Her finder du informationer om, hvordan Sekoia kan benyttes på særlige pladser: 

• Formål
• Midlertidige pladser (MTO)
• Aflastning
• Særforanstaltninger
• Centerets lokale aktivitets- og beskæftigelsetilbud

 

Formål

De steder hvor Sekoia primært har vist sit værd er på de almene plejehjemspladser og bosteder. Det er steder, hvor borgerne bor fast over en længere periode. Derudover arbejder flere medarbejdere oftest omkring de samme borgere. Det betyder, at der er stort behov for kommunikation mellem medarbejderne for at sikre dagens planlægning, koordinering og udførelse af kerneopgaverne. 

Sekoia kan skabe værdi på de mere "særlige pladser", men der vil være andre ting, man skal være opmærksom på. 

 

Midlertidige pladser (MTO)

På de midlertidige pladser vil man oftest opleve en større udskiftning af borgere, som kan være på centreret i meget forskellige tidsperioder. Denne tid er et afgørende parameter, som kan udfordre brugen af Sekoia. 

Hver borgerprofil kræver administration af en Administrator eller Superbuger. Det betyder, at der ved indflytning skal oprettes en borgerprofil og efterfølgende opbygges indhold, som skal anvendes på skærme, tablets og telefoner. Når der er større udskiftning i borgere, og nogle bor der i meget korte perioder, kan denne administration blive en stor opgave. 

Fordelen ved at afsætte denne tid til at opbygge indholdet i Sekoia, kan være at der også er et stort behov for formidling af viden og informationer omkring borgere. Medmindre den samme borger gentagende gange bor på centeret, vil han/hun for alle medarbejderne være ny. Det betyder, at der er stort behov for at have viden og relevante informationer om borgeren tæt ved det daglige arbejde for at løse opgaven. 

Hvis Sekoia indkøbes til de midlertidige pladser, skal man være særlig bevidst om den større mængde af administration. Både i forhold til tid og ressourcer. Der bør derfor være dialog i implementeringen om, hvad der anvendes og hvordan. Dette er for at opnå værdi, men uden at man drukner i administration. 

På de steder der anvender Sekoia på de midlertidige pladser, ser vi oftest, at det sker i et mere "light format". Der anvendes umiddelbart de samme funktioner, men særligt mængden og detaljegraden er anderledes. 

Følgende kan være fokus: 

• Opgaver: Færre opgaver som f.eks. medicin. Derudover særlige opgaver hos den enkelte borger hvor der er ekstra fokus, eller hvor man skal være særlig opmærksom. Opgaver kan med fordel stadig anvendes til de praktiske ting på centeret så dette huskes, f.eks. bestilling af varer, rengøring, egenkontrol osv. 
• Skemaer: Mere relevant med standardskemaer, hvor man på centeret har oprettet nogle skemaer, der automatisk aktiveres, når borgeren oprettes. Det kan også være at skemaer anvendes i højere grad, da tingene foregår mere ad hoc, modsat Opgaver som er mere strukturerede. Skemaer kan anvendes til kommunikationen mellem medarbejderne i forhold til, at der laves en registrering, når f.eks. borgeren har været i bad. 
• Planer: Kan være relevant at have færre opgaver og muligvis anvende Planer til mere overordnet information, viden og aftaler omkring borgeren. Disse informationer kan kopieres direkte fra et omsorgssystem eller dokument over i Sekoia. Herefter vil informationerne være tilgængelig fra alle skærme, tablets eller telefoner. 
• Instruktioner: Generelle og overordnet instruktioner, som ikke er filmet i relation til den enkelte borger, men er af et standardformat. 
• Væske: Hvis væske er valgt som slået til på centeret, vil funktionen automatisk være tilgængelig for alle borgere. Det kræver derfor kun administration, hvis man ønsker at sætte et dagligt væskemål. 
• Sundhedsmålinger: Hvis målingerne er valgt til på centeret, er disse automatisk tilgængelige, når borgeren oprettes. Det kræver derfor ikke nogen administration at sætte det op. Det kan dog være, at man ønsker at oprette en Opgave som påmindelse for, hvornår målingen skal foretages. 
• Abena & Essity: Bestilling af visiteret plejeartikler vil kunne anvendes i Sekoia uden anden administration end oprettelse af borgerens profil. 
• Nexus integrationer: Integrationerne vil kunne anvendes når borgerens profil oprettes i Sekoia. Det gælder i forhold til den faste medicin, PN, Borgerinfo og FSIII indsatser og handleanvisninger, hvis dette er oprettet i Nexus. 

