Fra myndighed til Sekoia

Formål

En stor del af processen, med at få Sekoia implementeret, handler om at finde snitflade mellem Sekoia og ens omsorgssystem. Her handler det også at finde rammen for at overholde de overordnede lovgivninger, samt kommunens centrale retningslinjer. 

Sekoia kan og skal ikke erstatte jeres omsorgssystem, men vi løser nogle af de udfordringer, det ikke kan. Vi er primært understøttende for kommunikation, dataindsamling og daglige registreringer, der supporterer kravet om dokumentation, som holdes i jeres omsorgssystem. 

Nogle af udfordringer med snitflade løses via integrationer og andre ud fra klare retningslinjer. 

Vi kan ikke komme med en "One size fits all", da det er vores erfaring, at retningslinjerne for brugen af Sekoia defineres forskelligt fra kommune til kommune. 

Vores udgangspunkt er, at vi ønsker at skabe en mening, og målet er ikke, at alt skal flyttes over i Sekoia. Systemer skal som udgangspunkt anvendes til det, de er gode til. 

Et bud

Følgende er et bud på, hvordan flere har valgt at definere snitfladen mellem Sekoia og deres omsorgssystem. Dette er kun et bud, der kan tænkes som inspiration. 

Dette kan tilpasses efter jeres retningslinjer, da det overordnet handler om at se Sekoia som medarbejdernes daglige værktøj, og hvor alt den data der indsamles anvendes til opfølgning og status i omsorgssystemet. 

Målretning af dette vil derfor lige så vel omhandle, hvor Sekoia må anvendes til opsamling af data, og hvilken struktur der sættes for opfølgning og status i omsorgsystemet. 

På billedet nedenfor, har vi forsøgt at skitsere processen fra myndighed til Sekoia. Casen er især anvendt på Socialområdet. 

Processen ses som et samarbejde mellem myndighed, og jer som udfører. Den tager udgangspunkt i borgerens indsatsplan, og mål der udformes i en bestilling til udfører. Denne bestilling holdes i jeres omsorgssystem. 

Vores erfaring er, at det skaber værdi, når denne bestilling og plan omsættes til noget mere operationelt, som medarbejderne kan anvende i dagligdagen. I omsorgssystemet vil indsatsmål oftest blive omsat til delmål. 

Det er de konkrete indsatsmål og/eller delmål, vi mener, at Sekoia kan bidrage til at arbejde med. Disse kan gøres yderlige konkrete i form af Opgaver og Skemaer, samt der kan skabes tydelighed, om hvordan der arbejdes med målene. Det vil være i form af beskrivelser og Instruktioner. 

Udover tydeligheden hjælper Sekoia med planlægning og struktur. Oftest når et delmål udarbejdes, opsættes der aftaler for hvornår og hvordan, der skal arbejdes med dette. Men hvordan sikrer vi, at dette huskes af alle, der arbejder omkring borgeren. 

Det er styrken ved den klare og tydelige planlægning og, i denne sammenhæng, at der indsamles relevant data. For når opgaver behandles, og der registreres i Sekoia, kommunikerer vi, men der laves også løbende dataindsamling. 

Denne data samles i rapporter, der kan struktureres i Planer, som skaber en rød tråd og gør det nemmere at søge status på målene, og hvordan det reelt går. 

I Sekoia vil man på et konkret indsatsmål eller delmål kunne hente rapport, der fortæller indenfor en periode, hvor mange opgaver der er udført, ubehandlet, aflyste og flyttet, samt hvor mange skemaregistreringer der er udarbejdet. Denne information kan hentes ved ét klik. 

Rapporten vil aldrig give en endegyldig sandhed, men den giver medarbejderne fundament til at kunne undre, drøfte udfordringer og træffe beslutninger ud fra faktuel data fremfor synsninger. 

Rapporterne bør ses som støtte til medarbejdernes faglighed og viden omkring den enkelte borger, men vil aldrig kunne erstatte den del. 

Vi anbefaler, at disse rapporter og den registrerede data anvendes til løbende status som dokumenteres i omsorgssystemet. Det kan f.eks. være hver 3 måned. 

Den løbende status vil herved være synlig for myndighed. Derudover vil der f.eks. ved at afholde årligt statusmøde, være få løbende statusser, der skal samles til en overordnet.