

Kommunikationsprocessen understøtter Sekoias udviklingsproces. 

Udviklingsprocessen

I Sekoia udvikler vi vores produkt i sprints, der løber over en tidsperiode på 14 dage. Sprintet forløber på følgende måde: 

• Planlægning af sprintet: Hvad skal vi lave de næste 14 dage (afholdes som udgangspunkt mandag på dag 1 i sprintet)
• Udviklingsperioden: Perioden hvor der arbejdes på det, der skal laves i sprintet (foregår som udgangspunkt fra tirsdag dag 2 til onsdag dag 9)
• Regressionstest: Hele produktet testes igennem (foregår som udgangspunkt torsdag dag 10)
• Release: Opdatering af Sekoia hvor de nye funktioner kommer ud til jer (foregår som udgangspunkt mandag dag 14)

Udviklingsprocessen foregår i sprints, og når et sprint er afsluttet med release til jer, starter et nyt sprint. 

Kommunikationsprocessen 

Det er i forhold til udviklingsprocessen, at kommunikationsprocessen opstår, da formålet er at informere jer om de nye funktioner. Ud fra kommunikationen har I mulighed for følgende: 

• Beslutte om de nye funktioner er relevante for jer (nogle funktioner kan vælges til/fra)
• Forberede medarbejderne på de nye funktioner
• Forberede undervisning af de nye funktioner, hvis det er nødvendigt

Kommunikationsprocessen er opsat med formålet om at skabe synlighed til jer om, hvad der kommer, så det ikke kommer som en overraskelse. Vi er bevidste om at meget små ændringer, f.eks. en knap der flyttes, kan skabe forvirring og utryghed hos medarbejderne. 

Derudover skal kommunikationen ofte sendes gennem flere led i organisationen. Derfor er vi opmærksomme på, at når vi har kommunikeret til jer, hvilket ofte er til ledere og/eller superbrugere, så er der forsat kommunikation hos jer til medarbejderne. 

En vigtig del i processen er derfor også, at der afstemmes mellem jer og projektlederen hos Sekoia, hvem der modtager Produkt Kommunikation og Produkt Release fra os. 

Vi bestræber os på at informere jer i så god tid som muligt i forhold til udviklingsprocessen.

Procesbeskrivelse

Kommunikationsprocessen løber over 14 dage og indeholder følgende aktiviteter: 

• Produkt kommunikation
• Produkt release
• Produkt webinar

Produkt kommunikation: 

Hver anden uge vil I modtage en mail med informationer om, hvad der vil blive lavet over de næste 14 dage. I vil som udgangspunkt modtage mailen mandag eller tirsdag i ulige uger. 

Kommunikationen omhandler nye funktioner, hvor vi anbefaler, at I overvejer følgende: 

• Ønsker I at anvende de nye funktioner?
• Hvordan får I de nye funktioner implementeret? f.eks. en plan for undervisning, hvor I kan anvende vores videoer, vejledninger og evt. deltage i vores "Produkt Webinar"
• Udmelding til medarbejderne 

Mailen omkring Produkt kommunikation vil udover linket til Universet, hvor I finder videoer og vejledninger, indeholde vores anbefalinger til implementering af de nye funktioner. 

Produkt release: 

Når de nye funktioner er sendt ud til jer, har I mulighed for at modtage release-beskeder. Disse vil indeholde informationer omkring den nye opdatering. Det gælder både helt nye funktioner, forbedringer og evt. fejlrettelser. 

Release-mailen sendes som udgangspunkt ud hver anden mandag i ulige uger. 

Du kan tilmelde dig til at få vores release-beskeder på mail her: Status siden

Produkt webinar: 

Vi tilbyder online webinar, når der udvikles nye funktioner i Sekoia. Det vil som udgangspunkt være hver anden uge. Webinaret indeholder demo af de nye funktioner, hvor I har mulighed for at stille spørgsmål. 

De nye funktioner sendes som udgangspunkt ud til jer, hver anden mandag i lige uger. Afhængigt af de nye funktioner vil Produkt Webinar være planlagt til torsdagen før eller torsdagen efter Produkt release. 

• Større ændringer ved release: Hvis opdateringen indeholder større ændringer, som træder i kraft på release dagen vil Produkt Webinar være planlagt torsdagen inden release (lige uge). Dermed vil medarbejderne have mulighed for at se de nye funktioner og ændringer, inden de kan tilgås i jeres eget miljø. Dette vil også støttes af videoer og vejledninger. 
• Mindre nye funktioner ved release: Hvis opdateringen indeholder mindre nye funktioner, som enten er et tilvalg, eller noget der ikke kræver, at I aktivt tager det i brug på release-dagen, planlægges Produkt Webinar torsdagen efter release (ulige uger). Dermed vil medarbejderne have mulighed for at få vist de nye funktioner og efterfølgende bringe dem i spil i jeres eget miljø. Nye funktioner kan derfor implementeres lige efter Produkt Webinar, hvis det ønskes. Derudover har I også bedre mulighed for at forberede jer, da de nye funktioner er tilgængelige mandagen forinden, medmindre funktionen er et tilvalg og dermed bestilt til bestemt dato. 

Information og invitation omkring webinar sendes ud med Produkt Kommunikation. 

Du kan læse mere om Online demo her: Produkt Webinar