For borgere som forventes at vende tilbage, kan det være hensigtsmæssigt at bevare borgerens profil i Sekoia mellem opholdene. Så skal man ikke starte forfra, hver gang borgeren kommer ind til et ophold. Det kan gøres ved, at deaktivere borgerens profil i stedet for at slette denne. Dermed vil alt data blive bevaret og kunne genanvendes og redigeres efter behov. 

 

Aflastning

Når borgere er i aflastning på centeret, kan man med fordel anvende Sekoia. Oftest vil en aflastnings lejlighed blive anvendt af flere forskellige borgere, da man ofte har mere end én borger i aflastning. 

Alle borgere der er i aflastning skal have oprettet en profil i Sekoia. Herefter opretter man indhold på profilen i forhold til Opgaver, Skemaer, Planer osv. efter borgerens behov. 

Aflastning kan være struktureret og planlagt i forhold til om der mandag, tirsdag og onsdag er en borger i aflastning, og fredag til søndag en anden. Man vil derfor arbejde med, at borgerens profil deaktiveres og aktiveres efter disse aftaler. Så når borgeren kommer om mandagen, vil man skulle aktivere borgerens profil, og onsdag når borgeren tager hjem, skal profilen deaktiveres. 

Det betyder, at det indhold der oprettes på borgerens profil, og den data der registreres altid vil være tilgængelig for medarbejderne i Administrationen. Men på skærme, tablets og telefoner kan informationerne kun tilgås, når borgeren er på centeret, og profilen er aktiveret. 

Indholdet på borgerens profil opdateres og vedligeholdes som ved borgere, der bor fast på stedet. 

Hvis borgeren kommer på faste dage og i perioder, vil vi anbefale, at f.eks. Opgaver oprettes til de bestemte dage. Så hvis man skal støtte borgeren til bad, de tre dage han/hun er på centeret, f.eks. mandag til onsdag, så vil vi anbefale, at opgaverne oprettes Ugentligt til disse tre dage. Laver man denne meget "korrekte" planlægning, og man kun har denne ene borger i aflastning i lejligheden, kan man undlade at deaktivere profilen. Det vil man kunne, da der på alle de andre dage ikke er planlagt nogle opgaver. 

Hvis borgeren derimod kan komme lidt mindre planlagt, så man kan opleve at han/hun egentlig kommer i aflastning fredag til søndag, men ofte også torsdag, så kan man overveje at planlægge opgaverne, som altid udføres hver gang borgeren er i aflastning til at foregå Dagligt. Gøres dette, vil man altid hurtigt kunne aktivere borgerens profil torsdag, de gange han/hun kommer der i stedet for den planlagte fredag. Her vil man altid skulle huske at deaktivere og aktivere. 

 

Særforanstaltninger

I særforanstaltninger og enkeltmandsprojekter vil borgeren ofte have en-til-en-tid med en eller flere medarbejdere. Nogle gange vil der også være en fast medarbejdergruppe omkring borgeren. Dette kan betyde, at der ikke er så meget behov for at kommunikere til dem, man er på arbejde med. Derimod kan man have behov for at følge en tydelig struktur og kunne kommunikere klart til medarbejderen, der senere skal være sammen med borgeren. 

Særligt tydeligheden omkring Opgaver, Planer og Instruktioner kan skabe værdi i forhold strukturen. Det gælder særligt beskrivelsen i Opgaverne, da disse metodebeskrivelser kan være meget detaljerede. Nogle gange helt ned til konkrete formuleringer. 

Derudover er det afgørende, at ændringer i strukturen eller nye aftaler hurtigt og tydeligt formidles ud til medarbejderne omkring borgeren. 

Behandlingen af borgerens Opgaver vil kunne anvendes som dokumentation og dataindsamling i forhold til at se eventuelle mønstre. Afvigelser fra dagligdagen kan hurtigt noteres. Dette kan evt. suppleres med registreringer i Skemaer. Oftest ser vi en høj brug af Skemaer, da man ofte indsamler meget data - også for at kunne blive klogere på f.eks. en konkret adfærd. 

Til at arbejde med dette, anvendes rapporter på Opgaver og Skemaer i høj grad. Dette kan levere fakta til medarbejderne, som kan anvendes i dialog og diskussion vedrørende nye tiltag og pædagogik. 

 

Centerets lokale aktivitets- og beskæftigelsestilbud

Sekoia kan anvendes de steder, hvor der er et aktivitets- og beskæftigelsestilbud på centeret. Tilbuddet behøver ikke fysisk at være på centeret, men af de borgere der anvender tilbuddet, skal hovedparten bo på det pågældende center. 

Sekoia kan ikke understøtte de større centrale aktivitets- og beskæftigelsestilbud, da borgerne kobles til et center, og medarbejdernes tilhørsforhold defineres på centerniveau. Man kan derfor ikke differentiere på, hvilke medarbejdere der har adgang til hvilke borgere. Man kan heller ikke oprette en center, som skal have adgang til 4 borgere fra et center, 10 fra et andet osv. 

Men de steder hvor der er et lokalt tilbud på eller koblet til centeret, vil Sekoia kunne anvendes. Det vil særligt være med fokus på følgende: 

• Strukturering af borgerens dagligdag på aktivitets- og beskæftigelsestilbuddet f.eks. i form af Opgaver, Planer og Skemaer. 
• Strukturering af dagligdagen på tilbuddet i form af mere praktiske opgaver der ikke nødvendigvis omhandler en konkret borger
• Fokus på borgerens indsatsplan og de mål der arbejdes med i tilbuddet
• Registreringer og indsamling af data
• Kommunikation mellem tilbuddet og bosted

Man kan opbygge aktivitets- og beskæftigelsestilbuddet ud fra to modeller. Hvilken der anvendes bør besluttes ud fra, hvilken data man ønsker at indsamle. F.eks. bør man overveje, om man ønsker at indsamle "egen" data på tilbuddet, eller om denne kan/må blive blandet med data, der registreres på bostedet. Det gælder særligt i forhold til borgerens mål. 

 

Model 1:

Tilbuddet oprettes som en afdeling på bostedet, hvormed man vil have adgang til alle borgerne, der bor her. Det betyder, at tilbuddet får én fællesskærm, hvor de har mulighed for at koordinere dagen ved hjælp af Opgaver og Planer.

Borgerne har her kun en profil. Det vil sige, at hvis der skal oprettes personlige opgaver til en borger, f.eks. medicin eller toiletbesøg, skal disse oprettes på borgerens profil på bostedet. Det betyder, at disse Opgaver også vil være synlige for medarbejderne på bostedet. Det kan have sin fordel, da det så er tydeligt for alle, hvordan borgerens dag ser ud. På denne måde har borgeren en dagsstruktur, og der vil ikke være et "hul" i Opgaverne, mens borgeren er på aktivitets- og beskæftigelsestilbuddet. Derudover vil man tydeligt kunne kommunikere til medarbejderne på bostedet, at borgeren har fået medicin, gået tur osv. 

Det kræver dog, at man arbejder meget struktureret med opgaver, både på tilbuddet og på bostedet. Det er svært for bostedet at få overblik, hvis tilbuddet først behandler opgaverne lige inden, borgeren kommer hjem. Omvendt er det svært for tilbuddet at få overblik over de opgaver, de skal forholde sig til, hvis morgenrutinen ikke er behandlet. 

Man kan dog vælge, at uddelegere de konkrete tilbuds opgaver til en anden faggruppe. Det kan være lidt kunstigt, men det vil betyde, at hvis alle borgerens opgaver i tilbuddet er uddelt til en faggruppe, så vil man i tilbuddet kunne filtrere på denne faggruppe og kun få de relevante opgaver. 

Anden kommunikation kan foregå ved hjælp af Skemaer. I denne model vil man lave alle ens registreringer i det samme Skema. Det betyder, at både bosted og tilbuddet laver f.eks. afføringsregistreringer det samme sted. Det giver værdi i forhold til, at det er tydeligt for begge steder, hvornår der sidst har været afføring. 

Det samme vil gælde for f.eks. et Skema med aktiviteter. Her skal man være opmærksom på, at hvis registreringer, der udføres i tilbuddet, er en del af et mål, der arbejdes med hos borgeren, men det er det ikke på bostedet, så kan det være svært for tilbuddet at finde den relevante data til opfølgning, da det vil være blandet med bostedets registreringer. Man skal derfor overveje, hvordan Skemaer opbygges. 

Det gælder også i forhold til Planer, hvis man ønsker at anvende denne til struktur omkring borgerens indsatsmål og delmål ved at koble Opgaver og Skemaer hertil. I denne situation skal man koordinere mellem tilbud og bosted i forhold hvordan og hvilke Opgaver, der anvendes. 

 

Model 2:

Tilbuddet oprettes som en afdeling på bostedet, men med de pladser der er tilgængelige i tilbuddet. Hvis der er tilknyttet 16 borgere til tilbuddet, oprettes der 16 pladser og én fælles skærm, hvorefter der oprettes særskilte profiler til de borgere. Borgerne oprettes ikke med CPR-nr. 

Det betyder, at nogle borgere kan figurere to gange i Sekoia. Vi anbefaler derfor, at man tydeliggør på profilen i tilbuddet, hvilken der hører hertil. Det kan f.eks. gøres ved at skrive "DT" i navnet på profilen. Det er mest for, at det er nemmere at finde profilen ved f.eks. deaktivering og aktivering. 

Denne model giver medarbejderne adgang til de samme ting, men nogle informationer skal man søge mere efter. Dette kan være en gevinst, da tilbuddet sjældent ønsker at vide alt, hvad der sker på bostedet og omvendt. 

Med denne model får borgeren to profiler, og man kan derfor meget nemt skildre mellem Opgaver, Instruktioner, Planer og Skemaer på tilbuddet og bostedet. Det betyder, at borgeren har sin egen opgaveliste i tilbuddet, egne Skemaer, Instruktioner og Planer. Det gør det nemt at opbygge indhold, samt lave registreringer, da man ikke på samme måde skal forholde sig til, om dette blandes med bostedets. 

Man kan herved arbejde med funktionerne på samme måde, som man gør på bostedet. Der kan fortsat være en værdi i, at man fra tilbuddet har indsigt i borgerens "liv" på bostedet. F.eks. vil man kunne tjekke, om borgeren har fået medicin, eller om der har været lavet registreringer i forhold til kramper, afføring, vægt eller lignende.

Med denne model skal man mellem bosted og tilbud drøfte hvilke informationer og registreringer, vi skal have sammen. F.eks. kan det give mening, at alle registreringer i Skemaer omkring borgerens mål deles ud på de to steder. Derimod kan man ønske at kramper, afføring, blodsukker eller lignende registreres et sted. Og her aftales, at det gøres på borgerens profil på bostedet. 

 

Ligegyldigt hvilken model der vælges, bør man have fokus på at kommunikationen mellem aktivitets- og beskæftigelsestilbud kan styrkes yderligere med følgende funktioner: 

• Kalender: Det er tydeligt for alle hvilke aktiviteter, der er de to steder, og hvornår borgeren skal til tandlæge, læge osv. 
• Skemaer: Et skema til små beskeder f.eks. "Dagens beskeder"
• Ad hoc-opgaver: Kan anvendes til at oprette enkeltstående opgaver til hinanden. F.eks. kan tilbuddet oprette en opgave til bostedet den efterfølgende dag, om at der skal pakkes skiftetøj, bleer eller penge til en aktivitet. De små informationer man har været vant til at sende på papir, post it notes, kinabøger, ringe eller maile om. 

En anden gevinst ved tydeligheden mellem bosted og aktivitets- og beskæftigelsestilbud er, at man kan vidensdele og finde inspiration hos hinanden. Det kan f.eks. være i forhold til beskrivelserne i Opgaver (metodebeskrivelser), Instruktioner, registreringer der laves i Skemaer eller indhold i en Plan. For mange borgere kan det være en fordel, at tingene gøres meget ens. Det kan f.eks. være at støtte til et måltid eller et toiletbesøg gøres nogenlunde ens.